DIPL (Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа), страница 10

— максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;

— обеспечение рациональной организации массива документов организации.

Информационно-поисковые системы включают в себя: регистрацию и индексирование документов; информационно-поисковые массивы и базы данных; классификационные справочники; систему оперативного хранения документов.

Регистрация и индексирование документов — это совокупность правил описания содержания документов в ИПС. а также непосредственно процесс описания документов по этим правилам.

В соответствии с ГСДОУ регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Главное назначение регистрации — придание документу, юридической силы, подтверждение факта его появления в организации. Так, пока распорядительный документ, например приказ, не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, за него организация как бы не берет на себя ответственность, так как не подтверждается сам факт поступления документа.

Регистрации в обязательном порядке подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, нотариальные, учебные; учетно-статистические, бухгалтерские и другие).

Документы в оптимальном варианте должны регистрироваться один раз в день поступления, подписания или утверждении (создания). При возможности оперативного доступа к регистрационным массивам дополнительные регистрации в пределах организации становятся ненужными.

Регистрация документов в соответствии с ГСДОУ производится децентрализованно по группам документов в зависимости от названия (вида), автора и содержания в местах создания этих документов или(и) их исполнения. Однако децентрализация основывается на единой системе и единых обязательных правилах регистрации и доступности регистрационных данных.

Независимо от способа регистрации и структуры регистрационных форм (карточки, журналы, экранные форматы), в выборе которых организации не регламентированы, необходимым условием является использование в регистрационной форме обязательных реквизитов: автор документа (корреспондент); название документа, состоящее из наименования вида и заголовка; дата документа; присваиваемый индекс; срок исполнения; номер дела, в котором хранится документ; а также при необходимости: индекс поступившего документа; резолюция с указанием исполнителя, содержания поручения, автора и даты; отметка об исполнении; расписка исполнителя в получении ( доведении до сведения) документа, дата промежуточного контроля и другие. При регистрации документов ограниченного доступа указываются также номера и число экземпляров.

Регистрационный индекс проставляется на документе и в регистрационной форме и служит в совокупности с датой и названием целям идентификации документа и его учета. Обязательным элементом индекса является порядковый, как правило, в пределах делопроизводственного года, номер. Конкретный состав индекса зависит от принятого для каждого массива документов принципа последующего хранения и, следовательно, принципа поиска. Например, если документы формируются в дела по критерию автора и названия (протоколы совещаний, приказы, удостоверения, дипломы и т.д.), то их индекс может быть ограничен только порядковым номером в пределах массива, так как в дела они комплектуются также по порядку номеров.

Для выделения части документов из единого регистрационного массива используются дополнительные буквенные индексы. Так, при едином массиве приказов организации приказ).» по вопросам управления кадрами (прием, перевод и т.д.) порядковый номер дополняется буквой "К" (28 —К), решения президиумов коллегиальных органов дополняются по этому же принципу буквой "П" (74 - П).

Индекс документа, коллективным автором которого являются несколько юридических лиц, образуется из порядковых номеров, присвоенных каждому из авторов. Например, Постановление от 30.11.81 "Об утверждении типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, па предприятиях, в учреждениях и организациях" трех авторов имеет индекс 463/162/298.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, авторам (переписка, заключения, отзывы, докладные записки и т.д.), служит порядковый помер, дополняемый индексом дела, в которое подшивается данный документ. Так, индекс письма 89/04 — 18 состоит из порядкового номера — 89 и номера папки, в которую будет подшит документ (или его копия). -04-18.

Информационные элементы индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Основной обязательный индекс может дополняться другими индексами: корреспондентов, ответственных исполнителей, названий документов, вопросов (направлений) деятельности, служащими целям более быстрого и точного поиска документной информации.

Каждый проставляемый на документе индекс должен быть закреплен в соответствующем классификаторе. Классификаторы в обязательном порядке утверждаются самостоятельно или в качестве приложений к инструкциям по делопроизводству.

На основе регистрационных форм децентрализованно в местах регистрации должны складываться и вестись, т.е. поддерживаться в актуальном состоянии информационно-поисковые системы (массивы). Различаются несколько самостоятельных видов ИПС:

— справочные или контрольно-справочные, по которым отслеживается ход выполнения документов или их использование. Основой систематизации в этих массивах является, как правило, дата (срок) исполнения;

— контрольно-справочные по документам ограниченного доступа, как правило, в пронумерованных, прошитых и опечатанных журналах;

— контрольно-справочные по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, в которых основой систематизации является тематика поднятых в обращениях граждан вопросов;

— справочные (кодификационные) по нормативно-правовым актам, отражающим вопросы деятельности (правовую среду) организации. В системах этого вида самостоятельно учитывается каждый вопрос, о котором имеется информация в документе, а основой систематизации также является тематика нормативных положений.

При изъятии документов из обращения или их отмены информация в ИПС аннулируется, но не уничтожается, а передается в архив организации вместе с документами.

Номенклатура дел организации

Еще одним обязательным элементом информационно-поисковой системы организации является номенклатура дел — «систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения». В номенклатуру дел включаются документы, картотеки, регистрационно-справочные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения; служит основным учетным документом в текущей работе с документами, а также учетно-справочной . системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В иерархических системах управления для достижения единого подхода к классификации документов и обеспечения их необходимой сохранности в качестве нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, обязательные для подведомственных структур и устанавливающие унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации.

Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел.

Общегосударственные требования к минимальным срокам хранения документов, порядку составления, ведения и оформления номенклатуры дел устанавливает Государственная архивная служба России на основании данных ей Президентом и Правительством Российской Федерации полномочий.

В номенклатуре дел должны найти отражение все документируемые участки работы организации, в том числе органов и подразделений, действующих на общественных началах (комиссий, советов, общественных отделов и т.д.), а также документы с грифами ограничения доступа к ним; в этом случае номенклатура дел также становится документом ограниченного доступа. В номенклатуру включаются также дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

В процессе работы организации в течение делопроизводственного года могут возникнуть новые документируемые участки и соответственно — новые комплексы документов, которые также должны быть оперативно включены в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, которые в свою очередь учитываются и хранятся в научно-технических библиотеках, справочно-информационных фондах и других подразделениях.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года, согласовываться с экспертной комиссией организации, с Государственной архивной службой в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации (в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение). После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1 января следующего календарного года, если не предусмотрены другие рамки делопроизводственного года.

3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В НАУЧНО-УЧЕБНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ВУЗа

3.1. Факультет как научно-учебное подразделение университета

Факультет - учебно-научное подразделение университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.

В состав факультета кроме кафедр входят деканат, учебные и научные кабинеты, классы, музеи.

Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке высококвалифицированных специалистов.

Кафедра может иметь учебные и научные лаборатории, филиалы, кабинеты, музеи, мастерские и другие подразделения.

Кафедра:

- организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;

- формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;

- проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;

- организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;

- предпринимает усилия по увеличению поступлений внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;

- способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;

- вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;

- осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом и действующим законодательством.

Администрация факультета (деканат) - подразделение осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.

В Уставе университета деканат не выделен как подразделение факультета и следовательно не определены его функции.

3.2. Типы документов, обращающихся на факультете. Подразделения, издающие и использующие их.

Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета, является деканат.

Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.

В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные записки, указания, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти, субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.