17638 (Секретарское дело)

Содержание

1. Компьютерные вирусы

2. Организация рабочего места секретаря и руководителя

3. Правила оформления реквизитов

4. Подготовка организационно-распорядительных документов к оформлению

5. "Студенческие" документы

6. Распорядительные документы

7. Информационно-справочные документы

8. Документы по личному составу, доверенности, расписки

9. Деловое письмо

10. Составьте письмо по вопросам страхования

Используемая литература

Приложение 1.

Приложение 2

Приложение 3

1. компьютерные вирусы

Науке известно около 50 тысяч компьютерных вирусов. Компьютерный вирус – это вредоносная программа, следующая только трем заповедям – Плодиться, Прятаться и Портить. Бороться с каждой вирусной программой приходится по-разному, поскольку универсального средства не существует.

Условно вирусы можно разделить на программные и скриптовые. Программные вирусы представляют собой отдельные и автономные саморазмножающиеся программы, часто снабженные еще и деструктивной, разрушительной функцией. «Скриптовые» вирусы являются не отдельными программами, а инструкцией для какой-либо из популярных программ Windows (Internet Explorer, программы Microsoft Offece, Windows Media Player).

Подавляющее большинство самых вредоносных сегодняшних вирусов относятся к типу «интернет-червей», которые распространяются преимущественно в виде файлов-вложений в электронные письма.

Первые «персональные» вирусы были простыми и неприхотливыми, особо от пользователей не скрывались. Свое разрушительное действие (удаление файлов, разрушение логической структуры диска) проявляли выводимыми на экран картинками и каверзными «шутками». Например: «Назовите точную высоту горы Килиманджаро в миллиметрах! При введении неправильного ответа все данные на вашем винчестере будут уничтожены!!!». Выявить такие вирусы было нетрудно: они «приклеивались» к исполнительным (*.com или *.exe) файлам, изменяя их оригинальные размеры, - чем и пользовались первые антивирусы, успешно выявлявшие нахалов.

Первые «персональные» вирусы были созданы в качестве средства борьбы с пиратами, в 1985 г. десятки тысяч компьютеров по всему миру оказались заражены вирусом Brain, разработанным братьями-пакистанцами Алви. За десять лет, прошедших с момента появления «пакистанского» вируса, его потомки сумели распространиться по всему миру. Опасность вирусов заключается в том, что они могут укрыться в абсолютно любой программе – точнее, в ее главном, исполнительном файле.

«Золотой век» классических вирусов продолжался около десяти лет. Сегодня поголовье классических вирусов резко сократилось. По оценкам Лаборатории Касперского оно составляет не более нескольких процентов от всего вирусного поголовья. Бороться с такими вирусами умеет любой современный антивирус, да и сама операционная система неплохо защищена от их атак. Некоторые типы вирусов – такие как «boot-вирусы», поражающие загрузочный сектор жесткого диска, сегодня практически истреблены.

В наше время вирусы превратились в абсолютно отдельную, независимую программу, не нуждающуюся в «хозяине-переносчике».

«Программные» вирусы, написанные для операционной системы Windows маскируются под разные «полезные» утилиты. Например, под «ломалки» для условно-бесплатных программ или мультимедийные презентации. Другой излюбленный прием распространителей заразы – наряжать свои детища в «одежду» обновлений для операционной системы или антивирусной программы. Многие пользователи запускают неизвестные программы, пришедшие в виде вложения в электронные письма якобы от Microsoft или «Лаборатории Касперского», а это самый верный путь поселить на свой компьютер злокозненного паразита.

Большинство вирусов люди запускают на своем компьютере самостоятельно.

В 1995-1999 г.г. на просторах Интернета развилась добрая сотня «Windows-совместимых» вирусов. В результате деятельности вируса Win95.CIH, поражающего BIOS системной платы, из строя были выведены около миллионов компьютеров во всех странах мира.

Совсем недавно, в середине 2003 г., Сеть оказалась поражена новым «червем» SoBig, распространявшимся в виде вложения в электронные письма.

Некоторые вирусы способны атаковать ваш компьютер даже в том случае, если «тело» физически находится в другом месте. Например, один из самых «модных» вирусов 2003 г. - Blaster – был способен атаковать все компьютеры в локальной сети с одной-единственной машины. Сканируя локальную сеть, программа обнаруживала бреши в защите каждого компьютера, и самостоятельно пропихивала в эту «дырочку» вредоносный код.

Для борьбы с W32-вирусами одной антивирусной программы недостаточно – главным условиям вашей безопасности является обязательная и регулярная загрузка дополнений к Windows. А именно – файлов-«заплаток», предназначенных для закрытия уже обнаруженных «дыр» в системе защиты операционной системы.

Таким образом, для получения новых «заплаток» нам необходимо навещать центр обновления Windows – сайд Windows Update (http://windowsupdate.microsoft.com) []. Посещать сайд Windows Update рекомендуют не реже одного раза в месяц, регулярно обновляя базы данных антивирусного пакета.

2. Организация рабочего места секретаря и руководителя

Рациональное планирование рабочего места предполагает установление удобных зон досягаемости для выполнения определенных операций.

В рабочее место секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя, который непосредственно общается с секретарем. Также секретаря должен быть обеспечен обзор всех входящих посетителей. В связи с этим рабочее место удобно располагать рядом с входом в кабинет и напротив дверей в приемную. Расположение должно соответствовать техническому процессу обработки документов, чтобы избегать ненужных перемещений как документов, так и секретаря. Следует избегать загроможденности пространства ненужными для непосредственной работы предметами. Обеспечение свободного и безопасного доступа к местам включения средств оргтехники в электрическую сеть – необходимое условие обустройства рабочего места секретаря.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки. Каждый предмет должен иметь постоянное место. Расположение предметов должно систематизироваться по видам выполняемых работ. Это поможет сэкономить время, также будет препятствовать пропаже документов.

