Управление контентом в организации - ответы на вопросы на СтудИзбе

Создание (генерация) ключей цифровой подписи может проводиться владельцем самостоятельно или осуществляться специальным уполномоченным органом (удостоверяющим центром). Генерируются два ключа электронной подписи – секретный и открытый. Руководителю нужно выбрать способ генерации ключей. На что ему стоит обратить внимание при принятии решения по выбору способа генерации ключей?

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнеспроцессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или отправить документ на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получение средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните, почему.

• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях и сам определяет дальнейший маршрут документа. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка на получение средств имеет в компании установленный маршрут: непосредственный руководитель – бухгалтер – высший руководитель. Поэтому здесь рекомендуется выбрать согласование документа по регламенту
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка создается исполнителем. Так как маршрут определяет руководитель, то надо запустить документ на свободное согласование
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту система сама при запуске согласования выбирает исполнителей на каждой инстанции в соответствии со структурой компании. Служебная записка – это внутренний документ. Поэтому надо выбрать согласование документа по регламенту

Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий.

• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано. Для каждого поля определяется размер, его координаты на листе и название
• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано визуально, в частности, геометрически, и содержательно
• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано в трех аспектах: тип поля, способ ввода информации в поле и объем

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов? Поясните, что представляют собой контроль по существу и контроль за сроками исполнения?

• Контроль по существу – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Руководитель должен взять на себя эту функцию. Контроль за сроками исполнения – чисто формальная процедура, которую исполняет секретарь
• Контроль по существу позволяет проверить наличие документа на данный момент, этим должен заниматься секретарь. Контроль за сроками исполнения осуществляет руководитель
• Контроль по существу – это оценка правильности решения вопросов документа, эта функция распределяется между сотрудниками. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет секретарь

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж отдал распоряжение систематизировать документы по содержанию, выделив две группы – первичные и вторичные (сводные) документы. Как должны быть систематизированы документы о продажах? Ответ аргументируйте.

• Счет и накладную следует отнести к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Акт и отчет за период составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам
• Акт, счет и накладную следует отнести к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период составляется по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому отчет относится к сводным документам
• Акт и счет следует отнести к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период и накладная составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам

При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа. Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются.

• Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа проставлены в документе в момент его отправления компанией-адресантом
• Дата получения и Дата документа – это одинаковые поля, куда проставляется дата получения документа компанией. Входящий номер ставится при получении документа в компании, № документа ставится при передаче его исполнителю
• Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа ставится при передаче его исполнителю

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или отправить документ на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получение средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните, почему.

• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях и сам определяет дальнейший маршрут документа. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка на получение средств имеет в компании установленный маршрут: непосредственный руководитель – бухгалтер – высший руководитель. Поэтому здесь рекомендуется выбрать согласование документа по регламенту
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка создается исполнителем. Так как маршрут определяет руководитель, то надо запустить документ на свободное согласование
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту система сама при запуске согласования выбирает исполнителей на каждой инстанции в соответствии со структурой компании. Служебная записка – это внутренний документ. Поэтому надо выбрать согласование документа по регламенту

Управление записями предполагает …

• создание документарной информации
• архивное хранение документарной информации
• использование контента в процессе оперативной работы
• публикацию

Криптография предполагает наличие таких компонент, как …

• данные
• пароль
• ключ связи
• криптографическое преобразование
• сертификат

Для работы в системе электронного документооборота каждый пользователь имеет логин и пароль. Вводя логин при входе в систему, пользователь подтверждает свою личность. Затем пользователя проверяют с помощью пароля. Если все верно, то пользователь может пользоваться своими правами для работы с документами. Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на регистрацию, просмотр, изменение, удаление, а также полные права. Определите, какие права по работе с документами нужно выделить секретарю руководителя?

