103216 (615215), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Деякі внутрішні документи та документи, створювані від імені двох або кількох організацій, оформляються не на бланках.

Важливе значення має зовнішній вигляд документа, що унаочнює стиль роботи апарату управління, дисципліну та особисту культуру його працівників.

Оформлення сторінок документа. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишають вільні місця – так звані поля. Там з лівого боку становить 35 мм. Праворуч залишається поле не менше 8 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Поле верхнього кінця сторінки – 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. Знизу сторінки поле не повинно бути меншим за 19-16 мм.

Нумерація сторінок. У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступний за ним аркуші нумеруються. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Членування тексту. Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації. Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики і призначення.

Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа.

Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою.

Нумерація частин тексту – це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин.

Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок – римських та арабських цифр, великих літер поєднуваних з абзацними відступами. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності.

Копія документа виготовляється й видається громадянам дозволу керівника установи або керівника структурного підрозділу.

Копія документа відтворюється на бланку установи й засвідчується підписом посадової особи. Копії документів засвідчують проставленням нижче реквізиту “підпис” засвідчу вального напису “вірно”, найменування посади працівника, який засвідчує копію, його особистого підпису й дати.

Дозволяється засвідчення копій документа печаткою в разі видачі на руки окремим особам та направлення в інші установи.

Викладене в цьому підрозділі стосується кожного управління, точніше – кожного паперу, який виходить з організації.

2.2 Складання та оформлення службових документів

Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення.

Однак при всьому їх розмаїтті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:

• організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників – штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

• розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

• документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

• фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);

• інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).

Від державних органів та організацій можуть надходити на підприємство документи, які регулюють різноманітні питання його діяльності. Ці документи становлять окрему групу – нормативні документи вищестоячих органів державного управління.

Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (ОРД).

Окрім того, управлінська документація з погляду застосування, класифікується таким чином:

• офіційний документ – створений організацією або посадовою особою і оформлений у відповідному порядку;

• власний документ – офіційний документ, що засвідчує особу або її права, обов’язки, службове чи офіційне становище;

• документ власного походження – створений службовою особою поза сферою її діяльності;

• справжній документ – документ з інформацією про час і відомостями про місце створення, які є в документі або виявлені якимось іншим способом і відповідають дійсності;

• оригінал – перший або єдиний примірник документа;

• дублікат – повторний примірник, що має склад інформації оригіналу;

• копія – відтворений з оригіналу документ, зовнішні ознаки якого або частина їх повністю відображають його;

• витяг – копія, оформлена з документа, яка відтворює тільки його частину і завірена юридичною особою у встановленому порядку.

Комплекс взаємозв’язаних документів, які регламентують структуру. Завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов’язки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу, називається організаційними документами.

Найбільшу групу становлять розпорядчі документи. Розпорядчі документи видаються і мають широкий спектр гласності. До цієї групи входить ряд документів загальнодержавного характеру і суто службові в кожному закладі незалежно від форми власності.

Найпоширенішим серед документів ОРД вважається наказ.

Наказ – правовий документ, який видається керівником організації на правах єдино начальства і в межах його компетенції.

З метою полегшення роботи з документом накази поділяють на підгрупи за ознаками:

• “за призначенням” – накази – основної діяльності і з особових справ;

• “за технікою видання” – “ініціативні” та “примусові”;

• “за застосуванням” – нормативні та індивідуальні.

Перед тим, як оформляти наказ слід скласти його проект. Підготовка проекту включає такі стадії роботи:

• вивчення суті правил і збір необхідної інформації;

• - підготовка проекту;

• погодження його;

• підписання.

Накази з основної діяльності оформляються на бланку підприємства або на чистому аркуші паперу формату А-4.

Кожен вид наказу повинен мати такі реквізити:

• автор документа, якщо документ оформляється не на бланку;

• назва виду документа;

• дата (проставляють у день підписання);

• індекс (порядковий номер) – відлік ведеться від початку календарного року за хронологією зростання;

• місце складання чи видання;

• заголовок до тексту;

• позначка про контроль (в разі потреби);

• текст;

• гриф погодження (в разі потреби);

• візи;

• підпис;

• відтиск печатки;

• позначка про виконавця.

Найбільш важливим реквізитом у наказах є текст, який має особливу композиційну побудову:

• констатуюча частина викладає мету і завдання, дає посилання на документ, який став підставою для оформлення наказу;

• розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі і розпочинається дієсловом від першої особи однини наказую”.

Наказ повинен бути надрукований не менше як у трьох примірниках.

З поточних оперативних питань повсякденного виробничо-господарського та адміністративного життя керівники підприємства можуть видавати розпорядження та вказівки. Ці різновиди розпорядчих документів складаються за тією ж схемою, що й накази.

Інформаційно-довідкові документи.

Найпоширенішим документом цієї підгрупи є протокол. Протокол – документ – який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на різних масових заходах. Протоколи бувають: прості, складні, стенографічні. Протокол підписується головою та секретарем. До нього підшивають додатки. Протокол складається в 2-х примірниках. Зберігаються не лише 10 років, а також можуть передаватися на збереження в архів.

