ЗМІСТ

ВСТУП

1 РОЛЬ ІНФОРМАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ

1.1 Інформація – важливий елемент бізнесу

1.2 Природа інформації та її носії

2 КЛАСИФІКАЦІЯ ІНФОРМІЦІЇ

3 Форми подання інформації, її представники

4 Види інформації

ВИСНОВКИ

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

Інформація — це влада, і деякі менеджери намагаються притримувати її для зміцнення своїх позицій і статусу. Внаслідок цього може виникнути тертя між керівництвом і працівниками, оскільки перші починають спекулювати на питаннях, які тримають у таємниці від останніх. Але небезпечна не лише нестача інформації, а й її надмір, що дезорієнтує людей.

У теорії управління до інформації належать такі сигнали (відомості, повідомлення), які несуть знання, зменшують невизначеність. Якщо повідомлення або його частина для даного одержувача не є інформацією, то воно називається шумом. Повідомлення перетворюється в шум, якщо передається тому, хто про це знає (пізнавальний шум), або якщо в таких відомостях немає потреби (кібернетичний шум). В економічній літературі використовують також поняття "метаінформація", під яким розуміють інформацію, похідну від тієї, яку одержують безпосередньо.

Отримати інформацію можна в процесі спостереження за тими чи іншими діями і процесами, а також з

- первинних джерел (інструкції, інтерв'ю тощо);

- вторинних (перероблені первинні джерела з коментарями, інтерпретовані, узагальнені).

1 РОЛЬ ІНФОРМАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ

1.1 Інформація – важливий елемент бізнесу

Більша частина інформації, зібрана одним відділом, необхідна й іншому, тому дублювання зусиль по збору інформації є неефективним. Звідси — потреба створення інтегрованої управлінської інформаційної системи.

• Класифікація інформації.

Інформацію в організаціях можна класифікувати так:

• внутрішня і зовнішня;

• інформація, яка приймається, й інформація, яка передається;

• одноразова і дубльована;

• кількісна і описова;

• первинна і вторинна.

Управлінська інформація повинна бути:

1) повною, тобто до її складу повинні входити всі необхідні дані для організації процесу управління;

2) мінімальною, тобто без зайвих відомостей;

3) оптимальною;

4) своєчасною;

5) надійною і вірогідною.

• Споживачі інформації.

Споживачами інформації в організації можуть бути:

• усі менеджери, що приймають рішення;

• усі менеджери, які інформують та інструктують підлеглих;

• усі працівники;

• зовнішні органи, які мають право на інформацію;

• інші власники акцій.

Ступінь деталізації і стиль подання інформації залежать від отримувача. Вимоги до обсягу інформації ставляться з огляду на суть виконуваної роботи. Чим вище посада менеджера, тим узагальненішою має бути інформація.

1.2 Природа інформації та її носії

Явища реального світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об'єктивно відображаються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці. Подібно речовині і енергії, інформацію можна створити, обробляти, зберігати, передавати, використовувати.

Інформація (англ. Information) означає тлумачення, повідомлення, роз'яснення, викладання.

Інформацію у формі повідомлень, відомостей не можна віднести ні до матерії, ні до свідомості. Вона властива як живій, так і неживій природі. Якісна різноманітність об’єктивного світу зумовлює якісну багатозначність інформації. На відміну від неживої природи, яка може бути тільки джерелом інформації, жива природа, крім того, сприймає і переробляє її. Людина, як істота соціальна, одержує, збирає, зберігає, свідомо переробляє і використовує інформацію у своїй цілеспрямованій діяльності. На практиці всі технологічні, організаційні, економічні і соціальні процеси породжуються, супроводжуються і спрямовуються інформаційними процесами, які відображають різні взаємовідносини між об'єктами живого світу і становлять суть та форми зв'язку між управлінськими системами.

Інформацію в сфері менеджменту часто образно порівнюють з нервовою системою, що забезпечує функціонування живого організму. Завдяки обміну інформацією між системою, якою управляють, інформацію про стан заданих параметрів виробляє команда управління і знову передає її до системи, якою управляють, для виконання (прямий зв'язок). Надходження інформації про результати управління прийнято називати зворотним зв'язком.

До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв (у вигляді електричних імпульсів, усної мови, магнітного запису, показів лічильників, письмових документів, перфокарт і т. ін.) Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, перш за все у вигляді різних паперових документів, магнітних стрічок, барабанів, перфокарт і перфострічок.

Інформацію передають організовано (формально) і стихій­но (неформально). Так, періодичні звіти за визначеною формою становлять організований зворотний зв'язок, а стихійне поширення чуток — неформальні канали зв'язку між людьми.

Теорія інформації, основи якої були сформовані К.Шеноном, застосовується для визначення швидкості, з якою можна передавати інформацію по каналах зв'язку. На швидкість передачі інформації впливають джерело сигналу (дискретний або безперервний сигнал), характеристики каналу зв'язку (його пропускна здатність) і шуму.

Практика свідчить, що в сучасних умовах ефективність управління значною мірою залежить від інформаційного забезпечення, від повноти інформації.

Підвищення вимог до організації служби інформації в системі менеджменту викликане високим динамізмом сучасного виробництва, частковою зміною параметрів основних факторів виробництва і вимог до одержуваної продукції (послуг). Тільки систематизована інформація дає змогу менеджеру визначати ефективність організаційно-економічних, агротехнічних, соціальних та екологічних заходів і залежно від умов, що складаються, змінювати намічену програму. Чим краще інформований менеджер, тим оперативніші, вищі за своєю якістю його рішення.

