Документ Microsoft Word (Разработка программного модуля ведения учёта основных средств в системе автоматизации), страница 3

В каждом документе должны присутствовать две основные даты:

- Дата документа – данная дата отражает факт вступления в силу того или иного документа в системе САХД. Опираясь на данную дату, пользователь может узнать, когда осуществились операции по документу. В случае модуля основных средств данная дата очень важна, так как документы приходят позже проведенных физически операции. Если пользователь укажет данную дату меньше операционного дня, то система должна автоматически отразить операции, которые могли произойти в период от даты документа до даты операционного дня.

- Системная дата документа – данная дата должна быть равна операционному дню в момент проведения документа в системе. По системной дате документа пользователь может определить, когда реально был проведен документ в системе, и узнать когда были созданы те или иные проводки. Все проводки формируемые документом должны быть установлены по системной дате документа, не зависимо от даты документа.

Из-за многочисленного состава пользователей в данной программе, необходимо полное отсутствие лишних не проведенных документов, чтобы пользователи не создавали многочисленное количество частично заполненных документов и не записывали их. Электронные документы каждого модуля должны записываться только в том случае, если по нему сформированы не активные проводки, в противном случае документ не запишется.

Модуль учета основных средств, должен отражать в системе большое количество различных видов операций. Для того чтобы пользователи не путались в огромном количестве документов необходимо разработать универсальные документы, которые в зависимости от выбранной операции в документе формируют нужные проводки в системе. Для этого должен присутствовать специальный реквизит «Вид операции», который влияет на выходной результат проведения документа. Помимо основных операций по учету основных средств так же присутствуют дополнительные операции, которые не всегда присутствуют при составлении документов одного типа. Вся информация по отражению дополнительных операций по документу должна быть выведена на форму документа и являться необязательной для заполнения.

Каждый документ любого модуля программы САХД должен формировать автоматически двадцатизначные банковские лицевые счета, путем создания документа «Создание нового счета». Если автоматически формируемый счет раннее был создан в программе, то система, сверяя аналитику счета, должна осуществить поиск данного лицевого счета для автоматического выбора его в документе.

Система САХД должна автоматически взаимодействовать с основной системой АБС организации ОАО АКБ Росбанк. Данная система хранит в себе все данные по всем банковским лицевым счетам, заведенным в банке. Взаимодействие осуществляется путем обмена информацией между двумя программами. Программа САХД посылает через каждый документ информацию, касающуюся сформированных им проводок, система АБС должна предоставить автоматически сформированный референс на каждую выгружаемую проводку. Каждая проводка, которая поступает в систему АБС, имеет свой референс, по которому можно определить, кто именно сформировал данную проводку. Помимо проводок из программы САХД, так же передаются данные о пользователе, который их сформировал. В системе САХД все пользователи выведены в отдельный справочник, который хранит настройки и данные по каждому пользователю.

Для организации ОАО АКБ Росбанк одним из важных требований является хранение истории каждого объекта системы. В документах должна быть возможность просмотра истории изменения его реквизитов. У пользователя, просматривающего историю любого документа, должна быть возможность определить, кто и когда его модифицировал.

1. Формирование двадцатизначных счетов

В организации ОАО АКБ Росбанк используется банковских план счетов. Каждый банковский лицевой счет состоит из 20 числовых символов, так же к счету может быть добавлен субсчет, состоящий из 5 числовых символов. Первые 5 символов лицевого счета определяют код операции отраженной в системе. Последующие 3 символа определяют код валюты денежных средств, которые хранятся на данном счете. Далее идет контрольный ключ двадцатизначного счета, который необходим для инициализации принадлежности лицевого счета к банку. Следующие 4 символа, определяют код подразделения, в котором фигурирует данный банковский лицевой счет, данные символы называются площадкой счета. Оставшиеся символы относятся к аналитике каждого счета, в данных символах выводятся различные коды операций, коды контрагентов, виды активов банка, даты и т.д.

