SDOU (Служба документационного обеспечения управления)
Описание файла
Документ из архива "Служба документационного обеспечения управления", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "трудовое право" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "рефераты, доклады и презентации", в предмете "трудовое право" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "SDOU"
Текст из документа "SDOU"
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)
СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.
Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.
В практике управления действуют службы ДОУ.
-
Управление делами (министерства, ведомости России). Состав включает: канцелярия инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив.
-
Общий отдел – в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. Состав: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба, архив.
-
Канцелярия – министерства и ведомствах автоном. Респ-их;
Промышленные объединения, научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах.
В учреждениях не имеющих службы ДОУ, её функцию выполняет секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо.
Три категории работников СДОУ.
-
Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.
-
Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра.
-
Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь – машинистка, секретарь – стенографистка.
Функции структурных частей СДОУ.
-
Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.
-
Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.
-
Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.
-
Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.
-
Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.
-
Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства.
Операции СДОУ.
-
Контроль за соблюдением стандартов на документы.
-
Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.
-
Регистрация документов и учётно справочная работа.
-
Контроль за исполнением документов.
-
Формирование, оформления, хранения и использования дел.
-
Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
-
Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.
СГСДОУ – это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив.
Организация труда работников СДОУ.
1. Общие требования к организации труда работников СДОУ. Организация труда включает в себя решение следующих вопросов:
-
Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.
-
Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты.
-
Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.
Нормированием труда призвало обеспечить нормальную загрузку работников в течении дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.
-
Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ расчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.
При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.
5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда.
Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.
От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.
2. Формы организации работы с документами.
Категории учреждения по объёму документооборота.
Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям.
3 формы организации работы с документами.
1. Централизованная
2. Децентрализованная
3. Смешанная
-
Централизованная форма: применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).
-
Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило разобщённых территориально.
-
Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.
При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:
а) объём документооборота.
б) характер работы учреждения, его территориального размещения.
в) структура учреждения и его подразделения.
г) в технич. оснащённость.
д) квалификационных руководителей, специалистов и технических исполнителей.
Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота.
Для определения учреждения по документообороту используют категорийность предложенную СГСДО.
1 категория: учреждения с объёмом докуиментооборота свыше 100 тысяч документов в год.
2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.
3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.
4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.
-
Нормирование документационных работ.
Последовательность работ с шифром, представляет собой определённую последовательность элементов труда проц. по работе с документами. Это такие операции как: приём корреспонденции, вскрытие конвертов определения ценности вложения, сортировка по направлениям использования документов, регистрируемых исполнение по существу вопроса, подшивка в дела, оформление документов на пишущей машинке, поиск документов, внесение на документ служ. отметок, перевод на машиноносителе.
При нормирование документационных операций исользуется нормотивы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности.
Нормирование времени – это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ при определённых организациях технических и санитарно гигиенических условиях труда.
Измерение и нормирование трудовых затрат служат для:
1. Определения расходов на работу всего учреждения.
-
Совершенствование методов труда.
-
Поощрения служащ. к труду.
4. Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени.
5. Улучшения планирования работы учреждения.
6. Обеспечения рационального использования технических средств.
Расчёт нормы времени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по формуле: Норма вр. = Мon (1+К/100)
Мon-оптимальное время.
К-сумма времени на подготовительно заключительную работу, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени (8%).
Mon=59,6 мин. К=8%.
Н.вр.=59,6(1+8%/100)=59,6*1,08=64,4 минут на подшивку документов.
Норматив численности – определяет количество сотрудников требующихся для выполнения качеств закрепляется за данным подразделением при существующих организационно технических условий.
Ч=Нвр.*О*К/М-(М*А)
Ч-норматив численности (необходимое количество сотрудников)
Нвр.-средняя норма времени на обработку 1 документа 0,64 часа.
О-количество документооборота (корреспонденция 1 год).
К-коэфициент измерения трудоёмкости раб.
М-годовой наминальный фонд рабочего времени.
А-коэфициент неявок на работу=0,3.
Список используемой литературы.
-
Секретарское дело, Кузнецова Т.Н., Москва, 1998г.
-
Курс делопроизводства, Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., Москва-Новосибирск, 1998г.
-
Секретарское дело, Бондырева Т.Н., Москва «Высшая школа», 1989г.
-
Кузнецова А.Н. Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу: Практическое пособие.-М.: Высшая школа, 1989г.
-
Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1991г.
Должностные инструкции
Рациональное разделение труда работников служб документации на предприятиях, в организациях и учреждениях определяется должностными инструкциями.
Должностная инструкция – нормативный документ, утверждаемый руководителем учреждения или его подразделения, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными работниками.
Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников служб документации в течении рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряжённости труда на каждом рабочем месте, распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения и квалификации исполнителей.
Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные. Типовые должностные инструкции разрабатываются в целях унификации задач, обязанностей, прав и ответственности должностных лиц; они носят обязательный характер. Некоторые типовые должностные инструкции работников служб документации даны в соответствующих нормативных документах. Примерные должностные инструкции разрабатываются вышестоящими органами. К ним относят квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (общеотраслевые квалификационные характеристики). В него включено 17 секретарских должностей, а также должности заведующего секретариата и ассистента.
Для секретаря – машинистки и секретаря стенографистки определены должностные обязанности, требования к знаниям и квалификационные требования.
К недостатку этих примерных должностных инструкций надо отнести повторяемость одних и тех же требований начиная с 1965г. Изучив фактические требования к обязанностям и правам секретарей-практиков в Ленинграде, секция методики преподавания секретарского дела Ленотделения Педобщества РСФСР в 1986г. утвердила должностную инструкцию секретаря (автор разработки Л.В. Власов). Эта иструкция включает в свой состав: общую часть, обязанности (базовые и основные), права, ответственность.
Организация рабочего места секретаря
Организация рабочего места секретаря с учётом требований научной организации труда к его планировки и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей. Использование современной оргтехникой, к его оборудованию и оснащению, является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда. Сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня, обеспечения действительно секретарского обслуживания.
Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждениях. Так как секретарь является «лицом учреждения», то и его место должно быть образцом правильной организации.