103297 (590735), страница 9

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 9)

Внутри любой средней и крупной организации есть система распространения информации, от того, насколько быстро, точно и эффективно эта система действует, зависит и успех ее на рынке. Однако по результатам исследований существует немало проблем в этом важнейшем звене. В частности, при объяснении той или иной задачи руководитель может рассчитывать лишь на то, что только 60% ее будет понято подчиненными, в свою очередь их подчиненные поймут лишь 60% от сказанного и т.д. Таким образом, если руководство фирмы имеет пять уровней управления, то младший руководитель может рассчитывать на 15% смысла данного распоряжения. Это относится к устному сообщению, при использовании письменного документа результат может быть еще хуже. Понимание письменного документа на каждом уровне может составить всего 15% на каждом уровне.

В ходе исследований выявилась одна деталь: при использовании нескольких каналов общения результат был лучше, чем при простом сложении степени эффективности отдельных каналов. Наилучшие результаты достигаются, когда информация по избранному вопросу распространяется одновременно по нескольким каналам.

Одна из главных и отнюдь не простых внутриорганизационных задач специалистов по связям с общественностью - разобраться в системе коммункационных каналов, связующих структурные подразделения в единое целое, выявить наиболее интенсивно общающиеся между собой группы индивидов.

Важно также установить, насколько «зашумлена» информация, поступающая сверху вниз и снизу вверх по официальным каналам, и как она разнится от той, что циркулирует в межличностной коммуникационной сети. Только проникнув в «тайны» организационной коммуникационной системы, специалист сможет понять поведение групп и отдельных индивидов, которое и определяет дух организации, ее жизненную силу.

Система внутренних коммуникаций в сфере трудовых отношений предназначены для выполнения ряда задач и достижения конкретных целей:

1) Обеспечение межличностных коммуникаций. Различного рода печатная информация играет значительную роль в достижении целей управления персоналом, но это не заменит личное общение. Развитие различных форм личного общения руководителей организации с персоналом - задача службы по связям с общественностью в области внутренних коммуникаций.

2) Изменение характера внутрифирменных изданий (многотиражек, бюллетени и и пр.) Активная деятельность специалистов ПР привела к тому, что эти издания стали более независимыми, публикуют критические материалы и интересуются мнением читателей. Таким образом, эти издания превращаются в трибуну всей организации и представляют собой двусторонний канал информации.

3) Обеспечение успешного соперничества формальных коммуникаций с неформальными. Специалисты ПР достаточно успешно нейтрализуют каналы слухов, которые часто подталкивают персонал к неадекватным действиям.

4) Улучшение информированности персонала о политике руководства.

Особое значение для рабочих имеет информация о социальных гарантиях, служебных продвижениях и уровне оплаты труда наемного персонала, которая представляется по каналам внутрифирменных коммуникаций.

5) Оказание содействия работникам компании в ознакомлении с финансовой документацией. Рядовые работники компании далеко не всегда располагают необходимой подготовкой для правильного понимания финансовой отчетности и финансовой политики руководства. Специалисты служб по связям с общественностью в дополнение к финансовой отчетности готовят цикл публикаций, интервью с различными специалистами экономических служб с целью разъяснения финансового положения организации.

6) Организация обмена информацией между материнской и дочерней компаниями. В ряде случаев между персоналом обеих компаний отношения складываются весьма непросто. Специалисты в области ПР способствуют их гармонизации, используя для этого свои возможности в области коммуникаций.

7) Объяснение особенностей новой технологии. Эта задача приобретает все большее значение в связи с постоянным процессом совершенствования технологий, внедрением автоматизации, компьютеризации. Характер этих процессов не всегда понятен рабочим, их часто связывают с усилением угрозы безработицы.

8) Повышение эффективности мер в области безопасности. Специалисты в области коммуникаций располагают возможностью осуществить обучение персонала необходимым мерам безопасности.

9) Обеспечение информацией о деятельности руководства. Это особо актуально для крупных фирм, а также для компаний, подразделениях которых размещены в разных районах страны. Информация о деятельности центрального руководства приобретает особое значение для координации действий и мотивации персонала.

10) Разъяснение персоналу структуры и функций управления. Основные уровни управления, причины и характер перемещения менеджеров отражаются во внутрифирменной информации. Она преследует цель разъяснить персоналу компании сущность и особенности деятельности менеджеров на различных уровнях управления.

