17600 (568201), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

2. Засвідчення документів і проставлення резолюцій

Засвідчення документа означає завершення періоду його підготовки; воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст. Основні способи засвідчення документа: підписання, затвердження й проставляння печатки.

Підпис є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. Він може бути поставлений керівним працівником установи або іншими службовими особами відповідно до документації й розподілу обов'язків. Право підпису різних категорій документів службовими особами повинно бути визначено в нормативних матеріалах, які регулюють роботу установи.

Подаємо вимоги до засвідчення документів, проставлення резолюцій за Примірною інструкцією з діловодства (від 17 жовтня 1997 р.№ 1153).

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписуються лише керівником установи або його заступником, відповідно до їх повноважень.

Документи, що надсилаються організаціям галузі, підписуються керівником, його заступником, а також керівниками структурних підрозділів установи відповідно до їх компетенції.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

Голова Державного комітету

архівів України --------------- -------------------------

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Начальник Головного

Управління ----------------- --------------------------

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

Директор інституту ------------------- ----------------------

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер -------------------- ------------------------

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

У разі підписання документа кількома особами однакових посад їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Заступник Заступник

Міністра юстиції Міністра охорони здоров'я

України ______ __________ України______ ________________

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

Голова комісії __________ __________________

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Секретар комісії __________ ___________________

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: „в. о.", „заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником „за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово „ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

__________ _______________

(Підпис) (Ініціали, Прізвище)

Дата

Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства фінансів

України

20.04.07 N45

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому ріжку першого аркуша документа.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів.

Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Резолюція.

Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту „Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

3. Телефонограми та інша інформація, отримана каналами зв'язку

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

Процес обміну секретарем інформацією, одержаною по каналах зв'язку, може бути закріплений у посадовій інструкції в такому вигляді:

Службовий документ, що являє собою оперативне повідомлення, отримане по телефонному зв'язку, називається телефонограмою.

Телефонний зв'язок використовується, якщо потрібно терміново оповістити про заходи, що плануються: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо. Складання телефонограм є одним із безпосередніх обов'язків секретаря.

Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим (бажано - до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час і місце проведення заходів тощо, на питання, які обговорюватимуться. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, чи в разі перешкод на телефонній лінії, що не дають змоги чітко почути деякі слова, треба кожну літеру передавати словами, які починаються з такої літери.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограма передається кільком адресатам, складається їх перелік із відповідними номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають:

- назву виду документа (телефонограма);

- адресата;

- дату підписання;

- індекс (вихідний номер);

- підпис;

- прізвище й номер телефону особи, яка передала теле фонограму;

- прізвище й номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату й час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватись таких правил:

- відрекомендуватися й назвати номер свого службового телефону;

- назвати вид документа;

продиктувати текст телефонограми (переконатися в правильності запису його абонентом);

- назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

- записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час перс-давання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника та працівників, яким адресовано телефонограму. Телефонограми оформляють на загальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.

Широко застосовується у діловодстві також зв'язок із використанням факсимільної техніки. За його допомогою передають телефаксограми (факси). Факсом є службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв'язку.

Фактично факс є ксерокопію переданого документа.

Телефаксом можуть передаватися будь-які документи й додатки до них: таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Здебільшого цей зв'язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат (телефакс), - цс: зазначення відправника (його коду), дата й час передавання документа; номер телефаксу (апарата), з якого передано інформацію; кількість сторінок.

Відправник факсу (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат отримав інформацію. В цьому підтвердженні (залежно від класу апарата) можуть зазначатися: код фірми-одержувача, номер телефаксу одержувача, дата, час та тривалість передавання, кількість одержаних сторінок, результат. Головною є графа „RESULTS", в якій у разі одержання повідомлення повністю й без помилок (збоїв) проставляється „ОК" (о'кеу); якщо були збої (деякі телефакси вказують код помилки й сторінку, на якій стався збій під час приймання документа), - то „NG" (negative).

Якщо одержані факси містять дуже важіиву інформацію й призначені для тривалого користування, їх слід скопіювати, оскільки папір, що його використовують для факсів, дуже тонкий, і для тривалого зберігання не придатний.

Найчастіше листування з комерційних питань зберігають протягом трьох років й не передають на зберігання до архіву.

Окрім перелічених засобів зв'язку використовуються у діловодстві також більш традиційні, зокрема телеграми. Службовий документ, що являє собою буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку, називається телеграмою. Особливості телеграфного зв'язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими й недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку „не" із тексту не вилучають).

Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення.

В разі потреби замість розділових та інших знаків застосовують умовні позначення:

- КРПК (ТЧК - російською мовою) - крапка;

- КМ (ЗПТ - російською мовою) - кома;

- ЛПК (КВЧ - російською мовою) - лапки;

- HP - номер;

- ДВК (ДВТ - російською мовою) - двокрапка.

Знаки „-„ (мінус), „+" (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа - переважно словами, багатозначні - цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, а другий підшивають у справу).

Оформляючи службову телеграму, зазначають:

- назву виду документа (телеграма);

- категорію телеграми (термінова, міжнародна, урядова);

- вид телеграми (дві адреси, відповідь оплачено тощо);

- телеграфну адресу одержувача (повну або умовну);

Характеристики

Список файлов ответов (шпаргалок)