17102 (585810), страница 9

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 9)

Складові частини автоматизованих робочих місць документаційної служби залежить від обсягу інформації, що підлягає введенню в систему, і, відповідно, від складу документів, які проходять через документаційну службу, та обсягу документообігу суб'єкта.

Всі види виробництва інформаційних систем та мереж, технологій та засобів їх забезпечення становлять спеціальну галузь економічної діяльності, розвиток якої визначається державною науково-технічною і промисловою політикою інформації.

Інформаційні системи, бази та банки даних, призначені для інформаційного обслуговування громадян та організацій, інформаційні системи органів державної влади України, інших державних органів, організацій, які опрацьовують документовану інформацію з обмеженим доступом, а також засоби захисту цих систем, підлягають сертифікації в порядку, встановленому Законом України.

Власник інформаційних ресурсів або вповноважені ним особи мають право здійснювати контроль за виконанням вимог по захисту інформації та забороняти чи призупиняти обробку інформації у випадку невиконання цих вимог, а також може звертатися в органи державної влади для оцінки правильності виконання та дотримання вимог по захисту його інформації в інформаційних системах.

РОЗДІЛ 3.

ЕКОНОМІЧНЕ ОБГРУНТУВАННЯ ДОЦІЛЬНОСТІ ЗАСТОСУ-ВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ

3.1. Сутність інформаційних технологій документаційного

забезпечення установи

Стрімкий розвиток інформаційних технологій у світовому просторі призвів до активного використання у боротьбі зі злочинністю комп'ютерних інформаційних систем.

Основними тенденціями розвитку інформаційних технологій є:

• удосконалення форм та методів управління системами інформаційного забезпечення;

• централізація та інтеграція комп'ютерних банків даних;

• впровадження новітніх комп'ютерних інформаційних технологій для ведення обліку;

• розбудова та широке використання ефективних та потужних комп'ютерних мереж;

• застосування спеціалізованих засобів захисту інформації.

З розвитком нових інформаційних технологій визначилась тенденція до використання комп'ютерної техніки, поширилась сфера її застосування.

Внаслідок цього виникни певні позитивні тенденції, серед яких:

• загальне підвищення рівня комп'ютерної грамотності працівників підприємства;

• збільшення переліку комп'ютерних інформаційних обліків;

• поширення "географії" використання сучасних засобів комп'ютерної техніки в діяльності усіх ланок підприємства;

• розвиток технологій безпаперової обробки інформації.

Головним напрямком перебудови управління і його радикального удосконалення, пристосування до сучасних умов стало масове використання новітньої комп'ютерної і телекомунікаційної техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій. Засоби і методи прикладної інформатики використовуються в управлінні. Нові технології, що базуються на комп'ютерній техніці, потребують радикальних змін організаційних структур управління, кадрового потенціалу, системи документації, фіксування і передачі інформації.

Технологія — це комплекс наукових і інженерних знань, реалізованих у прийомах труда, наборах матеріальних, технічних, енергетичних, трудових факторів виробництва, способах їх з'єднання для створення продукту чи послуги, що відповідають певним вимогам.

Технологія нерозривно пов'язана з машинізацією виробничого чи невиробничого, перш за все — управлінського процесу. Управлінські технології базуються на застосуванні комп'ютерів і телекомунікаційної техніки. Згідно з визначенням, прийнятим ЮНЕСКО, інформаційна технологія — це комплекс взаємопов'язаних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації труда людей, зайнятих обробкою і зберіганням інформації; обчислювальну техніку і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим обладнанням, їх практичні додатки, а також зв'язані з всім цим соціальні, економічні і культурні проблеми. Самі інформаційні технології потребують складної підготовки, значних початкових витрат і наукомісткої техніки. Їх впровадження повинно починатися із створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків в системах підготовки спеціалістів [40, 32].

Автоматизована інформаційна технологія (АІТ) — системно організована для розв’язання задач управління сукупність методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, нагромадження, пошуку, оброблення і захисту інформації на основі застосування програмного забезпечення, засобів обчислювальної техніки та зв’язку, а також засобів, за допомогою яких інформація пропонується клієнтам.

Сучасна інформаційна технологія орієнтована на застосування найширшого спектру технічних засобів електронно-обчислювальних машин і засобів комунікацій. На її основі створено та створюються обчислювальні системи й мережі різних конфігурацій не тільки для нагромадження, зберігання, перероблення інформації, але й максимального зближення термінальних улаштувань до робочого місця спеціаліста та для підтримки прийняття рішення керівника. Основу нової інформаційної технології складають розподілена обчислювальна техніка, «дружнє» програмне забезпечення та сучасні засоби комунікації. Принципова відміна нової інформаційної технології полягає не тільки в автоматизації процесів зміни форми й розміщення інформації, а й у зміні її змісту.

