work (Мастер функций в Excel)

23

Контрольная работа

По дисциплине

программные средства офисного назначения

Вариант 1

Выполнил:

Проверил:

Саратов 2004

АННОТАЦИЯ

Контрольная работа студента на тему "мастер функций, назначение и работа с ним" имеет объём 19 листов. Текст работы содержит 1 таблицу , 5 рисунков и 2 приложения.

При написании было использовано 7 источников.

Структура выглядит следующим образом. Работа состоит из введения, пяти глав и заключения.

В первой главе рассматриваются основные понятия, используемые при работе с Excel: рабочая книга, лист, ячейка.

Во второй главе даётся краткая характеристика самого понятия функция и происходит ознакомление с мастером функций.

В третьей главе рассматриваются основные принципы работы мастера функций.

В заключительных главах находится обзор некоторых формул, представленных в мастере формул, и описывается возможность их редактирования.

Заключение содержит выводы по контрольной работе.

План

Введение 4

1.Рабочая книга. Лист. Ячейка 5

2. Понятие функции. Мастер функций 6

3. Работа с мастером функций 7

4. Редактирование формул 10

5. Различные виды функций 10

Заключение 19

Список литературы 20 Вопрос 2. Расчет заработной платы 21

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире персональных компьютеров электронные таблицы, подобные Excel 2002, стали таким же обычным явлением, как текстовые процессоры и компьютерные игры. Однако это не означает, что их хорошо знают и эффективно используют.

Как нам уже известно, Excel является организатором любого типа данных - числовых, текстовых и других - и поскольку в данной программе имеется множество вычислительных возможностей, то зачастую пользователи обращаются к ней, когда необходимо создать таблицы для финансовых расчетов.

Не меньшей популярностью пользуются и возможности Excel, которые служат для построения диаграмм, любых видов, и графиков. Excel без труда превращает скучные черно-белые стоки и столбцы в яркие и красочные графики и диаграммы.

Помимо всего выше сказанного, не следует упускать из виду тот факт, что Excel – превосходный хранитель баз данных и создатель таблиц. Именно по этому данная программа как нельзя лучше подходит для отслеживания информации о продаваемых товарах, обслуживаемых клиентах и т.п.

Как мы видим, возможности Excel 2002 очень велики и для их рассмотрения потребовалось бы много времени, но данная задача перед нами и не стоит: в этой работе мы обратим свое внимание на мастера функций, узнаем его назначение и порядок работы с ним.

1.Рабочая книга. Лист. Ячейка

Прежде, чем мы перейдем непосредственно к теме данной работы необходимо, на мой взгляд, вспомнить те понятия с которых, собственно и начинается работа с программой Excel. Итак, каждый файл Excel называется рабочей книгой. То есть, рабочая книга – это документ (файл), который мы открываем, сохраняем, копируем, удаляем… Каждая рабочая книга содержит три листа рабочих таблиц. Для того чтобы ориентироваться в них, в Excel предусмотрены ярлыки с именами рабочих листов от Лист1 до Лист3, похожие на закладки на обрезанных полях блокнота. Каждый лист в рабочей книге, в свою очередь, разбит приблизительно на 16 миллионов ячеек, в каждую из которых можно вводить данные.

Рис. 1 Экран программы Excel 2002

На рисунке 1

Как мы видим, на рисунке 1 по краям рабочей таблицы Excel находится рамка с обозначениями строк и столбцов: столбцам (всего их 256) соответствуют буквы, а строкам – числа (от 1 до 65536). И столбцы и строки имеют большое значение, поскольку именно они составляют адрес ячейки, например А1. Подобная система адресации ячеек – это пережиток, унаследованный от VisiCalc. Но, кроме системы А1, Excel 2000 поддерживает еще более старую, но в тоже время более корректную систему адресации ячеек R1C1. В ней пронумерованы и строки (rows) и столбцы (columns) рабочей таблицы, причем номер строки предшествует номеру столбца.

Таким образом, когда мы открываем любой файл Excel, в нашем распоряжении оказывается 50331648 ячеек. Но если этого окажется мало, то к рабочей книге можно добавить дополнительные листы рабочих таблиц, в каждой из которых 16777216 ячеек.

