47397 (571999), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

В качестве примера приведу ОАО «Новорослесэкспорт» - крупный универсальный порт площадью более 65 га, который расположен на северо-восточном побережье Черного моря на территории Новороссийска - крупнейшего торгового порта на юге России. Особенность расположения ОАО «Новорослесэкспорт» – северо-западная часть Цемесской бухты - дает возможность проводить обработку судов круглый год. Наличие больших площадей для временного хранения грузов, собственных причалов, подъездных путей, развитой технической базы и опытного персонала позволяет в короткие сроки обрабатывать поступающие грузовые потоки.

Через ОАО «Новорослесэкспорт» проводится отгрузка различных видов товаров по всему миру. Приоритетные направления деятельности предприятия – перевалка контейнеров и лесных грузов. Складские площади для крытого и открытого хранения лесных и генеральных грузов составляют 14,3 га, а для хранения контейнеров – 5,5 га.

В настоящее время ОАО «Новорослесэкспорт» реализует «План стратегического развития предприятия », который позволит увеличить грузооборот контейнеров до 350 000 TEU в год, лесных грузов до 3 000 000 м ? в год, генеральных грузов до 1 500 000 тонн в год. В рамках реализации данного плана было принято решение о необходимости внедрения системы оперативного управления контейнерным терминалом и системы коммерческого документооборота. В конце ноября. между руководством ОАО «Новорослесэкспорт» и компании «СОЛВО» был подписан договор на внедрение системы управления контейнерным терминалом Solvo.CTMS и системы управления документооборотом порта Solvo.DMS, разработанными компанией «СОЛВО».

Система управления контейнерным терминалом Solvo.CTMS – решение, автоматизирующее все операции с контейнерами и грузами на территории контейнерного терминала. Основной задачей системы является автоматизация оперативного управления всеми операциями с контейнерами, позволяющая снизить стоимость и сроки их обработки на территории контейнерного терминала и предоставляющая возможность получения точной информации о текущей обстановке в целях оперативного планирования работы контейнерного терминала. Система управления использует для своей работы подсистемы управления контейнерной площадкой, управления погрузкой/разгрузкой судов, позиционирования, электронной идентификации, комплект радиооборудования сбора и передачи данных.

Система управления контейнерным терминалом создана с использованием самых современных технологий, отвечает стандартам открытых систем и адаптируется к условиям конкретного заказчика, учитывая при этом всю специфику технологических и организационных требований.

Система управления документооборотом порта Solvo.DMS предназначена для автоматизации работ по созданию и учету документов используемых в процессе перевалки грузов на морских и сухопутных терминалах и складах. Использование системы позволит эффективно управлять процессами перевалки грузов за счет улучшения контроля исполнения работ, сокращения времени прохождения документов, непроизводительных затрат и обеспечения возможности анализа производственной деятельности порта.

3. Использование технических средств управления в работе менеджера

Рабочее место менеджера оборудуют техническими средствами, номенклатуру которых устанавливают согласно видам работ, которые выполняет менеджер. Основными видами технических средств управления является организационная и вычислительная техника;

• ПЭВМ;

• аудио-, видеотехника.

Средства составления и копирование текстовых документов: ПЭВМ, диктофоны.

Средством составления и редактирования текстовых документов служит компьютер. Он дает возможность автоматизировать формирование текста, обеспечивает запоминание и поиск текста, возможность просмотра и корректирование печатного документа на экране.

Диктофонами называют приборы для магнитного записывания устного языка и его воспроизведение с целью дальнейшей обработки. Диктофон является разновидностью магнитофона, имеет ряд важных преимуществ - портативность, быстрый поиск па пленке необходимой записи, дистанционное управление, возможность уменьшать скорость воспроизведения языка сравнительно со скоростью, с которой была сделанная запись. Последнее очень важно: текст независимо от скорости диктования воспроизводится со скоростью, которая дает возможность четко фиксировать слова и фразы и печатать их. Секретарь может регулировать скорость воспроизведения речи. Диктофон применяется для:

• подготовки писем, приказов, распоряжений, докладных и объяснительных записок, докладов, справок и других организационно-распорядительных документов; при этом не нужно иметь черновика, сокращаются затраты труда того, кто диктует, и секретаря;

• записывание резолюций, указаний, запросов, заметок, напоминаний в процессе оперативной деятельности менеджера; при этом сокращается время доведения указаний к исполнителям, отпадает потребность рукописного их фиксирования; руководитель не вызывает отрицательных эмоций у собеседника;

• записывание хода совещаний, собрания, заседаний, текста выступлений, докладов, принятых решений и др.; при этом отпадает потребность их стенографирования и достигается абсолютная адекватность записи и языка.

