Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Ведь успех зависит и от того, где находится фирма — в «пыльном углу» или «на пере­крестке всех дорог.

Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена на 60 %. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 м² арендной площади уве­личивается на 40 %. Фирма IТЕ, организующая MITT, устанавливает надбавки, жестко связанные с типом стенда.

B

A

D

C

A. доступ с одной стороны, минимум 9 м² без наценки

B. доступ с двух сторон, минимум 18 м² + 10% к базовой ставке

C. доступ с трех сторон, минимум 30 м² + 15% к базовой ставке

D. доступ с четырех сторон, минимум 60 м² + 20% к базовой ставке¹

Некоторые фирмы устанавливают одинаковые для всех участников цены аренды площади (здесь действует простой принцип: «кто раньше пришел, тот и занимает лучшие места»). Теперь, необходимо проанализировать каким образом распределяются «хорошие места» в павильоне. Безуслов­но, это места напротив главного входа в павильон или выходящее на «тропы», по которым проходят основные потоки посетителей (см. приложение 1).

Но, в тоже время, существуют и «плохие» места, за счёт аренды которых фирма имеет возможность сэкономить (см. приложение 2).

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расчётного счета) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг (см. приложение 3).

Итак, выбрав и забронировав площадь, предприятие переходит к процедуре оформления стенда, роль которого на пути к успеху велика, ведь стенд – это образ предприятия-экспонента в миниатюре.

2.2. Оформление выставочного стенда, как один из элементов затрат.

Итак, рассмотрев статьи затрат на участие в выставке, можно сделать вывод, что затраты на монтаж и оформление стенда – дорогое удовольствие. И в то же время, турпредприятие всё равно должно стремится к покупке лучшего места для стенда и его оригинальному оформлению. Ведь всё это определяет будущую прибыль и успех предприятия. Исходя из этого, в данном пункте, я предлагаю рассмотреть вопрос оформления и расположения выставочного стенда.

Выставочный стенд — это лицо фирмы. Поэтому успех участия туристского предприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Встречаются руководители туристских фирм, которые очень требователь­но относятся к рекламным объявлениям в газетах, журна­лах, и в то же время не думают, о том, как выглядит их выставочная экспозиция. Но ведь для потен­циальных клиентов или партнеров чтение газет с рекла­мой — занятие ежедневное, а посещение стенда фирмы может стать событием. Следовательно, необходимо прило­жить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это со­бытие было запоминающимся.

Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

1. напротив и справа от главного входа,

2. на центральных внутренних проходах,

3. в углах,

4. вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

1. вдали от выходов и центральных проходов,

2. в задней части зала,

3. позади больших колонн, лестниц,

4. лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.¹

Первый вопрос, который возникает перед фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера не­обходим стенд. Но самым главным является умение оригинально оформить стенд, сделать его ин­тересным для посетителя.

В принципе при организации стендов туристских фирм используются преимущественно две концепции.

Одна из них, особенно характерная для стендов фирм из латиноа­мериканских, азиатских и ближневосточных стран и дела­ет упор на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды бывают роскошно оформленными. Для привлечения внимания посетителей используются определенные игро­вые элементы. Это может быть либо мини-представление (например, "танец живота" всегда обеспечивает успех ту­нисских стендов), либо игра (например, определить назва­ние трех видов вина, или же угадать туристские курорты, изображение которых появляется на экране).

Другая же концепция отдает предпочтение информаци­онным аспектам. Стенд такого типа представляет собой достаточно просто, но со вкусом оформлен­ные пункты распространения рекламной продукции и инфор­мации. Здесь наиболее существенное значение имеют ком­петентность и усердие персонала, а также бесперебойное снабжение рекламными материалами.

Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:

Линейный стенд: располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов.

Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

«Полуостров»: этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию.

«Остров»: идеальное решение для крупных предприятий, т.к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.

«Сквозной»: лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.

Вопрос выбора типа стенда относится к числу важнейших вопросов, от которого в значительной степени зависит успех участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.

Если есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

Офис отгораживают тогда, когда нуждаются в комнате для переговоров (не менее 6 кв.м.) или месте складирования экспонатов (не менее 2 кв.м.). Однако наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.

