101733 (705966), страница 2
Текст из файла (страница 2)
В крупних установах до нарад з найважливіших питань складається довідка по їх істоті, в якій указується причина і мета постановки питання на обговорення. Разом з довідкою може бути запропонований проект рішення.
Якщо в нараді бере участь велика кількість людей, керівників філіалів, дочірніх компаній або представників сторонніх організацій, то розсилаються запрошення (сповіщення) на нараду. Як правило, такий документ складається з:
обіг;
інформації про дату, місці і часі проведення;
порядки денний;
пропозиції взяти участь;
прохання про підтвердження участі в нараді.
Запрошення (сповіщення) підписують осіб, що відповідають за підготовку заходу.
Від виду наради залежить і вид документа, який повинен бути розісланий учасникам. Як правило, це:
запрошення (сповіщення) про проведення наради, оформлене на фірмовому бланку організації, або
порядок денний в тій формі, яка прийнята на підприємстві.
Порядок денний повинен розсилатися за декілька днів до початку заходу (звичайно за 3–5 днів), щоб у його учасників була можливість підготуватися. До неї прикладаються матеріали, що підлягають обговоренню (проекти докладів з кожного питання, інформаційні матеріали, представлені відповідальними виконавцями). Така супровідна документація може бути розісланий пізніше - за 1–2 дні до зустрічі. В цьому випадку слід враховувати реальне співвідношення об'єму інформації, з яким необхідно ознайомитися, і часу, що залишився.
Організаторам наради потрібно не тільки розіслати запрошення (або порядки денний) учасникам, але і підтримувати зворотний зв'язок. Слід уточнити, чи зможуть вони бути присутній, чи необхідна їм наявність технічних засобів.
1.2.3 Підготовка документів для проведення наради
Перед розсилкою учасникам матеріалів, які обговорюватимуться на нараді, слід звернути увагу на їх оформлення.
Так, 10–15 сторінок суцільного тексту, набраного дрібним шрифтом, ніхто читати не буде. Тому не варто економити на своїх співробітниках і використовувати оптимальний розмір шрифту - 12. Більш дрібний текст можна використовувати, наприклад, для посторінкових виносок. Виділяти фрагменти тексту краще різними зображеннями (курсивом, жирним) або підкресленням.
Головне, щоб вибрана логіка форматування матеріалу не порушувалася в межах одного документа, і бажано, щоб вона дотримувалася (хай навіть з невеликими відступами) в межах всього комплекту матеріалів.
Виступи учасників можуть підкріплюватися письмовими докладами. Відзначимо, що доклад є одним з найдовших ділових документів. Його написання відноситься до навиків, необхідних для успішної кар'єри. Тому можна дати декілька основоположних рекомендацій по складанню тексту докладу. Він повинен бути:
коротким, наскільки дозволяє зміст і мету;
зрозумілим (простим, а не заплутаним);
логічним;
структурованим.
Дуже часто мета написання докладу полягає в тому, щоб зробити на читачів певний вплив: переконати їх прийняти певну точку зору, змінити власну думку або зробити конкретні дії. Доклад повинен бути адресований наперед обкресленій групі, містити переконливі аргументи і передбачати можливі заперечення.
Крім докладів, до наради готуються інформаційні матеріали, які використовують виступаючі. Існує велика кількість наочних засобів. Наприклад, два прості графіки можуть бути ефективно одного складного, причому їх легше і швидше побудувати. Сучасна комп'ютерна техніка дозволяє включати в доклад безліч графічних зображень аж до кольорових ілюстрацій.
1.2.4 Вибір і підготовка приміщення для наради
Приміщення, призначене для проведення наради, повинне бути наперед підготовлено.
Його потрібно провітрити або за декілька годин включити систему кондиціонування.
Стільці слід акуратно розставити, а їх кількість повинна бути на 1–2 більше, ніж заплановане число учасників і запрошених. Адже під час обговорення може терміново знадобитися запросити кого-небудь із співробітників. Тоді їм буде куди сісти.
На столах повинні бути письмові обладнання (ручки, олівці і листи паперу формату А4 або зручні блокноти А5 або більшого формату). Вітається використовування канцтоварів з фірмовою символікою.
На столах розміщується мінеральна вода і стакани, які ставляться вверх дном на серветки, а їх кількість повинна бути на 1–2 більше, ніж присутніх.
Якщо для наочності використовуються маркерні дошки, необхідно передбачити наявність декількох різнокольорових маркерів, а також наперед просочити так звану "пралку спеціальною рідиною".
