ВКР Рак В.Е. (1195848), страница 6

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 6)

В восьмых, неравномерное распределение информационных ресурсов в административной среде так же представляет из себя определенную проблему, которая может привести к нарушению границ принятия управленческих решений и неадекватному смещению функциональных обязанностей.

В девятых, децентрализация в управлении организацией ИТ-комплекса способствует развитию множества конфликтов программного обеспечения и технической несовместимости средств автоматизации обработки данных.

И в заключении. Функция поддержания и развития информационной технологии, которая является основой инфраструктуры управления, в децентрализованной системе, как правило, не имеет ответственного координатора имеющего необходимый уровень подготовки и развивается спонтанно: в лучшем случае под влиянием рядовых сотрудников ИТ-подразделения, в худшем — инициативных руководителей второстепенных подразделений, монополизирующих отдельные, возможно даже ключевые, источники информационных ресурсов. Следует отметить, что попытка передачи функций по определению стратегии развития информационных технологий ИТ-специалистам, загруженным проблемами технического характера, тоже не выход, поскольку данная деятельность — одно из важнейших стратегических направлений, тесно связанное со спецификой организации управления. Общее руководство этими процессами должны осуществлять системные бизнес-аналитики — специалисты в области оргструктур, бизнес-процессов и экономики.

Кроме того, до 60% указаний и распоряжений руководители различного ранга отдают в устной форме, не оставляя следов на информационных носителях. Как следствие, выполнение таких распоряжений и указаний контролируется плохо; они слабо согласуются с другими мероприятиями и не всегда обеспечиваются необходимыми информационными ресурсами, поскольку выпадают из стандартной технологической цепочки прохождения информации.

Недокументированная информация, выполняющая сервисные или обслуживающие функции, также не является адаптированной к формату документов и техническим средствам их обработки и поэтому не может полностью или частично учитываться, анализироваться и контролироваться. Из-за того что такая информация, как правило, содержит большой объем сопутствующих информационных шумов и не имеет официального статуса (не определена действующими технологическими стандартами, инструкциями и другими нормативными и методическими документами), ее использование приводит к дополнительным затратам времени или даже элементарным ошибкам в работе.

Вовремя предоставленная должностному лицу - исполнителю информация является одним из главных условий успешного выполнения им определенных ему функций и эффективного достижения поставленных целей. Важнейшим условием повышения эффективности и конкурентоспособности становится сокращение временного интервала в течении которого возможен поиск, использование и обработка исходной информации. Это позволит своевременно принять необходимые решения и действия, направленные на изменение качества или количества продуктов и/или услуг на целевом рынке. Тенденции роста организаций и расширения границ специализации — это сигнал к преобразованию функций информационного обеспечения в специализированную отрасль деятельности, интегрированную с процессами управления.

Таким образом, мы видим, что существующая структура информационного обеспечения не в полной мере отвечает критериям текущего положения предприятия.

2.3 Анализ системы документооборота

Движение документов в ЧОП «Центурион» с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот данного предприятия.

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у менеджера, утверждения и доведения до исполнителя. Исходя из этого, можно перечислить ряд аргументов в пользу автоматизации документооборота ЧОП «Центурион»:

• Оптимизация системы учета. Автоматизируется документооборот предприятия. Исключается дублирование документов;

• Снижение текущих издержек. Увеличивается интенсивность труда работников, снижаются требования к количеству и качеству ресурсов, необходимых для организации учета на предприятии. Например, после введения частичного документооборота было выявлено, что финансовые на бумагу уменьшились;

• Оперативность процесса обработки данных. Увеличивается скорость внесения информации в текущую базу и обработка данных в ней. Новый документ после подключения к справочнику моментально доступен для ознакомления. Документы достаточно оперативно попадают в систему и регулируют деятельность предприятия;

• Возможность построения иерархичных распределенных систем учета. Решает актуальные задачи по формированию консолидированного учета в случае, если организация состоит из нескольких, территориально разнесенных подразделений, которые должны обмениваться данными и управляться из единого центра;

• Возможность оперативно и гибко настраивать систему учета, а не подстраиваться под нее. Разграничение прав доступа на просмотр, на согласование в соответствии с приятой политикой безопасности и действующей матрицей доступа;

• Накопление, хранение и обработка разнообразных данных по текущей работе предприятия. Система автоматизации позволяет хранить, обрабатывать и анализировать большие объемы данные за любой промежуток времени.

В настоящем разделе представлены различные требования к системе автоматизации процессов документооборота, определенные по результатам анализа требований, предъявляемых к современным автоматизированным системам и системам электронного документооборота.

Требования описывают основные принципы функционирования системы автоматизации процессов документооборота, ее взаимодействие со всеми группами пользователей.

В ходе внедрения системы документооборота предприятие преследует следующие цели:

• объединение в единый производственный процесс всех структурных подразделений предприятия с целью оптимизации их взаимодействия;

• оперативность доведения документов до конкретных исполнителей;

• сокращение количества операций необходимых для доступа, формирования, поиска, отправке и доставке документов;

• исключение фактов дублирования работы по вводу информации на различных этапах работы с документами;

• повышение степени сохранности и достоверности документов;

• сокращение времени необходимого для принятия и последующего внедрение управленческих решений: согласование приказов, распоряжений;

• повышение исполнительской дисциплины во всех подразделениях;

• обеспечение взаимодействия в том числе и с удаленными филиалами в рамках функционирующего единого информационного пространства;

• возможность оперативного формирования аналитических отчетов по всему хранилищу (базе данных) документов;

• объединение в единый стандартизированный информационный блок всей актуально и архивной документации предприятия.