При использовании диктофону экономия времени того, кто диктует, достигает 20 %, а производительность работы секретаря повышается на 25-45 %. С учетом времени на обдумывание за минуту можно продиктовать 60-70, а записать 20-30 слов. В целом с помощью диктофону за единицу времени выполняется на 40-50 % больше работы, чем при «ручном» записывании.

Применение диктофону дает возможность достичь важного организационного эффекта: практически полного распределения творческих, логических операций, что является прерогативой менеджера (принятие решений, их формулирование), и технических операций, которые должны выполнять технический персонал.

Особенно целесообразно использовать диктофон при диктовании вспомогательных, исходных, промежуточных и других аналогичных материалов (конспекты, рабочие заметки, извлечения из документов и печатных изданий и т.п.). Не менее эффективно применять диктофон для записывания текста, который нуждается в тщательной проверке редакции, т.е. для черновика.

Средства для выполнения чертежных работ. В кабинетах некоторых менеджеров (главных инженеров, конструкторов и др.) используются приборы для черчения, станки, инструменты І устройства.

Средства хранения и поиска документов. К ним принадлежат оборудование для картотек и средства для хранения документов.

Средства обработки документов. Эти средства предназначенные, в основном, для выполнения технических операций по обработке документов. На рабочем месте менеджера могут быть полезными устройства для скрепления и склеивания.

Средства административной связи и сигнализации. Важнейший элемент оборудования рабочего места менеджера - комплекс технических устройств, которые обеспечивают связь менеджера с абонентом как в пределах предприятия, так и вне него. К таким устройствам принадлежат акустическое и визуальное средства поисковой сигнализации и вызова, а также телефонная аппаратура.

На предприятиях устанавливают аппаратуру факсимильной связи.

С помощью факс-связи можно передавать любую документальную информацию - печатные, рукописные тексты, газеты, схемы, графики и т.д.. При этом обеспечивается полная автоматизация процессов передачи и приема.

Средства отображения аудиовизуальной информации. В случае необходимости кабинет менеджера оборудуют проекционной аппаратурой, экраном и планировочной доской. Если в кабинете менеджера рассматривают проекты, проводят совещания, на которые демонстрируют изображение, зафиксированные на кино- и фотопленке, кабинет оборудуют проекционной аппаратурой и экраном.

Планировочные доски предназначенные для макетирования проектных решений, их также используют для представления информации менеджеру, построения диаграмм и др.

Даже высокая в целом организация работы менеджера не освобождает его от потребности выполнять ряд технических операций, прежде всего, из обработки документов, счетно-вычислительных и др. Поэтому рабочее место менеджера должно быть оборудовано необходимыми средствами настольной оргтехники и канцпринадлежностями.

В современных условиях большая часть рабочих мест менеджеров формируется на основе индивидуальных проектов (разработок) или вообще без них. В этом одна из причин невысокого уровня организации рабочих мест, низкой эффективности затрат на их оборудование.

Типичные проекты организации рабочих мест менеджеров, как правило, включают такие разделы: введение; содержание работы и информационные связи; расположение рабочего места, его оснащение и планирование; информационное обслуживание рабочего места; материально-хозяйственное обслуживание; условия работы и эстетичное оформление; экономическая эффективность от внедрения типичного проекта.

Приспособление типичного проекта осуществляется с учетом конкретных условий работы менеджера и возможностей предприятия.

Одна из важнейших возможностей интенсификации работы менеджера в современных условиях состоит в создании автоматизированного рабочего места (АРМ). АРМ оборудуют набором средств обработки и передача информации - дисплеем, терминалом, средствами связи и быстрого печатания, копировальной машиной, которая может запоминать и передавать копию документа, ынтерфейсним оборудованием для включения терминала к локальной сети, которая обеспечивает выход на специализированные базы данных и др.

Список использованной литературы

1. Уч-к “Информатика” Макарова Н. В., Матвеева Л. А., Бройдо В. Л. М.: «Финансы и статистика» 1997 г.

2. “Введение в информационный бизнес” : Учебное пособие Голосов О.В., Охрименко С.А., Хорошилов А.В., под ред-й Тихомирова В.П.,Хорошилова А.В. — М.: Финансы и статистика, 1996.

Характеристики

Список файлов ответов (шпаргалок)