101315 (576058), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори).

На період відсутності діловода структурного підрозділу (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо), а також у структурних підрозділах, де за штатним розписом не передбачено посаду діловода, ведення діловодства покладається за вказівкою керівника структурного підрозділу на одного із працівників підрозділу.

Посадові особи та працівники організації зобов'язані знати і дотримуватися вимог щодо виконання розробки, оформлення, реєстрації, порядку проходження зберігання документів і використання службової документації.

Керівники структурних підрозділів зобов'язані знайомити всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодства в організації.

Особи, прийняті на посаду секретаря, діловода, інспектора-діловода структурного підрозділу, зобов'язані протягом трьох днів після призначення їх на посаду пройти інструктаж з питань ведення діловодства.

При звільненні працівника структурного підрозділу з роботи або у разі відпустки, відрядження тощо всі невиконані ним службові документи передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу для виконання та зберігання особі, яка його заступає з відміткою про передачу в реєстраційно-контрольних картках, а справи (документи, література), що були взяті з архіву (бібліотеки), підлягають поверненню. У разі необхідності їх отримує в архіві (бібліотеці) призначений працівник.

При звільненні або переміщенні діловодів структурних підрозділів складається акт здачі і приймання всіх справ, що знаходяться в поточному діловодстві всіх закінчених справ, які підлягають здачі до архіву. Акт складається у двох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу (додаток 3). Один примірник акту залишається у справах структурного підрозділу, другий — передається до Управління справами (канцелярії).

При звільненні начальника структурного підрозділу і призначенні нового у приймально-здавальному акті поряд з іншими питаннями висвітлюється стан діловодства (кількість документів, які знаходяться на виконанні, зокрема, прострочених, а також звернень громадян, стан архіву тощо).

При звільненні керівника діловодної служби всі документи, печатки, штампи, бланки, засоби оргтехніки передаються новій призначеній особі згідно з актом, який затверджується керівником організації.

Керівники структурних підрозділів зобов'язані [2, с. 118]:

• вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування. Забороняється листування між структурними підрозділами з питань, які не потребують документального оформлення і можуть вирішуватися в оперативному порядку;

• забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства та додержання правил ведення діловодства в підпорядкованих структурних підрозділах;

• не допускати витребувань різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, які не передбачені правовими актами і не викликаються необхідністю;

• здійснювати контроль за додержанням вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодства, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію;

• сприяти раціоналізації діловодних процесів, вживати заходів щодо забезпечення діловодної служби сучасним обладнанням, засобами оргтехніки та електронно-обчислювальними машинами (ЕОМ);

• забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби для підвищення кваліфікації.

Зі службовими документами, що не підлягають розголошенню можуть знайомитись тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи їх копій, довідок або відомостей службового характеру допускається тільки з дозволу керівництва організації.

Публікація службових документів у пресі, оголошення по радіо, телебаченню, використання в доповідях, лекціях, виступах здійснюється відповідно до Закону України "Про інформацію".

Мовою діловодства і документації, а також взаємовідносин з органами державної виконавчої влади, міністерствами, відомствами, підприємствами, громадськими організаціями та громадянами є українська мова. У випадках, передбачених законами, мовою діловодства, документації та взаємовідносин із зазначеними вище органами та громадянами поряд з українською мовою може бути мова більшості населення тієї чи іншої місцевості або мова, прийнятна для населення даної місцевості.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій в процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто, у створенні управлінських документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів повинні відповідати державним стандартам та іншим нормативним документам на організаційно-розпорядчу документацію.

Для забезпечення належної організації документування керівництвом визначається конкретний комплекс документів, необхідних і достатніх для документування діяльності організації.

Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій здійснюється відповідно до переліків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджується її керівником.

Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, яке здійснюється відповідно до повноважень визначених статутом, а також нормативними актами, прийнятими організацією у межах своєї компетенції.

Згідно з статутом організація видає розпорядчі документи: накази, постанови та розпорядження.

