Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

В EXCEL имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке или базе данных. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:

• все строки таблицы должны содержать однородную информацию;

• заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;

• названия строк должны находиться в левом столбце списка;

• в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.

Функции списка нельзя использовать одновременно для несмежных областей.

К данным, организованным в виде списка (базы данных), можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базами данных, и выполнять следующие операции:

• добавлять, изменять и удалять записи;

• находить записи;

• сортировать записи

• осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью

Автофильтра и Расширенного фильтра

• подводить общие и промежуточные итоги.

Сортировка данных - это расположение данных в таблице (списке) в строго определенной последовательности. Сортировка осуществляется «на месте» - непосредственно в таблице. Поэтому если необходимо сохранить исходные данные, то надо сделать копию таблицы.

Сортировать можно как строки, так и столбцы. Строки можно отсортировать по значениям ячеек одного столбца или нескольких.

Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9, от А до Я) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А). По умолчанию сортировка данных производится в алфавитном порядке. Если же необходимо сортировать дни недели или месяцы в их логическом следовании, то используется пользовательский порядок сортировки.

Сортировка данных в электронных таблицах привидится и помощью команд меню ДАННЫЕ=>Сортировка.

Фильтрация данных позволяет отобразить в таблице только те строки, содержимое которых отвечает заданному условию. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка.

В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки.

Отобранные записи можно форматировать и удалять, копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, использовать для построения диаграмм и т.п.

Фильтрация данных может выполняться двумя способами: с использованием автофильтра и с использованием расширенного фильтра

Автоматическое вычисление общих и промежуточных итогов. Это способ быстрого обобщения и анализа данных. Перед вычислением промежуточных итогов следует выполнить сортировку по тем столбцам, по которым будут подводиться итого, для того чтобы все записи с одинаковыми полями этих столбцов попали в одну группу.

При подведении промежуточных итогов автоматически могут быть вычислены: Сумма, Количество значений, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение и т.д.

Для вычисления промежуточных итогов следует ввести команду Данные=>Итоги.

Команда Данные=>Итоги используется для обобщения данных, которые находятся на одном рабочем листе, и в том случае, если эти данные расположены в смежных ячейках. Итоги выводятся на том же рабочем листе в структурированной таблице с исходными данными.

5. Средства для создания печатного документа Excel

Программа Excel позволяет на основе данных рабочих листов и диаграмм создавать отчеты и распечатывать их. Для этого используются команды Печать, Параметры страницы, Предварительный просмотр из пункта Файл главного меню команд.

По умолчанию Excel печатает содержимое текущего рабочего листа. Однако можно выделить и распечатать любой интервал рабочей книги или рабочего листа. Управление производится из диалогового окна Печать пункта Файл главного меню команд.

Если часто печатается один и тот же интервал рабочего листа, его можно определить как область печати и ускорить подготовку к печати. Определяют область печати командой Файл - Параметры страницы -Лист - в поле Выводить на печать диапазон задать диапазон области.

При определении области печати Excel автоматически вставит границы страницы печати в виде штриховых линий в рабочий лист. Excel может делить документ не только по вертикали, но и по горизонтали (если на печать выводится широкая таблица). Причем, по умолчанию Excel выполняет постраничную разбивку табличных данных сначала вертикально по строкам вниз, а затем по столбцам вправо. Концы страниц можно вставить «вручную», разделяя большую страницу по вертикали (щелчок на имени граничного столбца) или по горизонтали (щелчок по строке), и далее, Вставка - Разрыв страницы.

Если отдельные строки печатаемого интервала не помещаются на одной странице, их размер можно подогнать под размер страницы: Файл

• Параметры страницы - Страница - Разместить не более чем на ...

• задать количество страниц. Excel сам подберет и укажет в диалоговом окне масштаб отображения. В этом же окне устанавливается ориентация бумаги, способ выравнивания текста, выбираются поля, задается печать заголовка. В окне (вкладка Лист) можно скрыть или напечатать линии сетки, ввести печать заголовков строк и столбцов, установить цветную или черно-белую печать.

Вкладка Колонтитулы управляет созданием верхних и нижних колонтитулов. Редактирование колонтитула такое же, как в Word.

Страницы, подготовленные к печать, можно просмотреть (Файл -Предварительный просмотр). Для перемещения по страницам используют кнопки Далее и Назад. В этом режиме можно изменять размеры полей (кнопка Поля) и масштаб изображения.

К странице можно добавить примечания, присоединяемые к ячейкам или рабочим листам. Само примечание на экране не выводится. Но достаточно поместить курсор в аннотированную ячейку (не нажимая кнопку мыши) - и примечание появится на экране. Для создания, редактирования и удаления примечания выделяется ячейка и выполняется команда Вставка - Примечание. В текстовом поле диалогового окна набирается текст примечания, затем для фиксации необходимо сделать щелчок вне окна. Все аннотируемые ячейки отмечаются красным треугольником.

При подготовке материала к печати можно использовать два специальных дополнения-надстройки: Диспетчер видов и Диспетчер отчетов, которые вызываются и включаются в меню Вид командой Сервис - Надстройки.

13

Характеристики

Список файлов ответов (шпаргалок)