Нові комп'ютерні технології обробки та класифікації інформації у контрольно-аудиторському процесі

Розвиток суспільства за останні десятиліття характеризується такими стадіями науково-технічного прогресу, як індустріалізація, комп'ютеризація та інформатизація.

Стадію індустріалізації (пріоритети віддавалися паливно-енергетичним ресурсам, матеріалознавству, потім розвитку технології та інтелекту) пройшли всі промислове розвинені країни. Як результат було закладено підвалини для розвитку й удосконалення елементної бази засобів обчислювальної техніки й створення на цій основі ЕОМ.

Стадію комп'ютеризації (пріоритети розвитку матеріалознавства, технології виробництва ЕОМ та інтелектуальних ресурсів) пройшли найбільш розвинені країни Заходу, а також окремі країни третього світу, держави ж Східної Європи, включаючи й Україну, тільки вступили в цю фазу розвитку, і відставання їх від США і Японії за обсягом і якістю ЕОМ (особливо суперЕОМ і персональних ЕОМ, розвитком комунікаційних систем) значне. Це відставання пояснюється упередженим ставленням до кібернетики у комуністичний період як лженауки, таким чином стримувався розвиток технічної бази, яка сприяла б переходу до стадії інформатизації.

У загальному розумінні інформатизація (пріоритети віддаються інтелектуальній інформаційним технологіям) характеризує перехід суспільства в новий якісний стан - інформаційне суспільство. Останнє відзначається бурхливим розвитком космонавтики, ядерної енергетики та робототехніки з якісно новим технологічним забезпеченням, що ґрунтується на комп'ютеризованих засобах праці й інформаційних технологіях і потребує якісно нового інформаційного середовища - сукупності ЕОМ, систем комп'ютерних комунікацій, баз даних, а також програмних комплексів і лінгвістичної однозначності.

Нові інформаційні технології (НІТ) - це сукупність принципово нових засобів і методів обробки інформації, передавання, зберігання та відображення інформаційного продукту (даних) з найменшими витратами згідно із закономірностями того соціального середовища, де розвиваються НІТ.

Технічну основу НІТ становлять оснащені периферійним обладнанням ПЕОМ, апаратура та канали зв'язку, що реалізують інформаційні комунікації, а також апаратура управління мережами.

Програмною основою НІТ є спеціально розроблені для ПЕОМ операційні системи, пакети прикладних і функціональних програм, транслятори з алгоритмічних мов.

Інформаційну основу НІТ становить сукупність локальних баз даних, які реалізуються в потужній ЕОМ або суперЕОМ.

Основними принципами створення НІТ є такі:

• персоналізація використання обчислювальної системи, тобто забезпечення аудитора робочим місцем, обладнаним ПЕОМ або терміналом, увімкнення в локальну обчислювальну мережу;

• інтелектуалізація АРМ, обладнаних ПЕОМ, які мають експертну систему забезпечення управлінських рішень, та інтелектуальним інтерфейсом, що дає змогу вести діалог розмовною або близькою до неї мовою спілкування;

• реалізація інформаційних комунікацій між всіма АРМ, що входять до складу системи та із зовнішніми споживачами.

За такими принципами працюють НІТ у великих універсамах, універмагах, де створені обчислювальні мережі з розвиненою комунікаційною інформаційною структурою, починаючи з апаратури зчитування штрихових кодів, проданих товарів, агрегованих з контрольно-касовими апаратами, АРМ складів, бухгалтерії до видачі інформаційного продукту споживачам, включаючи ревізорів і аудиторів.

На якість прийняття рішень у контрольно-аудиторському процесі і підвищення інформаційного забезпечення впливають такі обставини:

• збільшення кількості факторів, які мають враховуватися аудитором при дослідженні ситуації;

• поглиблення аналізу господарських операцій, що вивчаються аудитором;

• підвищення обґрунтованості висновків завдяки застосуванню економіко-математичних методів і модульних досліджень;

• чітке і обґрунтоване формулювання висновків аудитора.