В качестве сравнения можно рассмотреть два типа стенда :

1. Традиционный линейный стенд глубиной 6 м и шириной 3м

2. Угловой стенд той же площади

В первом случае фронт общения с посетителями составляет 3 метра, а во втором целых 9 метров. ¹

Фирма должна четко определить темати­ческий план своей экспозиции. Оформление стенда долж­но быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая об­ращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стен­да используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их коли­чество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещен­ное по всему выставочному стенду, перестает восприни­маться и не усваивается посетителями.

Большое значение при оформлении выставочного стен­да имеют композиции из зелени и цветов.

Вся выставочная экспозиция условно разбивается на несколько зон:

• публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посети­телями, работают стендисты);

• рабочая (место для проведения переговоров пред­ставителей фирмы с потенциальными партнерами и кли­ентами);

• служебная (вспомогательные помещения и площад­ки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отды­ха сотрудников, одежды, для приготовления напитков).

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посе­тители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состо­ять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, ката­логов, сувенирных изделий.

Ее цель — оставить у посетителей материал для после­дующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы по­тенциальным клиентам.

Помимо общедоступных материалов на стенде, обыч­но, находятся рекламные или информационные материа­лы для постоянных или солидных клиентов, руководите­лей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне, вместе с документами, не­обходимыми для ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

• надписи на фризе стенда (название фирмы, товар­ный знак) в некоторых случаях и телефон;

• плакатов, для оформления стен стенда;

• экранов с бегущей строкой или изображением, раз­мещенных непосредственно над или около выставочного стенда;

• мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель данного вида рекламы: привлечь посе­тителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знаком­ству с предлагаемыми туристскими продуктами.

Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить над­писи или внести другие изменения.

Следует помнить, что любая выставка — это одновре­менно и процесс учебы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. С каждым разом меня­ются методы оформления стендов. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие вни­мание посетителей.

Самое существенное для туристского предприятия со­стоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. Важнейшую роль играет оригинальное оформ­ление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетите­лям. Небольшой стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в количестве выставоч­ных метров, но в их качестве.

Глава III. Процесс организации MITT.

3.1. MITT – схема организации.

Процесс организации выставки представляет собой сложный комп­лекс организационных, договорных, диплома­тических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года. За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло ко­личество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

В данной главе мною будет рассмотрен процесс организации крупной международной выставки, в качестве которой выбрана MITT – безусловный лидер среди международных туристических выставок, проводимых в России. Итак, подготовка и проведение подобной выставки включает следующие основ­ные этапы:¹

1. Принятие решения о проведении выставки.

2. Официальное объявление о проведении выставки с указанием це­лей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки.

3. Формирование структуры управления подготовкой и проведени­ем выставки.

4. Прием заявок на участие в выставке.

5. Комплекс подготовительных организационно-технических меро­приятий, среди которых:

• Распределение выставочных площадей между участниками.

• Фирмам-участницам направляются копии из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента.

• Производятся расчеты за выделяемые площади и материаль­ные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.

• Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т. п.). Оформляется следующий образец письма на ввоз и вывоз материалов на территорию выставки. Письмо должно быть на бланке компании-экспонента. Строго в 4-х экземплярах.Четвертый экземпляр хранится до вывоза. При потере письма невозможен вывоз материалов и оборудования с территории Экспоцентра.

Форма письма на ввоз и вывоз материалов. ¹

Заместителю директора фирмы "Иновыставка" Маркину Василию Ивановичу Компания___________ принимает участие в выставке "Путешествия и туризм - 2002", павильон _____ , стенд ______ Просим Вас разрешить ввоз (дата) ___________ и вывоз (дата) __________ необходимых материалов и оборудования. Перечень прилагается. Подпись, печать, дата

1. Монтаж экспозиции.

2. Торжественное открытие выставки и официальный осмотр.

3. Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей дело­вых кругов, а вторую — для широкой публики.

4. Обеспечение рабочей программы выставки.

5. Официальное закрытие выставки.

6. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их об­ратная транспортировка.

7. Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения до­стижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных).

3.2. Организатор MITT - компания ITE LLC.

Итак, организатором MITT выступает компания ITE LLC, входящая в состав International Trade & Exhibitions (ITE) Group Plc, основанной в 1993 году с головным офисом в Лондоне. ITE Group Plc - общепризнанный лидер международного выставочного бизнеса, ежегодно организует 325 торговых выставок и конференций в 32 странах мира.¹

Характеристики

Список файлов реферата