Забезпечувальні ІТ — технології оброблення інформації, які використовуються як інструмент у різних предметних сферах для розв’язання різних задач.

Функціональні ІТ — це модифікація забезпечувальних ІТ, за якої реалізується, будь-яка з предметних технологій. Наприклад, в арсеналі облікового процесу можуть перебувати як забезпечувальні технології (наприклад, текстові й табличні процесори), так і спеціальні функціональні технології (табличні процесори, СУБД, експертні системи, реалізуючі предметні технології) [41,87].

Інформаційні технології можна класифікувати за рядом ознак:

• за способом реалізації в АІС;

• за ступенем охоплення задач управління;

• за класом реалізуючих технологічних операцій;

• за типом користувацького інтерфейсу;

• за способом побудови мережі;

• за обслуговуючими предметними сферами.

Одна з сучасних тенденцій розвитку інформаційних технологій — напрям технології «клієнт-сервер». Цей підхід реалізується в технології зв’язування та запровадження об’єктів (ОLЕ), організації локальних мереж і мережевих операційних систем, у глобальних мережах типу Internet, в архітектурі систем керування базами даних, в архітектурі пакетів прикладних програм.

Архітектура системи керування базою даних (СКБД) типу «клієнт-сервер» передбачає розміщення клієнтської частини СКБД на робочій станції, а серверної — на комп’ютері — сервері баз даних. Робоча станція надсилає на сервер запити на одержання інформації. Ці запити обробляються на сервері серверною частиною СКБД, а результати повертаються на робочу станцію. Така технологія продуктивна через мінімізацію обсягу інформації, яка передається мережею, краще забезпечує захист інформації від несанкціонованого доступу та цілісність даних.

Як серверна частина СКБД найчастіше вибирається потужна СКБД класу Місrоsoft SQL Server, Oracle, Informix із розвиненими можливостями захисту даних, розвиненою мовою програмування, здатною працювати з розподіленою базою даних. Як клієнтська частина використовуються прикладні програми на FохРrо, Ассеss або інших засобах, здатні звертатися до сервера із запитами через інтерфейс ОDВС.

Останнім часом менеджменти в найбільш розвинутих країнах, зокрема, в США і Японії, орієнтовані на творчі інформаційні технології так званого третього (вищого) рівня. Вони охоплюють повний інформаційний цикл - вироблення інформації (нових знань), їх передачу, переробку, використання для перетворення об'єкта, досягнення нових більш високих цілей.

Інформаційні технології третього рівня означають вищий етап комп'ютеризації менеджменту, дозволяють задіяти ЕОМ у творчому процесі, поєднати силу людського розуму і потужність електронної техніки. Повна інтегрована автоматизація менеджменту припускає охоплення таких інформаційно-управлінських процесів: зв'язок, збирання, зберігання і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і вирішення спеціальних завдань. Основні напрямки автоматизації інформаційно-управлінської діяльності такі: автоматизація процесу обміну інформацією, включаючи АТС, "електронну пошту".

До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності відносяться:

• персональні комп'ютери, об'єднані у мережі;

• електронні друкарські машинки;

• системи для обробки текстів (проблемно-орієнтовані комп'ютерні системи, що мають великі функціональні можливості);

• копіювальні машини;

• комунікаційні засоби та засоби зв'язку;

• засоби для автоматизації вводу архівних документів і пошуку інформації на нетрадиційних носіях: магнітні диски, стрічки, мікрофільми, оптичні диски);

• засоби для обміну інформацією - комп'ютерні мережі, електронна пошта;

• відеоінформаційні системи; локальні комп'ютерні мережі;

• інтегровані мережі установ.

3.2. Види інформаційних технологій

Інформаційна технологія опрацювання даних використовується для розв’язання добре структурованих задач, стосовно яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми та інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників.

На рівні операційної діяльності вирішуються такі задачі:

• опрацювання даних про операції, які здійснює фірма;

• створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;

• одержання відповідей на всілякі поточні запити й оформлення їх у вигляді паперових документів або звітів.