11) Информирование персонала о системе вознаграждений. Люди должны иметь максимально полное представление о том, как и за что они вознаграждаются.

12) Информирование об имеющихся вакансиях. В условиях возрастающей безработицы данная задача становится особенно актуальна для крупных предприятий, которые имеют возможность предложить своим рабочим и служащим работу по специальности в другом подразделении или филиале организации. Например, с 1995 года в ОАО «Рос-Фармакон» действует внутренняя «биржа труда», ежегодно совместно с московским городским центром занятости проводятся ярмарки вакансий рабочих мест.

13) Обеспечение эффективной обратной связи. Специалисты ПР оказывают содействие в организации систематического общения нижестоящих менеджеров и «синих воротничков» с высшим руководством компании, формируя тем самым чувство ответственности и причастности к принятию решений. Взаимосвязь между корпоративным имиджем организации и мотивацией сотрудников очевидна. В современном менеджменте «управление людьми через управление их побуждениями» может осуществляться прежде всего с помощью эффективных коммуникаций.

Выделим три основных способа внутренних коммуникаций:

1. Коммуникация через средства массовой информации. Речь идет о печатных средствах (внутренние газеты, плакаты, листки новостей, ежегодные отчеты для акционеров и работников предприятия, доски объявлений и пр.) или электронных средствах (радио, внутреннее телевидение, Интернет).

2. Коммуникация через организации. Советы наставников, ветеранов, молодых специалистов, группы рационализаторов и изобретателей, а на практике часто и профсоюзные организации служат передаточным звеном между руководством организации и занятыми.

3. Коммуникации через неформальные контакты. Большинство занятых рассматривают коммуникации с непосредственным начальником как предпочитаемый источник информации.

Каждый канал коммуникаций - газета, радио, телевидение, доски объявлений и т.д. - имеет свойственные только ему возможности и характеристики в отношении определенных категорий персонала. Таким образом, каждый из них отвечает нуждам руководства организации, ищущего пути к определенным категориям своих сотрудников. Специалисты коммуникационных подразделений должны планировать, какой канал использовать для достижения целей коммуникационной политики. После этого задачей планирующего работу по формированию имиджа является выбор тех из имеющихся каналов информации, которые позволяют достичь желаемого результата наиболее эффективным способом.

Результаты социологических исследований, проведенных в 2002 -2003 гг. среди работников ОАО «Рос-Фармакон», устные опросы, экспертные суждения, основанные на данных опросов, в том числе в комментариях и замечаниях работников предприятия в ходе заполнения формализированного вопросника, а также интервью с представителями различных категорий сотрудников позволили определить степень важности некоторых каналов информации.

На основе этих данных имеющиеся на автомобильном заводе каналы информации можно разделить на три группы:

Первая группа (газета «Вестник Рос-Фармакон», непосредственный руководитель) -наиболее доступные и имеющие высокую степень доверия источники информации. Значительная часть информационно-разъяснительной работы в компании осуществляется через непосредственных руководителей и представителей профсоюзной организации.

Газета «Вестник Рос-Фармакон» выходит с 1995 года, имеет тираж на 01.01. 2008 г. более 3 тыс. экземпляров, который практически весь распространяется по подписке. Более половины опрошенных выписывают газету на дом, 64% респондентов регулярно ее читают. Роль газеты как ведущего информационного канала обусловлена спецификой данного средства массовой информации и традициями общественной жизни работников компании.

Вторая группа (коллеги по работе, представители профсоюзных организаций). Специфика организации производства и уклада общественной жизни в компании наиболее ярко определена в позиционировании этой группы. Информационно-разъяснительная работа в подразделениях предприятия организуется преимущественно через профсоюзные организации, именно они являются организаторами дней информации, встреч руководства компании с различными категориями работников. Профсоюзные организации проводят эту работу через актив в подразделениях, который и обеспечивает доведение информации до конкретного работника. Поэтому вполне закономерно, что вторая группа выполняет роль дополнения к первой и имеет высокую оценку среди работников предприятия. Особенность ситуации в том, что между руководством компании и представителями профсоюза нет серьезных противоречий, кроме того, на предприятии нет другой такой же массовой общественной организации. Численность профсоюзной организации за годы реформ изменилась незначительно.

