29477 (587050), страница 12

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 12)

Стандарт предназначен как для специалистов в области ДОУ, так и для руководителей организаций и всех сотрудников, работающих с документами.

Кроме уже рассмотренных. Стоит упомянуть еще действующие стандарты: ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги" на форматы бумаги, ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования", ГОСТ 6.10.3 – 83 УСД "Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате".

Следует отметить о существовании типовых требований к автоматизированным системам электронного документооборота-Европейский МОРЕГ-2.

Тема электронного документооборота с каждым годом приобретает в России все большую актуальность. Естественно, растет рынок автоматизированных систем электронного документооборота; появляется все больше и больше новых систем, системы, уже завоевавшие репутацию расширяют свою функциональность.

Однако, к сожалению, у нас нет четких общепризнанных критериев для определения уровня зрелости предлагаемых решений и соответствия их функциональным требованиям предметной области. Пресса и Интернет изобилуют разнообразными "рейтингами" и "сравнениями" систем электронного документооборота, которые на поверку оказываются рекламными публикациями. Справедливости ради следует отметить, что в России действительно нет никакого ориентира, никакой точки отсчета, относительно которой можно было бы оценивать различные системы. Все существующие ГОСТы и другие нормативные документы уделяют внимание только собственно документообороту, но никак не самим автоматизированным системам, которые должны его обеспечить.

MoReq впервые дает возможность всем заинтересованным сторонам – пользователям и разработчикам систем ознакомиться с детально проработанной и апробированной на практике моделью функциональных требований к автоматизированным системам электронного документооборота.

Спецификация MoReq имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной специфики. Она определяет не то, как в организации должны выполняться процессы регистрации, согласования и исполнения документов, а то, каким функциональным требованиям должна соответствовать автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с документами.

Все комментарии и замечания переводчика выделены явно, либо непосредственно в тексте, либо в сносках. Автор стремился сделать свой перевод максимально точным и адекватным. Если это не всегда удалось, конструктивная критика приветствуется и поможет сделать следующую редакцию перевода лучше.

Там, где термины в переводе допускают двоякое толкование, например, files = папки или дела, приводятся оба допустимых значения. Как известно, в делопроизводстве могут использоваться различные накопительные папки по вопросу, которые, строго говоря, не являются делами, и их существование не отражено в номенклатуре дел. Не всем терминам удалось найти адекватный перевод вследствие того, что существуют определенные различия в практике документооборота. Так, например, широко используемый термин "capture" подразумевает весь комплекс действий по обработке документа при поступлении его в систему, включая его регистрацию, классификацию и размещение в системе (что для бумажных документов означает и сканирование).

Автоматизированная система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документа, от его поступления в организацию или создания до уничтожения или передачи на государственное хранение, т.е. обеспечивать делопроизводство, документооборот и архивное хранение. В российской практике исторически сложилось, что системы документооборота и архива воспринимаются как разные системы, хотя с функциональной стороны они чрезвычайно близки. Вместе с тем, нельзя не признать, что общая тенденция в автоматизации складывается скорее в пользу сквозных интегрированных систем, поэтому подобная практика будет меняться. Даже при беглом знакомстве со спецификацией MoReq бросается в глаза, что сравнительно мало внимания уделено вопросам контроля исполнения и маршрутизации документов – всего одна глава. Дело в том, что с точки зрения MoReq АСЭД должна обеспечить надлежащее документирование деятельности организации, а не управление ею. Автоматизацией управления занимаются другие системы, например, ERP – Enterprise Resource Planning или BPM – Business Process Management. Такой подход позволяет исключить отраслевую специфику и делает АСЭД более универсальной. (В противном случае пришлось бы разрабатывать серию спецификаций – системы документооборота для государственных органов, для банков и т.д.)

В целом же нельзя не признать, что данная спецификация носит чрезвычайно практический характер и может быть адаптирована для любой конкретной задачи как путем ее сокращения за счет требований, которые не являются актуальными, так и за счет ее дополнения и уточнения.

2. Инструкции и правила

Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. №76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", регулирующий нормативно – правовую и методическую базу современного делопроизводства" (Приложение 17).

Уже говорилось о том, что Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. Росархиву предписывалось: подготовить Методические рекомендации по разработке Инструкций для ведомств, министерств, учреждений и т.д.

23 декабря 2009 г. был издан Приказ Росархива №76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

Данные рекомендации более объемны, чем Правила и бывшая Типовая Инструкция (2005 г.). Основной текст рекомендаций изложен почти на 40 страницах. К основному тексту имеется 30 Приложений.

