Диплом Бобошко В.А. ГОТОВО (1206122), страница 10

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 10)

В результате преобразований получилась схема, приведенная на рисунок. 3.2.

Рисунок 3.2 - Организационная структура компании ПАО СГ «ХОСКА» после реструктуризации

Затраты на данное мероприятие заключаются только в проведении анализа существующей организационной структуры и разработке оптимизационных мероприятий. А также документальное оформление новой организационной структуры. Кроме того, необходимо переписать некоторые служебные документы, связанные с отчётностью и подотчётностью.

Расчёт затрат на данное мероприятие представим в таблице 3.2.

Таблица 3.2

Затраты на оптимизацию организационной структуры и взаимодействия работников в ПАО СГ «ХОСКА»

3. Совершенствование документооборота в организации

Согласно данным статистических исследований, которые были проведены компанией PayBot LLC (на основе реальных проектов по внедрению системы электронного документооборота), средний % рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят - состоит в следующем:

• поиск и ожидание поступления нужных документов - 20%

• согласование и утверждение различных документов - 20%

• передача документации между подразделениями предприятия - 10%

• подготовка стандартных отчётов по движению документации - 10%

То есть среднее суммарное время, которое сотрудниками офиса тратится на рутинную обработку документов – составляет более 60%. Некоторая часть сотрудников при этом - тратит практически всё свое рабочее время на данные операции.

С использованием системы электронного документооборота:

• на осуществление поиска документов тратятся минуты; не требуется ожидания документов – эти документы окажутся одновременно доступными всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа;

• становится прозрачен процесс по согласованию и утверждению документов, и он происходит в режиме реального времени;

• не тратится время на передачу документов между подразделениями – в режиме реального времени карточки и файлы документов оказываются доступными всех сотрудников, имеющих к ним право доступа;

• стандартные отчёты о движении документов подготавливаются одним нажатием кнопки.

При отсутствии ключевых сотрудников в офисе (по причине командировок) не будет останавливать работу с документами, при этом будет обеспечена возможность удаленно работать с документами.

Согласно мнению экспертов, с внедрением системы электронного документооборота - достигается процент экономии времени на все вышеперечисленные виды по обработке документов – 75%. Таким образом, использование СЭД сможет сэкономить 75%*60% = 45% рабочего времени.

Рассмотрим основные задачи, которые могут быть решены системами документооборота:

• будет обеспечено более эффективное управление за счёт автоматического контроля выполнения, прозрачности на всех уровнях деятельности всей коммерческой организации.

• будет осуществляться поддержка системы контроля качества, которая будет соответствовать международным нормам.

• будет осуществляться поддержка по эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и к знаниям.

• производиться протоколирование деятельности структуры в целом.

• будут исключено большинство бумажных документов из внутреннего оборота структуры.

• будут экономиться ресурсы (за счёт сокращения издержек на управление потоками документов).

• будет исключена необходимость или существенно упроститься и удешевиться хранение бумажных документов за счёт наличия оперативного электронного архива.

В России наиболее популярны следующие системы электронного документооборота: Documentum; Microsoft SharePoint Portal Server; «Евфрат»; «Эффект-Офис»; «1С:Архив»; «Дело» и др.

При этом можно порекомендовать СГ «ХОСКА» остановить свой выбор на одном из программных продуктов: «Эффект-офис» или «Дело». Оба приемлемы по цене и предоставляемому функционалу.

Использование СЭД позволит ПАО СГ «ХОСКА» сосредоточиться непосредственно на работе с документами, а не способами их хранения и поиска.

Затраты на внедрение программы приведем в таблице 3.3

Таблица 3.3

Затраты на внедрение электронного документооборота

4. Мероприятия по минимизации затрат

Как утверждают аналитики, малый и средний бизнес ощутят кризис как нехватку ликвидности, недостаток оборотных средств, снижение спроса, снижение прибыльности бизнеса. В преддверии такой ситуации естественная реакция руководителя провести ревизию расходов и по возможности снизить их необязательную или инвестиционную составляющие, которые не окажут существенного влияния на основной бизнес. Да и в целом, кризис, это время оптимизации, повышение эффективности работы.

Рассмотрим способы минимизации издержек для страховой компании ПАО СГ «ХОСКА».

Пути минимизации издержек:

1. Снижение расходов на сотовую связь сотрудников. При этом может быть использован следующий подход:

• Определение лимита расходов в месяц;

• Бесплатный отчёт оператора о движении по счету предоставляется сотрудником в компанию (или для оператора указывается адрес компании);

• Если расход за месяц был меньше лимита, то оплачивается фактический расход, если больше, то только лимит;

• Устанавливаем заинтересованность подотчётного лица в экономии - положительная разница = лимит-факт делится в пропорции 50/50 м/у компанией и сотрудником.