Все типы требований целесообразно разбить на следующие группы.

Функциональные требования - описывается функциональность и свойства системы для автоматизации существующего документооборота, необходимые для решения задач предметной области.

Пользовательские требования - приводятся требования к структуре и интуитивности пользовательского интерфейса, быстродействию и надежности системы, обучению пользователей.

Системные и инфраструктурные требования - приводятся требования к инфраструктуре, общего, прикладного и специализированного программного обеспечения, необходимые для нормального функционирования системы автоматизации документооборота.

Сведения о пользователях - приводится описание всех групп и категорий пользователей в системе документооборота. Каждый пользователь может выполнять в системе сразу несколько ролей.

Рассмотрим реализацию этого подхода на примере программного продукта «1С: Предприятие» как самого распространенного представителя класса специализированных средств, обладающих значительными возможностями по адаптации и настройке.

Описание основных требований (требования к решению) которые необходимо реализовать в программе:

В первую очередь, это удобный интерфейс, который будет разграничен по функционалу и по структурным подразделениям данного предприятия. Следовательно, все пользователи программного обеспечения будут разделены по группам доступа (по подразделениям, по привилегиям). У каждого конкретного пользователя будет свой уровень доступа к тому или иному массиву информации и возможность подстройки пользовательского интерфейса.

Разграничение общего интерфейса программы по функционалу: дирекция, бухгалтерия, абонентский отдел, диспетчерская служба, служба технической поддержки, обмен данными и администрирование системы.

Описание каждой подсистемы пользовательского интерфейса программы:

Дирекция - руководители организации имеют полный доступ ко всему объему информации, всех отделов предприятия. Также они могут направить заявку в службу технической поддержки, в случае возникновения каких-либо проблем с функционированием программы или выходом из строя используемого оборудования.

Бухгалтерия – работники имеют доступ к информации, которая содержится в первичной документации (ведение бухгалтерского учета на предприятии), к план-графику платежей в бюджет (расчет и уплата налогов и отчислений в бюджет и внебюджетные фонды). Главному бухгалтеру предоставлен полный доступ к информации финансового и бухгалтерского характера. Остальные сотрудники подразделения имеют ограниченный доступ, в соответствии с их должностными обязанностями. Также отдел может подать заявку в службу технической поддержки. На этапе внедрения (начальной стадии) будет настроен обмен с типовой бухгалтерской конфигурацией «1С: Бухгалтерия 8» на базе «1С: Предприятие 8.2»: загрузка типовых форм определенных документов, отчетов и другой необходимой информации, предназначенной для руководителей организации. Это позволяет руководству получить «быстрый» доступ к выборочным бухгалтерским данным и существенно упрощает контроль за текущим положением дел на предприятии. В дальнейшем, бухгалтерский учет может быть организован в адаптированной под нужды предприятия конфигурации на базе «1С: Предприятие 8.2».

Абонентский отдел - специалисты абонентского отдела имеют полный доступ к информационному массиву, в котором содержится информация о договорах и клиентской базе. Ограниченный доступ распространяется на информацию о реагировании на сигналы «тревожных кнопок» групп быстрого реагирования взаимодействующими структурами правоохранительных органов. Также абонентский отдел может подать заявку в службу технической поддержки, в случае возникновения каких-либо проблем. Основные должностные обязанности: регистрация новых объектов, заключение договоров на обслуживание, ежемесячная выписка документов, подтверждающий факт оказания услуг, консультация клиентов об обслуживании.

Диспетчерская служба – специалисты оперативного отдела диспетчерской службы имеют полный доступ к информации о тестировании и поступлении сигналов с «тревожных кнопок» и реагировании на них групп быстрого реагирования и взаимодействующих подразделений правоохранительных органов. Также диспетчерской службе разрешено получать информацию абонентского отдела о начислениях и периодах обслуживания, но только в режиме «просмотр», без редактирования. Как и другие отделы, диспетчерский отдел может подать заявку в службу технической поддержки, в случае возникновения каких-либо вопросов по программе или выхода из строя используемого оборудования. Основные должностные обязанности: оперативное управление дежурными силами и средствами предприятия при срабатывании «тревожных» кнопок на объектах, или поступлении сигнала об экстренном вызове – передача информации в дежурные части, контроль выполнения.

Служба технической поддержки – реализуется в подразделении отдела технических средств охраны. В этом отделе ведется учет заявок, инцидентов и решений, связанных с работой службы технической поддержки предприятия. Специалисты службы технической поддержки имеют доступ ко всей информации о работе программных и аппаратных средств. Подсистема "Техническая поддержка" позволяет решить следующие задачи предприятия: автоматизация технической поддержки пользователей. В том числе - оперативное отслеживание состояния заявки, получения уведомлений о её рассмотрении и прочее. Основные должностные обязанности: контроль за работоспособностью технических и программных средств всех отделов предприятия, обеспечение технической исправности системы «тревожных кнопок».

Характеристики

Список файлов ВКР