Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

Розмноження конфіденційних документів не повинне проводитися разом із розмноженням відкритих документів. Під час розмноження конфіденційних документів усе, що не має відношення до їх розмноження, повинне бути прибране з робочих місць, використовуваних при розмноженні, доступ сторонніх осіб у приміщення, в якому проводиться розмноження, не дозволяється.

При виникненні в процесі розмноження аркушів браку вони поміщуються у спеціальну папку.

Дозвіл на розмноження документів можуть давати за вимогою керівника підприємства керівники відповідних структурних підрозділів самостійно або разом з керівником служби безпеки (підрозділу конфіденційного діловодства) підприємства. Підписаний керівником підприємства список осіб, що мають право давати дозвіл на розмноження конфіденційних документів, повинний знаходитися в розмножувальному підрозділі.

Документи, що надійшли з інших підприємств, можуть розмножуватися тільки з письмового дозволу підприємств, що їх видали.

Розмноження документів проводиться у формі виготовлення додаткових примірників, зняття копій з документів і виробництва виписок з документів.

Дозвіл на виготовлення додаткових примірників документу оформляється на звороті останнього листа примірника, з якого повинне проводитися розмноження. Цей примірник не повинен у майбутньому направлятися на інші підприємства, він підшивається в справу або переводиться на облік документів виділеного збереження.

При неможливості оформлення дозволу на розмноження на самому документі він оформляється у формі обліку даного документа.

При розмноженні документів у спеціальному розмножувальному підрозділі їхня передача на розмноження проводиться у спеціально призначеному для розмноження конфіденційних документів особі під її підпис у формі обліку або картки видачі документа.

Підлягаючі розмноженню документи реєструються в підрозділі конфіденційного діловодства або у спеціальному розмножувальному підрозділі у журналі обліку розмноження конфіденційних документів.

На розмножених примірниках працівник підрозділу конфіденційного діловодства проставляє їх номери. При цьому якщо документ був виданий даним підприємством, то номери розмножених примірників продовжують номери раніше виготовлених примірників, якщо документ був виданий іншим підприємством, то на розмножених примірниках їхні номери проставляються дрібно: у чисельнику на всіх примірниках залишається номер, привласнений підприємством, що видало документ, а в знаменнику на кожному примірнику проставляється привласнений йому порядковий номер, починаючи з №1.

На кожному розмноженому примірнику в реквізиті «Оцінка про виконавця» проставляється тільки обліковий номер, привласнений документу при його виданні, незалежно від місця видання, прізвище, ім'я, по батькові виконавця і його робочий телефон (якщо проставлений на примірнику, що розмножується,).

На примірнику, з якого проводиться розмноження, під дозволом на розмноження працівник підрозділу конфіденційного діловодства робить запис: «Розмножене ___ прим. з №___ по № ___», що завіряється його підписом із проставленням дати.

Якщо розмножені примірники не відтворюють підпис, то вони засвідчуються печаткою підприємства або підрозділу конфіденційного діловодства, що проставляється з захопленням частини слова, що позначає посаду особи, яка підписала документ [12].

Розмноження конфіденційних документів у формі зняття копій здійснюється у випадках, коли документи підшиті до справи і зняті з обліку по журналах (картках) обліку цих документів. Технологія виготовлення копій документів аналогічна технології виготовлення додаткових примірників, крім наступних особливостей.

Дозвіл на виготовлення копій оформляється записом: «Зняти копію в____прим.».

Копії документа привласнюється окремий обліковий номер – черговий порядковий номер за журналом обліку виданих документів, незалежно від того, за яким видом обліку (виданих документів, що надійшли,) зареєстрований документ, з якого знімається копія. Привласнений копії обліковий номер проставляється на всіх аркушах копії посередині нижнього поля з додаванням абревіатури грифа конфіденційності (на останньому листі – у реквізиті «Оцінка про виконавця»). У реквізиті «Дата і номер документа» на копії зберігаються колишні дані.

