Вполне согласуется с задачами коммуникации и общей стилевой чертой деловой речи и функционирование форм прошедшего времени. Одно из типичных его значений здесь - прошедшее подчеркнутой констатации, ярко выраженной фик­сации сообщаемого в письменной форме (установления, договора и т. д.): Мы, нижеподписавшаяся комиссия... осмотрели, обмерили на выборку, сличили чертежи и приняли одноквартирный щитовой дом (текст акта). Кроме того, употребительно прошедшее условное (или ирреальное) в характерных для деловой речи ус­ловных предложениях.

Глаголы несовершенного вида как более отвлечен­ные по значению, чем глаголы вида совершенного, преобладают в жанрах деловой речи более общего характера (Конституция, кодексы, уставы и др.). Формы же совершенного вида употребительны в текстах более конкретного содержания (прика­зы, распоряжения, протоколы собраний, постановления, акты, договоры). Они используются в сочетании с модальными слова­ми в значении долженствования и выражают категорическое при­казание, разрешение (должен сообщить, вправе предписать, обязан передать, обязую обеспечить), а также констатацию (Комитет рас­смотрел, принял меры, внес предложение; внедрили, организовали, уско­рили и т. д.).

Предписующе-долженствующий характер деловой речи проявля­ется в высокочастотном использовании кратких прила­гательных модального характера (со значением долженство­вания), которые в других функциональных стилях менее употреби­тельны. Таковы слова должен, обязан, обязателен, подотчетен, необ­ходим, подсуден, ответствен и некоторые другие: Совхоз обязан ... выплатить долю ... с рассрочкой (Из закона РФ «О крестьянском (фермерском) хозяйстве»); Нотариальное удостоверение сделок обяза­тельно в случаях... («Гражданский кодекс РФ»); Пенсионер обязан известить орган, выплачивающий ему пенсию, о ... (Из закона РФ «О пенсиях»); Органы дознания обязаны в пределах своей компетенции возбудить уголовное дело (Уголовно-процессуальный кодекс РФ); Банк или его отделение обязаны открыть расчетный счет (Из закона РФ «О предприятиях и предпринимательской деятельности»).

Такая стилевая черта деловой речи, как точность, недопускающая и истолкования, проявляется прежде всего в употреблении специальной терминологии, в однозначности и безобразности нетерминологической лексики. Стремление к точности ограничивает возможности синонимических замен, так как последние вызывают обычно изменение оттенков смысла. Поэтому типичная особенность деловой речи — широкая повторяемость одних и тех же слов, преимущественно терминов. Кроме того, проявлению точности способствуют разного рода уточнения и оговорки, ведущие к широ­кому употреблению обособленных оборотов, в том числе причастных и деепричастных, а также использование условных предложений, преобладание союзных связей над бессоюзием. В целом все это приводит к значительному увеличению размеров предложения (в том числе и простого).

Неличный в основном характер деловой речи обнаружива­ет себя, кроме отсутствия в ней форм глагола 1-го и 2-го ли­ца и соответствующих личных местоимений, еще и в том, что формы 3-го лица глагола и личные местоимения часто используются в неопределенно-личном значении. Отчасти с этой же чертой дело­вого общения связана употребительность собирательных существительных: выборы, дети, родители — или существи­тельных, выражающих совокупное единство: войско, оружие. В значе­нии совокупности, а не раздельного множества выступают весьма высокочастотные в деловой сфере слова, называющие лиц по их профессии, социальному положению и т. п.: граждане, трудящиеся, рабочие, служащие и др.

Одним из типичных лингвистических признаков официально-де­лового стиля является его именной характер. Частота употреб­ления существительных здесь выше, чем в остальных функциональ­ных стилях, в том числе научном (тоже обладающем именным харак­тером). Именной характер деловой речи выражается также в большом количестве отыменных предлогов и союзов (в соответствии, в связи, соответственно, согласно; в силу того что; вследствие того что; ввиду того что; в связи с тем что). Отглагольные существительные и образованные от них устоявшиеся обороты речи (синонимичные гла­гольному выражению) нередко ведут за собой цепь имен в родитель­ном падеже: ...деятельностью, не преследующей цели получения прибыли (Из закона РФ «О предприятиях и предпринимательской деятельно­сти»); Размер облагаемого совокупного годового дохода определяется... (Там же); Получен доход трехкратного установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда (Там же); Наблюдение требуемой законом простой письменной формы... («Гражданский кодекс РФ»). Приведем примеры оборотов с отглагольными существительными: оказание помощи, установление контроля, проверка обязательств, выяс­нение условий, отгрузка товаров, предъявление иска, укомплектование штатов, взыскание задолженности, невыход на работу, квитанция об отправке и т. д.

Наконец, одна из типичных черт деловой речи — стандартизированность — реализуется широким кругом устойчивых оборотов деловой речи: вступать в законную силу, обжалованию не подлежит, передать в соответствующие инстанции, привлечь к уголов­ной ответственности, без уважительной причины, в установленном порядке, в случае неявки, по истечении срока и др. Сюда относятся и обороты с архаическими элементами: соответствовать содеянному, наказуемость деяния и др.

Характерными чертами деловой речи являются также особая официальность выражения и безэмоциональность (своего рода «сухость»). В связи с последней чертой находится отсутствие здесь суффиксов субъективной оценки. Официальность же получает выра­жение, например, в использовании существительных мужского рода для обозначения лиц женского пола по их профессии (студент Иванова, лаборант Кравцова, директор Петрова и т. п.) и в ряде других явлений.