В системе САХД формирование двадцатизначного счета происходит автоматически специальным электронным документом «Создание нового счета». Каждый документ системы, перед формированием проводок, исходя из указанной в нем аналитики, формирует лицевые счета. Полученные лицевые счета проходят поиск по документам «Создания нового счета» и если искомый лицевой счет не найден в системе, то система автоматически создает документ создания нового счета и проводит его.

Правила формирования двадцатизначных счетов заложены в системе САХД в виде макета. Макет правил формирования представлен в виде таблицы, в которой для каждого пятизначного счета указаны его формирование дальнейших 15 символов.

1. Объект основное средство

В системе САХД и в 1С в целом существует такой объект метаданных как справочник. Справочники 1С – это объекты хранения в программах 1С структурированной информации произвольного типа. Польза от применения справочников в 1С очевидная – достаточно один раз занести в программу наименование и характеристики некоторого объекта учета, и в дальнейшем этот объект всегда можно использовать в информационной базе.

Основные средства, числящиеся на балансе организации ОАО АКБ Росбанк должны учитываться в отдельном справочнике. Вся информация основного средства должна быть выведена на форму элемента справочника соответствующими реквизитами. У пользователей системы САХД должна быть возможность, просмотра истории изменения каждого реквизита основного средства. Для этого необходимо в карточке основного средства предусмотреть кнопку вывода истории по элементу справочника. Т.к. необходима информация за весь период эксплуатации основного средства, необходимо вести регистр изменения реквизитов, в котором по заданному периоду будут указаны изменения реквизитов.

У пользователя должна быть возможность распечатки карточки ОС-6. Карточка основного средства ОС-6 является унифицированной формой отчета и заводится данная карточка на каждый объект основного средства в момент его ввода в эксплуатацию.

1. Разработка структуры ПО ВТ и АС.

Модуль по основным средствам должен включать следующие электронные документы по учету основных средств:

- Ввод в эксплуатацию основного средства;

- Перемещение основных средств;

- Начисление амортизации основных средств;

- Модернизация и ремонт основных средств;

- Реализация основных средств;

- Списание основных средств.

У каждого документа должна быть возможность просмотра сформированных им проводок до момента проведения. После проведения бухгалтерские и налоговые проводки должны выгружаться в систему АБС, в которой содержатся все проводки ОАО АКБ Росбанк.

Каждый документ должен формировать три вида проводок:

- аналитические – проводки, на основании которых происходят все бизнес процессы программы в целом. По аналитическим проводкам осуществляются основные операции в системе САХД;

- бухгалтерские – данные проводки должны формироваться автоматически в системе на основании проводок аналитического учета;

- налоговые – данные проводки должны формироваться автоматически в системе на основании проводок аналитического учета.

Для пользователей, которые находятся в разных регионах Российской федерации, должна быть возможность выгружать проводки документа в Excell файл для дальнейшей отправки в головной офис ОАО АКБ Росбанк.

В каждом документе должна быть возможность распечатки его представления на бумаге с местами печатей и подписей для отчетности и хранения общего архива документов. Печатные формы документов должны оставаться неизменными, что бы была возможность распечатать любой акт в любое время.

Для документа ввода в эксплуатацию

ПРИМЕРЫ ПЕЧАТНЫХ ФОРМ

В разрабатываемом модуле должен присутствовать следующий список отчетов:

ОТЧЕТЫ

1. Разработка технологии обработки информации.

Технологический процесс обработки информации в разрабатываемом модуле учета основных средств, представляет собой как основной процесс учета основных средств, так и отражение операций происходящих с основными средствами.

В качестве основной технологии обработки информации является непосредственно учет основных средств на балансе. Балансом в системе САХД является специальный регистр бухгалтерии данный объект входит в состав объектов метаданных системы разработки 1С:Предприятие. Данный объект является точной моделью журнала проводок, главного инструмента бухгалтера любой организации. Учет основных средств предполагает собой хранение информации по каждому активу, получение в заданные периоды основной отчетностью по данному блоку и просмотра истории основных средств. Хранение информации по объектам основных средств подразумевает базу данных, в которой можно посмотреть какие объекты учета числятся в эксплуатации, списаны или проданы на текущую отчетную дату. Получение в заданные периоды основной отчетности подразумевает распечатку отчетов из системы САХД, которыми бухгалтер отчитывается перед аудиторами и начальством. Подробный список отчетов перечислен в технологическом разделе пояснительной записки к дипломному проекту. Просмотр истории объектов основных средств необходим пользователям для работы, что бы можно было посмотреть, как учитывалось ранее нужное основное средство.