На першому листі копії над реквізитом «Гриф обмеження доступу до документа» проставляється слово КОПІЯ. Реквізит «Оцінка про виконавця» оформляється цілком, як у знову створюваних документах.

Нижче реквізиту «Підпис» на копії документа проставляється слово «Вірно», що завіряється підписом особи, яка робила зняття копії, із вказівкою її посади, ініціалів і прізвища, а також дати запевняння. Якщо копія пересилається на інші підприємства, то на ній додатково проставляється печатка підприємства або підрозділу конфіденційного діловодства.

Примірники копії мають самостійну нумерацію, починаючи з №1.

На примірнику документа, з якого знімалася копія, під дозволом на зняття копії працівником підрозділу конфіденційного діловодства робиться запис «Знята копія в ___прим. за зв. № ____», що завіряється його підписом із проставленням дати.

Заповнення граф журналу обліку виданих документів при знятті копій проводиться аналогічно заповненню на знову створювані документи.

Технологія виробництва виписок з конфіденційних документів має наступні особливості.

Виписки можуть робитися з документів, як не підшитих, так і підшитих у справи, а також з документів виділеного збереження.

Випискам привласнюється окремий обліковий номер – черговий порядковий номер відповідно до журналу обліку виданих документів, незалежно від того, по якому виду обліку зареєстрований документ, з якого проводиться виписка. Проставлення облікового номера на виписці здійснюється аналогічно проставленню його на копії.

На першому листі виписки після заголовка документа проставляється слово ВИПИСКА.

Виписка має власну нумерацію аркушів іпримірників. Реквізит «Оцінка про виконавця» оформляється цілком.

Оцінки про виробництво і запевняння виписки оформляються, як і в копії, із заміною в оцінці про виробництво слів «Знята копія» на слова «Зроблена виписка».

3. Особливості зберігання конфіденційних документів

Для забезпечення фізичної схоронності конфіденційних документів, справ і носіїв, а також для запобігання витоку інформації, що міститься в них, повинен бути встановлений спеціальний режим їхнього збереження.

Приміщення підрозділу конфіденційного діловодства, призначені для цілодобового збереження конфіденційних документів, з метою забезпечення додаткових гарантій від стороннього проникнення в них повинні, як правило, знаходитися не на першому й останньому поверхах. Крім того, вони повинні відповідати нормам, встановленим для збереження документів: вилучені від приміщень з харчовими продуктами і хімічними речовинами, не мати з ними вентиляційних каналів, відповідати вимогам пожежної безпеки, санітарним нормам, а також бути гарантовані від затоплення.

Вхід у такі приміщення необхідно строго регламентувати. Крім керівника підприємства і співробітників, що мають пряме відношення до обробки і збереження конфіденційних документів, у приміщення можуть допускатися особи, що забезпечують їхнє обслуговування. Прибирання приміщень, ремонт технічних засобів, що знаходяться в них устаткування і, виконання інших робіт, пов'язаних із залученням осіб, що не мають доступу до документів, які зберігаються в приміщеннях, повинні проводитися тільки в присутності співробітників підрозділу конфіденційного діловодства.

Вікна приміщень повинні мати надійні засоби захисту, що виключають можливість проникнення в приміщення сторонніх осіб. Крім того, на них повинні бути захисна сітка або жалюзі, що запобігають можливість випадання документів, а також візуального перегляду документів і екранів відеомоніторів з вулиці. Якщо приміщення розташовані на першому чи останньому поверсі або поруч з ними знаходяться пожежні сходи, балкони, ринви, інші які-небудь прибудови, за допомогою яких можна проникнути в приміщення, то для запобігання проникнення вікна додатково захищаються розстібними металевими ґратами з замком.

