DEL (704048), страница 4

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

Наряду с документационными операциями в комплекс операций секретарской службы входят организационные, в основном касающиеся информационного обеспечения руко­водства.

В обязанности секретаря входит также ведение телефон­ных переговоров, определение целесообразности соединения руководителя с вызывающим его абонентом или фиксирова­ние информации. В случае отсутствия руководителя на осно­вании его указаний секретарь не только фиксирует поступаю­щую в его адрес информацию, но и сообщает о факте отсут­ствия руководителя, ориентировочных сроках его возвраще­ния, а также предлагает обратиться для решения возникших вопросов к тому или иному должностному лицу. При осна­щении рабочего места руководителя автоматическим теле­фонным ответчиком секретарь проверяет качество записан­ной информации, а также переносит ее на бумагу. О всей поступившей в отсутствие руководителя телефонной информа­ции он ставится в известность в письменной или устной фор­ме, телефонограммы докладываются в зависимости от их со­держания оперативно или вместе с другими входящими доку­ментами.

При организации междугородных телефонных переговоров с пунктами, с которыми не установлена автоматическая теле­фонная связь, необходимо заблаговременно осуществить заказ на местном учреждении связи в соответствии с дейст­вующими правилами, получив заранее сведения о желаемой продолжительности переговоров, лицах, с которыми предстоит вести переговоры, времени проведения переговоров с учетом разницы поясного времени. При организации переговоров с пунктами, где имеется автоматическая междугородная связь, секретарь непосредственно на основании полученной информации осуществляет соединение с запрашиваемым або­нентом и извещает об этом руководителя. Учет таких переговоров осуществляется секретарем в отдельном журнале, сведения из которого передаются в бухгалтерию для оплаты в установленном порядке.

Секретарь в соответствии с указаниями руководства может давать по телефону справки о местонахождении организа­ции, ее справочных телефонах, об основных направлениях деятельности и должностных лицах, ведущих эти направле­ния, а также сведения об исполнении тех или иных докумен­тов, поступивших в организацию. Для удобства справочной работы он должен быть обеспечен телефонными справочниками как самой организации, так и организаций вышестоя­щих, подведомственных и родственных, а также телефонами сторонних организаций, наиболее часто контактирующих с данной организацией.

В число организационных операций входит подготовка служебных командировок. В соответствии с устанавливаемой в данной организации регламентацией на секретаря может быть возложена подготовка служебных командировок как руководства, так и других работников организации. В этих регламентах следует предусматривать порядок: составления командировочных заданий; составления приказов (распоря­жений) о проведении командировок; подготовки техничес­кого и финансового отчета о командировках и примерные формы таких документов с образцами их заполнения.

На секретаря может быть возложена обязанность по обес­печению отъезда командируемых, в том числе приобретение билетов в наиболее приемлемые сроки и предварительный заказ гостиниц в местах командирования (если размещение обеспечивает принимающая организация, то ей заблаговременно направляется информация о количестве командируемых и их персональном составе). Секретарь, как правило, изго­тавливает приказ о командировке и командировочные удостоверения, для регистрации которых он ведет специальный журнал, где отмечает номера выданных удостоверений, кому эти удостоверения выданы. Лица, получившие удостоверения, ставят свою подпись, секретарь проставляет сроки убытия и фактического прибытия командированного, делает отметки о сдаче тематического и финансового отчетов. При оформле­нии командировок и- финансовых отчетов по ним следует руководствоваться положениями постановления Совета Ми­нистров СССР от 18 марта 1988г. «О служебных командиров­ках в пределах СССР»'.

Если размер расходов на служебную командировку (рас­ходы по найму жилого помещения и проезду к месту коман­дирования и обратно) известен заранее, то оплата этих расхо­дов с согласия командируемых работников производится без представления подтверждающих документов.

Важным элементом организационной стороны секретар­ского обслуживания является обеспечение личных контактов руководства с посетителями. Такое обеспечение ведется в от­ношении следующих групп посетителей: граждане, сотрудни­ки данной организации, работники родственных и сторонних организаций.

Прием граждан проводится в заранее оговоренные дни и часы, которые фиксируются в объявлениях, помещенных у входа в организацию, на справочно-информационных стендах внутри самой организации и у служебных помещений руко­водства. Сотрудники организации для решения вопросов, не связанных со служебной деятельностью, принимаются руко­водителем наравне со всеми гражданами.