Среди различных языковых средств, характерных для деловой речи, отметим употребление специальной терминологии (ответчик, неустойка, накладная, рекламация (= претензия), кассационная жалоба и мн. др.); широкое использование родительного приименного (до 93% от всех случаев употребления родительного падежа существи­тельных); использование специальных сочинительных союзов с высо­кой частотностью: а равно, а также; как... так и: Под выпуском ... недоброкачественной ... продукции следует понимать передачу или отправку..., а равно принять ее отделом технического контроля ... (Из постановления); Объединения, предприятия, организации и учрежде­ния, а также конторы, отделения ... должны соблюдать... (Из инструкции); За нарушение договорных... обязательств..., а равно нарушение иных правил... (Из закона РФ «О предприятии и предпринимательской деятельности»).

Деловой речи, кроме того, свойственны, во-первых, довольно заметные различия между жанрами и подстилями. Так, канцеляр­ская речь в целом отличается большей конкретностью и более лич­ным характером выражения по сравнению с языком и стилем соб­ственно законодательных актов высших органов государственной власти. Во-вторых, деловой речи свойственны своего рода переходные явления, например слияние делового стиля с публицистическим, ведущее к появлению эмоциональности и экспрессивности — черт, в общем не свойственных этому функциональному стилю. Приме­ром таких сложных образований являются первые декреты совет­ской власти.

Деловая речь - область, наименее исследованная в функционально-стилистическом отношении. Именно она преимущественно используется в деловом общении.

2. Виды делового общения.

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические. К монологическим видам относятся:

• приветственная речь;

• торговая речь (реклама);

• информационная речь;

• доклад (на заседании, собрании).

Диалогические виды:

• деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему;

• деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений;

• переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому - либо вопросу;

• интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения;

• дискуссия;

• совещание (собрание);

• пресс-конференция;

• контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог;

• телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.

Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

По содержанию общение может быть разделено на:

• материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;

• когнитивное - обмен знаниями;

• мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;

• деятельностное - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:

• непосредственное - осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;

• опосредованное - связанное с использованием специальных средств и орудий;

• прямое - предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;

• косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

3. Общие положения.

Умение вести себя с людьми надлежащим образом является одним из важнейших, если не важнейшим, фактором, определяющим шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности. Дейл Карнеги еще в 30-е годы заметил, что успехи того или иного человека в его финансовых делах даже в технической сфере или инженерном деле процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и процентов на восемьдесят пять - от его умения общаться с людьми. [4, 11]

В этом контексте легко объяснимы попытки многих исследователей сформулировать и обосновать основные принципы этики делового общения или, как их чаще называют на Западе, заповеди personal public relation (весьма приближенно можно перевести как "деловой этикет"). Джен Ягер в книге "Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса" выделяет шесть следующих основных принципов:

1. Пунктуальность (делайте все вовремя). Только поведение человека, делающего все вовремя, является нормативным. Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться. Принцип делать все вовремя распространяется на все служебные задания. Специалисты, изучающие организацию и распределение рабочего времени, рекомендуют прибавлять лишних 25 процентов к тому сроку, который, на ваш взгляд, требуется для выполнения порученной работы.

2. Конфиденциальность (не болтайте лишнего). Секреты учреждения, корпорации или конкретной сделки необходимо хранить так же бережно, как тайны личного характера. Нет также необходимости пересказывать кому-либо услышанное от сослуживца, руководителя или подчиненного об их служебной деятельности или личной жизни.

3. Любезность, доброжелательность и приветливость. В любой ситуации необходимо вести себя с клиентами, заказчиками, покупателями и сослуживцами вежливо, приветливо и доброжелательно. Это, однако, не означает необходимости дружить с каждым, с кем приходится общаться по долгу службы.

4. Внимание к окружающим (думайте о других, а не только о себе). Внимание к окружающим должно распространяться на сослуживцев, начальников и подчиненных. Уважайте мнение других, старайтесь понять, почему у них сложилась та или иная точка зрения. Всегда прислушивайтесь к критике и советам коллег, начальства и подчиненных. Когда кто-то ставит под сомнение качество вашей работы, покажите, что цените соображения и опыт других людей. Уверенность в себе не должна мешать вам быть скромным.

5. Внешний облик (одевайтесь как положено). Главный подход - вписаться в ваше окружение по службе, а внутри этого окружения - в контингент работников вашего уровня. Необходимо выглядеть самым лучшим образом, то есть одеваться со вкусом, выбирая цветовую гамму к лицу. Большое значение имеют тщательно подобранные аксессуары.

6. Грамотность (говорите и пишите хорошим языком). Внутренние документы или письма, направляемые за пределы учреждения, должны быть изложены хорошим языком, а все имена собственные переданы без ошибок. Нельзя употреблять бранных слов. Даже если вы всего лишь приводите слова другого человека, окружающими они будут восприняты как часть вашего собственного лексикона. [8, 30]

Деловое (официальное, служебное) общение в зависимости от обстоятельств может быть прямым и косвенным. В первом случае оно проходит при непосредственном контакте субъектов общения, а во втором - с помощью переписки или технических средств.
Как в процессе прямого, так и косвенного общения используются различные методы влияния или воздействия на людей. Среди наиболее употребительных из них И. Браим выделяет следующие - убеждение, внушение, принуждение.

Убеждение - воздействие посредством доказательств, логического упорядочения фактов и выводов. Подразумевает уверенность в правоте своей позиции, в истинности своих знаний, этической оправданности своих поступков. Убеждение - ненасильственный, а значит, и нравственно предпочтительный метод влияния на партнеров по общению.

Внушение, как правило, не требует доказательств и логического анализа фактов и явлений для воздействия на людей. Основывается на вере человека, складывающейся под влиянием авторитета, общественного положения, обаяния, интеллектуального и волевого превосходства одного из субъектов общения. Большую роль во внушении играет сила примера, вызывающая сознательное копирование поведения, а также бессознательное подражание.