• Поскольку секретарь работает со всеми документами в организации, ему нужно предоставить права на регистрацию, просмотр и удаление документов
• Поскольку секретарь исполняет функции делопроизводителя, ему нужно предоставить полные права для работы с документами
• Поскольку секретарь исполняет функции делопроизводителя, ему нужно предоставить права на просмотр и регистрацию документов

В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Какие разъяснения необходимо дать сотрудникам отдела о том, как проводится предупредительный и текущий контроль?

• Текущий контроль исполнения документа проводится каждый день посредством подготовки списка всех документов, а предупредительный – за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня
• Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный – каждый день посредством обзвона всех исполнителей
• Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный контроль проводится за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа также посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня

В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Какие разъяснения необходимо дать сотрудникам отдела о том, как проводится предупредительный и текущий контроль?

При проверке электронной подписи проверяющий должен иметь …

• открытый ключ абонента
• закрытый ключ абонента
• алгоритм создания ключа
• электронный документ

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается … документа

Электронная подпись основана на криптографических преобразованиях. В процессе криптографического преобразования при шифровании и расшифровке используются определенные исходные данные. Вам как администратору надо объяснить этот процесс пользователям. Объясните пользователям, какие данные используются в этих процессах.

• При шифровании исходными данными будет закрытый ключ, а результирующими – зашифрованное сообщение. При расшифровке – открытый ключ и зашифрованное сообщение
• При шифровании исходными данными будет сообщение, а результирующими – электронная подпись. При расшифровке они меняются местами
• При шифровании исходными данными будет сообщение, а результирующими – зашифрованное сообщение. При расшифровке они меняются местами

В организации многие сотрудники часто создают один и тот же тип документа, при этом времени на создание документа затрачивается много. Приходится вводить много текста, который повторяется из документа в документ, следить за составом реквизитов, правильностью их оформления. Предложите, как ускорить этот процесс.

• Необходимо создать шаблон данного документа, в котором будет заложена вся информация для данного документа
• Необходимо создать шаблон данного документа, в котором будет заложена постоянная информация и будут поля для внесения переменной информации
• Необходимо создать шаблон данного документа, в котором будут созданы поля для внесения переменной информации и поля для выбора постоянной информации

При совместном редактировании могут использоваться такие подходы к редактированию, как … редактирование

• нестрогое
• параллельное
• удаленное
• строгое

При создании маршрута в системе DIRECTUM доступны такие способы согласования, как …

• согласование по регламенту
• свободное согласование
• согласование по приказу
• согласование с руководителем

Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на …

• чтение
• изменение
• создание
• удаление

В организации многие сотрудники часто создают один и тот же тип документа, при этом времени на создание документа затрачивается много. Приходится вводить много текста, который повторяется из документа в документ, следить за составом реквизитов, правильностью их оформления. Предложите, как ускорить этот процесс

Корпоративные стандарты в области управления документами и контентом предполагают создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. Директор при утверждении состава документов в области документооборота решил исключить из числа документов инструкцию по делопроизводству, ссылаясь на то, что в Положении о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) все прописано. Правильно ли поступает директор? Ответ аргументируйте.

• Инструкция по делопроизводству содержит должностные инструкции работников ДОУ, что повторяет содержание Положения о службе ДОУ, поэтому директор прав, исключая инструкцию
• Инструкция по делопроизводству регламентирует технологию работы с документами в пределах организации. В Положении о службе ДОУ данные технологии не рассматриваются. Поэтому директор должен пересмотреть свое решение
• В Положении о службе ДОУ прописаны функции службы ДОУ и должностные инструкции ее работников. Этого вполне достаточно для организации работы с документами. Поэтому директор прав

К основным видам срокового контроля относят … контроль

• ежемесячный
• текущий
• предупредительный
• ежеквартальный
• итоговый

К общим функциям документов относят …

• правовую функцию
• информационную функцию
• организационную функцию
• управленческую функцию
• коммуникативную функцию

Стандарт ГОСТ Р 53898-2013 устанавливает такие элементы электронного сообщения, как …

• формат сообщения
• структура сообщения
• состав сообщения
• содержание сообщения

Входящие документы образуют три направления движения в организации: руководству организации, руководству структурных подразделений, специалистам. Определите, в каком процентном соотношении распределяются документы по данным направлениям?

