Выполнение работ по должности Архивариус (ДОУА) - ответы на вопросы

Решите практическую задачу:
Директор поручил Вам отправить следующие документы: учредительные документы фирмы, сведения о прибыли, сведения о зарплате сотрудников, финансовые отчеты, объемы реализации продукции за год и сведения о клиентах. Указанная информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность. Определите гриф документов при подготовке их к отправке.

• a. «Лично»
• b. «До востребования»
• c. Конфиденциально»

В4. Определите последовательность этапов проведения исходящих телефонных переговоров.

Для облачных технологий хранения данных характерна

• высокая степень защиты данных
• открытая сервисно-ориентированная архитектура для использования программного обеспечения от различных поставщиков
• гарантированная надежность и своевременность получения и доступности данных
• возможность единой точки доступа к электронным документам различных организаций

Использование планшетных офисных документных сканеров при оцифровке архивных документов

• недопустимо
• может быть разрешено ответственным лицом
• не имеет нормативных ограничений
• зависит от характеристик оригинала

Первичные средства хранения документов предназначены для

• всего перечисленного
• оптимизации размещения документов
• защиты документов от влияния внешних факторов
• консервации документов

В текстовом редакторе документ вводится

• если содержит угасший, плохо читаемый текст
• в обязательном порядке
• при отсутствии сканирующего оборудования
• если содержит рукописный текст

При прошивке документов, имеющих маленькое поле для подшивки, необходимо

• принять решение о способе прошивки по обстоятельствам
• прошивать «за уголок»
• слева подклеить полоску бумаги в качестве поля документа (произвести наращивание)
• определить места прошивки, где текст не будет поврежден

Фондирование — это

• систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
• определение (уточнение) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций
• деятельность, в ходе которой исследуемые объекты организуются в некую систему на базе выбранного принципа
• комплекс работ по проведению экспертизы их ценности, оформлению и описанию

Процесс обеспечения сохранности документов включает

• рациональное размещение документов в архивохранилище
• контроль движения документов и их состояния
• проведение реставрационных работ
• топографирование

Каталогизация архивных документов включает

• все перечисленное
• систематизации карточек и ведения каталога
• индексирования каталожных карточек
• определение вида каталога

Блок «Характеристика документов фонда и его справочного аппарата» содержит

• сведения о назначении, перемещении и увольнении руководящих и должностных лиц компании
• информацию о времени поступления фонда в архив
• основной состав документов (их разновидности), вошедших в опись, и их полноту
• сведения о составе научно-справочного аппарата к фонду

Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в соответствии с

• специальными правилами перевозки архивных документов, утвержденными Росархивом
• правилами, установленными распорядительным документом руководителя организации c. правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта
• общими правилами перевозки грузов

Сейф класса огнестойкости 120Б обеспечивает защиту бумажных носителей от воздействия огня на протяжении

• 2 часов
• 60 минут
• 90 минут
• 30 минут

Результатом сканирования должны быть

• распознанный текст документов
• отчет о проделанной работе
• все указанное
• сгруппированные в папки файловой системы графические образы документов

Рабочие станции и серверы, используемые для создания и/или хранения ЭФП

• не могут иметь выход в сеть Интернет и ЛВС
• не могут иметь выход в ЛВС
• не могут иметь выход в сеть Интернет
• должны иметь выход в ЛВС

Основным способом перевода документов на бумажной основе в электронную форму является

• цветная фотография
• оцифровка
• обработка в текстовом редакторе
• черно-белая фотография

Основные системы хранения документов

• вертикальная каталожная
• горизонтальная библиотечная
• горизонтальная каталожная
• вертикальная библиотечная

На специальной наклейке при прошивке документов должно быть указано

• номер акта приема-передачи
• должность ответственного лица
• номер протокола ЭПК
• количество листов

Класс огнестойкости сейфа 30Б защищает бумажные носители от воздействия огня в течение

