101733 (Поняття, єство і типи ділових нарад), страница 3

7 Визначення фінансових витрат;

8 Проведення організаційних заходів;

9 Перевірка готовності приміщення (кількість місць і технічна оснащеність).

Приступаючи до підготовки наради, керівник має такий перелік під рукою, щоб не упустити яку-небудь деталь.

Розділ 3. Заходи щодо вдосконалення процесу по підготовці керівника до ділової наради в ріелтерскої компанії "Центр нерухомості"

Нарада – цей відповідальний комунікативний напрям, від уміння організувати яке залежить результат командної роботи, наради є найважливішим інструментом управління компанією. Якщо керівник хоча б раз проводив нараду, то він знає, наскільки складно не просто донести до співбесідників свої ідеї, але і добитися того, щоб після закінчення наради досягнуті домовленості і поставлені задачі не були прибрані в довгий ящик. Навіть досвідчені керівники іноді зустрічаються з необхідністю вдосконалення своїх навиків, щоб добиватися більшої результативності від роботи підлеглих. І чим глобальніші задачі, поставлені перед компанією, тим актуальніше стає питання про підвищення ефективності підготовки нарад.

Про підготовку до проведення нарад і участі в них написано немало. Але завжди є нюанси, які практично неможливо врахувати наперед. Звичайно, підготувати всі необхідні документи, підібрати необхідні аргументи для обгрунтовування своєї позиції, постаратися заздалегідь поспілкуватися з учасниками наради, з'ясувати їх думку з питань порядку денний, зрозуміти ступінь привабливості позиції для них, переконливо донести до їх свідомості свою точку зору - все це потрібно виконати якомога більш ретельно. Але є ще і прийоми роботи з ірраціональним знанням, які можна використовувати для індивідуальної підготовки. Назви прийомів не є чимось абсолютним, і цілком можливо, що пізніше придумано щось трохи краще в цьому значенні.

Напередодні важливої наради або за декілька годин до нього керівнику компанії "Центр нерухомості" бажано вибрати час, декілька хвилин, щоб ніхто не турбував, і провести майбутню нараду в думках. Представити в своїй уяві дискусії, які можуть розвернутися по ходу наради, і прийняти участь в уявних діалогах, граючи одночасно ролі всіх учасників. Це допоможе відчути слабі місця своєї позиції, відшліфувати власне аргументування, якоюсь мірою пережити можливі повороти дискусій і підготуватися до них. Найцікавіше полягає в тому, що в подібному "бою з тінями" в свідомості нерідко спливає інформація про можливі аргументи як своїх, так і навіть про аргументи інших учасників наради, яка раніше навіть не усвідомлювалася і тому не бралася до уваги. Прийом дуже нагадує мозковий штурм в індивідуальному виконанні. Але в даному випадку корисні результати можна отримати не тільки в процесі штурму, але і після нього, через деякий час.

Цей прийом не раз допомагав своєчасно знайти власні упущення і більш ефективно підготуватися до майбутнього спілкування.

У ряді систем знань вважається, що в процесі інтелектуальної роботи розум трудиться шляхом перебору раніше відомих варіантів і їх комбінацій. Якщо розум (інтелект) перестає із якої-небудь причини працювати, то з'являється можливість безпосереднього сприйняття знань по конкретній проблемі у вигляді усвідомлення якоїсь інтегральної відповіді з більш глобального інформаційного рівня.

Тому вважається, що мозковий штурм корисний не стільки генерацією варіантів рішення і їх комбінацій, скільки можливістю "натомити" розум і хоч на мить відключити його, щоб безпосереднє ірраціональне знання з більш глобальних рівнів сприйняття проникло в свідомість людини. Тобто, отримати багатство короткочасної медитації. Внаслідок чого приходить відразу або з часом "більш системне, часто нестандартне рішення" проблеми або ідея, де отримати додаткову інформацію.

Тому ще один прийом полягає в тому, щоб так само вибрати спокійний час, сісти і постаратися ці декілька хвилин не думати взагалі. Думки, які, спадатимуть на думку, треба розглядати як зовнішні, сторонні. Треба прагнути не фіксуватися на цих думках, що приходять, не утримувати їх свідомістю, а просто "краєчком" своєї свідомості пасивно спостерігати за ними. Таким чином, поступово розум стає більш спокійним, і з'являється можливість для усвідомлення нових думок, які раніше не могли пробитися в свідомість людини через постійний "шум" звичного потоку рутинних роздумів з приводу маси поточних справ.