• 15–20 % – руководству организации, 15–20 % – руководству структурных подразделений, 60 % – специалистам
• 0–5 % – руководству организации, 15–20 % – руководству структурных подразделений, 80 % – специалистам
• 15–20 % – руководству организации, 0–5 % – руководству структурных подразделений, 80 % – специалистам

Система документации определяется как …

• совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
• совокупность документов, отражающих организационную и распорядительную деятельность
• письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления

В ЕСМ-системах имеется возможность работать с маршрутами документов. Маршруты можно заложить в систему или можно их оперативно создавать. Используются свободная и жесткая маршрутизация документов. Сотруднику необходимо согласовать служебную записку на получение средств для покупки необходимых комплектующих. Какой вариант маршрутизации ему стоит выбрать в этом случае?

• Служебная записка – документ, часто создаваемый в организации, и для него есть установленный порядок обработки, поэтому рекомендуется выбрать жесткую маршрутизацию
• Служебная записка создается конкретным исполнителем, который сам определяет, с кем ее согласовывать, поэтому лучше выбрать свободное согласование
• Служебная записка имеет строго регламентированный маршрут в организации, но получение средств часто ограничено во времени, а записка должна быть быстро согласована, поэтому желательно выбрать свободное согласование

… – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии что у этих данных общий источник и общий приемник

• Документопоток
• Документооборот
• Документообмен

Цель контроля состоит в …

• создании базы данных о документах учреждения
• обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений
• обеспечении надежного хранения и эффективного поиска документов
• учете всех поступивших в организацию документов

К специальным функциям документов относятся такие функции, как …

• правовая
• информационная
• организационная
• управленческая
• коммуникативная

Процедура проверки электронной подписи состоит из вычисления хеш-значения документа и проверки некоторых соотношений, связывающих хеш-значение документа, подпись под этим документом и открытый ключ подписавшего абонента. Поясните, в какой момент при проверке понадобится открытый ключ электронной подписи.

• При проверке подлинности полученного документа происходит расшифровка хеш- функции, восстановление и сравнение с созданной хеш-функцией полученного документа. Открытый ключ электронной подписи нужен для расшифровки хеш-функции и создания хеш-функции полученного документа
• При проверке подлинности полученного документа происходит расшифровка хеш- функции, восстановление и сравнение с созданной хеш-функцией полученного документа. Открытый ключ электронной подписи нужен для создания хеш-функции полученного документа
• При проверке подлинности полученного документа происходит расшифровка хеш- функции, восстановление и сравнение с созданной хеш-функцией полученного документа. Открытый ключ электронной подписи нужен для расшифровки хеш-функции

Жизненный цикл контента включает в себя … информации

• сбор
• управление
• накопление
• классификацию
• хранение
• доставку

Расположите этапы первичной обработки документов в правильном порядке:

• проверка целостности упаковки, сохранности печатей
• проверка наличия сопроводительной документации
• проверка комплектности и целостности вложений
• проверка правильности доставки

Для хранения документов в большинстве ЕСМ-систем используется хранилище данных, которое состоит из логических компонентов, в частности, из: хранилища атрибутов документов (карточек); хранилища документов; сервисов полнотекстовой индексации. Часто используется также название «архив документов». Что включает в себя архив документов?

• Под общим названием «архив документов» часто объединяют хранилище документов и сервисы полнотекстовой индексации
• Под общим названием «архив документов» часто объединяют хранилище атрибутов и хранилище документов
• Под общим названием «архив документов» часто объединяют хранилище атрибутов и сервисы полнотекстовой индексации

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. На предприятии разрабатывается много различных инструкций. Относятся ли инструкции к официальным документам?

