Приложение 1

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор ООО « САНА »

_________ В. В. Иванов

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе ремонта ПЭВМ и порядке технического обслуживания средств ВТ подразделений ООО « САНА ».

1. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СОЗДАНИЯ ОТДЕЛА РЕМОНТА ПЭВМ

1.1. Отдел ремонта ВТ создан в соответствии с приказом директора ООО «САНА» № 224 от 1.02.99 г. с целью обеспечения технического обслуживания и ремонта ПЭВМ, применяемых подразделениями ООО «САНА». Отдел выступает в качестве исполнителя, а держатели вычислительной техники заказчиками работ по обслуживанию.

1.2. Отдел ремонта принимает на обслуживание все ПЭВМ и соответствующие им периферийное оборудование.

1.3. На обслуживание принимается также вся новая техника, приобретенная с согласия отдела ремонта ПЭВМ, с гарантийными обязательствами со стороны поставщика.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ОТДЕЛА РЕМОНТА.

В функции отдела ремонта ПЭВМ входит следующее:

2.1. Организация регламентных работ ПЭВМ по техническому и профилактическому обслуживанию ПЭВМ и комплектующего оборудования.

В профилактическое обслуживание входят следующие виды работ:

• общая тестовая проверка работоспособности ПЭВМ и основных блоков (память, процессор, видеоконтроллер, НМД и НГМД);

• внешний осмотр ПЭВМ и периферийного оборудования с целью выявления видимых неисправностей и условий эксплуатации (отсутствие посторонних шумов, перегрева, проверка вентиляционных отверстий и т.д.);

• протирка, продувка блоков и узлов ПЭВМ, удаление пыли и грязи;

• чистка контактов разъемов спиртом;

• проверка контактных соединений, разъемов, силовых и сигнальных кабелей, проверка креплений плат, панелей, щитков, надежности заземления и т.д.);

• визуальная оценка качества изображения монитора ПЭВМ, регулировка уровней яркости, контрастности и фокусировки;

• чистка головок НГМД;

• проверка работоспособности отдельных устройств ПЭВМ (клавиатура, НГМД, мышь);

• проверка качества печати принтера, чистка, смазка направляющих печатающего механизма, замена красящей ленты, тонера.

• проверка работоспособности отремонтированных ранее блоков, и устранение дефектов, выявленных в предыдущий период эксплуатации, но не потребовавших немедленного ремонта.

• производство сложного ремонта ПЭВМ на базе Исполнителя.

К числу ремонтных (технических) работ относятся:

• разборка ПЭВМ или другого оборудования с последующей заменой плат и съемных блоков;

• замена вышедших из строя радиокомпонентов электронных схем (микросхемы, транзисторы, диоды, резисторы, конденсаторы, дроссели, элементы индикации и т.д.);

• пропайка неконтактов печатного монтажа до получения надежного соединения;

• точная регулировка и настройка параметров электронных схем с применением приборов;

• тестовый прогон плат и блоков на стенде или на работающей ПЭВМ;

• замена, юстировка головок НГМД для достижения совместимости дисководов;

2.2. Осуществление контроля за соблюдением инструкций по эксплуатации;

2.3. Обеспечение Заказчика расходными материалами для печатающих устройств;

2.4. Разработка планов и графиков работы, технического обслуживания и ремонта устройств ПЭВМ и согласование их с Заказчиком;

2.5. Составление заявки на оборудование и запасные части, техническую документацию;

2.6. Внедрение новых методов организации ремонта и обслуживания с применением современной диагностической аппаратуры и проверочных стендов;

2.7. Изучение возможности подключения дополнительных внешних устройств к ПЭВМ с целью расширения технических возможностей.

3. ПОРЯДОК ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СТОРОН.

3.1. Для оперативного решения возникающих вопросов и связи с отделом ремонта в каждом подразделение назначается ответственный за эксплуатацию средств ВТ.

3.2. Представитель отдела ремонта проверяет работу вышеуказанного оборудования и производит регламентные работы по плану-графику с периодичностью и в сроки, согласованные сторонами. Продолжительность регламентных работ (текущих, недельных, месячных, полугодовых) зависит от технического состояния оборудования и может уточняться в процессе эксплуатации.

3.3. Все виды работ, проводимых Исполнителем, в обязательном порядке фиксируются в журнале учета с указанием объема выполненных работ, сроков, возможных замен и росписью ответственного представителя Заказчика.

