17155 (Основные положения ГОСТа Р.6.30-2003)

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу «Делопроизводство»

по теме: «Основные положения ГОСТа Р.6.30-2003»

1. Содержание и основные требования ГОСТ Р.6.30-2003, утвержденного для применения Приказом ФТС РФ от 18.10.04 №160

Приказом ФТС РФ от 18.10.2004 №160 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» в целях улучшения документационного обеспечения и работы архивов в таможенных органах, реализации положений новой редакции Таможенного кодекса Российской Федерации и выполнения мероприятий по преобразованию ГТК России в Федеральную таможенную службу утверждена Типовая Инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах). Типовая Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах. Документационное обеспечение в таможенном органе осуществляется отделом документационного обеспечения (ОДО), задачи, функции и порядок работы которого регламентированы положением, приведенным в приложении 1 к Типовой Инструкции. Права и обязанности ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении и должностных лиц ОДО регламентированы в примерных должностных инструкциях, приведенных в приложениях 2 и 3. Определены особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией. Указанные акты запрещено отменять или изменять с применением такого вида документов как письма. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих актов. Документы таможенных органов оформляются в соответствии с образцами бланков, приведенных в приложениях к Типовой Инструкции. В приложениях к Типовой Инструкции приведены также Положение о постоянно действующей экспертной комиссии таможенного органа и Примерное Положение об архиве таможенного органа. Признан утратившим силу Приказ ГТК РФ от 09.03.1999 №150 «О Типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» с внесенными в него изменениями, а также Приказ ГТК РФ от 15.09.2003 №1006 «О порядке регистрации и подписания документов в таможенных органах».

Согласно Приказу документы в таможенных органах оформляются в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003

При оформлении документов в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1) их юридическую силу;

2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;

3) возможность автоматизированной обработки документов.

Для оформления документов рекомендуется использовать стандартные возможности текстового редактора Word for Windows (версии 6.0 и выше) с использованием шрифтов Тimes New Roman Cyr (Arial Cyr, Courier New Cyr) с размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередь достигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги) и реквизитам документа. В связи с последним замечанием обратимся к рассмотрению особенностей оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003. Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего − ГОСТ Р6.30-97 (с изм. от 2000 г.) − и унаследовал от последнего структуру (за исключением раздела 5) и ряд положений. Тем не менее ГОСТ Р6.30-2003 содержит и новые требования к оформлению документов.

В частности, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 установлен иной состав реквизитов документа. Их общее число составляет теперь 30 (а не 29, как в ГОСТ Р6.30-97), при этом один реквизит − гриф ограничения доступа к документу − исключен. Одновременно в состав реквизитов добавлены два новых − основной государственный регистрационный номер ОГРН (05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет ИНН/КПП (06).

Уточним, что вновь введенные реквизиты 05 и 06 располагаются на бланке правее или ниже реквизита 04 − код предприятия (организации) по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Из содержания ГОСТ Рб.30-2003 изъяты положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 исключены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов (при этом сами реквизиты сохранены в практически неизменном виде).

Наиболее существенным структурным изменением стало не включение в ГОСТ Р6.30-2003 раздела «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации» (раздел 5 в ГОСТ Р6.30-97. ). Кроме того, в текст ГОСТа не включены и положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Например, в соответствии с подп. 3.11 при оформлении даты словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (с 1-го по 9- е число месяца).

Подпунктом 3.21 уточнен порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу (последняя может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки). Незначительные уточнения внесены и в текст подп. 3.25-3.26, определяющие порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В заключение обратим внимание пользователей нашего сайта на порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003. Как следует из раздела 1 документа, требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Сказанное, однако, не означает, что теперь предприятия могут вести делопроизводство так, как им заблагорассудится, − ведь документы, оформленные с нарушением требований, установленных ГОСТом и иными нормативно-правовыми актами по вопросам ДОУ, по сути, не имеют юридической силы. Кроме того, небрежно или неверно оформленные документы, несомненно, затруднят деловое общение между предприятиями-партнерами, что, в свою очередь, отрицательно скажется на результатах их деятельности.

В то же время следует подчеркнуть, что требования ГОСТ Р6.30-2003 распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (см. Общероссийский классификатор управленческой документации, класс 0200000). Таким образом, правила оформления, содержащиеся в ГОСТ Р6.30-2003, в равной степени распространяются на документы и государственных, и негосударственных предприятий и организаций.

