21994-1 (625795), страница 2
Текст из файла (страница 2)
Нам необходимо поговорить о планах расширения. Отчет должен появиться в конце месяца, и я боюсь, что у нас мало времени.
Что такое «связность»?
Пишущие должны достичь четкой логической связи отдельных мыслей, а также ровного течения мыслей в рамках документа. Такая особенностью называется связностью, и она важна как для предложений, так и для абзацев. Если предложения или абзацы связаны, это значит, что мысли, изложенные в них, легко понять.
Как добиться связности в предложении?
Предложениям часто не хватает связности, поскольку в них неоднозначным образом используются такие местоимения как он, она, оно, этот, тот и это.
Неправильно:
Если Вы возьмете напрокат мебель для своей квартиры, она будет стоить всего $100 в месяц.
Правильно:
Мебель, которую Вы возьмете напрокат мебель для своей квартиры, будет стоить всего $100 в месяц.
Неверное использование деепричастных оборотов также может сделать предложение бессвязным. Глагольные конструкции в начале и в конце предложения должны иметь четкую логическую связь с соответствующим существительным или местоимением.
Неправильно:
Ошибки в расчетах были найдены, используя компьютерную программу для электронных таблиц.
Правильно:
Мы нашли ошибки в расчетах, используя компьютерную программу для электронных таблиц.
Сделать предложение бессвязным можно и при неправильном использовании параллельных конструкций. Последовательные пункты Ваших рассуждений должны быть представлены в аналогичном виде, причем каждый из них должен начинаться с глагола. Сравниваемые или противопоставляемые мысли также должны быть выражены в параллельной грамматической форме.
Неправильно:
Работники, желающие получить отпуск этим летом, должны подтвердить возможные сроки, получить разрешение своего начальства, и они должны быть уверены, что на желаемое время отпуска не запланировано много работы.
Послание генерального директора сплотит работников вокруг новой программы, но оно также повлияет на акционеров.
Правильно:
Работники, желающие получить отпуск этим летом, должны подтвердить возможные сроки, получить разрешение своего начальства, и убедиться, что на желаемое время отпуска не запланировано много работы.
Послание генерального директора не только сплотит работников вокруг новой программы, но также повлияет на акционеров.
Текстам моих документов часто не хватает связности. Что можно было бы порекомендовать?
Ваш текст будет связным только в том случае, если Вы сознательно попытаетесь использовать методы, помогающие читателю. К сожалению, слишком часто считается, что читатель в состоянии прочесть и понять все, что написано вне зависимости от того, в какой форме это представлено.
Для облегчения понимания и усиления связности Вашего текста существуют следующие методы:
Использование параллельных конструкций
Использование слов-связок
Использование перечисления (списка).
Задание ориентиров.
В чем преимущества использования параллельных конструкций?
Параллельная конструкция в тексте представляет собой повторение предложений-шаблонов. Она придает ясность написанному, делает его более удобочитаемым. Кроме того, параллельная конструкция подчеркивает, что все перечисленные в тексте аргументы одинаково важны.
Исходный текст:
Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку и имеет годичный срок гарантии. Он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.
Параллельная конструкция:
Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку. Он имеет годичный срок гарантии. И он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.
Где и как в тексте используют слова-связки?
Простым способом усиления связности текста является использование слов-связок. Слова-связки в тексте служат переходами или мостами между отдельными мыслями. К таким словам относятся однако, следовательно, таким образом, также, кроме того, наконец и другие.
Исходный текст:
Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку и имеет годичный срок гарантии. Он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.
Со словами-связками:
Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку. Он также имеет годичный срок гарантии. Кроме того, он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.
Что значит, «создать список» и как правильно его использовать?
Третьим методом усиления связности текста является использование списка. Создать список — это значит присвоить особый номер, или хронологический ярлык, каждой из мыслей Вашего текста.
Исходный текст:
Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку и имеет годичный срок гарантии. Он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.
Использование списка:
Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Во-первых, он стоит всего 50 руб. за упаковку. Во-вторых, он имеет годичный срок гарантии. В-третьих, он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.
Как еще можно усилить связность текста?
Кроме перечисленных, есть еще один способ достижения связности текста за счет изменения его редакции. Вы можете задать ориентиры, т.е. придать основным мыслям вид коротких заголовков. В результате Ваш текст будет выглядеть следующим образом:
Исходный текст:
Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку и имеет годичный срок гарантии. Он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.
Использование ориентиров:
Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»?
Цена — всего 50 руб. за упаковку.
Общий срок гарантии — один год.
Три блестящих цвета — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.
