Работа в автоматизированных системах управления документами - ответы на вопросы

Что такое электронный документооборот?

• юридически значимый документооборот между контрагентами
• документооборот между территориально распределенными структурными подразделениями организации
• документооборот с использованием СЭД
• документооборот внутри одной организации

На основании чего заполняются поля сводной номенклатуры дел «Статьи хранения» и «Примечания статьи»?

• No 236
• приказа генерального директора организации
• Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019
• номенклатуры дел структурного подразделения
• описи дел структурного подразделения

Чем обусловлена необходимость перехода к электронному документообороту в организациях?

• законодательными и нормативными актами
• приказом руководителя организации
• цифровизацией бизнеса и экономики
• отказом от документов на бумажных носителях

Установите очередность этапов и процессов работы с исходящими документами.

Какие данные присутствуют в представлении описи в СХЭД?

• Краткое содержание документа
• Номер описи
• Регистрационный номер документа
• Исполнитель

Какая дата в регистрационной карточке СЭД является датой документа?

• дата согласования документа в СЭД
• дата регистрации документа в СЭД
• дата заведения карточки в СЭД
• дата подписания документа в СЭД

Какие архивные формы формируются в СХЭД?

• унифицированная форма Т3
• опись дел структурного подразделения
• годовой отчет об объеме зарегистрированных документов
• отчет по исполнительской дисциплине

Могут ли органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации использовать услуги третьих сторон по хранению электронных архивных документов?

• не могут
• могут

Какие процессы представлены в рамках СХЭД?

• создание исходящих документов
• создание описи дел
• создание графика передачи дел в архив

Выберите из представленного перечня особенности электронного документооборота

• электронные документы направляются посредством передачи съемных носителей информации
• электронные документы направляются посредством системы электронного документооборота
• электронные документы подписываются электронной подписью

Должен ли выбор СЭД быть привязан к конкретному программному продукту?

• должен быть привязан к стоимости конкретного программного продукта
• да
• нет

Чем обусловлен смешанный документооборот в организации?

• отсутствием нормативно-законодательных актов, обязывающих организации полностью переходить на электронный документооборот
• нежеланием контрагентов участвовать в электронном взаимодействии
• исторически сложившейся традицией
• наличием документов на бумажных носителях за длительный временной период

Чем обусловлен набор реквизитов документа?

• Положением или Инструкцией по делопроизводству
• приданием документу юридической силы
• ГОСТ Р 7.0.97-2016
• маршрутом движения документа

Какие требования применяются к условиям температурного хранения электронных архивных документов?

• температурный режим +15 – +20°
• температурный режим ниже –10°C
• комнатная температура
• температурный режим +32°С

Какими актами регулируется электронный документооборот между организациями?

• соглашением между сторонами
• Федеральным законом от 06.04.2011 No 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Руководством по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи

Какие требования должны соблюдаться при хранении электронных документов на физически обособленных носителях?

• для хранения физически обособленных носителей электронных документов используются металлические стеллажи, шкафы и контейнеры с магнитным рабочим слоем
• для хранения физически обособленных носителей электронных документов используются только помещения с необходимой температурой -20°C
• применение носителей, технические характеристики которых позволяют обеспечить долговременное хранение информации
• обеспечение организации совместного хранения физически обособленных носителей электронных документов и документов на иных видах носителей

Что такое маршрут согласования?

• последовательность этапов обработки документов внутри организации
• чередование последовательных и параллельных блоков согласования в СЭД
• рассылка документа участникам согласования
• последовательность проставления виз участниками согласования

Как отличаются сроки хранения документов на бумажных носителях и электронных документов?

• сроки хранения электронных документов прописаны в отдельном перечне с указанием сроков хранения электронных документов
• сроки хранения электронных документов совпадают со сроками хранения документов на бумажных носителях
• сроки хранения электронных документов определяются сроками годности съемных носителей
• сроки хранения электронных документов не регламентированы

Должны ли СХЭД быть функционально совместима с СЭД и иными информационными системами государственного органа местного самоуправления, организации, с соответствующими информационными системами государственных (муниципальных) архивов?