• 30 минут
• 40 минут
• 50 минут
• 60 минут

Кинодокументы упаковывают в

• металлические коробки
• зависимости от обстоятельств
• бумажные пакеты
• пластиковые контейнеры

Единый порядок заполнения полей единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» принят в

• 2015 г.
• 2013 г.
• 2018 г.
• 2020 г

NAS-серверы — это

• совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя
• единые аппаратно-программные комплексы создания и хранения электронных копий архивных документов
• программно-аппаратные комплексы, обеспечивающие структурированное хранение документов в электронном виде
• сетевые устройства хранения данных, не зависящие от операционных систем

Элементы описания архивных документов составляют следующие группы

• информация об условиях доступа и использования
• информация о составе и содержании
• информация по истории образования и хранения
• все перечисленное

При определении ценности документов

• все вышеперечисленное
• составляют номенклатуру
• составляют описи документов
• просматривают документы для выявления сроков хранения и возможности их утилизации

Экспертиза ценности документов — это

• совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов
• заключительный шаг делопроизводственных операций с документацией
• определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах
• процесс изучения документов на основании критериев их ценности для выяснения длительности хранения и отбора для дальнейшего хранения в организации, утилизации или передачи на государственное хранение

Организация хранения документов — это

• определение (уточнение) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций
• систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю
• процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования
• совокупность действий, обеспечивающих условия для хранения и поиска документов в архиве

Обзор архивных документов — это

• архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом
• общая информации о текущем порядке работы с документацией
• все перечисленное
• содержание и количество выдаваемых справок социально-правового назначения, порядок подбора и выдачи информации в структурные подразделения и филиалы фирмы и т.п.

Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из

• степени сохранности
• сведений по истории хранения документов до приема в архив и в архиве
• физических характеристик, влияющих на возможность использования
• языка документов

Блок «История фондообразователя» содержит

• данные о сохранности документации
• задачи и функции фондообразователя
• сведения о вышестоящей организации
• сведения о создании и изменении органов управления компанией

Содержание четвертого принципа этического кодекса архивистов

• «Архивисты должны способствовать обеспечению сохранности и использованию мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и с представителями других профессий»
• «Архивисты должны обеспечить доступность и понятность архивных материалов.»
• «Архивисты должны осуществлять экспертизу ценности, отбор архивных документов и работу с ними в их историческом, правовом и административном контексте, сохраняя принцип происхождения документов»
• «Архивисты должны защищать целостность архивных материалов и гарантировать их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого»

Стаж работы по направлению профессиональной деятельности палеограф 1 категории должен составлять

• не менее 3 лет
• не менее 7 лет
• не менее 2 лет
• не менее 5 лет

Стаж работы по направлению профессиональной деятельности методист должен составлять
без предъявления к стажу

• не менее 10 лет
• не менее 3 лет
• не менее 5 лет

Стаж работы по направлению профессиональной деятельности архивист 1 категории должен составлять В

• не менее 2 лет
• не менее 5 лет
• не менее 3 лет
• не менее 7 лет

Международный этический кодекс архивистов содержит

• 12 принципов
• 5 принципов
• 7 принципов
• 10 принципов

Методист

• обеспечивает специалистов архива научно-технической информацией
• принимает участие в организации работы по повышению квалификации работников архивохранилища.
• участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий, в обеспечении работы методической (экспертно-методической) комиссии
• способствует внедрению в практику работы современных научных и методических разработок

Директор архива

• распоряжается финансовыми ресурсами архива, обеспечивая экономию в расходовании средств, эффективное и целевое их использование
• участвует в работе экспертной (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссии, возглавляет научный (научно-технический) совет, дирекцию и другие коллегиальные органы архива
• готовит предложения по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива d. участвует в подготовке к изданию древних документов

Главный палеограф

• участвует в подготовке к изданию древних документов
• изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности
• проводит выявление, экспертизу ценности и отбор уникальных и особо ценных документов
• организует в установленном порядке аттестацию работников, производит назначение, расстановку кадров.

