Диплом Миронова К.А (1191723), страница 2
Текст из файла (страница 2)
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В условиях современного общества информация стала полноценным ресурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение [11, с. 5].
Роль документирования управленческой деятельности на предприятии высока, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии [2, с. 6].
То есть решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Для выявления сущности понятия «документирование» проанализируем определения из различных источников (таблица 2).
Таблица 2 – Сущность понятия «документирование»
| Содержание | Библиографическое описание |
| 1. Документирование — это процесс создания и оформления документа. | ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998, с.2. |
| 2. Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам. | ГОСТ Р 7.0.8–2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : официальное издание. - М. : Стандартинформ, 2014. - 11 с. |
| 3. Документирование — это инструмент описания системы, а не принцип интеграции. | Василевская, C.B. Преимущества системного подхода к документированию интегрированных систем менеджмента /C.B. Василевская // Методы менеджмента качества.—2010.—№ 8.— 4—10 с. |
| 4. Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств закрепления информации на материальном носителе. | Ларьков Н.С. Документоведение: учебник.-3-е изд.-М.: Изд-во «Проспект», 2015.- 387с. |
Окончание таблицы 2
| Содержание | Библиографическое описание |
| 5. Документирование — процесс отбора, классификации, использования и распространения документов. | Нечаева Е. В. Документоведение и документационное обеспечение управления. I ч. СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2003. |
| 6. Документирование – обязательное условие осуществления процесса управления, представляющее собой запись по установленным формам необходимой информации. | Большой бухгалтерский словарь. — М.: Институт новой экономики. Под редакцией А.Н. Азрилияна. 2010. |
| 7. Документирование – это начальный этап учетного процесса, на основе которого в дальнейшем возможно достоверное отражение хозяйственной деятельности. | Ашмарина Е.М. Правовые основы бухгалтерского учета и аудита в Российской Федерации / Е.М. Ашмарина, А.Б. Быля, Е.В. Терехова.-М.: Изд-во «Проспект», 2013.- 207с. |
| 8. Документирование – это способ отражения (регистрации) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей. | Ашмарина Е.М. Правовые основы бухгалтерского учета и аудита в Российской Федерации / Е.М. Ашмарина, А.Б. Быля, Е.В. Терехова.-М.: Изд-во «Проспект», 2013.- 207с. |
| 9. Документирование – основной, базовый термин как метод отображения реальности, а второстепенным, производным от него выступает документ. | Зиновьева Н. Б. Теория документирования : учеб.-метод. пособие / Н. Б. Зиновьева. – Москва : Информ. центр сотрудничества «Литера», 2011. – 174 с. |
Таблица показывает, что существует много разносторонних подходов к понятию «документирования», которое с одной стороны рассматривается как процесс создания документа, с другой стороны – как инструмент описания системы, и с третей стороны – как способ или метод отражения информации в документе.
Таким образом, обобщая все рассмотренные определения, было выявлено, что документирование – это процесс создания документа с использованием различных способов и методов отражения информации, закрепленного на материальном носителе, для последующего его долговременного хранения и использования при описании различных систем.
1.2 Место и роль документации в системе менеджмента качества
Согласно ГОСТ ИСО 9001 система менеджмента качества (далее СМК) представляет собой систему управления процессом производства, которая обеспечивает выпуск продукта со стабильным качеством и полностью соответствующего требованиям потребителя. СМК является неотъемлемой частью (подсистемой) общей системы управления предприятием, это система управления качеством производимой продукции. Система менеджмента качества – это система, созданная на предприятии для постоянного формирования политики и целей в области качества, а также для достижения поставленных задач [10, с. 1].
ПОЛИТИКА И ЦЕЛИ
Для того чтобы построить систему менеджмента качества в соответствии со стандартом ИСО 9001, в компании должна быть разработана и внедрена система документация СМК. Рассмотрим структуру документации СМК (рисунок 1).