• Да, т.к. инструкция относится к организационно-распорядительным документам, а эти документы определяются как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации
• Да, т.к. инструкция относится к управленческим документам, а управленческие документы определяются как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации
• Нет, т.к. инструкция относится к информационным документам, а эти документы определяются как оперативные документы, используемые в текущей деятельности организации

Электронная подпись основана на криптографических преобразованиях. В процессе криптографического преобразования при шифровании и расшифровке используются определенные исходные данные. Вам как администратору надо объяснить этот процесс пользователям. Объясните пользователям, какие данные используются в этих процессах.

• При шифровании исходными данными будет закрытый ключ, а результирующими – зашифрованное сообщение. При расшифровке – открытый ключ и зашифрованное сообщение
• При шифровании исходными данными будет сообщение, а результирующими – электронная подпись. При расшифровке они меняются местами
• При шифровании сходными данными будет сообщение, а результирующими – зашифрованное сообщение. При расшифровке они меняются местами

В ЕСМ-системах имеется возможность работать с маршрутами документов. Маршруты можно заложить в систему или можно их оперативно создавать. Используются свободная и жесткая маршрутизация документов. Сотруднику необходимо согласовать служебную записку на получение средств для покупки необходимых комплектующих. Какой вариант маршрутизации ему стоит выбрать в этом случае?

• Служебная записка – документ, часто создаваемый в организации, и для него есть установленный порядок обработки, поэтому рекомендуется выбрать жесткую маршрутизацию
• Служебная записка создается конкретным исполнителем, который сам определяет, с кем ее согласовывать, поэтому лучше выбрать свободное согласование
• Служебная записка имеет строго регламентированный маршрут в организации, но получение средств часто ограничено во времени, а записка должна быть быстро согласована, поэтому желательно выбрать свободное согласование
• 
  

Установите порядок операций по созданию маршрута документа:

• определение состава действий
• определение участников
• определение условий
• установка связей

… дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

В состав информационно-справочных документов …

• входят указания
• входит служебная записка
• входит протокол
• входят распоряжения

Корпоративные стандарты в области управления документами и контентом предполагают создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. Директор при утверждении состава документов в области документооборота решил исключить из числа документов инструкцию по делопроизводству, ссылаясь на то, что в Положении о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) все прописано. Правильно ли поступает директор? Ответ аргументируйте.

• Инструкция по делопроизводству содержит должностные инструкции работников ДОУ, что повторяет содержание Положения о службе ДОУ, поэтому директор прав, исключая инструкцию
• Инструкция по делопроизводству регламентирует технологию работы с документами в пределах организации. В Положении о службе ДОУ данные технологии не рассматриваются. Поэтому директор должен пересмотреть свое решение
• В Положении о службе ДОУ прописаны функции службы ДОУ и должностные инструкции ее работников. Этого вполне достаточно для организации работы с документами. Поэтому директор прав
• 
  

Расставьте в правильной последовательности этапы обработки документа в процессе параллельного редактирования:

• подготовка документа
• подготовка итогового документа
• создание версий
• обработка документа

… – это средство для выработки подписи

• Криптопровайдер
• Открытый ключ
• Закрытый ключ
• Электронная подпись

Расположите элементы реквизита «Справочные данные» в правильном порядке (сверху вниз, справа налево):

• адрес электронной почты
• номер телефона
• коды Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО)и причин постановки на учет (КПП)
• номера факсов
• почтовый адрес
• сайт
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)

… – это средство для определения автора подписи и достоверности электронного документа

• Криптопровайдер
• Открытый ключ
• Закрытый ключ
• Электронная подпись

Процедура проверки электронной подписи состоит из вычисления хешзначения документа и проверки некоторых соотношений, связывающих хеш-значение документа, подпись под этим документом и открытый ключ подписавшего абонента. Поясните, в какой момент при проверке понадобится открытый ключ электронной подписи.