Секретарь ведет предварительную запись граждан на прием, в ходе которой устанавливает правильность обращения имен­но в данную организацию, записывает фамилию, имя и от­чество посетителя, краткое содержание интересующего его вопроса. Все эти сведения фиксируются в специальной книге (журнале) или на карточках, из которых затем формируется картотека, ведущаяся по алфавитному признаку. Секретарь может дополнительно извещать граждан о конкретном дне и часе их приема. В случае неправильного выбора организации для обращения секретарь рекомендует гражданину организа­цию, где наиболее полно может быть рассмотрен интересую­щий его вопрос.

При необходимости секретарь подготавливает для прове­дения приема граждан требующуюся для этого информацию, в том числе документальные материалы по упоминаемым посетителями вопросам, сведения о повторных посещениях.

В ходе приема секретарь обеспечивает соблюдение имею­щейся по предварительной записи очередности и ведет запись решений в книге (журнале) и карточках по итогам перегово­ров руководителя с гражданами. Впоследствии секретарь извещает граждан лично, по телефону или письменно об окон­чательном решении по их вопросам (о сроках исполнения таких документов и контроле за их исполнением упоминается отдельно).

Для приема сотрудников организации дополнительно выде­ляются специальные дни в неделе, декаде, месяце и т.д., например «день открытых дверей», «день открытого письма». Для их проведения не требуется предварительных записей на прием; ведется протокольная запись беседы руководителя с сотрудниками, в ходе которой вопросы решаются оператив­но на месте или оговариваются сроки и формы их решения. Прием руководителем сотрудников данной организации по служебным вопросам проводится в заранее установленные сроки, о чем путем помещения объявлений информируется весь персонал организации. Сведения о порядке приема сот­рудников по служебным вопросам могут включаться также в разного рода регламенты.

Секретарь должен располагать перечнем вопросов, по ко­торым руководитель принимает вне зависимости от установ­ленного времени, а также списком должностных лиц, имею­щих неограниченный доступ к руководителю. При возникно­вении неотложной необходимости контакта сотрудника с ру­ководителем в нарушение существующего порядка секре­тарь информирует об этом руководителя и о его решении сообщает сотруднику. Секретарю целесообразно вести запись поручений и указаний, возникающих по итогам посещений сотрудников.

Посещение сотрудниками руководителя может быть заме­нено его обходом рабочих мест. При необходимости секре­тарь информирует руководство подразделений о предстоя­щем обходе и тех вопросах, которые намечено при этом рас­смотреть. В соответствии с указанием руководителя секре­тарь может вести запись его бесед с сотрудниками во время обхода.

Время приема сторонних должностных лиц (работников родственных и сторонних организаций, в том числе и при­бивших в командировку) предварительно согласовывается. В ходе такого согласования определяются взаимоприемлемые сроки прибытия этих лиц. В случае несанкционированного прибытия работника секретарю следует уточнить интересую­щие того вопросы и целесообразность встречи именно с ру­ководителем организации (ведь тот или иной вопрос может быть решен на уровне конкретного подразделения). Если же вопрос требует решения на уровне руководства, секретарь сообщает о создавшейся ситуации руководителю и информи­рует посетителя о возможности беседы. В случае невозмож­ности оперативного приема посетителя ему сообщается о точ­ной дате и времени возможного приема. Одновременно сек­ретарь записывает данные о посетителе (фамилию, организа­цию, должность, адрес и телефона) и сообщает ему телефоны организации, по которым он может получить дополнитель­ную интересующую его информацию. При наличии у посети­телей командировочных документов, свидетельствующих о направлении их именно в данную организацию, в таких доку­ментах делаются необходимые отметки.

В число организационных операций секретарского обслу­живания входит обеспечение руководства необходимыми канцелярскими принадлежностями (клеем, скрепками, кноп­ками и т.п.), бумагой. При оснащении рабочего места руково­дителя средствами оргтехники секретарь обеспечивает их над­лежащее эксплуатационное состояние и необходимый техни­ческий уход (например, зачехление их после работы, обеспыливание и т.п.), для чего прибегает к помощи сотрудников специализированных подразделений организации, а в случае их отсутствия — к услугам специализированных организаций.

В обязанности секретаря входит также обеспечение нор­мальных условий труда (освещение, температура и т.п.) в рабочем помещении руководителя и на своем рабочем месте.

В комплекс условий труда входят следующие показатели.