3.4. В случае возникновения неисправности или неполадок в работе ПЭВМ ответственный за эксплуатацию вычислительной техники представитель Заказчика подает в отдел ремонта заявку по телефону на ремонт с краткой характеристикой неисправности. Исполнитель обязан прислать специалистов по ремонту ПЭВМ не позже следующих суток после получения заявки и дать заключение о состоянии техники.

3.5. Простейшие неисправности устраняются на месте Заказчика. Если неисправность оборудования не удается устранить оперативно, то ПЭВМ подлежит транспортировке в стационарную мастерскую отдела ремонта, о чем Заказчик ставится в известность и составляется сохранная расписка.

3.6. Сроки окончания работ по ремонту и наладке оборудования согласуются с Заказчиком с учетом реального объема работ и загруженности Исполнителя.

3.7. В случае, если по каким-либо причинам ремонт ПЭВМ не может быть произведен силами Исполнителя, для устранения неисправности подыскивается сторонняя организация, с которой заключается соответствующий договор на проведение ремонта.

3.8. По завершении ремонтных и наладочных работ Исполнитель предъявляет Заказчику его оборудование с выполнением тестовой проверки. Заказчик принимает отремонтированную технику, о чем производится соответствующая запись в журнале учета работ. В случае мотивированных претензий Заказчика к качеству предъявленных работ Исполнитель устраняет недоработки вне очереди.

4. ВЗАИМНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН.

4.1. Исполнитель обязан информировать Заказчика пользователя ПЭВМ об условиях нормальной работы средств ВТ и рекомендует обеспечить эти условия:

• стабильное энергоснабжение;

• наличие заземления

• постоянство температуры, влажности, кондиционирование воздуха;

• отсутствие шумов и вибраций;

• отсутствие электромагнитных излучений и радиопомех;

• поддержка чистоты в помещении и на рабочих местах;

• отсутствие пыли и загрязнении воздуха (дым и др. примеси);

Эксплуатация ПЭВМ в недопустимых условиях, отсутствие надлежащего присмотра за оборудованием и возникновение вследствие этого частых неисправностей дает право Исполнителю снять с обслуживания ПЭВМ Заказчика.

Исполнитель несет материальную ответственность за сохранность и комплектацию принятого к ремонту в мастерской оборудования Заказчика.

5. ВОПРОСЫ ФИНАНСИРОВАНИЯ.

5.1. Отдел ремонта ПЭВМ является структурным подразделением ООО «САНА», оплата работ п 2. по техническому обслуживанию ПЭВМ и связанных с ними расходов, оплата вышедших из строя и замененных радиокомпонентов, плат, блоков, узлов (НГМД, НГМЛ, БП, мониторов и вентиляторов) и прочих покупных изделий в результате выполненного ремонта производится из средств ООО «САНА», с учетом реальных цен и расходов Исполнителя.

6. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ.

6.1. Транспортировка ПЭВМ с территории Заказчика к месту стационарной мастерской Исполнителя и обратно производится по договоренности сторон.

6.2. Для контроля качества ремонтных работ и учета произведенных замен устройств не реже 1 раза в полугодие назначается экспертная комиссия из числа специалистов в области эксплуатации ПЭВМ.

Директор ООО «САНА» _______________ В.В. Иванов

Начальник отдела ремонта ПЭВМ _______________ С. П. Семенов

Приложение 2.

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор ООО « САНА »

_________ В. В. Иванов

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь–референт относится к категории специалистов, принимаемых и увольняемых директором организации.

1.2. Основной задачей секретаря–референта является организация и совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности организации.

1.3. Секретарь–референт непосредственно подчиняется директору организации.

1.4. В своей деятельности секретарь–референт руководствуется:

– законодательными актами государства Украины;

– Уставом организации;

– Положением о службе документационного обеспечения;

– Положением о персонале организации;

– приказами (указаниями) руководства организации;

– нормативно–методическими материалами в области документационного обеспечения управления;

– настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря–референта назначается лицо с высшим образованием или со средним специальным образованием и стажем работы по специальности в коммерческих структурах не менее одного года.

1.6 Секретарь–референт должен владеть вопросами:

– перспектив развития организации, ее финансово–хозяйственной деятельности, основных технологических процессов;

– организации работы с документами в фирме, составления установленной отчетности и документации;

– культуры труда и служебной этики;

– применение средств вычислительной и организационной техники;

– охраны труда и техники безопасности.