Треба відзначити, що одержувана таким ірраціональним шляхом нова і нетривіальна інформація може прийти в голову керівника навіть після завершення цієї невеликої вправи, наприклад через годину або два, або навіть через декілька днів.

Природно, що навики, що поступово придбавалися, такого роду приносять користь не тільки для проведення нарад, але і в інших сферах повсякденного життя.

Рекомендації керівнику компанії "Центр нерухомості" по організації наради:

Сформулювати порядок денний необхідно ясно і чітко. Визначити специфічні питання, які повинні обговорюватися на нараді. Бажано при цьому уникати питань, що допускають зміни або поправки.

Визначити регламент часу для кожного пункту порядку денний і старатися строго його дотримуватися.

Обмежити число присутніх тими, хто може внести свій внесок в обговорювані питання, і тими, хто має повноваження на втілення в життя прийнятих на нараді рішень. Простіше кажучи, ніж більше людей присутні на нараді, тим довше воно триватиме.

Перенести проведення наради негайно після обіду або в кінці дня. Бажання присутніх скоріше піти додому пересилить їх прагнення до багатослівності.

Постаратися уникати планування проведення нарад в своєму власному офісі, це може привести до виникнення виправданні з приводу відволікання уваги самого керівника. Крім того, буде важчим справитися з тими, хто спробує після наради продовжити обговорення з керівником питань повістки дня або яких-небудь інших питань.

Починати нараду в призначене на порядку денному час. Очікування спізнилися може привести до тому, що вони продовжуватимуть спізнюватися і в майбутньому, крім того, це дратуватиме людей, що прийшли вчасно.

Не допускати відходу обговорень убік від питань, що стоять на порядку денний. Якщо вони (питання, які присутні намагаються обговорити) дійсно важливі, їх можна буде обговорити на наступній нараді.

Не потрібно витрачати час на обговорення питань, для яких не вистачає інформації для ухвалення по них рішення. Керівник повинен узяти на себе відповідальність за отримання і доведення бракуючої інформації до присутніх і перенести рішення з таких питань на майбутнє.

По можливості обминати обговорення яких-небудь питань, що не відносяться до порядку денний, в кінці наради. Така техніка дуже часто використовується людьми настільки ледачими, що вони не здатні належним чином підготуватися до обговорення питань, що стоять на порядку денний. Вона може привести до ухвалення неправильних рішень, заснованих на неадекватному розгляді тієї або іншої ситуації. Крім того, вона може привести до тому, що всі зусилля, зроблені з метою дотримання регламенту, будуть зведені нанівець.

Висновок

Підводячи підсумок всьому вищесказаному, хотілося б ще раз звернути увагу на актуальність розподілу робітника часу кожного керівника організації, на його уміння чітко, ясно, швидко доводити інформацію до своїх підлеглих, одержувати всі необхідні відомості від них, ухвалювати своєчасно правильне рішення. Аналізуючи ефективність підготовки до ділової наради з психологічної точки зору, Е.Г. Молл вважає, що частіше всього керівники допускають такі помилки, як відсутність системи в підготовці і проведенні нарад, зайва централізація при ухваленні рішення, перетворююча низові ланки управління у формальних виконавців і позбавляюча їх ініціативи, відсутність конкретного єства в ухвалених рішення, які проходять часто під рубрикою "розібратися", "просити" і т.п.

Як видно з курсової роботи, нарада - процес складний і при його підготовки необхідно враховувати величезна кількість психологічних закономірностей і правил. Об'єктивна ж реальність в даний час примушує всіх керівників організацій повертатися обличчям до проблеми підвищення ефективності своєї роботи, продуктивного використовування кожної хвилини робочого часу.

В ході курсової роботи були вирішені наступні задачі:

Розглянуті поняття, єство і типи ділових нарад;

Розібраний процес підготовки наради: формування повісті дня, визначення складу учасників наради, підготовки необхідних документів, вибору приміщення для наради;

Дана характеристика компанії "Центр нерухомості";

Дана оцінка підготовки і планування нарад керівником ріелторської компанії "Центр нерухомості";

Розроблені заходи щодо вдосконалення процесу по підготовці керівника до ділової наради в компанії "Центр нерухомості".

Успіх наради на 90% залежить від якості його підготовки. Будь-хто, навіть найкоротша нарада, від попереднього опрацьовування тільки виграє.