2. Понятие функции. Мастер функций.

Итак, при помощи Excel можно анализировать большие массивы данных, создавать формулы из нескольких простых арифметических операций – сложения, вычитания, умножения и деления… Но вместо того, чтобы создавать с нуля сложные формулы с различными замысловатыми комбинациями этих операций, можно воспользоваться функциями Excel.

Функция – это заданная формула, выполняющая определенный тип вычислений. Для того чтобы воспользоваться функцией, необходимо предоставить ей все необходимые для вычисления величины – аргументы функции. Как и в случае с простыми функциями, аргументы большинства функций можно ввести тремя способами, а именно:

• Как числовое значение (например, 89 или – 5,76),

• Как координату ячейки (это наиболее распространенный вариант),

• Как диапазон ячеек (например, С3:F3).

Каждая функция должна начинаться со знака равенства (=), в противном случае Excel воспримет ее как текст. После знака равенства вводится имя функции, а затем вводятся все аргументы, необходимые для вычисления, причем все аргументы заключаются в круглые скобки.

После того, как введен знак равенства, имя функции и левая круглая скобка можно щелкнуть на ячейке (либо диапазоне ячеек), содержание которой будет использоваться в качестве первого аргумента функции, а не набирать координаты вручную.

Когда последний аргумент введен, следует набрать правую круглую скобку, чтобы обозначить конец списка аргументов. Затем необходимо щелкнуть на кнопке ВВОД в строке формул, или нажать , или клавишу управления курсором – и функция будет вставлена в ячейку, куда Excel занесет результат вычислений.

3. Работа с мастером функций

Безусловно, функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке. Однако Excel предоставляет на стандартной панели инструментов кнопку Вставка функции. В открывшемся диалоговом окне (см. рис.2) Мастер функций – шаг 1 указывается нужная функция, затем Excel выводит диалоговое окно Аргументы функции, в котором необходимо ввести аргументы функции (рис. 3).

Вернемся вновь к первому диалоговому окну, рис. 2, здесь содержится три списка: Поиск функции, Категория и Функция. Причем Excel автоматически выбирает категорию функций 10 недавно использовавшихся, а в списке Функция отображает функции, к которым пользователь чаще всего обращается.

Если необходимой функции нет в списке, то необходимо выбрать соответствующую категорию из списка, а именно:

• 10 недавно использовавшихся,

• полный алфавитный перечень,

• финансовые,

• дата и время,

• математические,

• статистические,

• ссылки и массивы,

• работа с базой данных,

• текстовые,

• логические,

• проверка свойств и значений.

После того, как выбор будет сделан в пользу одной из функций, в нижней части диалогового окна Выбор функций появится описание выбранной функции и ее аргументов. Итак, когда вы уже окончательно определились с выбором функции необходимо нажать ОК.

Происходящее далее рассмотрим на конкретном примере. Из списка функций мы выберем СУММ и как только мы это сделаем, программа внесет в ячейку =СУММ(), а в диалоговом окне Аргументы функции появятся поля, куда необходимо вести ее аргументы.

Чтобы выбрать аргументы, поместим точку вставки в поле Число1 и щелкнуть на ячейке электронной таблицы (или перетащить мышь, выделив нужный диапазон). После этого в текстовом поле Число1 появится адрес ячейки (либо адрес диапазона) и одновременно в окне справа – числовое значение, введенное в эту ячейку, а также внизу диалогового окна после слова Значение отразится итоговое значение функции.

В пользователя всегда есть возможность уменьшить диалоговое окно до размера поля Число1 и кнопки максимизации. Для этого достаточно щелкнуть по кнопке минимизации, находящейся справа от поля. Есть возможность и просто перетащить окно на другое место.

Если необходимо просуммировать содержимое нескольких ячеек, либо диапазонов, то нужно нажать клавишу или щелкнуть в поле Число2 чтобы переместить в него курсор (Excel реагирует на это

Рис. 2. Выбор функции

Рис. 3. Диалоговое окно Аргументы функции

списка аргументов – появляется текстовое поле Число3). В поле Число2 указываем вторую ячейку (или диапазон).