Прикладом може послужити щоденний звіт про надходження і видачу готівки банком, який формується з метою контролю балансу готівки; або ж запит до бази даних по кадрах, який дозволить одержати дані про вимоги, що висуваються до кандидатів на певну посаду. Існує декілька особливостей, пов'язаних з опрацюванням даних, що відрізняють дану технологію від усіх інших:

• виконання необхідних фірмі задач по опрацюванню даних. Від кожної фірми закон вимагає наявності та збереження даних про свою діяльність, які можна використовувати як засіб забезпечення і підтримки контролю на фірмі. Тому в будь-якій фірмі обов'язково повинна бути:

• інформаційна система опрацювання даних і розроблена відповідна інформаційна технологія;

• вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;

• виконання стандартних процедур опрацювання. Існуючі стандарти визначають типові процедури опрацювання даних і регламентують їхнє дотримання організаціями усіх видів;

• виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;

• використання деталізованих даних. Записи про діяльність фірми мають докладний характер, що допускає проведення ревізій. У процесі ревізії діяльність фірми перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця і від кінця до початку;

• акцент на хронологію подій;

• вимога мінімальної допомоги у вирішенні проблем з боку спеціалістів інших рівнів.

Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для наступного використання або на цьому ж рівні, або на іншому. Для їхнього збереження створюються бази даних.

Стосовно створення звітів (документів) слід зазначити, що у інформаційній технології опрацювання даних необхідно створювати документи для керівництва і працівників фірми, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи можуть створюватися як за вимогою у зв'язку з проведеною фірмою операцією, так і періодично наприкінці кожного місяця, кварталу або року.

Метою інформаційної технології керування є задоволення інформаційних потреб усіх без винятку співробітників фірми, що мають справу з прийняттям рішень. Вона може бути корисна на будь-якому рівні керування. Ця технологія орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи керування і використовується при більш поганій структурованості розв'язуваних задач, якщо їх порівнювати з задачами, які розв'язуються за допомогою інформаційної технології опрацювання даних. Інформаційна технологія керування ідеально підходять для задоволення подібних інформаційних потреб працівників різноманітних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів керування фірмою. Інформація, що поставляється нею, містить відомості про минуле, дійсне і ймовірне майбутнє фірми. Ця інформація має вигляд регулярних або спеціальних управлінських звітів.

Для прийняття рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути подана в агрегованому вигляді, так, щоб проглядалися тенденції зміни даних, причини відхилень, що виникли, і можливі варіанти вирішення проблеми. На цьому етапі розв’язуються такі задачі опрацювання даних:

• оцінка планованого стану об'єкта керування;

• оцінка відхилень від планованого стану;

• виявлення причин відхилень;

• аналіз можливих рішень і дій.

Інформаційна технологія керування спрямована на створення різноманітних видів звітів. Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їхнього створення, наприклад місячний аналіз продажів компанії.

Спеціальні звіти створюються за вимогою керівників, або коли в компанії відбулося щось незаплановане. У підсумкових звітах дані об'єднані в окремі групи, відсортовані і подані у вигляді проміжних і остаточних результатів по окремих полях. Порівняльні звіти містять дані, отримані з різноманітних джерел або класифіковані по різноманітних ознаках і використовуються для порівняння.

Надзвичайні звіти містять дані виняткового (надзвичайного) характеру. Використання звітів для підтримки керування є особливо ефективним при реалізації так званого керування по відхиленнях. Керування по відхиленнях припускає, що головним змістом одержуваних спеціалістом даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких встановлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів керування по відхиленнях до звітів, які створюються, висуваються такі вимоги:

• звіт необхідно створювати тільки тоді, коли відхилення відбулося;

• відомості у звіті повинні бути відсортовані за значенням критичного для даного відхилення показника;

• усі відхилення бажано показати разом, щоб спеціаліст міг уловити існуючий між ними зв'язок;

• у звіті необхідно показати, кількісне відхилення від норми.

Вхідна інформація надходить із систем операційного рівня. Вихідна інформація формується у вигляді управлінських звітів у зручному для ухвалення рішення вигляді. Зміст бази даних за допомогою відповідного програмного забезпечення перетворюється в періодичні і спеціальні звіти, що надходять до спеціалістів, які беруть участь у прийнятті рішень в організації. База даних, що використовується для одержання зазначеної інформації, повинна складатися з двох компонентів:

• даних, що накопичуються на основі оцінки операцій, проведених фірмою;

• планів, стандартів, бюджетів та інших нормативних документів, що визначають планований стан об'єкта керування (підрозділи фірми).

Закон України "Про Національну програму інформатизації" визначає загальні засади формування, виконання та коригування Національної програми інформатизації. Під інформатизацією цей Закон розуміє сукупність взаємопов'язаних організаційних, правових, політичних, соціально-економічних, науково-технічних, виробничих процесів, що спрямовані на створення умов для задоволення інформаційних потреб громадян та суспільства на основі створення, розвитку і використання інформаційних систем, мереж, ресурсів та інформаційних технологій, які побудовані на основі застосування сучасної обчислювальної та комунікаційної техніки.
Існує декілька підходів до інформатизації.

Характеристики

Список файлов ВКР