26372-1 (607737), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

4.1 Автоформы

Формы используются для различных целей. Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, несвязанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете формы. Для создания связи между формой и записями таблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты, называемые элементами управления. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле.

Создание формы с помощью автоформы

Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю.

1. В окне базы данных выберите вкладку Таблицы или Запросы.

2. Выберите таблицу или запрос, на основе которых необходимо создать форму, или откройте их в любом режиме.

3. Нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите элемент Автоформа.

4.2 Мастер форм

Использование мастера форм — это наиболее простой и быстрый способ создания формы, содержащей данные из нескольких таблиц. Мастер форм ускоряет процесс создания форм, выполняя автоматически всю основную работу. В первом окне мастера форм можно выбрать поля, которые должны быть включены в форму. Это могут быть поля из одной или нескольких таблиц. При использовании мастера форм для создания формы на основе нескольких таблиц создается инструкция SQL. Эта инструкция содержит сведения о том, какие таблицы и поля нужно использовать.

С помощью мастера можно создать обычную или иерархическую форму, отображающую данные из нескольких таблиц. Примером обычной является форма, содержащая сведения о товарах и их поставщиках. Иерархической является форма, содержащая одну или несколько подчиненных форм. Подчиненные формы используются для показа данных из таблиц с отношением «один-ко-многим». Например, можно создать форму «Категории», содержащую данные из таблиц «Категории» и «Товары».

Имеется возможность представления данных в иерархическом виде без использования подчиненной формы. Например, если в форме много элементов управления, для подчиненной формы может не остаться места. В этом случае можно использовать мастер форм для создания синхронизированных форм. При нажатии кнопки в форме открывается другая форма, синхронизированная с записью в первой форме.

Создание формы

Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.

Создание формы с помощью мастера

1. В окне базы данных выберите вкладку Формы .

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне «Новая форма» выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.

4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма.

Примечание. При использовании мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне мастера.

5. Нажмите кнопку OK.

6. Если на шаге 3 были выбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма создается автоматически.

Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.

Чтобы создать свою таблицу с помощью «мастера форм» . Нажимаю на вкладку «формы», нажимаю кнопку «создать». Появляется д. о. «Новая форма», и приводиться список мастеров в левой части д.о. выбираю «Мастер форм» и выбираю в качестве источника данных таблицу. Появляется диалоговое окно «Создание форм». В поле «таблицы/запросы» выбираю из таблиц необходимые поля, нажимаю «далее» , отмечаю пункт «в один столбец» , выбираю стиль «глобус». Задаю имя формы нажимаю «готово».

4.3 Диспетчер кнопочных форм

Создание и изменение кнопочной формы

При создании базы данных с помощью мастера автоматически создается кнопочная форма, помогающая перемещаться по базе данных. На кнопочную панель помещаются кнопки, при нажатии которых открываются формы или отчеты (или открываются другие кнопочные формы, с помощью которых открываются другие формы или отчеты), осуществляется выход из Microsoft Access или изменяется сама кнопочная форма. Диспетчер кнопочных форм позволяет создавать кнопочные формы, подобные тем, что создает мастер баз данных.кнопочная форма

Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм

При создании базы данных с помощью мастера автоматически создается кнопочная форма, позволяющая легко перемещаться по формам и отчетам базы данных. Пользователь имеет возможность создавать кнопочную форму самостоятельно с помощью диспетчера кнопочных форм.

1. Выберите в меню Сервис команду Надстройки и подкоманду Диспетчер кнопочных форм.

2. Если выводится приглашение подтвердить создание кнопочной формы, нажмите кнопку Да.

3. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм нажмите кнопку Изменить.

4. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы введите имя в поле Название кнопочной формы и нажмите кнопку Создать.

5. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы введите текст подписи для первой кнопки и выберите команду в поле со списком Команда. Например, введите текст Просмотр заказов, а затем выберите в поле Команда команду Открытие формы в режиме редактирования.

6. Для большинства выбранных команд под полем Команда открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если выбрана одна из команд работы с формами, то в поле со списком Форма следует выбрать имя открываемой формы.

7. Повторите шаги с 4 по 6 для создания всех нужных кнопок кнопочной формы. Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите имя этой кнопки в списке Элементы данной кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить или Удалить. При необходимости изменить порядок кнопок в списке выберите элемент и нажмите кнопку Вверх или Вниз.

8. Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку Закрыть.

Примечания

Диспетчер кнопочных форм позволяет создавать кнопочную форму, кнопки которой открывают другие кнопочные формы. С помощью описанных выше действий могут быть созданы несколько кнопочных форм. Для того чтобы сделать кнопочную форму стартовой кнопочной формой, которая открывается по умолчанию при запуске базы данных, выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм и нажмите кнопку По умолчанию. Для того чтобы открыть из кнопочной формы другую кнопочную форму, выберите на шаге 5 команду Переход к кнопочной форме и укажите имя кнопочной формы, на которую требуется перейти.

При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм Microsoft Access создает таблицу Элементы кнопочной формы, содержащую описания кнопок, выводящихся в форме, и выполняемых ими действий. Попытка изменить кнопочную форму в режиме конструктора формы, может привести к тому, что приложение перестанет работать. Если требуется внести в кнопочную форму существенные изменения, рекомендуется создать кнопочную форму заново, а затем указать новую форму в качестве стартовой формы.

Для того чтобы создать кнопочную форму. В главном меню выбираю «Сервис»-«Настройки»-«Диспетчер кнопочных форм», появляется д. О. «Диспетчер кнопочных форм» состоящая из пяти кнопок: «Закрыть, Создать, Изменить, Удалить, По умолчанию» . Нажимаем кнопку «изменить» . Появляется д.о. «Изменение страницы кнопочной формы» состоящая из двух полей «Название кнопочной формы» и «Элементы данной кнопочной формы» нажимаем кнопку «создать» . Появляется д. О. «изменения элемента кнопочной формы», состоящая из трех полей:1.Текст, 2.Команда 3.Кнопочная форма, в поле «текст» пишу «Просмотр информации по странам мира», в поле «команда» выбираем кнопочную в режиме редактирования в третьем поле выбираю форму “frmutegenov”, отмечаю главная кнопочная форма нажимаю кнопку «ok». Закрываю окно. Для того чтобы создать кнопку «выход», делаем следующее: в главном меню выбираю «Сервис»-«Настройки»-«Диспетчер кнопочных форм», появляется д. О. «Диспетчер кнопочных форм» Нажимаем кнопку «изменить». Появляется д.о. «Изменение страницы кнопочной формы». Нажимаем кнопку «создать» . Появляется д. О. «изменения элемента кнопочной формы» в поле «текст» пишу «Выход» в поле «Команда» выбираем «Выход из приложения» и нажимаем ok. А теперь приступаем к созданию кнопки «Выход из программы» . Для этого делаем следующее находясь в главном д.о. «Utegenov: база данных» нажимаю кнопку «конструктор» появляется д.о. «Кнопочная форма: форма» с панелью элементов. На панели элементов нажимаем на кнопку «кнопка» и с помощью перетягивания вставляю его д.о. «Кнопочная форма: форма», появляется д.о. «создание кнопок» с двумя пунктами «категории» и «действия», в поле «категория» выбераем «Приложение», а в поле «действие» выбераем «Выход из приложения» и нажимаем кнопку «далее». См. приложение 8.

5. Отчеты

5.1 Автоотчеты

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. Для создания связи между и его исходными данными применяются элементы управления. Ими могут быть поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса.

1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.

· Автоотчет: в столбец — каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева.

· Автоотчет: ленточный — поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице.

4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, выводящиеся в отчете.

5. Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет последний автоформат, использованный для создания отчета. Если вы ранее не создавали отчет с помощью мастера или не использовали команду Автоформат из меню Формат, будет применен стандартный автоформат.

Совет. Также можно создать отчет с полями, размещенными в один столбец, базовым источником данных которого являются таблица или запрос, выбранные в окне базы данных. Выберите команду Автоотчет в меню Вставка или нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите команду Автоотчет. Отчеты, созданные подобным образом, содержат только сами записи (в них нет верхнего и нижнего колонтитулов).

5.2 Конструктор отчетов

Это – окно, в котором создается макет отчета.

Для того чтобы открыть отчет в режиме конструктора, следует перейти в окно базы данных, выбрать вкладку Отчеты, выбрать отчет и нажать кнопку Конструктор.

Если отчет уже открыт, то для перехода в режим конструктора следует нажать кнопку Вид на панели инструментов.

5.3. Мастер отчетов

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Создание отчета с помощью мастера

Характеристики

Список файлов курсовой работы