2. Организационные документы: структура организации и штатная численность персонала; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; положение о структурном подразделении; инструкции организационно-методического назначения; должностные инструкции

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Попытка определения видов документов сделана в Приложениях к Основным приложениям Единой государственной системы делопроизводства.

Организационные документы можно определить как комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Формуляр организационного документа это:

постоянные реквизиты «единого» бланка:

эмблема (03);

наименование организации (06);

наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные реквизиты «единого» бланка:

дата (09);

регистрационный номер (10);

место составления или издания документа (12);

заголовок (17);

текст (19);

отметка о наличии приложения (20)2;

подпись (21);

гриф согласования (22) или визы (23);

гриф утверждения (15);

печать (24).

Организационные документы включают в себя:

структура организации и штатная численность персонала;

штатное расписание;

положения;

инструкции (организационно-методического назначения, должностные и т.д.);

должностные инструкции;

правила внутреннего трудового распорядка.

Структура организации – состав ее подразделений. Так, например, в структуру Южного таможенного управления входят 20 таможен, в том числе специализированная Южная оперативная таможня, 89 таможенных постов, включая Южный акцизный таможенный пост, 61 действующий пункт пропуска (всего 72), в том числе 22 автомобильных, 8 железнодорожных, 16 воздушных, 13 морских, 1 речной пункт пропуска и международная паромная переправа «Кубань-Крым». В г. Ростове-на-Дону действует Ростовский филиал Российской таможенной академии.

Пример структуры таможенного поста приведен ниже.

1) Финансово-экономический департамент под руководством заместителя начальника таможни по экономическим вопросам включает в себя 35 человек и состоит из следующих подразделений:

отдел таможенной стоимости и валютного контроля (6 человек);

отдел таможенных платежей (4 человека);

отдел таможенной статистики и анализа (4 человека);

отдел таможенной инспекции (9 человек);

группа АСУ (4 человека);

группа по работе с конфискатами и взиманию штрафов (4 человека);

отдел бухгалтерского учета и контроля (4 человека).

2) Департамент таможенного оформления под руководством первого заместителя начальника таможни включает в себя 28 человек и состоит из следующих подразделений:

отдел таможенного оформления и таможенного контроля №1 (7 человек);

отдел таможенного оформления и таможенного контроля №2 (7 человек);

отдел нетарифного и экспортного контроля (7 человек);

отдел товарной номенклатуры и происхождения товаров (7 человек).

3) Правоохранительный департамент под руководством заместителя начальника таможни по правоохранительной работе включает в себя 40 человек и представлен:

отделом по борьбе с таможенными правонарушениями (7 человек);

отделом по борьбе с контрабандой наркотиков (6 человек);

отделом таможенных расследований (6 человек);

отделом внутренней безопасности (8 человек);

отделом таможенной охраны (6 человек);

юридическим отделом (7 человек).

4) Кадровый блок под руководством заместителя начальника таможни по работе с личным составом включает в себя 19 человек и объединяет следующие подразделения:

отдел кадров (9 человек);

инспекцию по работе с личным составом (6 человек);

отдел подготовки кадров (2 человека);

отдел социального развития (2 человека).

5) К околотаможенной инфраструктуре поста относятся:

отдел капитального строительства и эксплуатации таможенных объектов (5 человек);

автотранспортная группа (6 человек).

группа технических средств таможенного контроля и связи (5 человек).

Этот блок подчиняется заместителю начальника таможни по капитальному строительству.

Таким образом, личный состав таможенного поста, включая начальника поста и его заместителей, составляет 144 человека.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.

Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатном расписании вносят приказом руководителя предприятия.

Приложение − правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положения бывают:

индивидуальные − об отделах управленческих подразделений, включенных в схему организационной структуры управления предприятия;

типовые – об основных отделах, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия.

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения и разработчик. Проект положения согласовывают с юридическим отделом, представляют на утверждение руководителю предприятия.

Положение является документом, его структуру определяет учреждение-разработчик. Текст может состоять из разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работ в целом или отдельных структурных подразделений.

Формуляр-образец положения состоит из реквизитов:

наименование организаций;

автора документа;