Отражение операций происходящих с основными средствами является так же технологическим процессом обработки информации. В модуле учета основных средств данные операции отражают электронные документы. Результатом данного процесса являются правильно сформированные проводки для журнала операций и печатные формы документа. Подробное описание документов описано в технологическом разделе пояснительной записки.

Схема управления потоков информации IDEF0.

Исходя из данной схемы видно, что объекты справочников основных средств и капитальных вложений выбираются в документах. Одним из главных документов является ввод в эксплуатацию основных средств, так как он осуществляет операцию по установке на учет основного средства. Только над установленными на балансе основными средствами можно производить различные операции, которые осуществляют остальные документами модуля учета основных средств.

Сформированные документы модуля учета основных средств формируют записи в специальные регистры. В данных регистрах хранится информация по остаткам и суммам проводимых операций. Отчеты, строятся в модуле учета основных средств, как и в других модулях системы САХД, на основании записей из регистров.

Структура входных и выходных данных IDEF0.

Входными данными являются объекты основных средств, они выбираются в электронных документах для проведения, в зависимости от вида документа операций. Пользователи системы САХД отчитываются перед аудиторами и руководством специальными отчетами, которые можно построить из модуля учета основных средств. Отчеты являются выходными данными модуля учета основных средств. Так же выходными данными являются проводки которые записываются в регистре бухгалтерии и выгружаются в дальнейшем в систему АБС.

1. Разработка интерфейса взаимодействия пользователя с системой.

В разработке пользовательского интерфейса принимают участие помимо аналитиков, задействованных на данном проекте, так же и пользователи системы САХД. Требования по интерфейсу модуля основных средств поступают от пользователей в виде заявок. Главная концепция интерфейсного решения системы САХД это возможность автоматического заполнения практически всех полей электронного документа. Некоторые документы создаются путем нажатия двух-трех щелчков мыши.

В системе 1С:Предприятие 8.2 расположения реквизитов производится автоматически. Разработка интерфейса документа не требует проведения сложных работ. Стандартное представление документов в 1С:Предприятии подразумевает собой шапку документа состоящую из основных реквизитов документа и табличные части то есть состав объектов документа, которые участвуют в выполняемой операции документа. Если документ содержит несколько табличных частей, то они разбиваются по специальным вкладкам в документе. Так же если присутствуют помимо основных реквизитов документа, реквизиты связанные с конкретным видом операции в документе, то они так же выводятся на отдельную вкладку. Если в документе присутствует автоматический подбор объектов в документ, то как правило поля отвечающие за фильтрацию подбираемых данных располагаются над табличной частью в которую попадают выбранные данные подбора.

1. Разработка методики проведения испытания.

Для проверки корректности функционала требуется провести цепочку операций описанных в тест-кейсе. Тест-кейс — это набор условий и/или переменных, с помощью которых тестирующий пользователь будет определять, насколько полно тестируемое приложение удовлетворяет предъявляемому к нему требованию. Для того чтобы убедиться, что требование полностью удовлетворяется, может понадобиться несколько тест-кейсов. Для полного тестирования всех требований, предъявляемых к приложению, должен быть создан или выполнен, по меньшей мере, один тест-кейс для каждого требования. Если требование имеет дочерние требования, то для каждого такого дочернего требования должен быть создан или выполнен один тест-кейс. Некоторые методологии рекомендуют создавать два или более тест-кейса для каждого требования. Один из них должен выполнять позитивное тестирование, другой — негативное.

