17845 (601323), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

В реферате излагаются краткие сведения об основ­ном содержании проведенной работы, отражающие сущность и методы исследования, приводятся кон­кретные данные, определяющие техническую харак­теристику, параметры изделии, процессы и пр., крат­кие выводы относительно применения полученных ре­зультатов. В реферате указывается объем отчета в машинописных страницах, количество томов, иллю­страций, таблиц и т. п. Сведения об иллюстрациях сопровождаются указанием об их характере: схемы, графики, чертежи, фотографии и др. Основная часть отчета о научно-исследовательской работе состоит из введения, разделов и глав, в которых изложены методика, содержание и результаты выпол­ненной работы. В заключении даются выводы и пред­ложения, рекомендации в отношении возможности внедрения в производство.

Отчет по теме должен иметь оглавление, в котором указываются разделы (части) со ссылками на соответ­ствующие страницы текста. На обложке полностью скомплектованного и оформленного отчета по теме со­общаются те же сведения, что и на титульном листе, кроме фамилий руководителей и ответственных испол­нителей НИР.

Имеются некоторые особенности оформления стан­дартов и технической документации по изобретатель­ству, выполнение которых строго регламентировано со­ответствующими ведомственными нормативами.

Для организации промышленного производства, ка­питального строительства и удовлетворения других нужд требуется большое количе­ство экземпляров одного и того же технического документа. Для этого с подлинника изготовляется опреде­ленное или необходимое количество копий.

Глава 7. Организация хранения и использования технической документации в ведомственных технических архивах

В процессе деятельности научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических органи­заций, научно-производственных объединений, а так­же промышленных предприятий образуется большое количестве научно-исследовательской и технической документации (НТД).

В зависимости от состава и количества докумен­тов и государственных обязанностей по осуществлению ведомственного хранения НТД в учреждениях, органи­зациях и на предприятиях могут создаваться следую­щего вида службы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы технической документации, технические архивы. СНТД организу­ется на правах самостоятельного структурного под­разделения учреждения, организации и предприятия и подчиняется непосредственно их руководителю или заместителю руководителя, главному инженеру. С целью закрепления правильной постановки работы в СНТД разрабатывается положение о ней, которое со­гласовывается с архивными органами и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия. Численность сотрудников СНТД определяется адми­нистрацией исходя из количества поступающей от про­изводственных отделов документации, с учетом ха­рактера и специфики проводимых с нею операций и объема документации, находящейся на хранении. СНТД возглавляется начальником, назначаемым приказом руководителя организации.

В круг деятельности СНТД входит:

1. прием тех­нической документации на хранение;

2. контроль за правильностью оформления принимаемых на хранение технических документов;

3. размножение и рассылка технических документов;

4. систематизация, описание и учет технических документов;

5. обеспечение режи­ма хранения;

6. создание научно-справочного аппарата (каталогов, указателей и других архивных справоч­ников);

7. организации использования технических документов архива (выдачи документов для использования и прием их обратно, выдачи копий и справок, подборка документов по запросам и др.);

8. сбор и пе­редача научно-технической информации;

9. внесение изменений в подлинники;

10. экспертиза научной и. практической ценности технических документов;

11. подготовка документов к сдаче и государственный архив.

Согласно существующим правилам, все имеющиеся в учреждениях, организациях и на предприятиях по­длинники, дубликаты и копии научно-исследователь­ских и технических документов подлежат передаче на хранение в СНТД. Структурные подразделения учреж­дений, организаций и предприятий передают НТД в СНТД после окончания разработки НТД по проб­лемам (темам), изделиям, технологическим процессам, объектам планировки и капитального строитель­ства в целом либо по мере завершения их самостоя­тельных этапов, стадии или частей. При приеме документации на хранение сотрудники СНТД проверяют: комплектность документов в соответствии с ведомос­тями, спецификациями, содержанием томов, альбомов и других документов, в которых перечисляется вся передаваемая документация; наличие установленных подписей и дат; правильность выполнения основных надписей и титульных листов; физическое состояние документов — пригодность их для хранения, много­кратного снятия (отсут­ствие надрывов, подклеек, потертых мест, перегибов и др.). НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она выполнена, — бумажных, электронных и др..