В больших тестах связность может быть достигнута за счет составления четкого плана, который также придаст ясность написанному тексту.
Полезные советы
ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ СВЯЗНОСТИ ВАШИХ ТЕКСТОВ ИСПОЛЬЗУЙТЕ:
ПАРАЛЛЕЛЬНЫЕ КОНСТРУКЦИИ
СЛОВА-СВЯЗКИ
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОЕ ПЕРЕЧИСЛЕНИЕ (СПИСКИ)
ОРИЕНТИРЫ В ТЕКСТЕ
6. Позитивность: каков общий тон Вашего обращения.
То, как люди будут реагировать на Ваше письмо, часто зависит от коммуникационного климата, который Вы создаете в своем обращении. Эффективный текст должен быть позитивным.
О какой позитивности можно говорить, если речь идет о сугубо деловой переписке?
Даже когда Вы пишете по делу, тон и стиль Вашего письма могут произвести на читателя как положительное, так и отрицательное впечатление. Сравните обращения, взятые из различных деловых писем и приведенные в примерах ниже. Все они имеют одно и то же значение, но производят на читателя совершенно разное впечатление.
Негативный тон:
Вы забыли приложить квитанцию об оплате к Вашему заказу, поэтому невозможно выслать Вам товар.
Мы не поставляем панели размером 85х60.
Фирма гарантирует, что после высыхания эмаль «Радуга» не будет тускнеть, скалываться и покрываться трещинами в течение двух лет.
Наш директор не сможет принять Вас раньше следующего понедельника.
Позитивный тон:
Как только мы получим от Вас квитанцию об оплате, мы незамедлительно вышлем Ваш заказ по почте.
Мы готовы поставить Вам панели размером 80х60 или 90х60.
Фирма гарантирует, что после высыхания эмаль «Радуга» останется яркой и гладкой как минимум два года.
Наш директор готов встретиться с Вами в ближайший понедельник.
Как добиться, чтобы мои письма стали более позитивными?
Как видно из приведенных выше примеров, негативный тон письмам создает употребление отрицательной частицы «не» в различных комбинациях с глаголами, либо в словах нельзя, невозможно, неудобство, недоразумение, несогласие, невыполнимо и т.д. Вам нужно постараться избегать употребления этих слов и выражений, которые могут вызвать негативную реакцию читателя.
Кроме того, существуют различные приемы, позволяющие логически усилить позитивность сообщения. Один из таких подходов использует концепцию реверсивных слов, позволяющих изменить тон письма с негативного на позитивный. В качестве примера реверсивных слов можно привести такие, как: однако, с другой стороны, тем не менее и т.п.
Еще одним способом добиться от Ваших писем максимальной позитивности является расстановка акцентов посредством соответствующего размещения информации. При использовании акцента размещения мы решаем, разместить ли позитивную информацию в начале либо в конце письма, поскольку именно эти блоки привлекают наибольшее внимание. Противоположные действия также срабатывают: размещая негативную информацию в середине письма, подальше от акцентированных начала и конца, Вы привлекаете к ней минимально возможное внимание.
Что еще может повлиять на тональность писем?
Сравните два приведенные ниже предложения:
Авторы эффективной деловой корреспонденции используют действительный залог.
Действительный залог используется авторами эффективной деловой корреспонденции.
Первое предложение написано в действительном залоге (подлежащее — сказуемое — дополнение), и это означает, что подлежащее выполняет действие, выраженное глаголом.
Второе предложение написано в страдательном залоге (дополнение — сказуемое — подлежащее), и это означает, что подлежащее воспринимает действие, выраженное глаголом.
Действительный залог является «сильной» конструкцией и способствует усилению выразительности предложений. Предложения, в которых используется действительный залог, выглядят более кратко и энергично.
Страдательный залог желательно употреблять в тех случаях, когда Вы хотите убрать акцент с некоторых неприятных получателю выражений. Например, сравните:
Действительный залог:
Вы нарушили условия договора, поскольку до сих пор не оплатили наш товар.
Мы проверили Вашу кредитоспособность.
Страдательный залог:
Условия договора были нарушены, поскольку оплата за товар нами до сих пор не получена.
Ваша кредитоспособность была проверена.
Полезные советы
ЧТОБЫ ДОБИТЬСЯ ПОЗИТИВНОСТИ В ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЯХ, НЕОБХОДИМО:
ИЗБЕГАТЬ УПОТРЕБЛЕНИЯ НЕГАТИВНЫХ СЛОВ
ИСПОЛЬЗОВАТЬ РЕВЕРСИВНЫЕ СЛОВА И ФРАЗЫ
ПРАВИЛЬНО РАССТАВЛЯТЬ АКЦЕНТЫ, РАЗМЕЩАЯ ИНФОРМАЦИЮ
ЗАМЕНИТЬ СТРАДАТЕЛЬНЫЙ ЗАЛОГ ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫМ, ГДЕ ЭТО ВОЗМОЖНО
7. Тактичность: что может обидеть читателя и как этого избежать.