• должна
• Б не должна
• нет обязательных требований совместимости СХЭД с СЭД и иными информационными системами государственного органа, органа местного самоуправления, организации, с соответствующими информационными системами государственных (муниципальных) архивов

Выберите из представленного перечня последовательность процесса электронного документооборота

• отправитель создает документ, подписывает своей электронной подписью и отправляет контрагенту на съемном носителе информации
• отправитель создает документ, подписывает своей электронной подписью и отправляет контрагенту
• отправитель создает документ, подписывает собственноручной подписью, сканирует и отправляет контрагенту по электронной почте

Где опубликован список нерегистрируемых документов?

• в приказе Росархива от 11.04.2018 No 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
• в Положении об организации архивного хранения компании
• на официальном сайте Росархива
• в Инструкции по работе пользователей в системе электронного документооборота

В каком поле карточки документа в СЭД отображается реквизит заголовок?

• Тема
• Цель издания документа
• Примечания
• Содержание

Чем обусловлено наименование вида документа?

• особенностями изложения содержания и построения текста
• инструкцией по делопроизводству организации
• бланком документа
• перечнем, утвержденным приказом генерального директора организации

Чему должно соответствовать наименование организации-автора документа?

• наименованию, закрепленному на бланках организации
• наименованию, закрепленному в инструкции по делопроизводству организации
• наименованию, закрепленному в приказе генерального директора организации
• наименованию, закрепленному в ее учредительных документах

Какие функции должна выполнять СХЭД для обеспечения хранения электронных документов?

• проставление регистрационного номера на единицы хранения
• формирование графика передачи дел на архивное хранение
• хранение документов в различных форматах
• хранение электронных архивных документов вместе с их метаданными

Каким законодательным актом регламентируется защита персональных данных в СХЭД?

• Федеральным законом от 27.07.2006 No 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
• Федеральным законом от 27.07.2006 No 152-ФЗ «О персональных данных»
• Федеральным законом от 06.12.2011 No 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Какие из перечисленных факторов нужно учитывать при развертывании СЭД?

• возможность покупки дополнительного оборудования
• положения Инструкции по делопроизводству в организации
• совместимость с программным обеспечением организации, мощность серверов (при размещении на серверах организации) или размер облака (при установке облачной СЭД)

Каким нормативным актом регламентируются сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, аудиторских заключений?

• Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 No 03-33/пс
• Федеральным законом от 06.12.2011 No 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Приказом Росархива от 20.12.2019 No 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 No 125-ФЗ

Какую функцию выполняет СХЭД?

• регистрации электронных архивных документов
• контроля движения всех электронных документов организации
• систематизации данных об электронных архивных документах в соответствии со схемой систематизации

Какой модуль СЭД позволяет создавать маршруты документов?

• наличие параллельных и последовательных блоков согласования
• создание дополнительной роли оператора согласования
• сервис замещения
• конструктор маршрутов

Какой сервис обеспечивает служба поддержки пользователей?

• исполнение положений Инструкции по делопроизводству организации
• бесперебойную работу всех информационных систем организации
• бесперебойную работу СЭД, консультирует пользователей по возникающим вопросам и помогает грамотно организовать работу каждого работника, обеспечивает подготовку инструкций пользователя по каждому процессу
• подготовку пользовательских инструкций для работы в СЭД

Выберите цели предпроектного обследования

• определение общих требований к СЭД и границ проекта
• определение процессов, которые будут происходить в СЭД
• определение бюджета проекта
• определение основных видов документов, размещаемых в СЭД

Кто принимает решение об уничтожении либо о продлении сроков хранения документов в организации?

• архивист
• генеральный директор организации
• экспертная комиссия организации

Может ли организация использовать услуги третьих сторон по хранению электронных архивных документов?

