Курсовая работа: Процесс создания комплекса документов в MS Word при помощи функции слияния на примере ООО "Актив"

Процесс создания комплекса документов в MS Word при помощи функции слияния на примере ООО "Актив"

Содержание

• Запускаем приложение MS Word 2007 (Пуск/все программы/Microsoft office/ Microsoft Word).
• В группе «Начать слияние» на вкладке «Рассылки» выбираем пункт «Начать слияние», а затем пункт «Пошаговый мастер слияния».
• Откроется область задач «Слияние», в которой представлен Этап 1. Выбираем тип документа – «Письмо», «Далее».
• Этап 2 (необходимо выбрать один из вариантов):
• Выбираем текущий документ. Заполняем и форматируем его вручную. «Далее».
• Выбираем шаблон. Затем «Выбор шаблона», в появившемся окне выбираем необходимый шаблон и жмем «ОК». «Далее».
• Выбираем существующий документ. Из предлагаемого списка ранее использованных документов, выбираем нужный, открываем. «Далее».
• Этап 3. Выбор получателей (необходимо выбрать один из вариантов):
• Использование списка. Нажимаем «Обзор» и указываем путь к списку данных (например, таблица Excel).
• В появившемся диалоговом окне, откроется список получателей, котрые были в указанном источнике данных. В данном окне мастер предлагает произвести со списком следующие операции: сортировка и фильтрация (отбор записей и сортировка по возрастанию/убыванию), найти повторения (автоматический поиск повторяющихся записей), найти получателя, проверить адресата (необходимо установить специальную программу).
• Также список можно сортировать вручную (это удобно, когда в списке мало записей). Для этого необходимо очистить или наоборот установить маркер (галочку) напротив каждой записи.
• Если список используется полностью, то ничего не нужно делать, жмем на «ОК». «Далее».
• Контакты Outlook. Нажимаем «Выбор папки контактов» и выбираем необходимую папку контактов (технология работы со списком аналогично предыдущему пункту), жмем «ОК». «Далее».
• Создание списка. Нажимаем «Создать» и заполняем таблицу вручную. Для выбора наименований столбцов, нажимаем на «Настройка столбцов», где можно выбрать предложенные программой названия или создать новые. Данные заполняются в ячейки строки. Для добавления новой строки нажимаем «Создать запись». «Далее».
• Если после выбора списка, появилась необходимость его изменить, тогда на третьем этапе жмем на «Выбор другого списка» и указываем новый путь к источнику данных. Для изменения списка жмем на «Изменить список».
• Этап 4, установка полей слияния. Эти поля при слиянии будут автоматически заполняться данными из источника данных.
• На выбор предоставляются следующие поля: блок адреса, строка приветствия, почтовая марка и другие элементы (телефон, должность, индекс и т.д.).
• Для заполнения документа полями, необходимо установить курсор в том месте документа, где в последствие должен стоять тот или иной элемент. Далее нажимаем на необходимое поле (в документе должно появиться наименование поля, заключенное в шевроны).
• Поля слияния форматируются идентично форматированию обычного текста.
• После установки всех полей слияния нажимаем «Далее».
• Этап 5, просмотр писем. Здесь представлен вид одного из созданных писем. Для просмотра другого, нажимаем на кнопки прокрутки (вправо/влево).
• Также, на данном этапе предлагается операция «Найти получателя», где программа автоматически отыщет необходимого получателя из списка предложенных.
• Помимо этого, на данном этапе можно изменить список получателей и исключить получателя из списка.
• Завершив предварительный просмотр писем, щелкаем «Далее».
• Этап 6 – средство слияния подготовлено к созданию писем.
• Для уточнения писем необходимо щелкнуть по ссылке «Изменить отдельные письма». Откроется новый документ, содержащий объединенные письма. Чтобы внести изменения во все письма, переходим в исходный документ.
• Если результат удовлетворяем, жмем на «Печать».
• Процесс слияния письма завершен.
• Слияние электронного сообщения
• Слияние электронного сообщения происходит идентично слиянию обычного письма:
