Лабораторная работа (только задание) № (1)

10

Лабораторная работа №1.

Создание базы данных в среде СУБД ACCESS 2010.

Ввод и редактирование данных.

Создание базы данных осуществляется в соответствии с ее структурой, полученной в результате проектирования. Структура БД определяется составом таблиц и связями между ними.

Структура таблицы задается составом и характеристиками полей. Для каждого поля должны быть определены: имя, тип и ширина поля.

Тип поля может быть: текстовым, числовым, датой/временем, логическим, денежным, счетчиком. В таблице необходимо определить ключ: одно или несколько полей, которые однозначно определяют строку таблицы.

После определения структуры таблиц установить связи между ними. Access использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных.

Создание файла базы данных.

Access хранит все таблицы а также другие объекты БД в одном файле. Прежде чем приступить к созданию таблиц, необходимо создать файл пустой БД.

Для этого нужно выбрать команду Файл – Создать рис.1. В строке Имя файла можно выбрать местоположение и ввести имя файла БД. После этого следует нажать кнопку Создать.

Рис.1

Создание таблицы

Создание таблицы состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: имена полей, тип данных каждого поля, размер каждого поля, ключ, индексы, а также другие свойства. На втором этапе в таблицу вводятся записи путем заполнения данными ее полей.

Создание таблицы может быть выполнено в двух режимах:

• в режиме конструктора

• в режиме таблицы

Рассмотрим процесс создания таблицы в режиме конструктора, та как он предоставляет наибольшие возможности для создания таблиц. В этом режиме можно создать таблицу любой сложности, обладающую нужными свойствами.

Для создания новой таблицы нужно на вкладке Создание выбрать команду Конструктор таблиц рис.2.

Рис.2

Каждое поле таблицы имеет набор свойств. Первые три свойства: Имя поля, Тип данных, Описание выводятся в бланке структуры таблицы, открытой в режиме конструктора. Значения оставшихся свойств полей вводятся в нижней части окна конструктора таблиц. На рис.3. представлен результат формирования структуры таблицы Поставщики

Рис.3

При необходимости, для некоторых полей можно установить "Условие на значение" и задать сообщение, выдаваемое на экран в случае несоответствия введенного значения заданному условию или присвоить значения, принимаемые по умолчанию.

Рассмотрим в качестве примера реализацию следующего ограничения: статус поставщика должен быть >= 1 и <=5.

Откроем таблицу Поставщики в режиме конструктора, выберем поле СтатусП и установим свойство Условие на значение так, как это показано на рис.4

Рис.4

Если после этого, при вводе данных, нарушить это ограничение то будет выведено сообщение об ошибке рис.5

Рис.5

Определения ключа таблицы.

Большинство таблиц должны иметь уникальный ключ, однозначно определяющий каждую запись в таблице. Если для таблицы определен ключ, то Access предотвращает дублирование ключа и отсутствие значения в его полях.

Ключ может быть простым, состоящим из одного поля, или составным, включающим несколько полей (до10). Ключи также используются для установления связей с другими таблицами.

Для того, чтобы создать ключ таблицы, необходимо выделить поля входящие в состав ключа и нажать кнопку Ключевое поле на вкладке Конструктор рис.6. Для выделения нескольких полей используется клавиша Ctrl.

Рис.6

После того как будут определены все поля таблицы и ее ключ, таблицу нужно сохранить. Для выполнения этой операции можно использовать кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа рис.6.

После сохранения структуры таблицы можно приступить ко второму этапу – Ввод записей. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой на имени таблицы и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Открыть рис.7.

Рис.7

Результат заполнения данными таблицы Поставщики представлен на рис.8.

Рис.8

Практическое задание 1. Создать и заполнить данными таблицы Детали и Города.

Структура таблицы Детали:

Детали

НомерД	СтатусД	Название	Материал	Вес
1	2	Гайка	Сталь	12
2	2	Болт	Железо	17
3	3	Болт	Медь	15
4	4	Муфта	Сталь	16
5	1	Винт	Сталь	16

Структура таблицы Города:

Города

Город	Расстояние.
Тверь	200
Москва	10
Рязань	200

Создание таблицы Поставки.

