47

В В Е Д Е Н И Е

І. Возникновение делопроизводства.

Название «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.

В работе чиновников дореволюционной России писание документов, как тогда говорили, и бумаг; работе с ними занимали главное место. Обладая огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков и капиталистов. Царская бюрократия была связана с господствующими классами неразрывными узами. Она была одной из опор самодержавия, являясь основной государственной машиной управления. Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.

Понятие и слово “делопроизводство” возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (ХV – ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопрсов (« дел «) в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной ( в ХVIII – ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».

Совокупность дел также называли делопроизводством.

В ХVIII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

Но и Генеральный регламент и последующее законодательство ХIХ и начала ХХ в. под делопроизводством понимали главным образом порядок письменного оформления производства дел, а также переписку.

Делопроизводство же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования.

Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении – большом малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может.

В силу этого административное производство было самым распространенным.

Почти параллельно с административным делопризводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.

Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования носят название специальных.

Развитие специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.

1. История развития делопроизводства

и секретарской службы.

С древних времен дошли до нас различные документы, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Древнерусское государство образовалось в итоге длительного процесса развития восточнославянских племен. Частная собственность и основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному неравенству, закреплявшемуся в документах. В конце IХ в. Этот процесс привел к образованию классов. Все это отражено в замечательном документе, памятнике древнерусского права – Русской Правде.

Среди многих специальностей, по которым в средних школах с производственным обучением готовят рабочие кадры, имеется специальность «делопроизводство». В настоящее время ее осваивают тысячи девушек и юношей, готовящихся занять самостоятельное место в жизни в качестве референтов по делопроизводству. Им предстоит интересная и важная работа в советских учреждениях, организациях и предприятиях.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Документ – материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию.

В зависимости от целевого назначения документы могут выполнять различную роль. При этом необходимо учитывать социальную значимость документной информации. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений; информационная функция дает возможность анализировать управленческую деятельность; научно – историческая функция направлена на исследование истории деятельности учреждений; их взаимосвязи, места и значения в общественном развитии. Как известно, документы можно написать от руки, но можно написать и на пишущей машинке. Знание машинописи упрощает труд по созданию документов и одновременно повышает их качество. Для быстрой записи речи уже давно применяется стенография.

Референт по делопроизводству – это специалист ведущий работу с документами в советских учреждениях. Он должен быть грамотным, иметь достаточный общий политический и культурный уровень. Референт по делопроизводству должен знать, какие технические средства имеются в нашей стране и за ее пределами для механизации. Он должен уметь пользоваться документационной техникой, чтобы все более значительную долю работы по делопроизводству перекладывать на машины.

Использование вычислительной техники приобретает особо важное значение в условиях автоматизированных систем управления (АСУ), так как их информационная база основывается на совокупности стандартизированных и унифицированных показателей, форм документов, массивов информации и кодификации. Внедрение АСУ должна предшествовать значительная работа по упорядочению делопроизводства на всех уровнях управления. Это в значительной мере решается путем введения единой государственной системы делопроизводства и государственных стандартов на документы (ЕГСД).

В целях дифференцированного использования основных положений ЕГСД все учреждения условно подразделяются на 4 категории. К первой относятся учреждения, документооборот которых превышает 100 тыс. документов в год, ко второй – от 25 до 100 тыс., к третьей – от 10 до 25 тыс., к четвертой – менее 10 тыс. документов в год. Такая классификация дает возможность учреждениям, относящимся к одной группе, иметь одинаковую структуру и численность делопроизводственного персонала, типовую организацию обработки документов, уровень механизации документационных работ.

Возросшее значение техники в деятельности предприятий находит свое отражение в постоянно увеличивающемся потоке технической документации, которая проходит через канцелярии учреждения. Техническая документация используется не только лицами, непосредственно связанными с процессами строительства, но и широкими кругами сотрудников предприятий. Технические документы чаще стали встречаться в общем делопроизводстве, широко используются организации научно – технической информации. Поэтому сотрудникам делопроизводства, а тем более специалистам, занимающимся обработкой информации в АСУ, нужны знания по вопросам технического документирования.

В состав государственного аппарата вошла должность секретарь. Ей предавалось большое значение. В центре категорий служащих в первую очередь сталкивались посетители судового по ним об учреждении и стали работы государства управления. Секретарей включили в канцелярско – техническую группу специалистов, уровняв тем самым с машинистками, рассыльными, конторщиками.

В 1932 г. секретарей разделили на 2-е неравноценные группы:

а) помощники – референты;

б) машинистка, секретарь 1 группы.

В 1960 г. секретари получили новую должность, секретарь – машинистка и секретарь – стенаграфистка. Переданы все административные и технические функции, которые ранее выполняли помощники и референты.

В 1970 г. была разработана и утверждена серия гос-ых на управленческую документацию. В 1972 г. стали действовать единые правила подготовки и оформления организации распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.

В середине 1980 г. была разработана единая государственная система документированного обеспечения, оформлена с помощью этой системы.

Документ – ( лат.) поучительный предмет, способ доказательства. Появляется в эпоху Петра I.

В дальнейшем появилось 2-а значения слова:

1. узкое,бытовое – паспорт, удостоверение личности.;

2. переносное – все то что может свидетельствовать о чем – либо, подтверждать что – либо. Две сферы общественной практики, где документирование применяется широко: административно – управленческая, научная.

“Служебный документ”

1. директивные и распорядительные: законы, решения, приказы,

постановления;

1. административно – организационные: планы, уставы, правила,

акты, отчеты, протоколы, служебные письма;

1. по личному составу: заявление, автобиография;

2. финансовая документация;

3. отчетная документация.

Все служебные документы составляются от имени юредического лица и имеют правовую значимость.

Референт по делопроизводству в учреждении отдает все силы и знания наилудшему исполнению своих обязаностей.

Приказное делопроизводство.

В конце ХV в. появляются первые приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Представляет интерес и структура самого органа государственной власти – приказа.

СУДЬЯ

ДЬЯКИ

ПОДЪЯЧИЕ

СТАРЫЕ
	СРЕДНИЕ РУКИ
			МОЛОДШИЕ

Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа – «черное письмо» – составлял подьячий «средней руки», дьяк «черным» его, т.е. исправлял, а молодший подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длинной в среднем 50 – 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие. В аппарате прик, делопроиз процветали взяточничество, чинопочитание, формамум. Не были развиты также делопроизводственные операции, как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

Коллежское делопроизводство.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 – 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I