На рабочем месте следует располагать документы и оборудование для работы с ними – настольную лампу, календарь-еженедельник, блокнот для записи. Необходимым атрибутом является настольный органайзер для размещения ручек, карандашей, ножниц, линейки, коробочки со скрепками и кнопками. Также под рукой должны быть расположены средства «малой» оргтехники: дырокол, сшиватель документов – степлер, конвертовскрывающая машина, клейница.

На рабочем месте секретаря должен находиться необходимый набор справочников:

• словари (белорусского, русского языка, иностранного языка, орфографический, синонимов, антонимов, иностранных слов, экономический, специальные, отраслевые, производственные справочники, по статистике и редактированию);

• телефонные справочники;

• атлас города и административно-территориальных единиц Республики Беларусь.

На столе в папке-распредлителе должны находиться лишь те документы, по которым ведется текущая работа, а исполненные документы следует размещать в дела согласно номенклатуре дел и убирать в шкаф.

В пределах досягаемости при ручной системе регистрации и поиска документов должны находиться карточки или журналы регистрации. Карточки и журналы регистрации можно разместить в ящиках стола. Рекомендуется использовать две карточки: контрольную и справочную.

В рабочем столе тоже должны быть строгий порядок. Выдвижные ящики должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. В одном из ящиков должны постоянно быть чистая бумага, бланки, конверты, карточки.

Постоянное поддержание порядка на рабочем месте – показатель высокой культуры труда и стабильного имиджа организации.

На приставке к столу ставится компьютер с принтером. На специальных вспомогательных столах могут располагаться факс, ксерокс, мини-АТС.

Дела и папки, хранящиеся в столе, а также в шкафах, должны иметь маркировку с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре. Это помогает быстро найти нужный документ.

Для обслуживания посетителей должна быть выделена специальная зона. Оборудование зоны зависит от площади приемной. В небольшой приемной ставят 2-3 стула или легких кресла и небольшой столик. Если площадь позволяет, можно поставить комплект мягкой мебели. На журнальном столике можно разложить рекламные проспекты, газеты, журналы для посетителей.

Художественно-декоративные функции в приемной могут выполнять растения. Озеленение помещения способствует чистоте воздуха. Комнатные растения повышают влажность воздуха, дают отдых глазам. Могут быть использованы различные способы озеленения – одиночная и групповая расстановка кашпо, микроландшафты, лианы. Желательно выбрать те виды растений, которые неприхотливы в уходе и соответствуют основным параметрам помещения.

Неслужебные элементы интерьера приемной, на которых как принято говорить, отдыхает глаз, сделают приятным общение с секретарем или ожидание аудиенции у руководства.

Исходя из требований техники безопасности, следует, по возможности, исключать неблагоприятное воздействие излучения от экрана монитора.

Секретарю в течение рабочего дня приходится неоднократно заходить в кабинет руководителя.

Кабинет руководителя также должен быть правильно оборудован. Я думаю, не стоит, перечислять с самого начала оборудование кабинета руководителя, так как оно схоже с рабочим оборудованием секретаря. К этому необходимо добавить стол для заседаний и соответственно большее количество стульев.

Таким образом, благоприятные условия труда, удачно организованное рабочее место секретаря и руководителя – залог высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

3. правила оформления реквизитов

Какие форматы бумаги применяют для унифицированных форм документов и какой принцип лежит в основе их получения?

Особое место в управленческой деятельности предприятий, учреждений и организаций занимают служебные организационно-распорядительные документы (ОРД). Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию.

Для ОРД установлены два формата бумаги – А4 (210 Х 297 мм) и А5 (148 Х 210 мм). По размеру листа бумагу делят на потребительские форматы трех рядов: А, В, С. Основным рядом потребительских документов является ряд А. Применение формата ряда В допускается в исключительных случаях. Форматы ряда С должны применяться для таких изделий, как папка, конверты. Формат обозначается буквой и цифрой. Цифра указывает, сколько раз исходный формат данного ряда разделен пополам.

В зависимости от назначения и показателей качество бумага должна изготовляться следующих номеров и марок:

№ 0 – для особо ответственной документации и бланков длительного срока хранения.

№ 1 марок А – для технической и сопроводительной документации, используемой в помещениях с контролируемой чистотой среды, школьных и общих тетрадей, изготовляемых на автоматических линиях, сувенирных бумажно-беловых изделий.

№ 1 Б – для массовых бумажно-беловых изделий, бумаги потребительских форматов, почтовой бумаги, школьных и общих тетрадей, дневников.

№ 1 В – для бланков статистической и бухгалтерской отчетности, плановой и управленческой документации, книг учета.

№ 2 – для первичной учетной, сопроводительно-транспортной документации.

Основными показателями качества писчей бумаги является масса 1 м (часто называется плотностью), белизна. Масса 1 м указывается, как правило, справочно для грамотного подбора бумаги применительно к определенному технологическому процессу ее обработки и выражается в граммах. Например, бумага для факсов, ксероксов, принтеров – 80 г/м; писчая – 65 г/ м. Белизна – это свойство бумаги диффузно отражать световой поток в синей области спектра. Показатель белизны выражается в процентах к эталону белого цвета. Для большинства видов бумаги белизна составляет 70-80%, а высококачественная бумага имеет белизну 95-97%.

Какие виды служебных отметок применяются на документах?

Гриф приложения (24). Этот реквизит указывает на связь приложения с основным документом. Его располагают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит включает слово «Приложение», его порядковый номер (при необходимости), название вида документа в дательном падеже, его дату и номер. Например:

Приложение