З питань, що мають особливо важливе значення, пишуть резолюцію.

Резолюція приймається на зборах. Резолюцію розглядають як вмотивовану постанову, де, крім власної ухвали, є розгорнутий вступ, далі йде узагальнююча частина – висновок, оцінка роботи, конкретні рішення з кожного питання, даються загальні настанови й перераховуються заходи, які необхідно здійснити в майбутньому.

Резолюція складається з двох частин: констатуючої та результативної.

В більшості випадків в групу колегіальних з ознаками розпорядчого характеру входять акти.

Акт – документ, складений кількома особами, які підтверджують факт або подію, що мала або має місце на даний час.

Акти складаються комісією, оформляють на бланках, що є внутрішніми документами. Текст акту мусить мати дві частини: вступну та констатуючу. У кінці акта повідомляється про кількість примірників документа та про місце їх направлення. Кількість примірників визначається відповідними нормативними документами.

Кореспондентські документи – найпоширеніший вид документації в системі управління і в загальному документообігу становить приблизно 70-80%. Ця група охоплює досить велику кількість різноманітних тем і відрізняється від інших документів технічними засобами їх одержання та відправлення.

За напрямком ділова кореспонденція є як вхідною, так і вихідною документацією і має ряд різновидів: листи, телеграми, телефонограми, факси.

Листи – узагальнена назва різних за змістом документів, які пересилаються поштою.

За змістом та призначенням листи можуть бути: інструктивні, гарантійні; інформаційні, рекламні, комерційні, рекламаційні, супровідні.

Листи інструктивні виходять з державних органів влади чи управління і містять, як правило, рекомендації, вказівки, пояснення з питань звітності. Податків, екології.

Гарантійні листи містять гарантії оплати чи виконання певних зобов’язань.

Умовно інформаційні містять прохання, пропозиції, нагадування, повідомлення.

Рекламні листи пропонують рекламу.

Комерційні листи складаються при укладанні чи виконанні контрактів.

В рекламаційних листах підприємство вимагає відшкодування збитків, нанесених в результаті невиконання чи порушення умов контракту іншою стороною.

Супровідні листи, коли основний документ вимагає додаткового пояснення.

Службові листи оформляються як на бланках підприємства, так і на чистих аркушах папері форматів А-4 та А-5 – в залежності від обсягу текстової частини.

Текст листа повинен бути лаконічним, послідовним, переконливим та коректним. Текст найчастіше складається з двох частин: вступу та основної.

Все більшого поширення набувають оперативні засоби зв’язку, зокрема факсимільний зв’язок. З його допомогою передаються телефаксограми.

Факс – документ, отриманий за допомогою спеціального апарата телефонними каналами зв’язку. Оформлення факсу здійснюється аналогічно оформленою діловою листа.

За допомогою телефону подеколи використовується і такий вид документа кореспондентського характеру, як телефонограма.

Телефонограма – це термінове повідомлення, зафіксоване на папері. Вони складаються в одному примірнику. Текст не повинне бути більше 50 слів.

Телеграма – вид кореспонденції з гранично стислим текстом, викликаний необхідністю негативного втручання в певну справу, термінового розгляду питання чи інформування когось про щось.

Друкують телеграму в двох примірниках на одній стороні листа. Перший примірник направляється на телетайп, а другий – підшивається в справу.

Довідка – документ, який підтверджує, описує юридичні факти та засвідчує біографічні відомості і діяльність окремих службових осіб.

За призначенням довідки бувають службові та особисті. За напрямком – вхідні та вихідні. За формою – трафареті та індивідуальні. За способом оформлення – рукописні, друковані, відтворенні. За місцем складання – внутрішні і зовнішні. За складністю – прості та складні.

Довідки з виробничою тематикою складаються у двох примірниках. Кожна довідка, повинна бути зафіксована в журналі реєстрації.

До документів довідково-інформаційного характеру належать:

Записки – поширений вид як службової, так і особистої документації, в якому повідомляється про використання окремих зобов’язань, службових доручень, звітів про виконану роботу чи пояснюються причини їх невиконання.

Згідно з цільовим призначенням записки бувають інформативні, звітні, ініціативні.

Згідно з призначенням – пояснюючі, пояснювальні, доповідні, службові та пам’ятні.

Записки розрізняються за ступенем відповідальності та об’ємом викладу інформації.

Службові та доповідні записки особливо важливого характеру рекомендується складати в двох примірниках. Службові записки, слід реєструвати.

Один з поширених видів довідково-інформаційного характеру – повідомлення. Воно являє собою різновид ініціативного листа. Тому формуляр його має такі самі реквізити, що й службовий лист. Тільки в заголовку вказують вид документа – повідомлення.

В умовах ринку поширеними стають інформативні документи – різного змісту оголошення, як окремих підприємств, державних установ, так і приватних осіб, Вимоги до оформлення тексту ті ж, що й для повідомлення.

Широко застосовуються в закладах та установах такі документи, як службові заяви.

Характеристики

Список файлов курсовой работы