Документированные процедуры: «Корректирующие действия»
«Предупреждающие действия»
«Управление внутренними аудитами»
«Управление документацией»
«Управление записями»
«Управление несоответствующей продукцией»
РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ
Документация по управлению на основе качества
Документация по подтверждению качества
ПРАВОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Документация по обеспечению качества
Рисунок 1 – Структура документации СМК
Рисунок показывает, что структура документации СМК организации, выстраиваемая в виде пирамиды по уровням, позволяет дать наиболее полное описание процессов и операций. Разработка уровней иерархической структуры документов зависит от особенностей организации. Это означает, что в документах СМК должен описываться процесс доступа работников к документации, а также определяться требования к компетенции персонала (уровень знаний, опыт работы).
Для определения особенности документации СМК рассмотрим характеристику каждой «постоянной» составляющей структуры документации (таблица 3).
Таблица 3 - Содержание «постоянной» составляющей структуры документации СМК
| Элементы постоянной составляющей | Сущностная характеристика |
| 1. Политика в области качества | Один из стратегических документов организации, определяющий основные принципы работы и развития системы управления организации в области качества. |
| 2. Цели в области качества | Документ, устанавливающий, каких результатов в области качества хочет достигнуть организация. |
| 3. Руководство по качеству | Документ, описывающий всю систему менеджмента качества организации, а точнее, то, каким образом организована система качества, какую структуру она имеет, какова структура документации системы качества. |
| 4. Обязательные процедуры системы качества | Процедура управления документацией – предназначенная для формализации документационного обеспечения организации и регламентации вопросов создания, анализа и проверки документов до начала их официального использования в организации, актуализации и пересмотра документов, уже используемых в организации, применения правил обозначения документов и идентификации каких-либо изменений в действующих документах. |
Окончание таблицы 3
| Элементы постоянной составляющей | Сущностная характеристика |
| Процедура управления записями о качестве – процедура, регламентирующая порядок обращения с документальными свидетельствами работы СМК и содержащая правила идентификации записей и средства управления записями, порядок хранения, защиты и восстановления записей о качестве в случае их повреждения. | |
| Процедура управления несоответствующей продукцией – процедура, определяющая, кто и как должен действовать, если в ходе работы организации возникли несоответствия. | |
| Процедура проведения внутренних аудитов – процедура, определяющая порядок организации внутренних аудитов, требования к аудиторам, методы, критерии, частоту и область применения аудитов. | |
| Процедура корректирующих действий – процедура, регламентирующая порядок проведения работ по устранению несоответствий, связанных с продуктами организации, процессами и системой качества. | |
| Процедура предупреждающих действий – процедура, определяющая действия для предотвращения возникновения несоответствий | |
| 5. подтверждающие факт выполне- тации СМКсунок 1).Записи по качеству | Документы, подтверждающие факт выполнения какого-либо действия и меняющие свой статус в момент регистрации этого факта |
Таблица показывает, какие функции выполняет и для чего предназначена каждая составляющая структуры документации СМК, то есть определяет роль каждого документа в организации.
Что касается классификации документации системы менеджмента качества, то она может быть построена на основе структуры процессов организации, структуры внедряемого стандарта качества или их комбинации. Документация системы менеджмента качества современной организации может быть структурирована и с точки зрения деления на внешние и внутренние документы, регламентирующие процесс функционирования СМК компании (таблица 4).
Таблица 4 - Система внутренних и внешних документов СМК
| Внутренние нормативные документы | Внешние нормативные документы |
| Стратегические документы компании: устав; концепция развития; политика в области качества; цели в области качеств. | Нормативно - технические документы: стандарты технические регламенты. |
| Документы управления компанией и подразделениями: руководство по качеству; документированные процедуры СМК; карты процессов; рабочие инструкции. | Нормативно-правовые документы: законы РФ: постановления правительства и министерств РФ; законы и подзаконные акты местных органов власти. |
| Оперативные документы: планы; организационно - распорядительные документы; договорно-правовые документы. | Документы, не имеющие нормативной силы: типовые формы и записи; справочные материалы. |
Таблица показывает состав системы внутренних и внешних документов СМК, характер и глубина которых должны отвечать требованиям, установленным в контрактах, законодательных и нормативных актах; потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон. При этом документация СМК, рассматриваемая как целостная система, согласовывается со всеми исполнителями и утверждается руководством предприятия.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