Забезпечення цих вимог потребує комплексності технологій, що реалізується в НІТ, а впровадження електронної системи застосування мегаміні-ЕОМ і потужних ПЕОМ, яких поки що виробляється в Україні недостатньо. Тому виправданим є застосування ПЕОМ на робочих місцях, створення АРМ різного призначення, тобто поєднання персоналізації та централізованої обробки даних, створення локальних і розподілених інформаційно-обчислювальних мереж з використанням сучасних засобів зв'язку, автоматизація документообміну та діловодства, створення електронної пошти.

Інформаційна сумісність різних рівнів контролю та управління народним господарством забезпечується за допомогою класифікаторів техніко-економічної інформації, в яких об'єкти систематизують за певними класифікаційними групами, їхніми ознаками і кодовими позначеннями. Такі класифікатори використовуються у контрольно-аудиторському процесі для декодування підконтрольних об'єктів, відображених в АСОІ кодовими позначеннями. Структурна побудова класифікатора, який застосовується в АСОІ, залежить від задач, які розв'язує ЕОМ.

Класифікатори в АСОІ надають техніко-економічним номенклатурам однозначності за допомогою кодів і спрощують декодування інформації для користувачів, до яких належать ревізори, аудитори. За допомогою додаткових ознак, закладених у класифікатор, виконуються логічні й арифметичні процедури над певною сукупністю техніко-економічних даних в АСОІ. У класифікаторах за єдиною системою групують об'єкти, що підлягають кодованому позначенню. Це полегшує пошук при проведенні ревізії й аудиту.

Отже, в умовах функціонування АСОІ на підприємствах, в об'єднаннях і галузі ревізорам, аудиторам необхідно вивчити структуру інформації і систему її класифікації, зміст і структуру класифікатора техніко-економічної інформації.

В об'єднаннях і на підприємствах, де функціонують АСОІ, застосовуються чотири категорії класифікаторів техніко-економічної інформації - загальнодержавні, галузеві, регіональні і локальні класифікатори об'єднань і підприємств.

Зміст класифікаторів, рівень затвердження і призначення подано в табл. 1.

В Україні діє Державна система стандартизації, очолювана спеціальним державним органом - Держстандартом, який організовує розробку і затвердження класифікаторів за єдиним методичним принципом, забезпечує сумісність АСОІ різних рангів. Слід зазначити, що державні органи стандартизації розробляють і затверджують також державні стандарти якості продукції народного господарства, які використовуються у процесі контролю й аудиту. Класифікатори інформації застосовують залежно від цільового призначення АСОІ.

Таблиця 1 Класифікатори техніко-економічної інформації

Загальнодержавні - це "Український класифікатор типів підприємств", "Класифікатор галузей народного господарства України", "Класифікатор валют", "Класифікатор продукції України", "Класифікатор видів економічної діяльності", "Класифікатор доходів і видатків", "Класифікатор нормативних документів", "Класифікатор системи позначення одиниць вимірювання та обліку", "Класифікатор основних фондів України" та ін. Вони використовуються для потреб народногосподарського планування, обліку і статистики в умовах АСОІ різних рангів.

Галузеві - це класифікатори техніко-економічної інформації, які відображують специфіку інформаційного забезпечення управління економікою галузі. У них конкретизуються загальнодержавні класифікатори. Зокрема, щодо системи загальнодержавного класифікатора в торгівлі розроблено галузевий "Класифікатор товарів і тари", в якому всі товари згруповані в 99 груп, що відображують спеціалізацію торгових підприємств. Аналогічну конкретизацію мають інші галузеві класифікатори техніко-економічної інформації, що діють у промисловості, будівництві, сільському господарстві тощо.

Регіональні класифікатори містять техніко-економічну інформацію, призначену для використання в регіоні. Вони взаємопов'язані із загальнодержавними і галузевими класифікаторами. Наприклад, класифікатор об'єднань і підприємств України містить також дані про відомчу належність їх, місце розташування, форму власності, вид діяльності тощо.