Текст содержит 3 раздела:

Первый раздел – это "Общие положения".

Второй раздел – посвящен вопросам разработки, утверждения, внесения изменений в инструкцию по делопроизводству.

Третий раздел – самый объемный. В нем дается толкование основным делопроизводственным понятиям; определяется порядок создания документов; организации документооборота; характеристика документального фонда; особенности работы с электронными документами; регламентируется работа с документами исполнителей; устанавливается порядок изготовления, учета, использования, хранения печатей, штампов, бланков.

В 30 приложениях представлены образцы разработки, оформления основных видов организационно – распорядительных, информационных документов.

В "Общих положениях" указаны нормативные акты, принятые ранее, но не выведенные из действия: "О государственной тайне", "О персональных данных" и другие.

Эти Рекомендации, в отличие от всяких прежних, полностью основываются на обязательных Правилах, утвержденных Правительством.

Необходимо сказать об "Основных правилах работы архивов организаций", которые можно по содержанию условно разделить на две части:

-первая описывает вопросы делопроизводственного характера, начиная с вопросов текущего хранения документов и до передачи их в ведомственный архив;

-вторая организует хранение документов в ведомственном архиве.

В Основных правилах работы архивов организаций подробно рассмотрены такие вопросы, как составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел в организации, организация и порядок проведения экспертизы ценности документов, порядок передачи документов в архив организации.

1. Перечни

При составлении номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов абсолютно необходимым справочником являются перечни документов с указанием сроков хранения – систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141 – 98).

Различают типовые перечни, содержащие наиболее распространенные категории документов, и ведомственные, содержащие специфические документы, характерные для определенной сферы деятельности.

К основным Перечням относятся:

-Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.);

-Примерный перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций, которые могут подлежать отбору на постоянное хранение в государственные архивы;

-Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно – технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2997 г. №1182)

1. Нормы времени и квалификационные характеристики

При организации службы ДОУ для определения необходимой численности персонала и при распределении обязанностей между работниками необходимо обращаться к разработанным Центральным бюро нормативов по труду и утверждаемым постановлениями Минтруда РФ нормативами времени.

Нужно отметить следующие нормативы, которые могут быть использованы при нормировании труда управленческого персонала:

-единые нормы времени на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11 – 64;

-укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. №327/17 – 42;

-межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров (утверждены постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 г. №78);

-укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утверждены постановлением Минтруда России 18 декабря 1992 г. №57);

-нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министерства труда РФ от 10 сентября 1993 №152);

-межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда РФ от 25 ноября 1994 г. №72);

-нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ 26 марта 2002 г. №23).

В них не только определены трудозатраты на различные виды работ, но и последовательно перечисляется содержание работ, т.е. работы раскладываются на составляющие их операции.

2. Международные документы, составляющие нормативно – правовую и методическую базу электронного государства

1. Окинавская хартия глобального информационного общества

В настоящее время международные документы образующие правовую основу межгосударственных отношений, являются средством поддержания всеобщего мира и безопасности, развития международного сотрудничества в соответствии с целями и принципами Устава ООН. Право международных документов является отраслью общего международного права и представляет собой совокупность правовых норм, регулирующих отношения государств и других субъектов международного права по поводу заключения, действия и прекращения международных документов.

Документы заключаются для конкретного и четкого определения взаимных прав и обязанностей сторон. Основная форма - договорная форма, закрепляющая международные отношения, обусловливающая стабильность международного правопорядка.

Основной международный документ - Окинавская хартия глобального информационного общества, принятая 22 июля 2000 года лидерами стран "Большой Восьмерки". В ней говорится о информационно-коммуникационных технологиях (ИКТ), которые являются одним из наиболее важных факторов, влияющих на формирование общества двадцать первого века, которые быстро становятся жизненно важным стимулом развития мировой экономики. Они дают возможность всем частным лицам, фирмам и сообществам, занимающимся предпринимательской деятельностью более эффективно решать проблемы.

Информационное общество, как мы его представляем, позволяет людям шире использовать свой потенциал и реализовывать свои устремления. Для этого, согласно хартии, нужно сделать так, чтобы ИКТ служили достижению взаимодополняющих целей обеспечения устойчивого экономического роста, повышения общественного благосостояния.

Хартия, прежде всего, является призывом ко всем как в государственном, так и в частном секторах, ликвидировать международный разрыв в области информации знаний. Солидная основа политики и действий в сфере ИКТ может изменить методы взаимодействия по продвижению социального и экономического прогресса во всем мире.

Характеристики

Список файлов ВКР