16541 (600812), страница 6
Текст из файла (страница 6)
По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые — они могут быть «прочитаны» непосредственно человеком, без специальных технических средств — и машиночитаемые — предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.п.
К человекочитаемым документам относятся все виды изданий (книга, журнал, газета и т.д.). Машиночитаемые документы — это микрофильм, микрофиша, диафильм, магнитная лента, грампластинка, перфокарта, перфолента, диск, дискета, компакт-диск и т.д. на машиночитаемых носителях, запись на которых осуществляется путем изменения структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом (например, изменением глубины звуковой дорожки в грампластинке).
4.7. Классификация документов по каналу восприятия информации
Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание).
По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.
Визуальный — это документ, содержание которого человек (реципиент) воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, репродукции и т.д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение (осязание) (книга, журнал для слепых). Аудиальный — это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (грампластинка, магнитная фонограмма, музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ — тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, озвученный диафильм, видеофильм, видеодиск, компьютерная технология «мультимедиа» и т.д.).
По подсчетам специалистов, до 75% всей информации человек получает через органы зрения. Аудиальная информация составляет 13% от всей поступающей информации через органы чувств человека.
4.8. Классификация документов по степени их распространенности
По степени распространенности различают опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.
Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров. Представителями этого класса документов являются отчет о НИР и ОКР, диссертация, информационная карта, депонированная рукопись, репринт и др. К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская, технологическая, коммерческая и прочая подобная документация).
4.9. Классификация документов по способу к документирования
По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.
Рукописный — это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный «от руки», но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи (с помощью пишущей машинки ) или ЭВМ (с помощью принтера). К рукописным документам относят: отчет о НИР и ОКР, депонированную рукопись, диссертацию и др.
Печатный — это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ — самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.п. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.
Механический — это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики, граморигиналы) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т.п.
Магнитный — это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т.п.
Фотографический — это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).
Оптический — это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью, постоянное запоминающее устройство (ПЗУ)).
Лазерный — это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).
Формируется еще один самостоятельный класс документов — электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.
Документы, в которых информация зафиксирована в «явном», но «нечитабельном» виде, а также ряд дискретных носителей для введения в память ЭВМ (и считывания ее с помощью устройств декодирования), а именно: магнитная пленка, магнитные диски (дискеты), видеодиски и др. — относятся к т. н. документам на новейших носителях информации. Для восприятия их содержания, как правило, используются технические средства.
Заключение
Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще — совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.
Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.
В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Для понимания сущности документа в курсовой работе условно разделили информационную и материальную стороны документа и рассмотрели их отдельно.
В курсовой работе рассматривалась характеристика документа как системного объекта, была описана структура документа, охарактеризована информационная составляющая документа, а также описана классификация документов по информационной составляющей документов.
Список литературы
-
Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.
-
Володин В.В, Ермолаева А.А. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти. – Саратов, 2001.
-
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998, с.3.
-
ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандартом России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р».
-
Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991, 271 с.
-
Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.
-
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.
-
Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.
-
Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 288 с.
-
Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
-
Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.
-
Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994, 85 с.
-
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999, 144с.
-
Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. — М.: СолСистем; Финансы и статистика, 1997, 176 с.
-
Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. — М., 1991.
-
Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — М., 1991.
-
Фельзер А.Б., Мнссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. 3-е изд. стер. — Киев, 1988.
-
Кушнаренко П.М документоведение: Учебник для вузов. – М., 2000.
Приложение 1
Виды социальной информации
| Сфера социальной деятельности | Вид социальной информации |
| Наука | Научная |
| Промышленное и сельскохозяйственное производство | Производственная, техническая |
| Искусство и художественное творчество | Эстетическая |
| Спорт | Спортивная |
| Политика | Политическая |
| Массовое информирование и пропаганда | Массовая, популярная, публицистическая |
| Образование | Педагогическая |
| Управление | Управленческая |
| Быт | Бытовая |
Приложение 2
Фасетно-блочная схема классификации документов
| Классификация по информационной составляющей документа | ||
| Блок-фасет 1 | Вид документа по характеру знаковых средств | 1 |
| Текстовой | 1.1 | |
| Иконографический | 1.2 | |
| Идеографический | 1.3 | |
| Звучащий | 1.4 | |
| Матричный | 1.5 | |
| Комплексный | 1.6 | |
| Блок-фасет 2 | Вид документа по мерности записи информации | 2 |
| Одномерный | 2.1 | |
| Двумерный | 2.2 | |
| Трехмерный | 2.3 | |
| Блок-фасет 3 | Вид документа по предназначенности для восприятия | 3 |
| Человекочитаемый | 3.1 | |
| Машиночитаемый | 3.2 | |
| Блок-фасет 4. | Вид документа по каналу восприятия | 4 |
| Визуальный | 4.1 | |
| Тактильный | 4.2 | |
| Аудиальный | 4.3 | |
| Аудиовизуальный | 4.4 | |
| Блок-фасет 5 | Вид документа по степени его распространенности | 5 |
| Опубликованный | 5.1 | |
| Неопубликованный | 5.2 | |
| Непубликуемый | 5.3 | |
| Блок-фасет 6 | Вид документа по способу документирования | 6 |
| Рукописный | 6.1 | |
| Печатный | 6.2 | |
| Механический | 6.3 | |
| Магнитный | 6.4 | |
| Фотографический | 6.5 | |
| Оптический | 6.6 | |
| Лазерный | 6.7 | |
| Электронный | 6.8 | |
| Блок-фасет 7 | Вид документа по уровню обобщения информации | 7 |
| Первичный | 7.1 | |
| Вторичный | 7.2 | |
| Классификация по физической (материальной) составляющей документа | ||
| Блок-фасет 8. | Вид документа по материальному носителю информации | 8 |
| Бумажный | 8.1 | |
| Пленочный | 8.2 | |
| Пластмассовый | 8.3 | |
| Блок-фасет 9. | Вид документа по материальной конструкции | 9 |
| Листовой | 9.1 | |
| Кодексовый | 9.2 | |
| Карточный | 9.3 | |
| Ленточный | 9.4 | |
| Дисковый | 9.5 | |
| Комбинированный | 9.6 | |
| Классификация документа по обстоятельствам его бытования во внешней среде | ||
| Блок-фасет 10. | Вид документа по регулярности выхода в свет | 10 |
| Периодический | 10.1 | |
| Непериодический | 10.2 | |
| Блок-фасет 11. | Вид документа по времени появления в свет | 11 |
| Оригинал | 11.1 | |
| Копия | 11.2 | |
| Блок-фасет 12. | Вид документа по месту происхождения | 12 |
| Местный | 12.1 | |
| Региональный | 12.2 | |
| Общегосударственный (национальный) | 12.3 | |
| Зарубежный (иностранный) | 12.4 | |
1 Кушнаренко П.М документоведение: Учебник для вузов. – М., 2000.
2 Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с
3 Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
4 Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. — М., 1991.
5 ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,1997
6 Кушнаренко П.М документоведение: Учебник для вузов. – М., 2000.
7
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