На хранении в СНТД находятся самые разнооб­разные документы: научно-исследовательские, конст­рукторские, технологические, проектные для строи­тельства; фотодокументы, документы на раз­ных типах носителей, фиксирующие процесс НИР, конструирования изделий, проектирование объектов ка­питального строительства; документы по изобретени­ям и открытиям, рационализаторским предложениям, а также картографические, инженерно-геологические и другие виды технических документов.

Температурно-влажностный режим хранения доку­ментов в архивохранилище должен соответствовать следующим параметрам:. Помещения для хранения НТД оборудуют метал­лическими стационарными или передвижными стелла­жами, а также специальными металлическими шкафа­ми с выдвижными ящиками и сейфами для хранения подлинников. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки — боксы с металлическими перегородками и полками. Допус­кается оборудование хранилищ деревянными стелла­жами и шкафами, обработанными огнезащитным со­ставом.

В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет. Учету подлежат все хра­нящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при на­личии), перечни проектов, проблем (тем), НТД по ко­торым подлежит передаче на государственное хранение, а также описи документов постоянного хра­нения.

Единицей учета архивной документации в СНТД являются: для научной документации — отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в том (папку); для конструкторской, технологической и проектной документации — лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии. Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.

Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах, которые запол­няются на основании данных основной надписи черте­жей и титульных листов переплетенных учтенных еди­ниц хранения. Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-иссле­довательскую, конструкторскую, технологическую, проектную. В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, документы сторонних организаций, прислан­ные в порядке обязательного поступления или для сведения; документация для служебного пользования. Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие графы: ин­вентарный номер, дата поступления, этап, обозначение, наименование темы и ее номер, номер государственной регистрации, наименование института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителя и ответ­ственного исполнителя темы, количество листов, эк­земпляров, примечание.

Принятые подлинники конструкторской и технологической доку­ментации регистрируются полистно. На каждый кон­структорский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляется карточка учета. На документацию вспомога­тельного и индивидуального производства карточка учета не заводится. Копии конструкторских и техноло­гических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, при­своенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентар­ной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

Инвентарная книга для регистрации проектной до­кументации для строительства аналогична инвентар­ной книге на конструкторскую документацию. Регист­рация подлинников проектной документации в инвен­тарной книге производится по мере поступления технических документов проекта по отдельным само­стоятельным частям. Допускается вести отдельные ин­вентарные книги на каждое сооружение, объект. В пре­делах каждой части на каждом чертеже или тексто­вом документе проставляется инвентарный номер, присвоенный в архиве данной части. Регистрация копийной проектной документации производится по от­дельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.

Глава 8. Экспертиза ценности научно-технических документов

Научно-техническая документация, образующаяся в результате деятельности учреждения, организации или предприятия, имеет различную научно-историче­скую ценность и практическое значение. С целью опре­деления значения конкретных категорий технических документов проводится экспертиза их ценности. Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов на основе критериев исходя из общих методологических прин­ципов отбора документации, дли определения научного, социально-культурного и исторического значения НТД, установления сроков ве­домственного хранения и отбора ее в оптимальном объеме для передачи на государственное хранение. Основными методологическими принципами экс­пертизы ценности и отбора ИТД на государственное хранение являются историзм и всесторонняя, комп­лексная оценка. Принцип историзма предполагает отбор научно-технической документации, отражающей объективные закономерности развития науки и техни­ки в различные периоды истории общества. При все­сторонней и комплексной оценке архивной НТД учи­тывается значение и место каждого научного исследо­вания, технической разработки в системах всех научных исследований и разработок по определенной проблематике, а также место и роль каждого докумен­та в составе имеющегося документного комплекса вообще и в данном учреждении, организации или на предприятии в частности.