Таблица Поставки имеет следующий вид:

НомерП	НомерД	Дата	Кол_во	Цена
1	1	16.01.2010	300	65
1	1	11.02.2010	200	68
1	2	03.03.2010	250	90
2	1	16.01.2010	100	70
2	3	16.01.2010	500	140
2	3	11.02.2010	350	145
3	2	11.02.2010	400	92
3	2	03.03.2010	200	95
4	4	16.01.2010	150	190
4	4	11.02.2010	250	200
4	5	03.03.2010	200	50

Особенностью этой таблицы является то что поля НомерП и НомерД могут содержать только те номера поставщиков и деталей, которые были ранее введены в таблицы Поставщики и Детали. Для того чтобы упростить заполнение таблицы Поставки данными целесообразно использовать так называемые Подстановки.

Для запуска мастера подстановок следует в строке Тип данных рис.9 выбрать Мастер подстановок.

Рис.9

В открывшемся окне Создание подстановки установите переключатель, так как это показано на рис.10

Рис.10

В следующем окне рис.9 следует выбрать таблицу, из которой должны выбираться данные. В рассматриваемом примере это таблица Поставщики.

Рис.11

После этого нужно выбрать поля, из которых будут извлекаться данные. В данном примере выбраны поля НомерП и Имя рис.12.

Рис.12

Данные будут выбираться из поля НомерП, а поле Имя выбрано для того чтобы упростить выбор поставщика. В данном случае нужно снять отметку флажка Скрыть ключевой столбец. рис.13.

Рис.13

Практическое задание 2. Создайте подстановку для заполнения поля НомерД.

Маска ввода.

Для того чтобы упростить ввод данных в некоторые поля можно использовать Маски ввода. Например, Маску ввода можно задать для поля Дата в таблице Поставки рис.14.

Рис.14

Для этого нужно щелкнуть в строке Маска ввода в нижней части конструктора таблиц и выбрать нужную маску из предлагаемого списка рис.15

Рис.15

Окончательный результат формирования структуры таблицы Поставки показан на рис.16.

Рис.16.

Создание схемы базы данных.

Создание схемы базы данных заключается в установлении связей между таблицами. Определение связей между таблицами осуществляется в процессе логического проекти­рования базы данных.

Схема данных является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, она активно используется СУБД в процессе обработки данных.

Будем считать, что в процессе логического проектирования рассматриваемой БД, были определены связи между таблицами, представленные на рис.17.

Города		Поставщики		Поставки		Детали
Г ород		НомерП		НомерП		НомерД
Расстояние		Имя		Н омерД		Название
		СтатусП		Дата		Материал
		Город		Количество		Вес
				Цена		СтатусД

Рис.17

Для создания схемы БД нужно на вкладке Работа с базами данных выбрать команду Схема данных рис.18.

Рис.18

Для добавления таблиц отображаемых схеме данных используется команда Отобразить таблицу на вкладке Конструктор рис.19

Рис.19

Выделить ключевое поле главной таблицы и перетащить его на подчиненное поле связанной таблицы. Появится диалоговое окно Связи рис.20. Если в этом окне установить флажок Обеспечение целостности данных, СУБД будет следить за тем, чтобы в подчиненной таблице не появились записи, не связанные с записями главной таблицы.

Рис.20

Обеспечение ссылочной целостности данных означает, что СУБД при корректировке базы данных реализует для связанных таблиц контроль соблюдения следующих условий:

• невозможно ввести в связанное поле подчиненной таблицы значение, отсутствующее в связанном поле главной таблицы.

• в главной таблице нельзя удалить запись, если существуют связанные с ней записи подчиненной таблицы.

После описания структуры таблиц и связей между ними можно приступить к вводу данных. Для этого в окне БД нужно выбрать имя таблицы и нажать кнопку Открыть. Сначала данные вводятся в главную таблицу, потом в связанную.

На рис.21, показан процесс заполнения данными таблицы Поставки. Использование созданных подстановок для полей НомерП и НомерД, существенно ускоряет процесс ввода информации и гарантирует автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных.

Рис.21