Учебное пособие ТОАУ ч.2 (Учебное пособие по ТАУ), страница 5

В план обязательно должны быть включены такие работы как обследование существующей системы, критический анализ существующей системы, выработка новых проектных решений.

7.1.3. Обследование существующей системы.

Исследованию подвергаются:

• Характер деятельности организации;

• Организационная (должностная), функциональная структуры организации;

• Документы и массивы, потоки данных;

• Используемые средства обработки информации;

• Затраты на функционирование системы.

Характер деятельности организации.

Определяются сфера деятельности организации, ее характер, цели и результаты функционирования, а также выполняемые функции управления. Функции управления ранжируются по приоритету и с учетом их взаимосвязи.

Организационная (должностная), функциональная структура организации.

Обследование системы предполагает определение организационной, функциональной структуры системы и анализе состава информации обрабатываемого системой.

Организационная структура представляет собой перечень подразделений организации с учетом их подчиненности. Если в качестве объекта автоматизации выступает какое-либо одно - подразделение организации определяется должностная структура подразделения.

Изучение должностной структуры дает возможность понять содержание используемых процедур управления, смысл некоторых документов, суть отношений между сотрудниками. В результате изучения определяется функциональная структура организации, функциональные обязанности лиц, имеющих отношение к разрабатываемой задаче.

На этом этапе изучения следует помнить, что конкретная задача управления реализуется определенным набором функций, хотя часто встречается взаимозаменяемость этих понятий: задача - функция.

При изучении обязанностей должностных лиц, имеющих непосредственное отношение к анализируемой задаче, особенно тщательно изучается круг их функциональных обязанностей, характер выполняемых ими работ и сроки выполнения. Изучение функциональных обязанностей каждого должностного лица должно быть направлено на выявление их перегрузки, а также основных недостатков существующей организационной структуры.

Таким образом, в результате функционального анализа по каждому подразделению и должностному лицу определяется:

перечень задач (функций) управления;

содержание задачи управления (перечень реализующих данную задачу функций (операций));

периодичность выполнения задач и функций управления;

количество работников, участвующих в реализации задачи, их образование, должность, затрачиваемое время;

наличие и содержание формальных методов решения задач;

применяемые технические средства.

Документы и массивы.

Обследование информационной составляющей предполагает:

уточнение применяемой терминологии с целью обеспечение взаимопонимания персонала разработчика и заказчика;

выявление используемых в организации внешних и внутренних документов, составлении схемы документооборота;

анализ массивов информации;

определение информационных связей организации и ее подразделений.

Документы, которые предназначены для сбора и регистрации данных, называются входными (регистрационными, учетными) документами. Входными по отношению к административным процедурам обработки данных.

Документы, вырабатываемые в результате обработки данных, называются Выходными (результирующими) документами.

Документы, предназначенные для пользования внутри организации, называются внутренними документами. Документы поступающие или направляемые вне организации называются внешними документами.

Прежде чем приступить к изучению каждого документа по отдельности, следует составить список всех документов, разрабатываемой задачи. Существование каждого документа должно быть обосновано, поскольку часто выясняется, что некоторые документы, хотя и существуют, но не используются. Должны быть выявлены причины не использования этих документов; неточное соответствие их назначению, перегрузка должностного лица, задержка в их поступлении.

Массивы информации подлежащие исследованию могут быть или ручными или машинными.

При изучении массивов необходимо собрать информации:

наименование,

носитель,

место нахождения,

структура записи,

длина записи,

число записей,

процедуры ведения массивов,

способы использования массивов,

процедуры защиты массивов.

Следует обратить внимание на ручные массивы информации, которые ведутся не по стандартным формам в тетрадях, личных записных книжках.

Используемые средства обработки информации.

При этих исследованиях определяется:

- какие ручные процедуры выполняются при обработке данных;

- с помощью каких средств выполняются процедуры;

с какой скоростью выполняется процедура.

Для каждого из используемых средств следует зафиксировать следующие сведения: тип средства; покупная цена; дата приобретения; срок амортизационного отчисления; расходы на содержания; ежегодная продолжительность использования. Эти сведения могут использоваться при определения экономических показателей.

7.1.4. Анализ существующей системы и выработка новых

проектных решений.

Цель данного этапа заключается в установлении полной картины использования ручных процедур. Необходимо составить перечень выявленных недостатков и определить их истинные причины. Такой анализ имеет важное и принципиальное значение, поскольку следствием устранения выявленных недостатков могут стать организационные изменения и даже постановка вопроса о самом существовании системы.

Критический анализ должен осуществляться исследовательским коллективом совместно с руководителями подразделений организации.

Выводы, получаемые из критического анализа существующей системы, должны лавным образом содержать результаты обобщения выявленных недостатков и основные причины плохого функционирования существующей системы. Эти выводы служат исходными данными для выработки новых проектных решений, поскольку они должны вскрыть самые существенные ошибки, которых не следует повторять в режиме автоматизации.

В процессе выработки новых проектных решений выделяются следующие подэтапы:

определение основных целей новых проектных решений;

поиск возможных проектных решений;

исследование средств реализации намеченных проектных решений.

Определение основных целей новых проектных решений.

На этом подэтапе необходимо определить основные средне- и долгосрочные цели проектных решений, подлежащих дальнейшей разработке. Эти цели должны быть самым непосредственным образом увязаны с политикой в области совершенствования управления, принятой в организации.

Нередко трудно выяснить цели политики совершенствования управления в организации. Часто это связано с отсутствием у руководства организации таковых целей. В этом случае разработчик должен подсказать руководству каким образом лучше определить эти цели.

