DEL (Организация секретарской службы)

Организация секретарской службы

Основной задачей секретарской службы является документационное и организационное обеспечение деятельности органи­зации (подразделения) и ее руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности. В соответствии с объемами работ секретарская служба может исполняться одним лицом или группой лиц, например секретариатом. Если секретарские обязанности выполняет группа лиц, то составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица, за которыми они закрепляются. Предусматривается также выполнение операций за отсутствующих по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и т.п.) другими сотрудниками данного подразделения.

Все операции, выполняемые секретарской службой, разделяются на две группы: документационные и организацион­ные.

В состав документационных операций входят:

1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2. Прием и отправка исходящих документов.

3. Прием документов от работников организации:

для передачи на рассмотрение руководству;

для изготовления документов по установленной форме

(на бланках, машинописным способом и т.п.);

для копирования и размножения.

4. Передача работникам организации документов:

поступивших от руководства с резолюциями;

направляемых в соответствии с имеющимся в организа­ции указателем распределения поступающих документов;

поступивших после изготовления, копирования (раз­множения).

5. Контроль за исполнением документов и поручений руко­водства.

6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8. Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего ме­ста.

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников ор­ганизации.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

5. Подготовка служебных командировок руководства.

6. Подготовка совещаний, заседаний.

7. Подготовка материалов по указанию руководства. Входящие документы могут поступать к секретарю следу­ющими путями:

1. От специализированных делопроизводственных подраз­делений организации (например, от канцелярии, отдела пра­вительственной почты и т.п.).

2. От учреждений связи.

3. От отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и сторонних организаций.

4. От отдельных граждан.

В ходе приема документов, поступивших от специализи­рованных подразделений, проверяется наличие регистрационно-контрольных карточек к этим документам, соответствие заполненных реквизитов содержанию документа, правиль­ность направления документов в данную организацию.

В ходе приема документов, поступивших от учреждений связи и т.д., проверяется наличие содержимого в конвертах, правильность адресования документа. В случае обнаружения недостачи вложений или неправильного адресования составля­ются соответствующие акты, направляемые адресатам в уста­новленном порядке.

Регистрация входящих документов осуществляется после их приема от специализированных делопроизводственных подразделений или от учреждений связи, от специальных курьеров из родственных и сторонних организаций.

Регистрация в зависимости от объемов поступления может вестись в журналах или на регистрационно-контрольных кар­точках. В формах журналов и карточек должны быть предус­мотрены следующие графы: входящий номер и дата поступ­ления документа; корреспондент (наименование организа­ции, фамилия и должность лица, подписавшего документ, а в телеграммах — место составления); дата и номер самого до­кумента; краткое содержание документа и его вид (для запи­си этого реквизита отводится не более пяти строк при одном межстрочном интервале; в тексте не следует употреблять латинские буквы, знаки переноса и номера; при необходимо­сти знак номера обозначается HP); количество листов основ­ного документа и приложений к нему.

Количество регистрационно-контрольных карточек к до­кументам определяется инструкцией по делопроизводству конкретной организации.

Для ускорения документационных операций в организаци­ях следует разрабатывать дополнительные справочно-информационные документы, в число которых входят: перечень документов, не подлежащих регистрации; указатель распре­деления документов, поступающих в Организацию.

В состав перечня документов, не подлежащих регистрации, следует включать (примерно) следующие виды документов:

повестки, извещения о проведении коллегий, заседаний и т.п.; письма подведомственных организаций, присланные в копии для сведения об исполнении поступивших в их адрес распорядительных документов; поздравительные письма, те­леграммы и открытки; статистические отчеты по формам Госкомстата СССР; прейскуранты и каталоги; нормативные документы Госстандарта и его органов; ведомственная техни­ческая литература; рекламные материалы и т.д. Указатель распределения содержит перечень направлений работы орга­низации с указанием должностных лиц, ответственных за вы­полнение работ по этим направлениям. Например, вопросы строительства — заместитель директора по строительству; вопросы транспорта — помощник директора; вопросы науч­но-исследовательских разработок — главный инженер.

Все документы подобного рода должны быть согласованы с заинтересованными лицами и утверждены руководством организации. После предварительного разбора поступивших документов секретарь организует их доставку по назначению. Такая доставка осуществляется следующими путями: через имеющуюся курьерскую службу; путем вызова специалис­тов; личной доставкой; использованием технических средств (например, пневмопочтой).

Документы, требующие рассмотрения непосредственно руководством организации, представляются в соответствии с имеющимися регламентами (например, в течение 2 ч с мо­мента поступления, во второй половине дня и т.п.). При этом необходимо учитывать сроки предполагаемого исполнения входящих документов (например, документы, поступившие от высших инстанций, следует передавать на рассмотрение немедленно после их поступления). По возможности (или по указанию руководства) секретарь при передаче документов прилагает к ним справки о наличии документов по данному или схожему вопросам, ранее исполнявшимся в организации. К Подготовке этой справки можно привлекать специалистов

из подразделений организации. В случае наличия более расши­ренных комплексов материалов по рассматриваемому вопро­су (например, дела) их также следует представлять руково­дителю. Секретарь может также обратиться к руководителям подразделений с информацией о поступлении документа по тематике работы данных подразделений. Целесообразно осу­ществлять предварительный подбор (при помощи специали­зированных подразделений, например отдела стандартизации, научно-технической библиотеке и т.п.) справочно-информационных материалов, необходимых для работы с поступившими документами. Подбором справочно-информационных мате­риалов для работы руководителя секретарь занимается посто­янно.

