109976 (708889), страница 5

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

Во время совещания секретарь обязан проследить, чтобы все документы совещания – протокол, решения – были оформлены правильно, в соответствии с существующими ГОСТами и стандартами на формы этих документов, разработанными в настоящее время у нас в стране.

После окончания совещания секретарь:

перепечатывает исправленный и дополненный текст решения совещания;

контролирует сроки и качество перепечатки стенограмм или магнитофонной записи;

устанавливает контакты и поддерживает связь с теми участниками совещания, которые должны отредактировать тексты своих выступлений или принять участие в исполнении некоторых решений совещания;

организует заказ на размножение материалов в множительном бюро или типографии;

согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания;

организует вместе с работниками экспедиции рассылку материалов совещания.

Прием посетителей.

Организация приема посетителей, идущих к руководящему работнику или специалистам по самым разнообразным вопросам и делам, является одной из самых важных и ответственных обязанностей секретарей

Личные контакты с людьми, где секретарь выступает часто в качестве первого представителя данного учреждения, с которым сталкивается его посетитель, обязывают предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности секретаря.

Как показали исследования, от 18 до 22% рабочего времени руководителя затрачивается на прием и беседы с посетителями. Поэтому, прежде чем записать на прием, секретарь должен удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу.

Обязанности секретаря различны в зависимости от того, идет ли речь о приеме по текущим делам сотрудников своего учреждения, командированных или представителей других организаций и учреждений или о приеме граждан по вопросам, относящимся к компетенции данного учреждения.

Организуя прием сотрудников своего учреждения, секретарь обязан:

-знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время;

-довести до сведения всех сотрудников своего учреждения часы их приема руководителем по текущим делам (подпись документов, согласия);

Если сотрудник настаивает на приеме в другое время, секретарь должен узнать, по какому именно вопросу, и доложить о нем руководителю. Секретарь согласовывает с руководителем время приема и сообщает об этом сотруднику.

При приеме работников других учреждений и организаций секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону.

Секретарь должен записать день и час приема на кануне напомнить о нем руководителю.

В противном же случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.

Если же интересующий посетителя вопрос относится к компетенции данного руководителя, секретарь докладывает о посетителе, в случае же отсутствия или занятости руководителя договаривается с посетителем о новом сроке.

Секретарь при этом обязательно должен записать дату и час приема, а так же фамилию и должность посетителя, название учреждения, где он работает, а так же телефон и адрес, по которым его можно в случае необходимости найти. Секретарь называет посетителю свою фамилию и дает номер телефона для срочных справок или сообщений.

C особым вниманием и тщательностью секретарь должен относится к организации приема. Этой стороне деятельности всех наших учреждений большое значение придавал Ленин.

От умелой и четкой работы секретаря зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя, ведущего приема.

Работа секретаря по организации приема трудящихся заключается в следующем:

1. Секретарь в специальный журнал или карточку записывает данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом записываются как сведения о посетителе, так и представленные им по делу документы необходимо представить для того, чтобы дело могло быть рассмотрено.

2. Секретарь хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалиста , ведущего прием, все имеющиеся по данному вопросу документы.

3. В соответствующих графах карточек или журнала секретарь делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки посетителям лично или по телефону.

4. Секретарь следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему трудящихся.

Подготовка служебных командировок.

Как показали исследования, многие работники и специалисты расходуют на служебные командировки в среднем 12-15% своего рабочего времени. Кроме того, на эти поездки расходуются довольно большие денежные средства учреждений и предприятий. Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена, с тем чтобы время поездки использовалось с наибольшей эффективностью.

Определенная часть работы по подготовке поездки руководителя и специалистов ложится на секретаря. Он готовит и оформляет приказ о командировке, командировочное удостоверение; наводит справки о средствах транспорта, времени отправления и прибытия, информирует об этом работника и , получив от него указания о выборе транспорта и времени поездки, приобретает билеты; обеспечивается заказ гостиницы в месте командировки.

Особенно важное значение имеет помощь секретаря в подготовке командировки по существу:

-Секретарь подбирает всю необходимую для командируемого информацию.

-готовит и подбирает все материалы и документы, необходимые работникам в поездке: доклад или реферат. Для конференций или совещания, справка, договоры и т.д.;

-печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай необходимости что-либо срочно ему сообщить.

Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет свои обычные работы, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими сотрудниками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.

После возвращения руководителя из командировки секретаря:

-информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие;

-по указанию руководителя обрабатывается материалы командировки ( перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные подразделения).

-оформляет отчетные документы.

Охрана труда и техника безопасности.

1.Рабочее место машинистки должно быть удобным, оборудованным в соответствии с санитарно – гигиеническими нормами.

2. Необходимо знать и соблюдать следующие общие правила:

2.1. Выполнять работу на пищущих машинах только в

присутствии преподавателя;

2.2.Следить за правильной посадкой, правильным положением

рук и пальцев;

1. У учащегося должны быть подстрижены ногти, т.к.

длинные ногти мешают правильной постановки рук на

клавиатуре пишущей машинке, портят клавиатуру;

1. Строго следить за тем, чтобы посторонние предметы

(скрепки, ластик, грифель карандаша ) не попоали в

машину;

1. Переходить с одного рабочего места на другое без

разрешения преподавателя запрещаетс

1. Во всех случаях нарушения работы пишущей машинки

сообщать преподавателю.

Самостоятельно производить ремонт и устранять неисправности в машине запрещается.

3.При работе на пишущей машине рекомендуется пюпитрами, зрительное утомление в этом случае снижается, напряжения глаз будет минимальным.

4.От рационального освещения рабочих мест во многом зависит производительность труда. Столы размещают так, чтобы свет падал с левой стороны учащегося.

5.На рабочем месте не должно быть ничего лишнего. Материалы и принадлежности следует располагать так, чтобы обеспечить наиболее рациональную последовательность движений в работе. Каждый предмет должен находиться на определенном месте. Все, что машинистка берет правой рукой, должно находиться в зоне ее досягаемости, а все что берет левой рукой – слева.

Охрана труда.

При эксплуатации электрических пишущих машин.

К эксплуатации электрических пишущих машин допускаются учащиеся, специально обученные и прошедшие инструктаж по правилам электробезопасности.

1.Первоначальное подключение машин к сети должен производить электрик, который предварительно проверяет исправность электрошнура, вилки и выключателя.

2.Не допускается включение машин в электрическую сеть, если у нее снята передняя крышка.

3.Запрещается открывать крышку пишущей машины, производить замену ленты, переключение ленты, если машина включена в электрическую сеть.

4.По окончании работы включатель электродвигателя нужно перевести в положение «0» и отсоединить вилку шнура от электросети.

5.В случае нарушения изоляции проводов не разрешается дотрагиваться до проводов, электрических машин распределительных щитов.

6.Электрические пишущие машины стоят на изоляционных резиновых ковриках.

7.В случае обнаружения «пощипывания» при обслуживании пишущих машин нужно немедленно прекратить работу и вызвать электромастера.

8.При обнаружении оборванного провода немедленно сообщить преподавателю.

9.Не следует без надобности включать и выключать электрические пишущие машины.

Характеристики

Список файлов реферата