1.7. На время отсутствия секретаря–референта (нахождение в отпуске, командировке, в случае болезни или по другим причинам) установленные Должностной инструкцией обязанности возлагаются на офис-менеджера в соответствии с распределением обязанностей между сотрудниками организации.

2. ФУНКЦИИ

2.1. Руководство секретариатом

2.2. Информационно–справочное обслуживание по документам организации.

2.3. Обеспечение документирования совещательных органов организации.

2.4. Оперативное обслуживание руководства организации.

2.5. Ведение делопроизводства и его совершенствование.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь–референт должен:

3.1. Определять порядок работы с документами в фирме, разрабатывать сводную номенклатуру дел.

3.2. Организовывать по поручению руководства организации подготовку проектов документов, обеспечивать их оформление и выпуск.

3.3. Организовывать и обеспечивать документационное и организационно–техническое обслуживание работы совещательных органов организации.

3.4. Обеспечивать прием, регистрацию, учет, поиск и хранение документов организации.

3.5. Контролировать выполнение заданий руководства организации по документам, обеспечивающим основную деятельность организации.

3.6. Обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, обработки и использования документов, образующихся в деятельности организации для передачи дел на хранение.

3.7. Совершенствовать формы и методы работы с документами в фирме, ее функциональных службах на основе применения организационной и вычислительной техники.

3.8. Организовывать обучение работников организации по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.

3.9. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству организации.

3.10. Вести прием посетителей.

4. ПРАВА

Секретарь–референт имеет право:

4.1. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах организации.

4.2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручениям руководства организации.

4.3. Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в фирме.

4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.5. Возвращать исполнителям документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения.

4.6. Давать рекомендации функциональным службам по вопросам внедрения новых информационных технологий.

4.7. Разрабатывать и подписывать Положение о секретариате и должностные инструкции секретариата.

4.8. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения отдельных заданий и поручений руководства организации.

4.9 Требовать от руководства организации создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов организации.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

На секретаря–референта возлагается ответственность за:

5.1. Не обеспечение установленного порядка работы с документами в фирме.

5.2. Невыполнение указаний и поручений руководства организации, плана работ и несоблюдение условий труда работников находящихся в его подчинении.

5.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

6. СЛУЖЕБНЫЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Секретарь–референт в процессе своей работы взаимодействует с:

6.1. Руководителями функциональных служб организации — по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, работы совещательных органов, подготовки и представления необходимых руководству организации материалов.

б.2. Службой кадров — по вопросам расстановки кадров, повышения квалификации сотрудников в области работы с документами.

б.3. Службами хозяйственного и технического обслуживания организации — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техник, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.

6.4. С другими коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Качественно новый уровень развития экономики не может быть достигнут без эффективного использования персонала предприятий и фирм всех форм собственности.

Кадровый менеджмент становится одним из важнейших факторов выживания предприятий в условиях рыночных отношений. Порой минимальные вложения и максимальное использование "человеческих ресурсов" позволяют предприятию выиграть в конкурентной борьбе.

Центры управления персоналом необходимы на каждом более или менее крупном предприятии, а роль руководителя этой службы возрастает. Он становится одним из основных руководителей современного предприятия или фирмы.

Кадровое планирование как инструмент целенаправленной и эффективной работы с персоналом является составной частью стратегии и тактики выживания и развития предприятия при рыночных взаимоотношениях. По мере развития личности работника приходится все чаще согласовывать рыночные условия и интересы сотрудников предприятия. Развитие производства все в большей степени нуждается в планировании его кадрового обеспечения.

Эффективному использованию "человеческих ресурсов" предшествуют отбор и подбор персонала предприятия. Этому вопросу уделяется обычно наибольшее внимание в работе центров управления персоналом. Ошибка в подборе кадров влечет за собой цепь непредвиденных осложнений в работе фирмы, связанных с возможным перемещением, а иногда и увольнением сотрудника.

В условиях рыночной экономики все большую значимость приобретает проблема выхода из кризиса трудовой активности работников многих предприятий страны. Разработка и совершенствование стимулов и мотивов к труду выходят за рамки научных и познавательных проблем и все больше ставятся в практическую плоскость как средство в борьбе с конкурентами и выживания в условиях рынка.

Специалисты по управлению "человеческими ресурсами" должны иметь комплексную систему знаний в области социологии, психологии и права. Только в этих условиях кадровик из простого статиста может перейти в разряд управленца в подлинном смысле этого слова.