• может, за исключением органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организации
• не может
• может любая организация, в том числе органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации

Что из перечисленного относится к критериям выбора СЭД?

• поддержка документационного обеспечения управления организаций со сложной структурой
• интерфейс СЭД
• количество пользователей, одновременно работающих в СЭД
• стоимость программного продукта

Вам необходимо выбрать систему электронного документооборота для вашей организации.
С чего вы начнете свой выбор?

• a.с исследования рынка систем электронного документооборота, обзора возможностей отдельных СЭД
• b.с подготовки демонстрации нескольких СЭД для руководства организации, чтобы на основании их предпочтений выбрать конкретный программный продукт
• c.с аудита потребностей менеджмента, процессов документооборота организации, технического оснащений рабочих мест, уровня подготовки работников

Вам необходимо выбрать систему электронного документооборота для вашей организации.
С чего вы начнете свой выбор?

• a.с исследования рынка систем электронного документооборота, обзора возможностей отдельных СЭД
• b.с подготовки демонстрации нескольких СЭД для руководства организации, чтобы на основании их предпочтений выбрать конкретный программный продукт
• c.с аудита потребностей менеджмента, процессов документооборота организации, технического оснащений рабочих мест, уровня подготовки работников

Дайте развернутый ответ:
В каких законодательных и нормативных актах зафиксированы требования к организации хранения электронных документов?

Определите соответствие оснований записи в основных учетных документах:

Выберите правильный ответ, исключив лишние позиции.
Заголовок архивного дела состоит из элементов, отражающих:
А -название вида дела (переписка, журнал, дело и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.);
Б - название организации, структурного подразделения, коллегиального (совещательного или иного) органа, должностного лица - автора документа;
В - фамилия и должность лица, оформившего дело
Г - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
Д - краткое содержание документов дела;
Е- даты (период), к которым относятся документы дела;
Ж - код содержащихся в деле документов
З- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
И- указание на копийность документов дела.

Дайте развернутый ответ:

Сведения, отнесенные к категории ограниченного доступа.

Вам необходимо реализовать в СЭД движение договоров стоимостью менее 100 тысяч рублей по определенному маршруту согласования.
С каких действий Вы начнете реализацию процесса?

• a.Начну с изучения инструкции пользователя СЭД. Далее совместно с IT подразделением с помощью конструктора маршрутов произведу необходимые настройки.
• b.Буду самостоятельно отслеживать документы в СЭД и вручную направлять их по указанному маршруту.
• c.Начну с написания функциональных требований разработчикам, подробно изложив суть требований. Далее буду ждать оценки и доработки.

Какой нормативный акт устанавливает состав и оформление реквизитов документов?

• Руководство по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи
• Приказ Росархива от 20.12.2019 No 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

В каких нормативных актах дается определение реквизитов документа?

• Руководстве по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи
• Федеральном законе от 27.07.2006 No 152-ФЗ «О персональных данных»
• Приказе Росархива от 11.04.2018 No 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 No 1185-ст)

Выберите из представленного перечня преимущества электронного документооборота

• оперативность организации бронирования переговорных
• оперативность оформления командировок работникам
• увеличение скорости при оформлении, согласовании и подписании документов
• своевременность расчета заработной платы

Выберите отличия СЭД и ЭДО

• в СЭД нет возможности подписывать документы КЭП, в ЭДО такая возможность есть
• в ЭДО нет возможности загрузки скан-копий бумажных оригиналов, в СЭД такая возможность есть
• ЭДО обеспечивает документооборот между контрагентами, СЭД предназначен для работы с документами внутри компании
• в СЭД представлены канцелярии, в ЭДО бухгалтерские документы и контракты

Какие данные являются атрибутами регистрационной карточки документа в СЭД?

• сумма документа
• исполнитель
• бюджет
• назначение целевых средств

Какие документы необходимо получить для использования квалифицированной электронной подписи?