Ведущий методист должен знать

• основы организации труда
• основы управления экономикой и финансами
• правила по охране труда и пожарной безопасности
• порядок составления планово-отчетной документации

Ведущий архивист

• осуществляет сверку текста с оригиналом
• участвует в учете и розыске необнаруженных дел
• обеспечивает работников архива научно-технической информацией
• принимает меры по внедрению в практику рациональных форм и методов работы, развитию материально-технической базы архива

Археограф должен знать

• порядок заключения и исполнения договоров и государственных контрактов
• системы хранения и классификации архивных документов
• отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения
• правила издания и публикации документов

Файлы графических образов каждого формата должны быть записаны

• в одном экземпляре
• в трех экземплярах
• в двух экземплярах
• в четырех экземплярах

Требования к переплету архивных документов изложены в

• локальных актах организации
• ГОСТ 17914-72
• методических рекомендациях ВНИИДАД
• методических рекомендациях Росархива

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов утверждены

• Приказом Росархива от 15.06.2020 № 69
• Приказом Росархива от 11.03.1997 № 11
• Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76
• Приказом Росархива от 02.03.2020 № 24

При переводе архивных документов в электронный вид методом оцифровки проводится проверка

• соблюдения схемы систематизации единиц хранения в описи
• всего перечисленного
• яркости, контрастности, четкости изображения
• соответствия содержания графического изображения бумажному оригиналу

Автоматизированное рабочее место (АРМ) — это

• персональный компьютер пользователя
• единый аппаратно-программный комплекс создания и хранения электронных копий архивных документов
• программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде
• совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя и позволяющих оперативно управлять его информационно-вычислительными потребностями

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены

• Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199
• Приказом Росархива от 02.03.2020 № 24
• Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76
• Приказом Росархива от 11.03.1997 № 11

Личные документы (свидетельства, аттестаты, паспорта, дипломы, трудовые книжки) перед прошивкой необходимо:

• подклеить на отдельный лист
• вложить в конверт или файл
• разброшюровать
• пронумеровать

Концы нити по завершении прошивки

• убираются под обложку
• закрепляются клеем
• выводятся на тыльную сторону и при необходимости опечатываются
• коротко обрезаются

Для прошивки архивных документов используют

• дырокол
• шуруповерn
• иглу
• все перечисленное

Для прошивки архивных документов используют

• нитки
• шпагат
• металлические скрепки
• лавсановую ленту

В результате оцифровки архивных документов создаются

• графические файлы
• текстовые файлы
• аудиофайлы
• машиночитаемые документы

В качестве сканирующего оборудования при оцифровке архивных документов используются

• бесконтактные сканеры
• все перечисленное
• планшетные сканеры
• цифровые фотоаппараты

Архивные документы прошиваются на

• пять проколов
• по обстоятельствам
• четыре прокола
• три прокола

АРМ могут быть

• гостевыми
• локальными
• индивидуальными
• сетевыми

Хронологическими границами архивной коллекции являются

• даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода
• даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда
• даты самого раннего и самого позднего документа
• официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации

Хронологическими границами архивного фонда организации являются

• даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода
• официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации
• даты самого раннего и самого позднего документа
• даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда

Учет документов — это

• процесс изучения документов на основании критериев их ценности для выяснения длительности хранения и отбора для дальнейшего хранения в организации, утилизации или передачи на государственное хранение
• определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах
• совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов
• заключительный шаг делопроизводственных операций с документацией

Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится

• по мере необходимости
• раз в 3 года
• раз в 5 лет
• раз в год

Тематическая схема построения обзора архивного фонда - это

• группировка и изложение содержания документов по хронологии
• группировка и изложение содержания документов по конкретным темам
• группировка и изложение содержания документов по их видам
• руппировка и изложение содержания документов при отсутствии четкой структуры фондообразователя и фонда