• Запускаем приложение MS Word.
• В группе «Начать слияние» на вкладке «Рассылки» необходимо выбрать пункт «Начать слияние», а затем пункт «Пошаговый мастер слияния».
• Этап 1 – выбираем «Электронное сообщение».
• Этап 2. Выбираем основу для создания сообщения (см. п.1.4.).
• Этап 3. Указываем список получателей (см. п.1.5.).
• Этап 4. Установка полей слияния (см. п.1.6.).
• Этап 5. Предварительный просмотр сообщений (см. п.1.7.).
• Этап 6, завершение слияния. Средство слияния подготовлено к созданию сообщений.
• Необходимо перейти по ссылке «Электронная почта» и в появившемся окне «Составные электронные письма» установить параметры сообщения (кому, тема, формат). После, подтверждаем «ОК».
• Процесс слияния электронного сообщения завершен.
• Запускаем приложение MS Outlook, которое автоматически разошлет письма адресатам.
• Слияние наклеек
• Слияние наклеек происходит аналогично слиянию обычного письма:
• Запускаем приложение MS Word.
• В группе «Начать слияние» на вкладке «Рассылки» необходимо выбрать пункт «Начать слияние», а затем пункт «Пошаговый мастер слияния».
• Этап 1 – выбираем «Наклейки».
• Этап 2. Выбираем основу документа (необходимо указать нужный вариант):
• Текущий документ. «Далее»
• Изменить макет документа. Переходим по ссылке «Параметры наклейки» и в диалоговом окне указываем необходимые параметры. «Далее».
• Существующий документ. В появившемся списке выбираем нужный (ранее использовавшийся документ) или, нажав на «Открыть», указываем путь к необходимому документу. «Далее».
• Этап 3, использование списка получателей (см. п.1.5.). «Далее».
• Этап 4. Указание полей слияния (см. п.1.6.).
• Поля слияния устанавливаются только на одной наклейки, как на образце. Затем, нажав на «Обновить все наклейки», эти поля автоматически устанавливаются на остальных заготовках. «Далее».
• Этап 5, предварительный просмотр наклеек (см. п.1.7.).
• Этап 6, завершение слияния (см. п.1.8.).
• Процесс слияния завершен.
• Вынесение документов (результатов слияния) на панель быстро доступа.
• Чтобы вынести все необходимые документы на панель быстрого доступа необходимо создать макросы. Для этого делаем следующее:
• Запускаем приложение MS Word.
• В результате на панели быстрого доступа появятся кнопки, каждая из которых обозначает тот или иной документ.
• Работа с результатами слияния документов
• Работа с панелью быстрого доступа.
• Панель быстрого доступа разделена на три группы: корреспонденция для сотрудников, корреспонденция для клиентов и наклейки.
• Каждому цвету графических изображений команд на панели соответствует определенный тип документа.
• Для быстрого запоминания цветов, можно составить памятку в виде таблице из двух столбцов (с обозначением цвета и наименования команды).
• Запуск команды производится нажатием по соответствующей кнопке на панели.
• Если документ удовлетворяет запросам, то на шестом этапе выбираем печать/отправка сообщения.
• Если необходимо изменить какой-либо из документов, выбираем «Изменить отдельные письма».
• Если требуется изменить начальные настройки, то нажав «Назад», можно вернуться на предыдущие этапы слияния.
• Также все эти операции можно найти на панели задач.
• Удалить или добавить команды на панель быстрого доступа можно двумя способами:
• Навести курсор на панель быстрого доступа и, нажав правой кнопкой мыши, в появившемся меню выбрать «Настройка панели быстрого доступа». Затем с помощью перенесения из левого поля в правое и наоборот, необходимо расставить команды в нужном порядке и последовательности.
• Щелкнуть по кнопке «Office» и в меню выбрать «Параметры Word», «Настройка». Затем с помощью перенесения из левого поля в правое и наоборот, необходимо расставить команды в нужном порядке и последовательности.
• Во избежание нарушения связей с источниками данных, запрещается передвигать или удалять эти документы из указанного места. Если все же они перемещены, при слиянии предстоит вновь указать путь к документам.