109976 (Секретарское дело), страница 2

27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине.

Как видно из приведенной выдержки, к секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности , пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива – общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

Развивая отдельные делопризводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Исполнительное делопроизводство.

На рубеже ХVIII – ХIХ в.в. Россия представляла собой феодально – крепосническое, абсолютическое государство, находившееся на стадии разложения. В течении всего ХVIII в. имел место процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата.

В 1802 г. біл издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Указом об учреждении министерств, в 1811 г. были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имеют право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти – указы и предписания; местные губернские власти имеют право рассылать указы от имени «его императорского величества»; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались также со всеподданнейшими докладами, прошением, жалобами. Равные по положению учреждения обменивались отношениями. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальность на единоначалие. Это привело к дальнейшей централизации гос. аппарата, к быстрому росту прослойки бюрократов – чиновников, всецело зависящих от милости царя. В 1812 г. было учреждено восемь министерств, в последствии чего число их увеличилось. Равные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

Дела и документы поступали в соответствии с их значимостью или в канцелярию министра, или в департаменты. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию только от верховной власти и от руководителей учреждений, по положению равных министерству. Дела нижестоящих учреждений попадали к министру, когда требовалась его санкция. Департаменты получали предложения и предписания от министра и корреспонденцию от учреждений, равных по значению и подчиненных.

Дела, решаемые в департаментах, делились на три категории: неотложные, «не терпящие времени», решение которых связано с принятием каких – либо чрезвычайных мер, и обычные, текущие.

Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале ХХ столетия, особенно в области его механизации. В секретариатах использовались 23 модели пишущих машин, из ни 2 – лицензионных, 8 – моделей множительных аппаратов, 2 – вида диктофонов, большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, включая новые в то время авторучки. Широкое развитие получила стенография, стали использоваться телефон и телеграф.

Однако методы и стиль работы гос. учреждений оставались прежними и только Великая Октябрьская революция, уничтожившая прогнивший бюрократический аппарат управления, начала новое строительство нового гос. аппарата.

Уже в 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства» и сокращения переписки, в 1918 г. – постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны « О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». В 1927 г. состоялась I Всероссийская конференция по научной организации труда ипроизводства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве впервые были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами.

В состав гос. аппарата вошла должность “секретарь”, с этой категорий служащих в первую очередь сталкиваются трудящиеся и судят по ним об учреждении и стиле работы управленческого аппарата. Секретари руководящих работников учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей.

Рабочий день секретаря.

1.Прийти на работу за 15 мин. До прихода руководителя, с тем чтобы проверить состояние рабочих мест, привести себя в порядок, просмотреть план на предстоящий день, уточнить дату на календаряхю

2.Подобрать в соответствии с планом на текущий день нужные документы и дела.

3.Получить в экспедиции корреспонденцию, вскрыть конверты, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется: для облегчения ознакомленияруководителя с корреспонденцией выделять основную мысль документа путем подчеркивания. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить проблему и принять нужное решение.

4.Доложить руководителю о корреспонденции.

5.Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Выполненные или отмененные мероприятия вычеркнуть. Нужно уточнить последствие записей в своем дневнике и дневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Разница будет в мероприятиях секретаря по выполнению помеченного. Например, если у руководителя сделана запись: « в 15.00 быть на совещании в министерстве», то у секретаря она будет выглядеть так: « 14,30 – напомнить о совещании в министерстве в 15.00, позвонить в транспортный отдел, чтобы подали машину к подъезду не позднее 14.40 «

6.Передать по телефону или лично указание руководителя соответствующим исполнителям, напомнить исполнителям о сроках исполнения документов.

7.Стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руководитель и секретарь устанавливают постоянное время для этой работы в первой половине дня, продолжительность около получаса.

8.Работа с посетителями, телефоном (в течении всего дня).

9.Подшивка документов в дела.

10.Выполнение машинописных работ.

11.Организация копирования и размножения документов в соответствии с указаниями руководителя.

Во второй половине дня.

12.Продолжение работы с телефоном и посетителями.

13.Повторно получить и обработать корреспонденцию из экспедиции. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу.

14.Наметить мероприятия на следующий день.

15.Доложить руководителю о поступившей корреспонденции и исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.

16.Обработать и отправить исходящую корреспонденцию через экспедицию.

В конце рабочего дня.

17.Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.

18.Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией.

19.Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя.

Эффективность труда во многом зависит от склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических особенностей людей.

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется.

Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов - относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет помимо своих основных обязанностей значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения.

Деловые и личные качества секретаря.

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевленными предметами труда (документы, технические средства) но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых или личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности всей организации, не имеет достаточной профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приема посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:

1.Профессиональное мастерство.

Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение стенографировать, печатать на пишущей машине, знание основ работы с документами, правил орфографии и пунктуации и т. п.

2.Инициативность.

Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь специальных указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, не будет преждевременным или ошибочным.

3. Организованность.

Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

4. Ответственность.

Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по задачам, поставленным руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается, как правило, с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что его секретарь может работать самостоятельно и способен грамотно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и пиктограмм, оповещение участников совещаний и т. п.

5. Пунктуальность.

Умение не только правильно спланировать мероприятие, но и строго выполнять их в установленное время. Недопустимы опоздания секретаря, как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Пунктуальность должна проявляться и в своевременности подготовки документов, доклада их руководителю.

6. Осведомленность.

Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в котором работает его руководитель и учреждение в целом, знать положение дел и состояние решения вопросов в отрасли, последние достижения и проблемы; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и учреждении.

7. Дипломатичность, умение хранить служебную тайну.

При решении различных вопросов: подготовке документов, беседе с посетителями и по телефону - использовать только фактическую, строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую секретный характер, а также информацию, которая хотя и верна, но может нанести ущерб делу или отдельным лицам. Секретарь должен быть тактичен, вежлив и доброжелателен с собеседником, независимо от личного отношения к нему. Прежде всего, нужно думать о деле и стараться сделать его максимально хорошо в пределах возможного. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

8. Хорошая память.

Это качество обеспечивается секретарем не только за счет развития своих способностей, запоминая информации, но и за счет рационального использования возможностей современной оргтехники и справочно-информационного аппарата. В современной науке имеется целый ряд рекомендаций по развитию зрительной и слуховой памяти. Хорошо известны такие приемы, как подчеркивание основных слов текста, выделение главной мысли и опорных моментов текста, запоминание их путем неоднократного повторения: помогают секретарю в развитии памяти и различные картотеки, справочники и т. п.