30133 (657648), страница 4

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

Коваленко В.И.

Подготовить проект ответа

с обоснованием к 12.09.99

Подпись

руководителя 01.09.99

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без отметки «ответственный»).

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листов-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

Заголовок составляется к любому документу независимо от его назначения и печатается от нулевого положения табулятора пишущей машинки после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа. В заголовке указывается краткое содержание документа.

Заголовок должен быть максимально коротким, точным и формулироваться с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем?»: «Об изменении...», «О выделении...», «Об отмене...» и пишется с прописной буквы.

Заголовки таких документов, как штатное расписание, протокол, правила, акты должны сочетаться в падеже с наименованием документа. Например: Протокол - чего? «Заседания коллегии». Заголовки пишутся с прописной буквы. Точка после заголовка не ставится.

Заголовок к тексту на документе формата А5, как правило, не указывается.

Отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка помещается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».

Текст документа в соответствии с содержанием допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Текст документа внутри разделов (подразделов) излагается по пунктам с целью акцентировать внимание на перечисляемых фактах или действиях. При необходимости детализации пункты делятся на подпункты и т.д.

Для большей смысловой выразительности текст документа делится на абзацы. В абзац выделяется одна или несколько фраз, содержащих законченную мысль.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения и т.д.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

- объективность и достоверность информации;

- составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание следует уделять языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

- нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

- точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

- краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.п.;

- употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период…; направляем на рассмотрение и утверждение…; проверкой установлено, что…);

- ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);

- использование отглагольных существительных (оказывать содействия, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);

- безличный характер изложения текста;

- употребление специальных терминов;

- использование сокращенных слов;

- использование универсальных слов с неопределенным значением;

- исключение из текста архаизмов ( сего года, при сем направляем);

- исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Отметка о наличии приложения помещается сразу под текстом от нулевого положения табулятора пишущей машинки. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей схеме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложение: 1.Статотчетность Ф-ЗК, на 4 л., в 3 экз.

2.Справочные материалы на 3л.,в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

2. Перечень на 5 л. в 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобно оформлять опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например;

Опись

Приложений к письму от ________ № ____________

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: письмо АО «Стройдеталь» от 18.07.99 № 138/07-12

и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (без знака №), наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение 1

к письму АО «Маяк»

от 07.03.99 № 87/02-12

или

Приложение 3

к приказу начальника

УВД г.Белгорода

от 15.12.99 № 1088

Все служебные документы подписываются соответствующими должностными лицами. В состав реквизита "подпись" должны входить: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации на документе, оформленном на бланке), его личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Документы, направляемые министерством в вышестоящие органы власти и управления, подписываются министром и, в исключительных случаях, по его поручению - заместителями министра.

Документы, направляемые другим организациям от имени министерства, подписываются министром или его заместителями.

Документы, направляемые в МВД, ГУВД, УВД, учреждения и организации органов внутренних дел и внутренних войск, подписываются министром, его заместителями и руководителями подразделений министерства в соответствии с их компетенцией.

Если документ оформляется на бланке, то наименование учреждения входит в обозначение должности в обобщенном виде. Например:

Начальник

генерал-майор милиции (личная подпись) Н.Г.Яковлев

В документах, оформляемых не на бланках, наименование подразделения включается в состав наименования должности. Например:

Начальник УВД Смоленской области

генерал-майор милиции (личная подпись) Н.Г.Яковлев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и отделяются друг от друга тремя межстрочными интервалами.

Если документ подписывается несколькими лицами одной должности или одного ранга, их подписи располагаются на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии Н.В.Петров

Члены комиссии: В.В.Сергеев

C.П.Юрьев

Г.С.Смирнов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то его подписывает лицо, исполняющее обязанности соответствующего должностного лица, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если для исполнения документа необходимо подготовить проект другого документа (ответа, сообщения, плана, нормативного акта и т.п.), то он должен быть согласован.

Согласование документа является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопросов и высокое качество подготавливаемого документа.

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами в подразделениях министерства (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других соответствующих министерств и ведомств РФ (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документов с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего - гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник БЮИ МВД РФ

генерал-майор милиции

Личная подпись А.В. Уваров

13.07.99

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 10.01.99 №3

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстандарта РФ

от 06.01.99 № 7/05-09

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись», а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

- с организациями, интересы которых затрагивает документ;

Характеристики

Список файлов реферата