Підставою для прийняття розпорядчих документів у діяльності організації є [2, с. 119]:

• Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

• здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до своєї компетенції;

• потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління. Розпорядчі документи видаються обов'язково:

• з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов'язків посадових осіб, відміни, зміни та призупинення дії раніше виданих наказів;

• з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у випадках зміни планових показників і встановлення додаткових планових завдань; при підведенні підсумків виконання планів;

• з питань фінансування, при затвердженні звітів, зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та перерозподілі грошових коштів;

• з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: призначення, переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення, дисциплінарні стягнення, про відрядження працівників; у випадках преміювання, виплати одноразових грошових винагород, надання відпустки, проведення атестації та присвоєння рангів, підготовки та перепідготовки кадрів керівних працівників і фахівців організації.

В інших випадках питання про необхідність видання розпорядчих документів вирішується керівництвом організації.

Вирішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або декількох структурних підрозділів, викладається, як правило, в наказах. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються у розпорядженнях керівництва організації.

Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначальності, не можуть скасовувати або змінювати розпорядчі документи колегіального органу.

З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Вони приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект відповідного документа.

Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих органів, якщо спосіб доведення не визначений в самому документі, доводяться до апарату в порядку, визначеному керівництвом, і може здійснюватися, зокрема, шляхом:

• видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, планів, заходів, графіків тощо), в яких викладається зміст одержаного документа і засоби його виконання або вказівки на дії, що їх повинен здійснити виконавець;

• розсилки копій документа, якщо одержаний документ не потребує конкретизації завдань для його виконання або надісланий до відома;

• ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується даний документ, під розпис.

При потребі документи вищих органів розсилаються структурним підрозділам у вигляді ксерокопій разом із супровідним листом за підписом керівника структурного підрозділу в межах своїх повноважень.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і назв (заголовків).

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

У тих випадках, коли засідання стенографується, розшифрована і оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Перебіг засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів друкуються, додаються до матеріалів засідання, а також використовуються при складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань передаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.

Рішення доводиться до відома виконавців шляхом надіслання їм витягів з рішень або їх копій. При здійсненні оперативних зв'язків з вищими органами, міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах своєї компетенції організація може направляти листи, які мають право підписувати керівництво згідно з розподілом обов'язків.

Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону (телефонограма), телеграфу або факсу, що оформляється за встановленими правилами.

Список використаної літератури

1. Балабанова Л.В. Сардак О.В. Організація праці менеджера: Навчальний посібник. –– К.: ВД “Професіонал”, 2004. –– 304 с.

2. Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Шкапова О.М. Організація праці менеджера: Навч. посіб.для студ. екон. вузів. –– К.: Кондор –– 2003. –– 414 с.

3. Гупалов В.К. Управление рабочим временем. –– 2-е изд., перераб. и доп. –– М.: Финансы и статистика, 1998. –– 240 с.

4. Довгань Л.Є. Праця керівника, або Практичний менеджмент: Навч. посіб. –– К.: Екс об, 2002. –– 384 с.

5. Крушельницька Я.В. Фізіологія і психологія праці. Підручник.: –– К.: КНЕУ, 2003. – 267 с.

6. Матвеева В. Кадровая документация. –– 3-е изд.перераб. и доп. –– Харків: Фактор, 2002. –– 332 с.

7. Твердохліб М.Г., Шарапов О.Д. Організація інформування керівників: Навч. посібник. –– К.: КНЕУ, 1997. –– 180 с.

Додаток 1

ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ

про службу діловодства організації

1. Загальні положення

1.1. Служба діловодства є самостійним структурним підрозділом організації і підпорядковується її керівникові.

1.2. Служба діловодства керується законами України, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями інструкції по діловодству, вказівками архівних органів, іншими нормативними документами.

1.3. До складу служби діловодства входять: секретаріат, підрозділи (або ділянки роботи) по обліку і реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг), експедиційно-копіювально-розмножувальне бюро, архів. Організаційно і методично службі діловодства підпорядковані секретарі (діловоди, інспектори) структурних підрозділів.

1.4. Найменування посад працівників служби діловодства встановлюється згідно зі схемою посадових окладів організації.

1.5. Служба діловодства має круглу печатку із зазначенням свого найменування.

2.Завдання і функції

2.1. Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами, документаційне забезпечення діяльності організації, на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Характеристики

Список файлов ответов (шпаргалок)