Структура исторической справки содержит

• блок «История фонда»
• блок «Характеристика документов фонда и его справочного аппарата»
• блок «История фондообразования»
• блок «Краткая аннотация документа»

Работа по созданию объединенного архивного фонда включает

• все перечисленное
• перешифровку дел
• размещение документов объединенного архивного фонда в одном месте хранилища
• пересистематизацию описей и дел

Проверка наличия и состояния дел — это

• установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке
• система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению
• систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю
• процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования

Предоставление помещения для размещения архивных документов осуществляется на основании

• распорядительного документа руководителя организации о создании архива
• акта приемной комиссии
• решения Росархива
• распорядительного документа органов государственной/муниципальной власти

Описание документов — это

• определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах
• все ответы верны
• процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования
• собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п

По итогам мероприятий по стабилизации документов на каждое дело составляется

• заключение
• отчет
• справка
• акт

Описание документов архива проводится на уровне

• средств хранения
• фонда
• единиц хранения
• документов

Номинальная схема построения обзора архивного фонда — это

• группировка и изложение содержания документов по конкретным темам
• группировка и изложение содержания документов по их видам
• группировка и изложение содержания документов при отсутствии четкой структуры фондообразователя и фонда
• группировка и изложение содержания документов по хронологии

Наблюдательное дело заводится

• на организации и на граждан, являющихся источниками комплектования
• только на граждан, являющихся источниками комплектования
• только на организации, являющиеся источниками комплектования
• на архивный фонд

Каталогизация архивных документов — это

• заключительный шаг делопроизводственных операций с документацией
• определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах
• совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов
• процесс изучения документов на основании критериев их ценности для выяснения длительности хранения и отбора для дальнейшего хранения в организации, утилизации или передачи на государственное хранение

Историческая справка к фонду составляется

• в 3 экземплярах
• в 5 экземплярах
• в 1 экземпляре
• в 2 экземплярах

Информация по идентификации единицы описания включает

• вид носителя информации
• справочные данные, состоящие из поисковых данных
• наименование
• авторские права

В ходе проверки наличия и состояния дел осуществляется

• дезинфекция, дезинсекция, дератизация хранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в хранилищах и на документах
• выявление и устранение недостатков в учете документов
• выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки
• обеспыливание документов

Аннотация — это

• сведения о наличии документов по теме в других архивах
• список фондов, использовавшихся при составлении
• сведения о составе и содержании документов в обзорах
• характеристика документов

Хранитель фондов должен знать

• законы и иные нормативные правовые акты РФ, регламентирующие отношения в сфере архивного дела
• состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве
• основы применения компьютерной техники
• виды справочно-поисковых средств архива

Хранитель фондов

• проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел, опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд или фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния
• осуществляет сверку текста с оригиналом
• участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий
• осуществляет работы по проверке наличия и физического состояния документов, выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения

Содержание третьего принципа этического кодекса архивистов

• «Архивисты должны осуществлять экспертизу ценности, отбор архивных документов и работу с ними в их историческом, правовом и административном контексте, сохраняя принцип происхождения документов»
• «Архивисты должны способствовать обеспечению сохранности и использованию мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и с представителями других профессий»
• «Архивисты должны защищать целостность архивных материалов и гарантировать их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого»
• «Архивисты должны защищать подлинность документов во время архивной обработки, хранения и использования»

Стаж работы по направлению профессиональной деятельности хранителя фондов должен составлять
без предъявления к стажу

• не менее 2 лет
• не менее 3 лет
• не менее 1 года

Стаж работы по направлению профессиональной деятельности археограф 2 категории должен составлять

• не менее 1 года
• не менее 2 лет
• не менее 5 лет
• не менее 3 лет

Содержание пятого принципа этического кодекса архивистов

• «Архивисты должны обеспечить доступность и понятность архивных материалов»
• «Архивисты должны защищать целостность архивных материалов и гарантировать их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого»
• «Архивисты должны способствовать обеспечению сохранности и использованию мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и с представителями других профессий»
• «Архивисты должны документировать и быть способными оправдать свои действия с архивными материалами»