Передаваемые на рассмотрение руководству документы вместе с подобранными к ним материалами следует дометать в папки со специальными надписями (например, на рассмотрение), в которых должна проставляться дата передачи доку­ментов.

После получения документов от руководства секретарь вносит в регистрационно-контрольные карточки соответствующих документов следующие сведения:

резолюцию руководителя (записывается под текстом крат­кого содержания документа, отделяемого от него словом «резолюция» и указанием должностного лица, составившего эту резолюцию);

дату направления документа на исполнение;

наименование структурного подразделения, куда направля­ется документ на исполнение;

фамилию и инициалы должностного лица, которому пору­чается исполнение документа;

установленный срок исполнения;

дату передачи документа на исполнение.

После заложения регистрационно-контрольных карточек документы передаются исполнителям под расписку или в специальном журнале, или на одном из экземпляров карточек, из которых секретарь формирует, комплектует и ведет контрольную картотеку.

Если работа над документом требует участия двух и более исполнителей, то ответственным исполнителем считается должностное лицо, указанное в резолюций первым. При необ­ходимости секретарь может скопировать документ в нужном количестве экземпляров. По требованию ответственного ис­полнителя секретарь предлагает другим соисполнителям представлять ответственному исполнителю материалы, необходимые для обобщения и подготовки ответа. Передача документов на исполнение от одного должностного лица другому должна проводиться только через секретаря, который делает отметки об этом в регистрационных документах. В ходе приема и регистрации исходящих документов секретарь проверя­ет соответствие бланка, правильность оформления, наличие виз, подписей и приложений, а также отметок об исполнителе.

Если исходящий документ является ответом на ранее поступивший документ, то в регистрационно-контрольной кар­точке на этот документ делается соответствующая запись, в которой содержатся номер, дата исходящего документа и фамилия подписавшего его лица. На инициативный исходя­щий документ составляется регистрационно-контрольная кар­точка в количестве экземпляров, предусмотренном действую­щей в данной организации инструкцией по делопроизводству. На базе этих карточек составляется и ведется учетно-контрольная картотека.

Отправка исходящих документов в случае отсутствия в организации специализированного подразделения осуществля­ется секретарем в соответствии с почтовыми правилами Минсвязи СССР. Вид почтового отправления (простое, заказное, ценное) и степень срочности предлагаются исполнителем. При­чем секретарь может по согласованию с ним внести изменения в эти предложения (например, изменить форму «ценное» на «заказное» и т.п.). Основанием для таких изменений мо­жет быть отсутствие достаточных средств на почтовые расхо­ды, изменение содержимого отправления и т.д.

На конвертах проставляются почтовые адреса получателя и отправителя. Перед упаковкой (конвертованием) проверя­ется правильность заполнения почтовых реквизитов (в этой связи при наличии группы постоянных адресатов рекомендуется изготовление конвертов или ярлыков с заранее отпеча­танными адресами), наличие приложений. На заказную почту составляются реестры в установленном порядке. При наличии в организации франкировальных, номенклатурно-адресовальных, маркировальных машин эксплуатация их осуществляет­ся секретарем или лицом, ответственным за техническое состояние средств оргтехники во всей организации.

Срочная корреспонденция в пределах данной местности доставляется специально выделяемым сотрудником, делаю­щим запись о вручении в разносной книге.

Прием документов от сотрудников организации секретарь осуществляет в течение всего рабочего дня или по специально­му расписанию в зависимости от характера передаваемой документации. Так, прием документов для размножения может быть регламентирован порядком работы соответствующего подразделения и т.п.

Принимая от работников документы для последующей пе­редачи их руководителю, секретарь обязан выяснить харак­тер выполненной по данному документу работы, а при необ­ходимости предложить исполнителю внести требующиеся до­полнения (например, резолюция требовала помимо составле­ния ответа представления графика работ, а этот график не прилагался к тексту ответа). О результатах передачи доку­мента (принят ли он как исполненный, нуждается в доработ­ке, передан на машинопись и т.п.) секретарь оперативно сооб­щает исполнителю. В этих целях секретарю следует вести со­ответствующие записи в своем рабочем блокноте (оргблокноте и т.п.).

Если работники передают секретарю документы для их последующего машинописного оформления, то необходимо при этом учитывать распорядок работы специализированного машинописного подразделения, степень его конкретной заг­рузки в рассматриваемый период и связанные с этим возмож­ности передачи документов для машинописи. Вместе с тем следует проверить качество черновика с точки зрения соблю­дения правил подготовки документов к машинописи, в част­ности наличие в черновике мест, трудных для зрительного восприятия (например, написанных мелким или неразборчи­вым почерком), а также латинских знаков, формул, сокраще­ний; фрагментов текста, написанных карандашом, зелеными или красными чернилами и т.п. В случае выявления подобных недочетов текст возвращается для переоформления исполни­телю. Желательно направить во все подразделения организа­ции, имеющие отношение к документированию ее деятельнос­ти, краткие памятки с требованиями к черновикам, подлежа­щим передаче в машбюро.