У разі використовування технічних засобів їх необхідно встановити наперед, ознайомитися з правилами експлуатації і перевірити працездатність, обов'язково слід передбачити можливість підключення ноутбуків. При використовуванні слайдів необхідно забезпечити їх наявність на нараді, розмістити проекційний екран так, щоб його було видне всім присутнім.
Може бути потрібно і більш екзотичне устаткування. Наприклад, на харчових підприємствах можливо проведення дегустації якого-небудь продукту і порівняння його з продуктами конкурентів. В цьому випадку необхідно передбачити наявність одноразового посуду для кожного учасника.
В деяких компаніях в цілях безпеки не дозволяється приносити на наради мобільні телефони. В цьому випадку слід передбачити можливість їх зберігання у секретаря керівника.
Розділ 2. Підготовка керівника в ріелтерскої компанії "Центр нерухомості" до ділової наради
2.1 Характеристика ріелтерскої компанії "Центр нерухомості"
Компанія "Центр нерухомості" працює на ринку Самари нерухомості більше 7 років. За цей час компанія міцно завоювала одну з лідируючих позицій. Колектив компанії "Центр нерухомості" - це висококваліфіковані співробітники, досвід і професіоналізм яких гарантує високу якість послуг. В даний час в місті працює шість представництв компанії. Стратегічний план розвитку компанії передбачає відкриття нових представництв. Система управління компанії збудована таким чином, що відбувається постійна взаємодія всіх структурних підрозділів здійснюється повний контроль за діями співробітників в кожному офісі.
Компанія "Центр нерухомості" входить до складу Російської гільдії ріелторів і Поволзької гільдії ріелторів, строго дотримує кодекс професійної етики. Якість послуг компанії "Центр нерухомості" підтверджена Сертифікатом відповідності, видаваним Російською гільдією ріелторів. Володарем такого документа є тільки 7 компаній в Самарі і 3 - в Тольятті. Професійна відповідальність компанії "Центр нерухомості" застрахована. Якщо клієнт цінує чіткість і ясність в питаннях, що стосуються покупки або продажу нерухомості, якщо набір вимог до якості послуг і чистоти операції високі, то "Центр нерухомості" - сама гідна компанія. Кожний об'єкт нерухомості, що знаходиться в управлінні компанії "Центр нерухомості", проходить перевірку юридичної чистоти.
Один з найважливіших принципів роботи компанії "Центр нерухомості" - це турбота про інтереси клієнтів. Саме тому більше половини клієнтів - це ті, хто звертається по рекомендаціях друзів і знайомих або ті, хто звертався раніше. "Оперативність, уміння вирішувати найскладніші задачі, пошана до клієнтів" - це відгуки більшості людей, що скористалися послугами фахівців компанії.
2.2 Підготовка і планування нарад керівником ріелтерскої компанії "Центр нерухомості"
В процесі управління компанії "Центр нерухомості" часто доводиться стикатися з такими задачами, рішення яких неможливе без залучення багатьох фахівців, обміну думками і інформацією по виникаючих проблемах. Обговорення таких питань проводиться на нарадах.
Оскільки в ухваленні рішень задіяно багато працівників, такий вид управлінської діяльності є найдорожчим. Вартість наради складається із заробітку всіх його учасників, заробітку готуючих і обслуговуючих його працівників, витрат на відрядження, витрат на орендувати приміщення, апаратуру і інших невигідних витрат.
Причини порожньої витрати часу і засобів частіше за все полягають "попросту в тому, що багато нарад незадовільно підготовлено і організовано, невміло проведені і незадовільно підсумовані".
Тому нарада повинна бути підготовлений керівником компанії "Центр нерухомості" особливо ретельно з детальним опрацьовуванням всіх організаційно-технічних заходів, як по організації, так і його проведенню.
В ріелтерської компанії "Центр нерухомості" нараді проходять не частіше, ніж 2 рази на місяць, в головному офісі, в компанії існує регламент проведення засідань, де визначена періодичність засідань і всі процедури підготовки і проведення з вказівкою посадовців, що відповідають за кожну процедуру.
Починається робота по підготовці наради з вказівки керівника про необхідність його проведення, що виносяться на нього питаннях і передбачуваних учасниках, час і місце проведення.
Призначається звичайно нарада керівником компанії "Центр нерухомості" на початок робочого дня, щоб не розбивати робочий день, ритм роботи, не примушувати людей перемикатися з одного виду діяльності на іншій. Крім того, керівник повинен відразу обдумати місце проведення наради. Оперативні наради з невеликою кількістю учасників часто проводяться в кабінеті у керівника. Якщо нарада дуже важлива і з великим числом учасником, то воно проводиться в спеціальному приймальному залі головного корпусу компанії "Центр нерухомості".