• При проверке подлинности полученного документа происходит расшифровка хеш-функции, восстановление и сравнение с созданной хеш-функцией полученного документа. Открытый ключ электронной подписи нужен для расшифровки хеш-функции и создания хешфункции полученного документа
• При проверке подлинности полученного документа происходит расшифровка хеш-функции, восстановление и сравнение с созданной хеш-функцией полученного документа. Открытый ключ электронной подписи нужен для создания хеш-функции полученного документа
• При проверке подлинности полученного документа происходит расшифровка хеш-функции, восстановление и сравнение с созданной хеш-функцией полученного документа. Открытый ключ электронной подписи нужен для расшифровки хеш-функции

По отношению к управленческому объекту выделяют … документопотоки

• входящие
• исходящие
• восходящие
• внутренние

Подписание документа электронной подписью (ЭП) производится с помощью закрытого ключа. Эта процедура включает следующие операции: считывание документа, создание хеш-функции, шифрование хеш-функции, создание ЭП, соединение подписи с документом. Поясните, на каком из этих этапов должен использоваться закрытый ключ ЭП.

• После того как создана хеш-функция, она должна быть зашифрована. Для этого на этапе шифрования используется закрытый ключ электронной подписи, в результате чего получается ЭП
• Закрытый ключ электронной подписи предназначен для создания ЭП, поэтому он должен использоваться для формирования подписи именно на этапе создания ЭП
• В закрытом ключе хранится электронная подпись, поэтому для проведения процедуры подписания достаточно присоединить эту подпись к документу на этапе соединение подписи с документом

Вы, уже сейчас работая в компании и обучаясь в университете, создаете большое количество разных документов. Документы могут быть классифицированы по различным признакам, в том числе по содержанию – на первичные и вторичные. Обоснуйте, к какому классу документов относятся рефераты.

• Рефераты относятся к первичным документам, т.к. студент вносит в них информацию, известную только ему
• Рефераты относятся к вторичным документам, т.к. они содержат информацию из различных документов
• Рефераты являются творческой работой студента, поэтому их надо отнести к первичным документам

Жизненный цикл … складывается из сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации

• документа
• контента
• электронного

Группы доступа необходимы …

• в случае отсутствия сотрудника, ответственного за работу над электронным документом
• для организации доступа к электронным документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом
• для доступа к определенным данным, документам или операциям

В числе основных направлений совершенствования документации –…

• унификация
• систематизация
• стандартизация
• классификация

… – это любой вид информации, который составляет содержание информационного ресурса

Компания, работающая в сфере продаж, имеет много партнеров. Деловая деятельность компании сопровождается большим количеством исходящих документов, в числе которых – много видов писем. Для ускорения работы по созданию исходящих писем было решено создать бланк письма. В компании уже имеется общий бланк, который можно использовать для этой цели, взяв его за основу. Какие дополнительные реквизиты нужно добавить на бланк, для чего они нужны и где они должны быть расположены?

• Справочные данные – для обеспечения оперативного взаимодействия с партнерами, располагаются они после наименования организации. Ссылка на номер и дату документа – для связи с документом, на который дается ответ, располагаются они под реквизитами Дата и Номер документа
• Справочные данные – для обеспечения оперативного взаимодействия, располагаются они после наименования организации. Место издания документа – для определения места нахождения организации, располагается внизу листа
• Номер и дата документа – для регистрации документа, располагается под наименованием организации. Ссылка на номер и дату документа – для связи с документом, на который дается ответ, располагаются они под реквизитами Дата и Номер документа

При подсчете объема документооборота учитываются все …

• входящие документы
• исходящие документы
• внутренние документы
• организационные документы
• копии документов

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж отдал распоряжение систематизировать документы по содержанию, выделив две группы – первичные и вторичные (сводные) документы. Как должны быть систематизированы документы о продажах? Ответ аргументируйте.

Установите правильную последовательность этапов срокового контроля за исполнением документов:

• предупредительный контроль
• итоговый контроль
• текущий контроль

Длина ключа, согласно ГОСТ 28147-89, равна … бит

• 256
• 526
• 126

Установите соответствие между видами номенклатур и их определениями:

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж отдал распоряжение систематизировать документы по содержанию, выделив две группы – первичные и вторичные (сводные) документы. Как должны быть систематизированы документы о продажах? Ответ аргументируйте.

