100236 (705296), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Поступившие документы проходят следующие этапы:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение, разметку;

• регистрацию;

• рассмотрение документов руководством;

• направление на исполнение;

• контроль исполнения;

• исполнение документов;

• подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.

Секретарь-референт осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю фирмы должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя фирмы, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОМ» - отдел маркетинга.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

Отравляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документа исполнителем;

• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

• согласование проекта документа;

• подписание документа руководителем;

• регистрация документа;

• отправка документа адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций секретарем-референтом.

Регистрация документа рассматривается как начальный этап контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

3. Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации.

Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал».

Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции:

• ведение документации дирекции предприятия;

• организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;

• поиск необходимой руководителю информации;

• выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

• контроль исполнения документов и поручений руководителя;

• бронирование гостиниц, авиабилетов;

• планирование рабочего дня руководителя;

• организация и участие во встречах и переговорах;

• прием посетителей;

• прием делегаций;

• помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

• решение административных вопросов в пределах своей компетенции;

• работа с оргтехникой.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский дом «Урал», согласовывается с юрисконсультом ООО «Издательский дом «Урал», и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

Далее приводится должностная инструкция секретаря-референта ООО «Издательский дом «Урал».

ООО «Издательский дом УТВЕРЖДАЮ

«Урал» Исполнительный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

29.12.2003. Подпись И.И. Торева

секретаря-референта

генерального директора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом исполнительного директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности исполнительного директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

• действующим законодательством РФ;

• Уставом предприятия;

• Положением о функциональных службах предприятия;

• правилами трудового распорядка;

• приказами (указаниями) руководства предприятия;

• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

• настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

• структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями директора, фамилии руководителей структурных подразделений, основные организации-партнеры и их руководство;

• инструкцию по делопроизводству;

• государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

• правила орфографии и пунктуации;

• правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

• деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

• правила ведения телефонных переговоров;

• правила техники безопасности и противопожарной защиты;

• приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

• составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

• пользоваться средствами связи и организационной техникой;

• работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK;

• пользоваться базой данных предприятия;

• пользоваться возможностями Интернета;

• принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

• редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

• вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта исполнительного директора его замещает офис-менеджер структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное исполнительным директором.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного директора. Для этого секретарь-референт

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с исполнительным директором.

2.3. По указанию исполнительного директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений исполнительного директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

2.5. Готовит по поручению исполнительного директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись исполнительному директору.

2.7. Готовит по поручению исполнительного директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.

2.8. Еженедельно готовит для исполнительного директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует исполнительного директора.

2.10. Контролирует сохранность документов в приемной исполнительного директора, правильность формирования дел.

2.11. По указанию исполнительного директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.12. Организует выполнение указаний и поручений исполнительного директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.13. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

2.14. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.

3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность документов.

4. ПРАВА

Секретарь-референт исполнительного директора имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений организации за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников структурных подразделений.

4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись исполнительному директору.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт исполнительного директора несет ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

5.2. Несохранность конфиденциальной информации.

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт исполнительного директора в своей деятельности взаимодействует:

• со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов;

• с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов;

• с вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов исполнительного директора.

Коммерческий директор Подпись Е.В Салов

С инструкцией ознакомлена

Секретарь-референт Подпись 01.12.2004.

1. Базы данных секретаря-референта.

Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводстве – составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «Дирекция». Другие структурные подразделения располагаются после дирекции по степени значимости.

Характеристики

Список файлов реферата