В формулировке основных целей должны также учитываться ограничения по времени и затратам.

Поиск возможных проектных решений.

Возможное проектное решение в общем случае может быть:

модификацией ручных процедур с реорганизацией структуры самих процедур;

автоматизацией без изменения организации;

автоматизацией с реорганизацией структур и процедур.

Во время поиска возможных проектных решений необходимо рассматривать намеченные варианты с такой степенью детализации, которая позволила бы оценить их достоинства и недостатки. Для этого иногда должен быть проведен функциональный анализ некоторых решений ( даже на этапе обоснования целесообразности автоматизации). Подобные исследования требуют времени, но дают хорошие исходные данные для сравнения намеченных вариантов.

При выборе проектных решений должно учитываться:

- определенные ранее цели и в особенности сроки реализации и финансовые средства, которые организация в состоянии выделить на разработку задач;

- технические средства обработки информации, которыми организация может располагать;

мнения, которые могут подвести к выбору определенных проектных решений.

Исследование средств реализации намеченных проектных решений.

Для каждого намеченного проектного решения необходимо изучить следующее:

персонал, необходимый для его реализации: пользователи, участники разработки; пользователи, не входящие в коллектив разработчиков; разработчики-исследователи; разработчики- постановщики задач; программисты; операторы первичного ввода.

материальные средства: материальные средства для обеспечения помещения коллектива разработчиков; технические и вычисли тельные средства реализации автоматизированных задач; сопутствующие материалы.

сроки реализации;

затраты на реализацию.

7.1.5. Комплектование документации этапа.

Документация играет важную роль в выборе проектных решений и установлении взаимоотношений с заказчиком.

На этапе обоснования целесообразности автоматизации готовится документ «Технико-экономическое обоснование». Основное содержание этого документа описание характеристик организации подлежащей автоматизации, критический анализ системы, определение целесообразности автоматизации и направлений автоматизации.

После выбора варианта автоматизации готовится документ «Техническое задание». В этом документе, кроме характеристики системы подлежащей автоматизации, приводится структуризация автоматизированной системы, а также постановка задач автоматизации.

7.2. Разработка задачи автоматизации

На этом этапе конкретизируются задачи управления и процедуры обработки информации.

Формулировка задачи начинается с детализации целей решения задачи управления (возможно построение дерева целей). Цели могут быть сформулированы как преследуемый результат решения задачи управления – цель управления, и как перечень функциональных требований и ограничений решения задачи (например, акцентирование внимания разработчиков на реализации той или иной операции по обработке данных) – цели реализации.

Перед конкретизацией алгоритма решения задачи управления необходимо еще раз определить сроки решения задачи, режим решения задачи, пользователей этой задачи, связанность этой задачи с другими задачами.

При проектировании задачи должны быть изучены:

Выходные данные;

Входные данные;

Ввод данных;

Диалоговые процедуры;

Процедуры контроля вводимых данных;

Процедуры обработки данных;

Проблемы защиты;

Потоки данных.

7.2.1. Определение выходных данных.

Целью решения задачи управления, как правило, является подготовка необходимой информации для принятия управленческого решения, оформленной в виде выходных данных.

Определение выходных данных сводится к выполнению следующих работ:

Выявление состава выходных данных. Состав выходные данных определяется содержанием выходных документов, содержанием макетов экранов мониторов, а также составом машинных массивов информации. При этом должны быть указаны типы и форматы данных.

Выбор способов вывода данных. Выбор способов вывода данных требует выявления различных типов выходных данных из всего множества выходных данных. Одни данные могут оформляться в виде документов, которые выводятся либо на бумажный носитель, либо на монитор или предусматривают оба варианта вывода. В других случаях могут формироваться машинные массивы информации.

Установление носителей выходных данных. Необходимо определить форматы выходных документов и выходных форм. Особо должны быть отмечены оригинальные способы вывода информации, такие как графопостроители и т.п. При выводе данных на машинные носители необходимо определить виды устройств внешней памяти и их характеристики.

Выявление принципиальных характеристик способов вывода данных. В качестве принципиальных характеристик способов вывода данных можно назвать следующие: периодичность использования, потребителей, число знаков, число строк, количество экземпляров.

Определение в общих чертах рабочих мест, имеющих отношение к выходным данным.

7.2.2. Определение входных данных и их ввода.

Изучение ввода данных сводится к выполнению следующих работ:

Определение состава, носителей информации и способов ввода данных. Определение состава входных данных сводится к составлению перечня вводимых данных по способам ввода. Входные данные описываются наименованием, типом, источником (носителем), параметрами и способами контроля достоверности вводимых данных. При определении документов-источников следует особое внимание уделить структуризации документа удовлетворяющей требованиям процедур ввода (выделение полей ввода), а также рассмотрению структуры документа с точки зрения минимизации вводимой информации. В целом процедуры ввода информации должны быть максимально автоматизированы и должны использовать современные средства ввода (сканирование и считывание штрихкодов и т.п.). Это повысит производительность ввода данных и исключит возможность ошибок ввода. Следует учитывать и размещение данных в машинных массивах.

Выявление принципиальных характеристик способов ввода данных. В качестве принципиальных характеристик способов ввода данных можно перечислить: периодичность ввода, источник-подразделение данных, число страниц в документе и их формат.

Определение в общих чертах рабочих мест ввода информации. Рабочие места ввода должны быть оборудованы в соответствии с выбранными способами ввода информации, удовлетворять требованиям безопасности жизнедеятельности. Количество рабочих мест рассчитывается исходя из анализа объемов вводимой информации.

7.2.3. Разработка диалоговых процедур.