Люди, обладающие тактом, знают, как себя вести в различных ситуациях. Для письменных коммуникаций тактичность имеет особое значение.
Как и в чем может проявляться бестактность применительно к письменным коммуникациям?
Бестактность в письменных коммуникациях чаще всего проявляется тогда, когда пишущие игнорируют особенности или интересы получателей писем. К сожалению, слишком многие из нас считают, что то, что приемлемо для нас, приемлемо и для остальных. Бестактность в переписке может проявиться в неуважительном обращении, попытках «задавить» читателя интеллектом, нарочитом высокомерии или «задабривании», недоверии, использовании обидных сравнений, упоминании физических недостатков, попытках дискриминации по половым или расовым признакам и религиозным убеждениям.
На что следует обратить внимание, если я хочу, чтобы мое письмо было максимально тактичным?
Вам необходимо начать с анализа особенностей получателя Вашего сообщения. Если же Вы обращаетесь не к конкретному человеку, а к определенной аудитории читателей, постарайтесь составить собирательный образ вашего читателя, обратив внимание на следующие моменты:
какие профессиональные группы могут представлять Ваши адресаты
каковы возможные возрастные группы
насколько образованы Ваши респонденты
к каким социальным, политическим или религиозным группам они принадлежат.
Результатом Вашего анализа должен стать наиболее приемлемый и тактичный стиль письма.
Как оценить, насколько тактично был составлен текст письма?
Если Вы грамотно проанализировали целевую аудиторию читателей, скорее всего Вам удастся избежать многих «острых углов».
Кроме того, отличительными особенностями тактично составленной корреспонденции являются:
обращение к интеллекту читающего
обращение к личности, а не к категории
отсутствие проявлений дискриминации
концентрация внимания на восприятии получателя
Как должно выглядеть обращение к интеллекту читателя?
Обращаясь к читателю, Вы не должны думать, что он в чем-то лучше или хуже Вас. Слишком высокий или слишком примитивный стиль письма могут оскорбить читателя. Бестактность возникает, когда пишущий пытается произвести впечатление, а не выразить суть вопроса. Читатель чувствует себя сбитым с толку, теряет интерес к сообщению или, что еще хуже, неверно интерпретирует Вашу информацию.
В процессе подготовки сообщения Вы сами рекомендовали изучить целевую аудиторию потенциальных адресатов. Может ли в таком случае быть бестактным обращение к читателю как к представителю определенной категории?
Да, может. Например, представьте себе, что Вы предлагаете дешевую обувь пенсионерам или другим малообеспеченным слоям населения. Для того чтобы Ваши письма принесли ожидаемый результат, Вам действительно придется проделать большую подготовительную работу и выбрать верный тон обращения. Но если при этом в письме встретится фраза типа: «мы знаем, что Вы не можете позволить себе покупать дорогие вещи, вот почему мы предлагаем Вам обувь по фантастически низким ценам...», то Вы наверняка заденете часть своих читателей лишним упоминанием их тяжелого материального положения. И та степень, в какой Вы обидите одного, двух или нескольких потенциальных покупателей своим делением на категории, будет соответствовать степени снижения Вашего объема продаж.
В чем может проявляться дискриминация в письменных коммуникациях и как этого избежать?
Как мы уже отмечали, в некоторых письмах авторы вольно или невольно задевают чувства или убеждения своих адресатов. В наше непростое время даже косвенное упоминание особенностей адресата, связанных с национальной или религиозной принадлежностью, может вызвать неадекватную реакцию. Нетактично, например, написать еврею: «такие люди, как Вы, любят выгодные сделки». А если Ваше письмо адресовано женской аудитории, некорректной будет фраза типа: «по статистике более половины представительниц слабого пола страдают от излишнего веса, поэтому мы с радостью сообщаем Вам об открытии нового тренажерного зала».
Вы также рискуете обидеть читающего, если Ваше письмо содержит скрытое или явное обличение. Например, слишком резкой выглядит фраза: «Вы, скорее всего, не следовали указаниям Инструкции по эксплуатации, приложенным к Вашей кофеварке».
Если Вы хотите, чтобы Ваше сообщение было воспринято, оно не должно быть обидным для читателя.
8. Удобство чтения: как оценить, насколько легко воспринимается Ваш текст.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