Когда будут указаны все ячейки или диапазоны для суммирования, щелкаем кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Аргументы функции и внести СУММ в текущую ячейку.

4. Редактирование формул

В Excel есть кнопка Изменить формулу, позволяющая редактировать формулы (прежде всего те, в которых содержаться функции) непосредственно в строке формул. Чтобы воспользоваться этой кнопкой (она обозначена знаком равенства и расположена непосредственно перед содержимым текущей ячейки, отображенным в строке формул), необходимо выбрать ячейку, содержащую формулу.

После щелчка на кнопке Изменить формулу Excel открывает диалоговое окно Аргументы функции, в котором можно отредактировать аргументы, указав новые ссылки на ячейки или диапазоны ячеек в текстовых полях Число1, Число2 и т.д. если необходимо заменить текущий аргумент, то его необходимо выделить, а затем удалить, нажав клавишу , и лишь после этого вводить новое значение аргумента.

Когда редактирование формулы будет завершено, щелкните на кнопке ОК или нажмите , чтобы закрыть диалоговое окно редактирования аргументов. Преобразовать формулу и обновить значение функции в ячейке.

5. Различные виды функций

Завершая рассказ о функциях, мы рассмотрим некоторые из них более подробно. Итак, один из инструментов это Автосумма, он находится на стандартной панели инструментов (обозначен греческой буквой ). Этот инструмент не только вводит функцию СУММ, но и выбирает диапазон ячеек текущего столбца или строки, содержимое которых, как он полагает, пользователь намерен просуммировать, и автоматически задает их в качестве аргументов функции. Но главное то, что в девяти случая из десяти Excel точно выбирает диапазон ячеек для суммирования.

Итак, по умолчанию Автосумма помещает в текущую ячейку функцию СУММ, однако это можно изменить. Чтобы с помощью этого инструмента можно было поместить другую функцию (СРЗНАЧ, МАКС или МИН), необходимо щелкнуть на кнопке со стрелкой вниз справа от него и выбрать в раскрывающемся меню имя нужной функции. При щелчке на кнопке Дополнительно Excel откроет диалоговое окно Вставка функции.

Немаловажно, при работе с таблицами и то, что после вставки функции в ячейку, имеется возможность использовать средство Автозаполнение для копирования этой формулы в последующие ячейки, перетащив маркер заполнения вправо до конечной ячейки, а затем отпустив кнопку мыши.

Помимо автосуммирования пользователями часто используются и другие функции. Остановимся на некоторых из них.

Иногда требуется вычислить среднее значение. Здесь можно выделить несколько случаев:

1. Вычисление среднего значения ячеек, расположенных непрерывно в одной строке или одном столбце. Для этого необходимо сделать следующие шаги

   • Выделите ячейку снизу или справа от чисел, среднее значение которых требуется найти.

   • Нажмите на панели инструментов Стандартные стрелку рядом с кнопкой Автосумма, а затем выберите команду Среднее и нажмите клавишу ВВОД.

2. Вычисление среднего значения ячеек, расположенных вразброс. Для выполнения этой задачи используется функция СРЗНАЧ, которая возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов. Причем аргументов может быть от 1 до 30, и они должны быть либо числами, либо именами, массивами или ссылками, содержащими числа.

3. Вычисление среднего взвешенного значения. Для этого используются функции СУММПРОИЗВ и СУММ. Итак, функция СУММПРОИЗВ перемножает соответствующие элементы заданных массивов и возвращает сумму произведений. Массивов, чьи компоненты нужно перемножить, а затем сложить может быть от 2 до 30 массивов.

Однако следует помнить, что аргументы, которые являются массивами, должны иметь одинаковые размерности. Если это не так, то функция СУММПРОИЗВ возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!. А также то, что СУММПРОИЗВ трактует нечисловые элементы массивов как нулевые.

Функция СУММ, как уже упоминалось выше, суммирует все числа в интервале ячеек. Причем, учитываются числа, логические значения и текстовые представления чисел, которые непосредственно введены в список аргументов.