Керівника визначає порядок денний. Порядок денний - це перший документ, який складається при підготовці наради.
На порядку денному керівник указує питання, що виносяться на обговорення, прізвища, ініціали і посаду осіб, що докладають кожне питання.
Список учасників - це другий документ, який готується до наради.
В компанії "Центр нерухомості" на наради запрошуються тільки ті, без кого не можна обійтися. Це працівники, яких безпосередньо торкаються дані питання, і виконавці рішень або співробітники, що мають свій в розпорядженні спеціальні знання або мають досвід в рішенні аналогічних проблем.
Чіткої організації роботи в компанії "Центр нерухомості" сприяє складання керівником списку по певній формі, в якій наперед можна передбачити всі відомості, необхідні згодом для контролю за ходом підготовки і проведення наради.
При необхідності список можна доповнювати іншими питаннями. Коли керівником визначений порядок, список учасників, час і місце проведення наради денний, всі ці дані передаються секретарю, який повинен буде оповістити всіх учасників. Сповіщення учасників наради проводиться завчасно, щоб вони могли спланувати свій робочий день, перенести при необхідності справи, підготуватися до наради. В процесі сповіщення одночасно уточнюється і список учасників наради. В компанії "Центр нерухомості" сповіщення всіх учасників проходить по телефону.
Для успішного проведення наради в компанії "Центр нерухомості" велике значення має своєчасна підготовка, розмноження і розсилка учасникам документів, намічених для обговорення. До таких документів, перш за все, відносяться доклади або повідомлення основного керівника або іншого доповідача.
В компанії "Центр нерухомості" великі доклади практично не зачитуються. Учасникам наради роздають їх текст і, тому керівник в обмежені тимчасові рамки підкреслює лише самі основні положення свого виступу. Крім того, наперед готуються і розмножуються інформаційно-довідкові документи, що дозволяють глибше вникнути в дане питання - звіти, таблиці, графіки, довідки, економічні розрахунки, плани, огляди і т.д.
Керівнику компанії "Центр нерухомості" крім підготовки наради необхідно зібрати і проаналізувати необхідну інформацію для виступу, який він припускає зробити.
Найважливіше місце в підготовці наради в компанії "Центр нерухомості" займає складання проекту рішення з обговорюваного питання або проектів підсумкових документів. Саме для ухвалення цих рішень і затвердження підсумкових документів і збирається нарада. Наявність проектів дозволяє глибше вникнути в документи, внести правки, оперативно їх обговорити. Керівник зобов'язаний запитати проекти рішень від співробітників, що готують питання, і організувати їх оформлення.
Готуючи нараду, керівник компанії "Центр нерухомості" з'ясовує фінансові витрати, необхідні для його проведення: орендувати приміщення і демонстраційних засобів, покупка канцелярських обладнань, кольорів, води, організація кави-паузи і т.д. Розмноження інформаційних матеріалів для учасників наради також може бути істотною статтею витрати.
На підготовчому етапі керівник визначає загальний об'єм робіт під час обслуговування наради і у разі потреби вносить пропозицію про створення робочої групи по підготовці наради. Ретельно обмірковується склад групи, хто із співробітників яку роботу повинен виконати, в який час кожний з них буде задіяний в обслуговуванні наради: зустріч, реєстрація, організація кави-паузи, покупка канцелярських обладнань, води і кольорів, технічне обслуговування наради і т.д.
Для великих нарад, особливо з участю іногородніх може бути продуманий культурна програма: відвідини театрів, виставок, музеїв, екскурсії по місту, пам'ятним місцям і т.п. Програма розписується по днях наради, а кількість учасників кожного пропонованого заходу уточнюватиметься в день реєстрації. Звичайно за культурну програму відповідає спеціально виділений співробітник. Можна культурну програму запропонувати шляхом запрошення в день реєстрації виїзних театральних касирів і розвішуванням музейно-виставкових плакатів-реклам, що також треба спланувати наперед.
Таким чином, при підготовці керівника до наради в компанії "Центр нерухомості" можна виділити питання:
1 Вироблення порядку денний, визначення круга учасників і часу наради;
2 Визначення місця наради (вибір приміщення);
3 Сповіщення учасників наради:
А) складання запрошення;
Б) передача запрошення.
4 Уточнення списку учасників;
5 Підготовка матеріалів для розгляду на нараді:
А) основного повідомлення;
Б) довідково-інформаційних матеріалів;
В) проекту рішення.
6 Організація робочої групи наради і розподіл обов'язків;
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
