Работа в автоматизированных системах управления документами - ответы на вопросы

Выберите правильный ответ, исключив лишние позиции.
Заголовок архивного дела состоит из элементов, отражающих:
А -название вида дела (переписка, журнал, дело и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.);
Б - название организации, структурного подразделения, коллегиального (совещательного или иного) органа, должностного лица - автора документа;
В - фамилия и должность лица, оформившего дело
Г - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
Д - краткое содержание документов дела;
Е- даты (период), к которым относятся документы дела;
Ж - код содержащихся в деле документов
З- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
И- указание на копийность документов дела.

Установите очередность этапов и процессов работы с исходящими документами.

Что такое электронный документооборот?

• юридически значимый документооборот между контрагентами
• документооборот между территориально распределенными структурными подразделениями организации
• документооборот с использованием СЭД
• документооборот внутри одной организации

Чем обусловлена необходимость перехода к электронному документообороту в организациях?

• законодательными и нормативными актами
• приказом руководителя организации
• цифровизацией бизнеса и экономики
• отказом от документов на бумажных носителях

На основании чего заполняются поля сводной номенклатуры дел «Статьи хранения» и «Примечания статьи»?

• No 236
• приказа генерального директора организации
• Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019
• номенклатуры дел структурного подразделения
• описи дел структурного подразделения

Вам необходимо выбрать систему электронного документооборота для вашей организации.
С чего вы начнете свой выбор?

• a.с исследования рынка систем электронного документооборота, обзора возможностей отдельных СЭД
• b.с подготовки демонстрации нескольких СЭД для руководства организации, чтобы на основании их предпочтений выбрать конкретный программный продукт
• c.с аудита потребностей менеджмента, процессов документооборота организации, технического оснащений рабочих мест, уровня подготовки работников

Какая дата в регистрационной карточке СЭД является датой документа?

• дата согласования документа в СЭД
• дата регистрации документа в СЭД
• дата заведения карточки в СЭД
• дата подписания документа в СЭД

Какие данные присутствуют в представлении описи в СХЭД?

• Краткое содержание документа
• Номер описи
• Регистрационный номер документа
• Исполнитель

Какие архивные формы формируются в СХЭД?

• унифицированная форма Т3
• опись дел структурного подразделения
• годовой отчет об объеме зарегистрированных документов
• отчет по исполнительской дисциплине

Могут ли органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации использовать услуги третьих сторон по хранению электронных архивных документов?

• не могут
• могут

Какие процессы представлены в рамках СХЭД?

• создание исходящих документов
• создание описи дел
• создание графика передачи дел в архив

Выберите из представленного перечня особенности электронного документооборота

• электронные документы направляются посредством передачи съемных носителей информации
• электронные документы направляются посредством системы электронного документооборота
• электронные документы подписываются электронной подписью

Должен ли выбор СЭД быть привязан к конкретному программному продукту?

• должен быть привязан к стоимости конкретного программного продукта
• да
• нет

Чему должно соответствовать наименование организации-автора документа?

• наименованию, закрепленному на бланках организации
• наименованию, закрепленному в инструкции по делопроизводству организации
• наименованию, закрепленному в приказе генерального директора организации
• наименованию, закрепленному в ее учредительных документах

Чем обусловлено наименование вида документа?

• особенностями изложения содержания и построения текста
• инструкцией по делопроизводству организации
• бланком документа
• перечнем, утвержденным приказом генерального директора организации

В каком поле карточки документа в СЭД отображается реквизит заголовок?

• Тема
• Цель издания документа
• Примечания
• Содержание

Чем обусловлен смешанный документооборот в организации?

• отсутствием нормативно-законодательных актов, обязывающих организации полностью переходить на электронный документооборот
• нежеланием контрагентов участвовать в электронном взаимодействии
• исторически сложившейся традицией
• наличием документов на бумажных носителях за длительный временной период

Чем обусловлен набор реквизитов документа?

• Положением или Инструкцией по делопроизводству
• приданием документу юридической силы
• ГОСТ Р 7.0.97-2016
• маршрутом движения документа

Какие требования применяются к условиям температурного хранения электронных архивных документов?