Для того, щоб прийняти правильне рішення, необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатися тільки кількістю документів, сторінок, показників. Можна збирати і обробляти величезні масиви відомостей, які або будуть не потрібні для прийняття рішень, або їх не можна буде засвоїти і використати. Інколи короткі документи можуть бути більш змістовними, ніж великі доповіді й довідки.

Теорія інформації оперує такими поняттями, як сигнали, кількість інформації і процеси її перетворення, оцінка надійності і швидкості передачі інформації, можливість найбільш зручного її запису (кодування) тощо.

Під сигналом розуміють форму перетворення і передачі інформації за допомогою букви, цифри, звуку, імпульсу тощо. За допомогою сигналів можна передати і одержати певне повідомлення, яке становить сукупність значень, що характеризують певні явища, події, процеси.

Ступінь зменшення невизначеності в результаті передачі повідомлення називається кількістю інформації. Економічна інформація фіксується і обробляється у формі знаків (байтів), а при обробці даних на ЕОМ — у формі машинних операцій — бітів. При кібернетичній оцінці кількості інформації враховують кількість знаків, що використовується у повідомленнях, а також загальну кількість знаків (алфавіт), яку взагалі можна використати в аналогічних повідомленнях.

Управлінське рішення супроводжується вибором однієї з двох можливостей, результатом якої є відповідні "так" або "ні". Однозначна відповідь з двох можливих є одиницею інформації. В теорії інформації вона відома під назвою двійчастої інформації (біт).

Кількісні вимірювання інформації ґрунтуються на тому, що, чим менше визначений кінець події, тим більше ймовірності у здійсненні події, тим менше потрібно інформації. Якщо кінець події зрозумілий, кількість інформації дорівнює нулю. Обсяг невизначеності кінця події дістав у теорії інформації назву ентропії. Ентропію події (Н) визначають за формулою

де Р_і — ймовірність і-го кінця події; п — кількість усіх можливих кінців події.

Підставивши у формулу потрібні дані, можна визначити кількість інформації у кожному повідомленні. Щоб усунути невизначеність у результатах події, яку вивчають, повідомлення про її кінець повинне містити кількість інформації, що дорівнює величині ентропії. Для розробки і прийняття обгрунтованого рішення кожне рішення, що передається, повинне містити достатню кількість одиниць інформації.

Для опису кількісних характеристик економічної інформації використовують реквізит і економічний показник як елементарні одиниці інформації або ж оцінюють обсяг інформації кількістю знаків (букв і цифр). Реквізит — елементарна одиниця економічного повідомлення, при подальшому діленні якої втрачається смислове значення. При поєднанні реквізиту з іншими аналогічними елементами створюється більш складна інформаційна сукупність, зокрема, економічний показник.

Економічний показник являє собою деяке повідомлення (висловлювання), що має самостійний економічний смисл і містить кількісну характеристику певного об'єкта (процесу).

Правильне визначення кількості інформації дає змогу уникнути перевантаження керівників і спеціалістів, оскільки існує показник межі інформації, яку може переробити людина за певний період. На практиці здебільшого спостерігається перевантаження інформацією виробничого персоналу приблизно у 3—4 рази порівняно з нормами. Обсяг інформації у середньому на людину становить 8 біт/с.

2 КЛАСИФІКАЦІЯ ІНФОРМІЦІЇ

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками:

1) за формою відображення:

- візуальна (графіки, таблиці, табло і т. д.);

- аудіоінформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);

2) за формою подання:

- цифрова;

- буквенна;

- кодована;

3) за порядком виникнення:

- первинна;

- похідна;

4) за характером носіїв інформації:

- документована;

- недокументована;

5) за призначенням:

- директивна (розпорядча);

- звітна;

- довідково-нормативна;

6) за напрямом руху:

- вхідна;

- вихідна;

7) за стабільністю:

- умовно-змінна;

- умовно-постійна;

8) за способом відображення:

- текстова (алфавітна, алфа­вітно-цифрова);

- графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);

9) за способом обробки:

- що піддається механізованій обробці;

- що не піддається механізованій обробці.

Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв'язку, запам'ятовуючою та ін.

У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, в свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані.

Економічна інформація — це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.

Інформацію, яку використовують у народному господарстві, поділяють на відомчу (інформація підприємств, об’єднань, організацій, міністерств і відомств) і народногосподарську (інформація районних, обласних і центральних загальнодержавних органів управління).

Економічну інформацію класифікують за фазами, стадіями і циклами відтворення, сферами економіки, ресурсами, що використовуються, факторами виробництва та ін.

За призначенням інформацію ділять на планову, обліково-бухгалтерську, звітну, статистичну, виробничо-оперативну, розпорядчу, довідкову, нормативну; за способом передачі — на ту, що передається усно, поштою, телефоном, телетайпом, факсом; за періодичністю - на систематизовану (змінну, добову, декадну, квартальну і т. п.) і ймовірну, обумовлену зовнішніми і внутрішніми виробничими подіями (вихід з ладу техніки, затримка з поставкою пального, насіння і т. п.); за характером носіїв — на документизовану і недокументизовану щодо процесу обробки — на оброблювану, необроблювану і аналітичну.