Содержание первого принципа этического кодекса архивистов

• «Архивисты должны способствовать обеспечению сохранности и использованию мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и с представителями других профессий»
• «Архивисты должны осуществлять экспертизу ценности, отбор архивных документов и работу с ними в их историческом, правовом и административном контексте, сохраняя принцип происхождения документов»
• «Архивисты должны защищать целостность архивных материалов и гарантировать их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого»
• «Архивисты должны защищать подлинность документов во время архивной обработки, хранения и использования»

Палеограф должен знать

• виды справочно-поисковых средств архива
• критерии выявления особо ценных документов
• системы оплаты труда и формы материального стимулирования
• основы документационного обеспечения управления

Палеограф

• изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности.
• способствует внедрению в работу архива автоматизированных архивных технологий, использованию в работе научных и методических разработок, достижений отечественного и зарубежного опыта по обеспечению сохранности и государственному учету документов
• участвует в заключении и выполнении договоров с организациями об упорядочении документов и оказании им других услуг
• участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях

Основная задача архивиста

• содействие нравственному и эстетическому развитию читателей
• организация и осуществление профилактики пожаров
• собрать, сохранить документальные богатства страны и использовать их в интересах народа и государства
• обеспечивать сохранность материальных ценностей, поступивших на хранение

Начальник отдела (заведующий отделом) архива

• готовит предложения по оптимизации структуры, штатной численности и должностного состава структурных подразделений архива по направлению обеспечения сохранности и государственного учета документов
• распоряжается финансовыми ресурсами архива, обеспечивая экономию в расходовании средств, эффективное и целевое их использование
• руководит работой архивохранилища.
• руководит производственной и административно-хозяйственной деятельностью отдела

Международный этический кодекс архивистов был принят

• в 1996 году
• в 2006 году
• в 2009 году
• в 1999 году

Квалификационные требования к архивариусу

• систематическое повышение своего профессионального уровня
• владение правилами эксплуатации технических средств
• умение принимать, оформлять, хранить, утилизировать документы
• знание единой системы делопроизводства

Директор архива должен знать

• основы управления экономикой и финансами
• основы применения компьютерной техники
• порядок заключения и исполнения договоров и государственных контрактов
• системы оплаты труда и формы материального стимулирования

Главный хранитель фондов архива

• составляет научно-справочный аппарат к документальным публикациям,
• участвует в организации мобилизационной подготовки архива, разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях
• проводит описание печатей, других особенностей, имеющихся на документах.
• готовит предложения по оптимизации структуры, штатной численности и должностного состава структурных подразделений архива по направлению обеспечения сохранности и государственного учета документов

Главный археограф

• консультирует по вопросам, относящимся к его компетенции.
• контролирует температурно-влажностный режим хранения документов, пожарную безопасность архивохранилища.
• участвует в подготовке проектов нормативных документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения архива
• осуществляет научное редактирование публикаций

Содержание второго принципа этического кодекса архивистов

• «Архивисты должны осуществлять экспертизу ценности, отбор архивных документов и работу с ними в их историческом, правовом и административном контексте, сохраняя принцип происхождения документов»
• «Архивисты должны защищать подлинность документов во время архивной обработки, хранения и использования»
• «Архивисты должны защищать целостность архивных материалов и гарантировать их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого»
• «Архивисты должны способствовать обеспечению сохранности и использованию мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и с представителями других профессий»

Архивариус имеет право:

• подписывать документы в пределах своей компетенции
• участвовать в экспертизах
• не исполнять свои полномочия при возникновении опасности для здоровья или жизни
• направлять предложения в адрес руководства, которые относятся к деятельности архива

Архивариус несет ответственность за

• качество ведения отчетной документации
• соблюдение норм этики, делового общения
• надлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
• направление руководству, клиентам заведомо недостоверной информации