Локальні класифікатори, що розробляються об'єднаннями і підприємствами, передбачають інформаційну і методичну сумісність з класифікаторами вищих рангів. Наприклад, "Класифікатор бухгалтерських проводок" містить кодове позначення всіх господарських операцій по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків бухгалтерського обліку на підприємстві. Разом з тим зміст і структура рахунків відповідають загальнодержавному класифікатору "План рахунків бухгалтерського обліку виробничо-господарської діяльності підприємств". Локальний класифікатор продукції, яка випускається об'єднанням, взаємопов'язаний системою кодування із загальнодержавним класифікатором промислової і сільськогосподарської продукції. Аналогічні інформаційні зв'язки існують між класифікаторами різних рангів і призначення.

При використанні загальнодержавних і галузевих класифікаторів ревізори, аудитори повинні керуватися інструкціями до їх ведення, які містяться в окремому розділі кожного класифікатора. Структура системи класифікації інформації і зміст локальних класифікаторів описуються у складі проектної документації АСОІ окремим документом "Інструкція про порядок внесення змін і доповнень у класифікатор". Ревізор, аудитор відшукують за кодовим позначенням потрібний рядок класифікатора і таким способом декодують об'єкт дослідження, який міститься у машинограмі, проектній документації із створення АСОІ.

Системи кодування, які використовуються для побудови кодів техніко-економічної інформації на конкретному підприємстві, а також методика декодування об'єктів класифікації описуються в документі "Система класифікації і кодування" технічного проекту АСОІ. Наявність зазначеного документа на підприємстві, де впроваджено АСОІ, є обов'язковою умовою введення її в експлуатацію. Це зумовлено тим, що технічний проект для конкретного підприємства є нормативним документом, який регулює процес автоматизованої системи обробки даних, і зберігається у замовника після погодження з ним і складання акта затвердження документів технічного проекту.

Розділ "Описування структури кодових позначень" технічного проекту АСОІ, зокрема документ "Система класифікації і кодування", містить номенклатуру об'єктів кодування, структуру і розрядність кодового позначення і описання прийнятої системи кодування, класифікаційні таблиці. Ревізор, аудитор, використовуючи зазначені документи технічного проекту АСОІ, можуть відтворити дійсне значення одиниць інформації за їхнім кодовим позначенням.

У процесі функціонування АСОІ можливі зміни номенклатури об'єктів кодування, структури і розрядності кодових позначень. У цих випадках при декодуванні інформації треба користуватися документом технічного проекту "Система класифікації і кодування", беручи до уваги відповідні корективи класифікаторів, внесені у процесі функціонування АСОІ.

Характеристики об'єктів класифікації визначають за класифікаційними таблицями, в яких передбачено найменування класифікаційних групувань кожного розряду (групи розрядів) кодового позначення їх відповідно до прийнятої системи кодування. У зв'язку з тим що класифікатори складено в порядку нарощування кодових позначень, за ними можна легко відшукати повне або скорочене найменування об'єкта контролю.

Використання класифікаторів техніко-економічної інформації в ревізії й аудиті фінансово-господарської діяльності підприємств та об'єднань дасть змогу прискорити пошук і декодування інформації, що, в свою чергу, сприятиме скороченню строків проведення контролю і підвищенню його якості.

Інформаційне забезпечення ревізорів і аудиторів може бути приведено у певну систему. При дослідженні фактографічної інформації про фінансово-господарську діяльність підприємств для забезпечення потреб у нормативно-довідковій інформації (НДІ), до якої належать усі законодавчі акти, положення, інструкції, необхідно користуватися бібліотечними і власними довідковими фондами.

Основою інформаційно-пошукового апарату бібліотек є каталоги, упорядковані сукупності карток яких містять бібліографічне описання літературних джерел. Основні каталоги складають за принципом алфавіту або за іншими принципами систематизації знань. Крім основних створюють допоміжні каталоги: законодавчих і відомчих актів, постанов уряду. Відомості у картотеці часто зберігають лише до моменту видання бібліографічного покажчика, який включає відповідні публікації. Основними каталогами є систематичний і алфавітний.