Третья группа (внутренне радио и телеканал «ТВ-Рос-Фармакон»). Исторически сложилось, что радио развивалось в офисах и производственных помещениях компании как проводное, учитывая специфику (шумность, сменность и пр.) производства, основной его аудиторией являются «кабинетные» работники (руководители, ИТР, служащие). С 1995 года еженедельно по воскресеньям выходит в эфир телеканал «ТВ-Рос-Фармакон». У него есть своя устойчивая аудитория. 54,7 процентов опрошенных считают, что важнейшей задачей телевидения является помощь людям в конкретных житейских делах, что телевидение должно быть средством социальной защиты человека.

Чтобы работать в адекватной восприятию телезрителей форме, нужно хорошо знать их проблемы, интересы, иметь не приблизительное, а точное представление об аудитории конкретных программ и передач. Регулярные опросы, исследования позволяют найти оптимальные формы, жанры телепередач. Так в ходе социологического исследования в 2003 году были определены основные проблемы, которые беспокоили работников ОАО «Рос-Фармакон»: ухудшение финансового положения предприятия (45 % от общего числа опрошенных), возможное сокращение штатов (34%), проблемы низкого качества выпускаемой продукции (8,7%). Причем следует отметить, что степень важности последней из перечисленных проблем различна для отдельных групп: у руководителей (15,8%), инженерно-технических работников (11,3%), у рабочих (4,3%). Данный факт свидетельствует о низкой заинтересованности работников предприятия в делах администрации, а также о том, что большинство респондентов не видят четкой зависимости между качеством выполненных работ и уровнем оплаты труда.

Результаты подобных исследований позволяют сформировать программу коммуникаций для персонала, скорректировать программную политику телеканала, заводского радио и газеты «Вестник Фармкон» с учетом пожеланий и предпочтений работников компании

Объектом деятельности специалиста по коммуникациям внутри организации является духовный и эмоциональный потенциал ее сотрудников. Войти в соприкосновение с этой тонкой и весьма переменчивой материей позволяют исследования коммуникационных сетей, пронизывающих во всех направлениях организацию, создающих своеобразное информационное поле организации. Именно в этом поле и формируется феномен, называемый «человек организации».

Приведем перечень базовых технологических процедур, необходимых для определения информационного поля организации:

выявление неформальной коммуникационной сети организации;

анализ наполняющих информационное поле организации слухов, искаженных управленческих команд и распоряжений, организационных стереотипов, ярлыков, негативных оценок, организационных ценностей, их систематизация и использование в работе;

выявление лиц, выполняющих определенные коммуникационные роли в организации;

изучение степени информированности различных групп и подразделений по ключевым проблемам организации;

измерение информированности управленческого персонала об оценках его решений рядовыми работниками организации;

использование различных каналов информации для повышения уровня информированности и формирования позитивных установок у сотрудников;

создание специальных курсов, общественных слушаний, укрепляющих организационные связи;

проведение праздничных вечеров, дней открытых дверей и др. специальных мероприятий для организации неформального общения руководства и сотрудников организации.

Для выполнения своих функций специалисты по связям с общественностью располагают достаточно эффективными средствами. К их числу относятся уже упоминавшиеся внутрифирменные издания.

Важнейшая функция печатных средств массовой информации - информировать коллектив о политике и решениях руководства, о делах организации. Но если газета ограничивается этим, она становиться скучной. Она не учитывает интересов аудитории. Поэтому одинаково важна функция передачи информации снизу вверх, т.е. о мыслях и настроениях работников. Ведь руководство - это тоже группа общественности. Статьи, ответы на вопросы, данные опросов нужны для принятия управленческих решений.

Горизонтальная коммуникация между людьми тоже имеет большое значение. Она ведет к большей информированности о целях организации, ее делах, способствует появлению новых идей.

Цель «домашних» СМИ - совершенствование связей между руководством и читателями. Этот процесс двусторонний и его успех связан с интересностью и полезностью информации для обеих групп.

Необходимо показывать достижения конкретных людей, что важно и как стимул к новым достижениям, и для оказания положительного влияния на внешнюю среду.

Характеристики

Список файлов ВКР