Освещенность. Наиболее целесообразно комбинированное освещение — общее для всего помещения и местное для кон­кретного рабочего места. Для местного освещения мощность ламп не должна превышать 75 Вт. Следует также предусмат­ривать оснащение рабочих мест светозащитными шторами. Минимальная норма освещенности равна 300 Лк. Следует учитывать, что окраска помещений в светлые тона за счет бо­лее высокого коэффициента их отражения (до 40% и выше) на 20 — 30% повышает их освещенность без дополнительных затрат.

Микроклимат. Наиболее благоприятными являются температура служебного помещения + 20 - 22°С, относительная влажность воздуха в зимний период 45— 50% в летний период - 50- 55%. Воздух должен быть чистым.

Для обеспечения его чистоты помимо естественной и ис­кусственной (кондиционеры) вентиляции могут применяться бытовые воздухоочистители.

Улучшает состав воздуха, снимает зрительное утомление озеленение служебных помещений, являющееся вместе с тем и эстетическим элементом интерьера. При выборе расте­ний необходимо учитывать размещение служебных помещений относительно строн света, а также температурный режим и влажность воздуха. Цвет и формы растений должны гармо­нировать с цветом окраски помещений и размещенного в них оборудования.

Цветность. Рекомендуется использовать светлые тона цве­товой окраски служебных помещений, например оттенки зе­леного, голубого, желтого и промежуточные.

Шум. Уровень шума не должен превышать 60 дБ. Для понижения шумовых уровней применяются акустическая обив­ка стен, устройство подвесных акустических потолков и установка акустических экранов.

При оснащении рабочего места секретаря техническими средствами, специализированной мебелью и другим оборудо­ванием следует предусматривать возможности для гибкого использования технических средств; максимальной электри­фикации, хранения личных вещей, расстановки рабочих и дополнительных столов и тумб в различной последователь­ности, хранения различных носителей информации, в том чис­ле микрофильмов и магнитных лент, модульного расширения имеющихся столов, шкафов и т.п., а также для создания разных уровней высоты рабочих поверхностей мебели при одной высоте подставки для ног.

Необходимо учитывать также периодичность и трудоем­кость выполняемых секретарем операций, характер и объем документации, с которой он работает, взаимосвязи секретаря с подразделениями организации и со сторонними организаци­ями. Если для размещения посетителей, ожидающих приема, выделяется специальная комната, то она должна находиться рядом с помещением, где располагается секретарь, и иметь достаточное количество конторских стульев, диванов и т.п.

Рабочее место секретаря следует обеспечить справочно-информационными материалами, необходимыми ему для опе­ративной работы, в том числе телефонными справочниками, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическими справочниками, словарями техничес­ких отраслевых терминов, каталогами, проспектами и т.п. Все эти материалы должны иметь яркую и четкую индикацию для ускорений их поиска и храниться в специализированных сред­ствах оргтехники.

При выделении площади для размещения рабочего места секретари необходимо учитывать возможность размещениям посетителей без возникновения помех для нормальной работы секретаря.

При определении площади, необходимой для размещения рабочего места секретаря, следует руководствоваться действующими нормативно-методическими документами (напри­мер, «Строительными нормами и правилами» и т.п.), имея при этом в виду выделение площади для приема и перегово­ров с посетителями не менее 12 м². Ориентировочно площадь для размещения рабочего места секретаря должна занимать от 8 до 24м².

При определении времени работы секретаря учитывается время, в течение которого он выполняет работы, как предус­мотренные, так и не предусмотренные должностной инструк­цией, и время перерывов на отдых и личные надобности. Жёсткой регламентации подлежит время для перерывов на отдых, которое желательно назначать на середину рабочего дня. В течение этого перерыва, который должен длиться от 30 до 60 мин, следует предусмотреть прием пищи и после­обеденный отдых. Желательно также устраивать перерывы для предупреждения утомления до 5 мин после каждого часа работы. График обеденного перерыва секретаря нужно стро­ить с учетом графика такого перерыва у руководителя, но возможно и несовпадение этих графиков.

Многообразие операций секретарского обслуживания тре­бует их регламентационного оформления. В этих целях сле­дует разрабатывать должностные инструкции для секретарей с учетом действующих регламентов работы в данной органи­зации. Такие инструкции как правило, должны включать следующие основные разделы: 1) общие положения, 2) осно­вные обязанности, 3) права, 4) ответственность, 5) взаимоот­ношения.

Характеристики

Список файлов реферата