Мною были проведены работы по составлению главного демонстрационного тест-кейса, который полностью описан в технологическом разделе пояснительной записки. Суть тест-кейса состоит в создании различных документов и проверки отраженных ими операций отчетами. Каждый документ необходимо создавать в определенные периоды так как к примеру списываться основное средство может только после ввода в эксплуатацию. Цепочка очередности заведения документов в системе отражают бизнес процесс введения учета по основным средствам.

Для проведения операций по тест кейсу база без заранее заведенных тестовых данных займет огромное количество времени на составление и проведение тест-кейсов. Поэтому создается специальная выгрузка информационной базы, на которой можно произвести несколько тест-кейсов на отражение различных операций в системе. Но главное помнить, что если выполняется ряд тест-кейсов на различные операции то у таких программ испытаний в обязательном порядке должен быть установлен порядок очередности выполнения тест-кейсов.

1. Подробное описание документа «Ввод в эксплуатацию основных средств»

   1. Основные реквизиты документа:

• Вид операции документа – определяет тип документа (Ввод в эксплуатацию ОС, Безвозмездное поступление ОС, Поступление ОС от филиала);

• Дата документа – дата печатной формы ОС-1, влияет на ввод документа прошлым числом;

• Дата выгрузки в АБС – дата выгрузки проводок в систему АБС;

• Подразделение – справочник места хранения/подразделения;

• Ответственное лицо – материально ответственное лицо, справочник сотрудники;

• Адрес – будущий адрес вводимых основных средств;

• Код по ОКОФ – соответствующий справочник;

• Доначислять амортизацию - для основных средств, вводимых в эксплуатацию прошлой датой с доначислением амортизации;

• Начислять амортизацию в БУ – флажок, имеется ввиду в будущем начислять амортизацию по бухгалтерскому учету;

• Начислять амортизацию в НУ – флажок, имеется ввиду в будущем начислять амортизацию по налоговому учету;

• Ставка налога на имущество (при создании нового равен 2.20);

• Срок полезного использования – бухгалтерский учет;

• Амортизационная группа БУ – бухгалтерский учет, перечисление, при вводе срока полезного использования программа должна посчитать в какую группу амортизации попадает данный срок, и подставить соответствующую группу;

• Амортизационная группа НУ – налоговый учет перечисление, при вводе срока полезного использования программа должна посчитать в какую группу амортизации попадает данный срок и подставить соответствующую группу;

• Частично за счет прибыли – флажок, при установки которого отображается реквизит сумма за счет прибыли;

• Сумма за счет прибыли – сумма, которая отделяется от налоговой балансовой стоимости и учитывается на забалансовом счете;

• Поставщик – только для безвозмездно полученных основных средств;

• Договор – только для безвозмездно полученных основных средств;

• ДЦН – дата для целей налогооблажения, необходима для выгрузки проводок в систему АБС;

• Тип операции в налоговом учете – соответствующий справочник, необходим для выгрузки налоговых проводок в АБС.

1. Общие особенности ввода в эксплуатацию в ОАО АКБ Росбанк.

   1. Расчет норм амортизации.

Прежде, чем говорить про ввод в эксплуатацию, несколько слов про расчет амортизации. Срок полезного использования основного средства при вводе в эксплуатацию всегда выставляется по бухгалтерскому, и по налоговому учетам, как равный максимальному количеству месяцев в этой группе. По налоговому учету расчет нормы амортизации такой же, как и в бухгалтерском. Как правило, расчет новой нормы амортизации, при модернизации, в бухгалтерском учете равен (балансовая стоимость + сумма модернизации – начисленная амортизация) / оставшийся срок полезного использования, а в налоговом учете (балансовая стоимость + сумма модернизации) / оставшийся срок полезного использования. В организации ОАО АКБ Росбанк в этом случае, в налоговом учете, как и в бухгалтерском амортизация рассчитывается одинаково. В правилах ведения налогового учета сказано, что допустимы оба варианта расчета, организация сама может выбрать, но это должно быть закреплено в её учетной политике. Т.е. формула при вводе в эксплуатацию основных средств для расчета нормы амортизации для БУ и НУ: первоначальная стоимость ОС/ количество месяцев срока полезного использования.