Различают такие номенклатуры дел, как … номенклатуры

• типовые
• примерные
• стандартные
• конкретные

… документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

Существует несколько технологий редактирования документов, в частности … редактирование

• последовательное
• совместное
• параллельное
• версионное

Для работы в системе электронного документооборота каждый пользователь имеет логин и пароль. Вводя логин при входе в систему, пользователь подтверждает свою личность. Затем пользователя проверяют с помощью пароля. Если все верно, то пользователь может пользоваться своими правами для работы с документами. Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на регистрацию, просмотр, изменение, удаление, а также полные права. Определите, какие права по работе с документами нужно выделить секретарю руководителя?

• Поскольку секретарь работает со всеми документами в организации, ему нужно предоставить права на регистрацию, просмотр и удаление документов
• Поскольку секретарь исполняет функции делопроизводителя, ему нужно предоставить полные права для работы с документами
• Поскольку секретарь исполняет функции делопроизводителя, ему нужно предоставить права на просмотр и регистрацию документов

Главное правило организации электронного документооборота – это …

• оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени
• стабильные маршруты движения документов, которые зависят от состава и содержания документов и от принятой в организации технологии работы с документами
• стереотипные маршруты движения документов с наименьшими затратами времени

Расставьте виды электронной подписи в порядке возрастания значимости:

• усиленная неквалифицированная электронная подпись
• усиленная квалифицированная электронная подпись
• простая электронная подпись

Установите соответствие между операциями и действиями, производимыми в процессе этих операций:

• Распознавание и ввод данных <=> настройка полей ввода документа и индексация базы данных
• Подготовка документа к сканированию <=> предварительная обработка изображений
• Рассылка документов <=> создание списка адресатов

Управление записями предполагает …

• создание документарной информации
• архивное хранение документарной информации
• использование контента в процессе оперативной работы
• публикацию

Криптография предполагает наличие таких компонент, как …

• данные
• пароль
• ключ связи
• криптографическое преобразование
• сертификат

Регистрация – это …

• запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения
• учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам
• снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в базу данных
• прием и первичная обработка документов

При создании маршрута в системе DIRECTUM доступны такие способы согласования, как …

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов? Поясните, что представляют собой контроль по существу и контроль за сроками исполнения?

Регистрация документов преследует определенные цели, такие как …

• учет документов
• обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений
• согласование с соисполнителями и авторами резолюций
• контроль за их исполнением
• справочная работа по документам

Цель контроля состоит в …

При создании маршрута в системе DIRECTUM доступны такие способы согласования, как …

• согласование по регламенту
• свободное согласование
• согласование по приказу
• согласование с руководителем

… – это материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж отдал распоряжение систематизировать документы по содержанию, выделив две группы – первичные и вторичные (сводные) документы. Как должны быть систематизированы документы о продажах? Ответ аргументируйте.

• Счет и накладную следует отнести к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Акт и отчет за период составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам
• Акт, счет и накладную следует отнести к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период составляется по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому отчет относится к сводным документам
• Акт и счет следует отнести к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период и накладная составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам

Подписание документа электронной подписью (ЭП) производится с помощью закрытого ключа. Эта процедура включает следующие операции: считывание документа, создание хеш-функции, шифрование хеш-функции, создание ЭП, соединение подписи с документом. Поясните, на каком из этих этапов должен использоваться закрытый ключ ЭП.

• После того как создана хеш-функция, она должна быть зашифрована. Для этого на этапе шифрования используется закрытый ключ электронной подписи, в результате чего получается ЭП
• Закрытый ключ электронной подписи предназначен для создания ЭП, поэтому он должен использоваться для формирования подписи именно на этапе создания ЭП
• В закрытом ключе хранится электронная подпись, поэтому для проведения процедуры подписания достаточно присоединить эту подпись к документу на этапе соединение подписи с документом

Расположите мероприятия по созданию и использованию ключей для защиты цифровой подписи от несанкционированного использования в правильном порядке:

• выведение из действия
• распределение
• использование
• хранение
• генерация

При совместном редактировании могут использоваться такие подходы к редактированию, как …