Экспертиза ценности НТД осуществляется в два этапа: первый этап — выбор проблем, проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД которых подлежит передаче на государственное хранение; второй этап — экспертиза ценности НД, отобранных проектов по проблемам и определение состава НТД, подлежащей приему на государственное хранение. На каждом эта­пе экспертизы ценности НТД применяется в комплек­се система общих и специфических критериев.

К общим критериям, применяемым в процессе экс­пертизы ценности НТД, относятся:

1. происхождение (роль и место учреждения, органи­зации и предприятия в системе учреждений, организа­ций и предприятий в хозяйстве страны в це­лом или в конкретной отрасли, значимость выполняе­мых им функций, время и место образования, авторство документов);

2. содержание (значимость события, явления, пред­мета, отраженного в документах);

3. значение содержащейся в документе информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа;

4. внешние особенности (юридическая достоверность документа — наличие подписей, дат, печатей);

5. наличие резолюций, пометок;

6. особенности передачи текста;

7. подлинность;

8. особенности материальной основы документа;

9. особенности физического состояния, полнота, со­хранность документа.

Специфическими критериями для первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разра­боткам являются:

1. степень отражения уровня состояния науки и тех­ники, производства в определенный период развития общества;

2. значимость проблем (тем), проектов, моделей, кон­струкции, технологии на момент внедрения для разви­тия отраслей и народного хозяйства в целом;

3. принципиальная новизна, уникальность, оригиналь­ность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

4. экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;

5. социальная эффективность исследований и научно-технических разработок.

Специфическими критериями для второго этапа яв­ляются:

1. этапность научных исследований (стадийность тех­нических разработок);

2. степень информативности видов и разновидностей документов на определенных этапах исследований и стадиях разработок;

3. степень отражения в научно-техническом докумен­те реально существующего явления или объект.

Для организации и проведения экспертизы ценно­сти всех групп документов и отбора их для передачи на государственное хранение создаётся единая экс­пертная комиссия (ЭК). В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями деятельности организации. В экспертную комиссию в обязательном порядке включаются: начальник и один из сотрудников СНТД, являющийся секретарем ЭК, лицо, ответственное за ведение делопроизводства, представитель государственной архивной службы. Директором ЭК назначается один из руководите­лей организации (зам. директора по научной работе, главный инженер или его заместитель, главный кон­структор или его заместитель). ЭК является совеща­тельным органом, работает в непосредственном кон­такте с ЭПК соответствующего архивного учрежде­ния, получает от него организационно-методическую помощь и указания.

Основными функциями ЭК организации являются: организация и проведение совместно с сотрудниками СНТД непосредственной работы по экспертизе ценно­сти НТД, отбору ее на постоянное и временное хране­ние и выделение к уничтожению НТД, утратившей практическое значение и не имеющей научно-истори­ческого значения.

Организации и предприятия по ис­течении сроков хранения документов организуют пе­редачу их на государственное хранение в установлен­ном комплекте и в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Документация принимается по описям, утвержденным ЭПК архивного органа, в хорошем физическом состоя­нии (отреставрированная, переплетённая, прошедшая дезинфекцию дезинсекцию). Все расходы, связанные с подготовкой документов к передаче на госхранение и транспортировкой, производятся за счет органи­зации.

НТД, не имеющая научно-исторической ценности, но сохранившая практическое значение, хранится в СНТД в течение сроков, предусмотренных отрасле­выми и ведомственными перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке. Акты на уничтожение НТД рассматриваются ЭК и утвержда­ются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования акта на ЭПК архивного органа.

Научно-техническая документация, хранящаяся в архивах, используется с соблюдением соответствую­щих правил работы с архивными документами. Для учета лиц, пользующихся научно-технической докумен­тацией, в архиве ведется книга учета посещаемости, в которой при каждом посещении архива исследова­тель расписывается. Книга учета посещений заводит­ся ежегодно и имеет следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество исследователя, наименование организации, отдела, направивших его в архив, тема исследования, дата, примечание.

Характеристики

Список файлов курсовой работы