Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.[7, с. 8] Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

1.2 Классификация документов

Документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на:

1. текстовые

2. графические

3. традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях

4. научные

5. технические

6. личные и официальные и др.

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.[7, с. 1]

Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. [15, с. 232]

Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

1. регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

2. распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

3. накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

4. передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

1.3 Нормативная база

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"

2. Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ “О техническом регулировании”.

3. ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93(ред. от 13.10.2008)

5. Закон от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации"

6. Государственная система документационного обеспечения управления.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

8. ГОСТ Р 6.30 — 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов .

9. Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской, отчетности в Российской Федерации от 29.07.1998 N 34н (ред. от 18.09.2006)

10. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. , в редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).

11. Федеральный закон от 29.12.1994 г. «Об обязательном экземпляре документов»

12. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

13. Положении «О федеральной архивной службе России», утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 № 1562

14. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению opгaнов управления, утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 r. №152

15. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Последний нормативный документ нужен для работы с кадровой документацией.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми. Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Пакет общегосударственных нормативно-методических документов необходимо иметь каждой делопроизводственной службы как справочный материал.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:[8, с. 1]

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления[См. Приложение А].

1.4 Определение документа в законодательных и нормативных актах

В практике работы с документами постоянно приходиться сталкиваться с необходимостью максимально точного, однозначного толкования важнейших терминов и определений, в том числе и документ.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.», определяет понятие документ, как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.), дает определение документированная информация – информация, зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Первое определение исходит из второго. Начавшиеся в 1990-е гг. активное вхождение страны в мировое информационное пространство потребовало переосмысления понятия документа. В результате и перешел перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационное.

В законах РФ " Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 23 июля 2008 года от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ [Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года], "О библиотечном деле" Федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ[ Принят Государственной Думой 23 н6оября 1994 года] документ определяется как «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».

Закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ[Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г] использует термин архивный документ -материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства

В "Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) впервые в понятие документ, появляется термин документооборот, по этому закону термин определяется, как «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти».

Определения документа в отечественных законодательных актах во многом перекликаются с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимся в зарубежной документоведческой практике. Так в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1998г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

Международная организация по стандартизации разработала и утвердила определение документа как «информация, созданная, полученная и сохраненная организацией или частным лицом в качестве доказательства или подтверждения правовых обязательств или управленческой деятельности»

И в нащей стране и в других государствах уделяется достаточно много внимания проблеме унификации и стандартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточного употребления терминов, произвольного толкования понятий. В противном случае это может обернуться юридическими, экономическими последствиями. Поэтому стандартизированные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы в соответствующих сферах.

2. ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1 Период феодальной раздробленности (XI — XV вв.)

В период феодальной раздробленности делопроизводство фиксируется на бересте, а позднее на пергаменте. Документировалось купчие грамоты на землю и иное имущество; кабалы заемные, закладные, служилые на заем денег, движимого и недвижимого имущества; полные грамоты на продажу в рабство; грамоты при отпуске на свободу и др. Договора 911, 945 гг. свидетельствуют об определенных правилах существовавших уже в то время.

Работу с документами осуществляли специальные должностные лица, имевшие небольшой штат помощников. В XIV в. людей, профессионально занимающихся работой с документами, стали называть дьяками.

В этот период накапливаются традиций в области составления документов: создаются устойчивые формуляры документов, устанавливаются приемы их удостоверения — подписи, скрепы, печати, возникают стадии написания документа— черновик и беловик.

2.2 Приказное делопроизводство (XVI — XVII вв.)

Все документы (XVI — XVII вв.). пишутся сплошным текстом, набор реквизитов не регламентируется законом, но есть устная традиция.

Ведением делопроизводства занималась система государственных органов сформировавшаяся к тому периоду[См. Приложение Б].

Документировалось следующее:

ЦАРСКИЕ УКАЗЫ: появляются в 16 веке. Это распорядительные документы адресуются нижестоящим организациям. Начинаются с дат, также в них указывается лицо и его титулы. Указ состоял из 2ух частей (суть вопроса и действия по данному вопросу.)

ГРАМОТЫ: строились как царский указ (титулованные от кого кому основная часть с обоснованием и постановлением, заключение - что сделать)

Характеристики

Список файлов курсовой работы