• доверенность
• ключ проверки электронной подписи
• ключ электронной подписи
• сертификат ключа проверки электронной подписи

Какие из перечисленных платформ обеспечивают межведомственный документооборот?

• Парус
• МЭДО, МОСЭДО
• TESSA
• 1С УСО

Какие из перечисленных платформ служат оператором для обмена электронными документами?

• Парус
• 1С: ЗУП
• TESSA
• Контур.Диадок

Какие из перечисленных платформ являются системами электронного документооборота?

• 1С:УСО
• TESSA
• Парус
• 1С:ЗУП

Какие процессы позволяют оптимизировать системы электронного документооборота?

• организация командировок
• в регистрация, согласование входящей и исходящей корреспонденции
• закупка офисного оборудования
• расчет заработной платы

Какими актами регулируется внутренний документооборот организации?

• локальными актами организации
• Приказом Росархива от 11.04.2018 No 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
• ГОСТом Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

Какой законодательно-нормативный акт положил историю электронного документооборота?

• Федеральный закон от 06.04.2011 No 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Федеральный закон от 27 декабря 2019 No 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Обэлектронной подписи» и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
• Федеральный закон от 06.12.2011 No 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
• Федеральный закон от 10.01. 2002 No 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Какой из реквизитов находится в регистрационной карточке документа?

• товарный знак организации
• гриф утверждения
• текст документа
• дата документа

Какие атрибуты присутствуют в карточке дела СХЭД?

• Заголовок дела
• Краткое содержание
• Дата документа
• Регистрационный номер

Когда документу присваивается регистрационный номер в СЭД?

• при открытии карточки документа в СЭД
• после внесения соответствующих данных в поля карточки документа в СЭД
• после внесения файла документа в карточку документа в СЭД
• после согласования карточки документа в СЭД

Когда стали появляться первые системы электронного документооборота?

• в 2000-х г.
• в 1970-х г.
• в 1990-х г.
• в 1980-х г.

Что представляет собой цифровизация?

• перенесение рабочих процессов в электронный формат
• использование электронной почты в рабочих процессах
• использование интернета в рабочих процессах
• наличие компьютерной техники

Что представляет собой электронный документ?

• сканированный образ документа на бумажном носителе
• уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи
• документ, информация которого представлена в электронной форме
• информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ

В какие документы архива вносятся изменения на основании учетных форм?

• Топографический справочник
• Сводную номенклатуру дел
• Паспорт архива
• Книгу учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда

В каком документе фиксируется уничтожение дел?

• акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в котором указывается способ уничтожения
• протоколе заседания экспертной комиссии организации
• номенклатуре дел, где указывается способ уничтожения

Выберите задачи анализа процессов организации при внедрении СЭД

• выбор системы электронного документооборота
• определение потребностей менеджмента
• определение состава проектной команды
• составление инструкций пользователей СЭД

Выберите схему систематизации электронных документов

• опись, электронное дело, электронный документ
• фонд, опись, электронное дело, электронный документ
• фонд, опись, раздел описи, электронное дело, электронный документ
• фонд, раздел описи, опись электронное дело, электронный документ

В каких карточках СЭД указывается вид документа?

• карточке исходящего письма
• карточке договора
• карточке приказа и распоряжения
• всех карточках

Выберите этапы проекта внедрения СЭД

• покупка и установка дополнительного ПО
• передача бумажного архива на внешнее хранение
• разработка и формализация основных требований к системе электронного документооборота
• интеграция с существующими с базами данных

Где осуществляется хранение электронных документов?

• в структурных подразделениях на съемных носителях
• в сетевых папках
• в запирающихся шкафах подсобных помещений
• в помещениях архивохранилища на съемных носителях информации или в СХЭД

Как закрепляется ввод в опытно-промышленную эксплуатацию СЭД?

• общей рассылкой по электронной почте в организации
• локальным нормативным актом организации
• приказом организации
• поручением генерального директора