104173 (576626), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.

Реквизиты внутренней докладной записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

наименование вида документа (докладная записка);

дата документа;

регистрационный номер документа (не обязательно);

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты внешней докладной записки:

наименование организации - автора документа (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения);

наименование вида документа (докладная записка);

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления или издания документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

[Наименование организации] [Наименование структурного подразделения] ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 Место составления О (Об) …

[Адресат]

[Вводная часть текста: факты, события, которые явились причиной написания докладной записки].

[Основная часть: выводы, просьбы, предложения автора записки.]

Наименование должности

Личная подпись

И.О. Фамилия

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организаций по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушения трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и т.д.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на докладные записки.

Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 О (Об) … [Заголовок к тексту]

[Адресат]

[Текст объяснительной записки, содержащий убедительное объяснение фактов или событий, явившихся поводом для составления объяснительной записки]

Наименование должности

Личная подпись

И.О. Фамилия

Вопрос 2

Порядок работы с поступившими, отправляемыми и внутренними документами. Правила оформления реквизитов "Отметка о поступлении", "Резолюция"

Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Каждый документ регистрируется только один раз.

Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству.

По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.

Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителю - начальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т.д.

Ход исполнения некоторых входящих документов (порядка 10% от общего объема поступающей корреспонденции) подлежит централизованному контролю. Это означает, что выданная руководителем резолюция по исполнению документа заносится сотрудником канцелярии в учетную карточку, т.е. документ ставится на контроль. Затем во время его исполнения в структурном, подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.

Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа;

согласование проекта документа;

подписание документа директором (в необходимых случаях утверждение);

регистрация документа;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

Реквизит РЕЗОЛЮЦИЯ включает в себя указание по исполнению документа.

Резолюцию пишет руководитель организации или другое должностное лицо, которое рассматривает поступивший документ.

Резолюция состоит из следующих элементов:

фамилия и инициалы исполнителя;

содержание поручения (при необходимости);

срок исполнения;

подпись руководителя;

дата написания резолюции.

Пример:

Симонову Н.Н. Зайцевой А.В.

Прошу составить план Никитину П.С.

разработки и внедрения Прошу подготовить

станка к 01.09.2008 проект генерального

Иванов 24.08.2008 соглашения с фирмой

"ХИТЭК" к 02.09.2008

Личная подпись

27.08.2008

Если исполнителей несколько человек, то в этом случае указывают все фамилии, однако ответственным за исполнение документа считается тот, чья фамилия написана первой.

Резолюцию пишут от руки, располагая между адресатом и текстом или на любом свободном месте. Резолюций на документе может быть несколько.

Реквизит ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ состоит из даты поступления (при необходимости - часы и минуты) и номера (индекса). Его располагают в правом нижнем углу первого листа документа. В организациях существуют штампы для такой отметки.

Пример:

Задание 1

Вашей фирме предстоит участие в межрегиональной выставке "Кредит. Инвестиции. Страхование". На совете директоров было принято решение назначить ответственным представителем на выставке руководителя отдела кредитования. Этим же решением ему дано поручение подготовить план выставочного стенда и материалы для размещения на стенде и в каталоге выставки.

Задание: Подготовьте проект решения совета директоров. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ

ОБЩЕСТВО

"ЮВАЛ"

РЕШЕНИЕ

04.02.2008№ 22/34

г. Москва

О подготовке к межрегиональной выставке

В Москве в апреле 2008 года будет проводиться межрегиональная выставка "Кредит. Инвестиции. Страхование". Проанализировав работу фирмы по вопросам на данную тему, Совет считает, что наша фирма может и должна принять участие в данной выставке, показать свои разработки и познакомиться с работой других организаций в этом направлении.

Исходя из вышеизложенного, Совет директоров

РЕШИЛ:

Руководителя отдела кредитования ЗАО "Ювал" Н.П. Иванова назначить ответственным представителем на выставке; подготовить план выставочного стенда и материалы для размещения на стенде и в каталоге выставки.

Ответственному секретарю ЗАО "Ювал" Т.П. Михайловой подготовить заявку для участия в выставке.

Бухгалтерии ЗАО "Ювал" произвести оплату участникам выставки до 25.03.2008.

Контроль за исполнением решения возложить на заместителя генерального директора ЗАО "Ювал" В.С. Вавилова.

Председатель И.В. Петров

Генеральный директор Н.В. Марченко

ЗАО "Ювал"

Задание 2

На должность бухгалтера ЗАО "Восток" принят молодой специалист. Работодателем заключен с работником трудовой договор.

Задание: Подготовьте приказ о приеме на работу унифицированной формы №Т-1. Оформите трудовую книжку нового работника (сведения о работнике и сведения о работе). Зарегистрируйте трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Список литературы

1. Л.Н. Коршунова, "Документирование управленческой деятельности", изд. "Феникс", Ростов-на-Дону, 2007г.

2. Л.Я. Круглянская, "Настольная книга секретаря", изд. "Герда", Москва, 2006г.

3. В.А. Кудряев, "Организация работы с документами", изд. "Инфра-М", Москва, 2000г.

4. Л.В. Павлюк, "Справочник по делопроизводству", изд. "Герда", Москва, 2006г.

5. И.В. Пошерстный, "Кадры предприятия", изд. "Герда", Москва, 2006г.

Характеристики

Список файлов ответов (шпаргалок)