1. Снижение расходов в офисе: канцтовары, расходы на оргтехнику.

2. Снижение компенсации за использование личного транспорта.

3. Электроэнергия. Подразумевает проведение следующих мероприятий:

• ввести программы экономии электроэнергии (например, следить за тем, чтобы сотрудники выключали свет и все ненужное оборудование);

• ограничить освещение помещения и территории в темное время суток (до технологически необходимого);

• перейти на экономичное освещение (лампочки ИКЕА) и оборудование (например, внедрение современной бойлерной системы или автономных компрессоров может окупиться в течение года).

1. Телекоммуникации. При этом экономию можно обеспечить, если:

• ограничить число компьютеров с доступом в Интернет;

• кроме того, можно установить на сервере компании программу, фильтрующую трафик по ключевым словам, а также заблокировать популярные развлекательные сайты.

Расчёт затрат на данное мероприятие представим в таблице 3.4.

Таблица 3.4

Затраты на организацию минимизации затрат

Таким образом, затраты на внедрение системы минимизации издержек составят 25 тысяч рублей.

3.3 Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий

Для увеличения прибыли ПАО СГ «ХОСКА» было предложено открыть филиал компании в г. Амурске с целью привлечения большего количества населения, и, как следствие, увеличение объема продаж страховых услуг, оптимизировать организационную структуру предприятия, чтобы сократить время обработки документов, устранить потери документов и повысить качество обслуживания клиентов, также было предложено минимизировать затраты, такие как телефон, Интернет, транспортные расходы. Также одним из предложенных мероприятий является внедрение электронного документооборота.

Свод затрат по всем мероприятиям представим в таблице 3.5.

Таблица 3.5

Свод затрат на увеличение прибыльности ПАО СГ «ХОСКА»

Мероприятия	Сумма, тысяч рублей.
1. Открытие филиала в г. Амурске	510
2. Совершенствование орг.структуры	18
3. Разработка и внедрение системы электронного документооборота	18
4. Минимизация затрат	25
Итого:	571

Таким образом, затраты на проведение описанных выше мероприятий составят 571 тысяч рублей.

При этом повышение прибыли предприятия будет достигнуто за счет сокращения времени обработки документов, чему будут способствовать оптимизация организационной структуры и внедрение электронного документооборота, так как это повысит производительность сотрудников. Также на увеличение прибыли окажет влияние снижение издержек, в частности накладных расходов, так как предусматривается проведение мероприятий по минимизации затрат страховой компании. И, наконец, повышение прибыли будет достигнуто за счет открытия нового филиала компании в г. Амурске.

Далее рассмотрим экономическую эффективность предложенных мероприятий.

Расчёт экономической эффективности мероприятия по открытию филиала в г. Амурске.

Для расширения рынка продаж предлагается открытие филиала компании в г. Амурске.

Методика расчёта технико-экономических показателей

1. Рассчитаем выручку от реализации (В) после проведения мероприятия, увеличив ее на 733 тысячи рублей.

В = В_до + 733= 732 977 + 733 = 733 710 тысяч рублей

2. Затраты на проведение мероприятия складываются из затрат на аренду помещения, приобретения основных фондов и материалов, затрат на коммунальные платежи, связь, почтовые расходы и рекламу.

Структура себестоимости до проведения мероприятия: полная себестоимость в 2016 году составила 663 855 тыс.р., в том числе постоянные затраты 48 250 тысяч рублей. (7,3%) и переменные затраты 615 605 тысяч рублей (92,7%).

Расчёт себестоимости после внедрения мероприятия: постоянные затраты не изменятся.

Переменные затраты необходимо рассчитать:

615 605 + 510 = 616 115 тысяч рублей

Таким образом, планируемая себестоимость после внедрения мероприятия составит:

48 250 + 616 115 = 664 365 тысяч рублей

3. Численность работников не изменится.

4. Стоимость основных производственных фондов предприятия в результате этого мероприятия увеличится на 90 тысяч рублей.

Изменения остальных показателей рассчитываются согласно формулам в таблице 3.6:

Таблица 3.6

Технико - экономические показатели эффективности деятельности предприятия после внедрения первого мероприятия

Произведенные расчёты показывают, что после проведения мероприятия по открытию филиала в г. Амурске - произошло увеличение следующих показателей: балансовая прибыль увеличилась на 4,4%, рентабельность производства не изменилась, рентабельность продаж увеличилась на 0,1%. Кроме того, увеличение выручки на 733 тысячи рублей (0,1%) привело к росту производительности труда на 0,1%. Несмотря на увеличение стоимости основных фондов на 90 тысяч рублей, фондоотдача основных средств не изменилась.

Характеристики

Список файлов ВКР