Установите соответствие между названиями информативных свойств документа и их описанием:

• Актуальность <=> необходимая степень современности информации по отношению к решаемой проблеме
• Достоверность <=> способность информации без искажений отражать состояние исследуемого объекта или процесса
• Полнота <=> содержание информации должно обеспечивать как необходимые, так и достаточные условия для принятия решения

Установите соответствие между классификационными типами документов и их описанием:

• Бумажные документы <=> документы, при создании которых знаки письма наносятся на бумажный носитель от руки, полиграфическим или другим способом
• Личные документы <=> документы, созданные физическим лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей
• Первичные документы <=> документы, в которых зафиксированы исходные данные

… - это средство для выработки подписи

Расположите в правильном порядке этапы процесса распознавания и ввода данных в информационную систему:

• ввод данных
• проверка распознанной информации
• нахождение полей
• предварительная обработка изображений

Вы, уже сейчас работая в компании и обучаясь в университете, создаете большое количество разных документов. Документы могут быть классифицированы по различным признакам, в том числе по содержанию – на первичные и вторичные. Обоснуйте, к какому классу документов относятся рефераты.

• Рефераты относятся к первичным документам, т.к. студент вносит в них информацию, известную только ему
• Рефераты относятся к вторичным документам, т.к. они содержат информацию из различных документов
• Рефераты являются творческой работой студента, поэтому их надо отнести к первичным документам

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается … документа

Для хранения документов в большинстве ЕСМ-систем используется хранилище данных, которое состоит из логических компонентов, в частности, из: хранилища атрибутов документов (карточек); хранилища документов; сервисов полнотекстовой индексации. Часто используется также название «архив документов». Что включает в себя архив документов?

• Под общим названием «архив документов» часто объединяют хранилище документов и сервисы полнотекстовой индексации
• Под общим названием «архив документов» часто объединяют хранилище атрибутов и хранилище документов
• Под общим названием «архив документов» часто объединяют хранилище атрибутов и сервисы полнотекстовой индексации

Выделяют такие формы регистрации документов, как … регистрация

• альбомная
• журнальная
• карточная
• электронная

… – это средство для выработки подписи

• Криптопровайдер
• Открытый ключ
• Закрытый ключ
• Электронная подпись

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. На предприятии разрабатывается много различных инструкций. Относятся ли инструкции к официальным документам?

Существует несколько технологий редактирования документов, в частности … редактирование

… документа – это документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах и многое другое

Стандарт ГОСТ Р 53898-2013 устанавливает такие элементы электронного сообщения, как ...

В числе основных направлений совершенствования документации –…

• унификация
• систематизация
• стандартизация
• классификация

Расположите элементы реквизита «Адресант» в бланке письма в правильном порядке (сверху вниз, справа налево):

• ссылка на регистрационный номер и дату
• наименование организации
• дата и регистрационный номер
• справочные данные
• эмблема организации

Входящие документы образуют три направления движения в организации: руководству организации, руководству структурных подразделений, специалистам. Определите, в каком процентном соотношении распределяются документы по данным направлениям?

Расставьте в правильной последовательности очередность подписания документа электронной подписью:

• непосредственный руководитель
• высший руководитель
• руководитель соседнего отдела
• автор

… документа – это документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах и многое другое

Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий.

• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано. Для каждого поля определяется размер, его координаты на листе и название
• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано визуально, в частности, геометрически, и содержательно
• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано в трех аспектах: тип поля, способ ввода информации в поле и объем

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов? Поясните, что представляют собой контроль по существу и контроль за сроками исполнения?

• Контроль по существу – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Руководитель должен взять на себя эту функцию. Контроль за сроками исполнения – чисто формальная процедура, которую исполняет секретарь
• Контроль по существу позволяет проверить наличие документа на данный момент, этим должен заниматься секретарь. Контроль за сроками исполнения осуществляет руководитель
• Контроль по существу – это оценка правильности решения вопросов документа, эта функция распределяется между сотрудниками. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет секретарь