Вхідні двері приміщень повинні бути оббиті металом і обладнані замками, що гарантують їхнє надійне закриття. По закінченні робочого дня двері необхідно не тільки замикати, але й опечатувати печаткою підрозділу (співробітника або підрозділу) конфіденційного діловодства. Печатка проставляється на тонкий шар пластиліну або спеціальної мастики таким чином, щоб відбиток неможливо було зняти і відновити. Перед відмиканням дверей перевіряється збереженість відбитка печатки і цілісність засікши. При виявленні спроб проникнення в приміщення потрібно негайно довести до відома службу охорони і докласти керівнику підприємства. До ухвалення рішення керівником підприємства приміщення не відкриваються і забезпечуються фізичною охороною [10].

Для запобігання несанкціонованого входу в приміщення протягом робочого дня на двері можуть встановлюватися електромеханічні або електронні замки.

Конфіденційні документи в приміщеннях повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або металевих стелажах, що по закінченні робочого дня защібаються й опечатуються співробітниками, відповідальними за облік і збереження документів. Збереження відкритих документів разом з конфіденційними допускається тільки у випадках, коли вони є додатками до конфіденційних документів.

Вхідні двері, вікна приміщень, а також сейфи, шафи і стелажі варто оснастити охоронною сигналізацією, пов'язаною зі службою охорони підприємства або службою позавідомчої охорони.

Приміщення, в яких для фіксації, обробки, збереження, відтворення і передачі конфіденційної документної інформації використовуються електронно-обчислювальні машини, електронні множні апарати, засоби аудіо-, відеозапису й інші технічні засоби, що створюють електромагнітні випромінювання, необхідно обладнати додатковими засобами захисту, що запобігають перехоплення суперником електромагнітних сигналів, що несуть конфіденційну інформацію. У цих же цілях доцільно здобувати сертифіковані технічні засоби обробки інформації, що відповідають вимогам по захисту конфіденційної інформації від її витоку, а засоби іноземного виробництва попередньо піддавати спецперевіркам на предмет виявлення можливих спеціальних електронних і програмних закладок.

Замки дверей приміщень, розстібних металевих ґрат на вікнах, сейфів, чи шаф стелажів повинні мати робочі і запасні примірники ключів.

Запасні примірники ключів можуть зберігатися в опечатаних їхніми власниками конвертах або в керівника підприємства, або в службі охорони, або (ключі від сейфів, шаф, стелажів, металевих ґрат) у сейфі (шафі) співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, відповідального за збереження документів.

Робочі примірники ключів від сейфів, шаф, стелажів, ґрат у неробочий час можуть зберігатися в опечатаному конверті або в службі охорони, або в сейфі (шафі) співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, відповідального за збереження документів. В останньому випадку по закінченні робочого дня ключ від цього сейфа разом з робочим примірником ключа від вхідних дверей приміщення передається в конверті, опечатаній печаткою співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, у службу охорони з внесенням відповідних даних у графи 1–6 журналу передачі-прийому під охорону приміщень і конвертів із ключами [11].

У випадку втрати робочих чи запасних примірників ключів про це негайно повідомляється керівнику підприємства. При втраті ключа від сейфа, шафи або стелажу до заміни замку або зміни секрету замку зберігати документи в цьому сейфі (шафі, стелажі) не слід.

Для забезпечення видачі конфіденційних документів виконавцям (користувачам) приміщення повинні бути обладнані спеціальними віконцями, що не виходять у загальний коридор, чи всередині відгороджуватися бар'єром.

Виконавці можуть працювати з конфіденційними документами в спеціально виділених приміщеннях підрозділу конфіденційного діловодства, чи у своїх службових кімнатах, якщо ці кімнати відповідають вимогам забезпечення схоронності і конфіденційності документів. При роботі з документами в службових кімнатах кожен виконавець повинен мати постійне робоче місце, сейф (металеву шафа) чи окремий осередок сейфу для збереження конфіденційних документів і номерну металеву печатку.

Ключі від сейфа і номерна печатка видаються виконавцю під підпис в особовому рахунку. Робочий примірник ключа і номерна печатки зберігаються постійно у виконавця. Запасні примірники ключів повинні зберігатися в підрозділі конфіденційного діловодства або службі охорони в опечатаному номерною печаткою виконавця конверті.

Характеристики

Список файлов курсовой работы