• температурный режим +15 – +20°
• температурный режим ниже –10°C
• комнатная температура
• температурный режим +32°С

Какие требования должны соблюдаться при хранении электронных документов на физически обособленных носителях?

• для хранения физически обособленных носителей электронных документов используются металлические стеллажи, шкафы и контейнеры с магнитным рабочим слоем
• для хранения физически обособленных носителей электронных документов используются только помещения с необходимой температурой -20°C
• применение носителей, технические характеристики которых позволяют обеспечить долговременное хранение информации
• обеспечение организации совместного хранения физически обособленных носителей электронных документов и документов на иных видах носителей

Выберите из представленного перечня последовательность процесса электронного документооборота

• отправитель создает документ, подписывает своей электронной подписью и отправляет контрагенту на съемном носителе информации
• отправитель создает документ, подписывает своей электронной подписью и отправляет контрагенту
• отправитель создает документ, подписывает собственноручной подписью, сканирует и отправляет контрагенту по электронной почте

Как отличаются сроки хранения документов на бумажных носителях и электронных документов?

• сроки хранения электронных документов прописаны в отдельном перечне с указанием сроков хранения электронных документов
• сроки хранения электронных документов совпадают со сроками хранения документов на бумажных носителях
• сроки хранения электронных документов определяются сроками годности съемных носителей
• сроки хранения электронных документов не регламентированы

Какими актами регулируется электронный документооборот между организациями?

• соглашением между сторонами
• Федеральным законом от 06.04.2011 No 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Руководством по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи

Что такое маршрут согласования?

• последовательность этапов обработки документов внутри организации
• чередование последовательных и параллельных блоков согласования в СЭД
• рассылка документа участникам согласования
• последовательность проставления виз участниками согласования

Где опубликован список нерегистрируемых документов?

• в приказе Росархива от 11.04.2018 No 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
• в Положении об организации архивного хранения компании
• на официальном сайте Росархива
• в Инструкции по работе пользователей в системе электронного документооборота

Должны ли СХЭД быть функционально совместима с СЭД и иными информационными системами государственного органа местного самоуправления, организации, с соответствующими информационными системами государственных (муниципальных) архивов?

• должна
• Б не должна
• нет обязательных требований совместимости СХЭД с СЭД и иными информационными системами государственного органа, органа местного самоуправления, организации, с соответствующими информационными системами государственных (муниципальных) архивов

Какие из перечисленных факторов нужно учитывать при развертывании СЭД?

• возможность покупки дополнительного оборудования
• положения Инструкции по делопроизводству в организации
• совместимость с программным обеспечением организации, мощность серверов (при размещении на серверах организации) или размер облака (при установке облачной СЭД)

Какие функции должна выполнять СХЭД для обеспечения хранения электронных документов?

• проставление регистрационного номера на единицы хранения
• формирование графика передачи дел на архивное хранение
• хранение документов в различных форматах
• хранение электронных архивных документов вместе с их метаданными

Каким законодательным актом регламентируется защита персональных данных в СХЭД?

• Федеральным законом от 27.07.2006 No 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
• Федеральным законом от 27.07.2006 No 152-ФЗ «О персональных данных»
• Федеральным законом от 06.12.2011 No 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Какую функцию выполняет СХЭД?

• регистрации электронных архивных документов
• контроля движения всех электронных документов организации
• систематизации данных об электронных архивных документах в соответствии со схемой систематизации

Каким нормативным актом регламентируются сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, аудиторских заключений?

• Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 No 03-33/пс
• Федеральным законом от 06.12.2011 No 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Приказом Росархива от 20.12.2019 No 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 No 125-ФЗ

Какой модуль СЭД позволяет создавать маршруты документов?

• наличие параллельных и последовательных блоков согласования
• создание дополнительной роли оператора согласования
• сервис замещения
• конструктор маршрутов

Какой сервис обеспечивает служба поддержки пользователей?

• исполнение положений Инструкции по делопроизводству организации
• бесперебойную работу всех информационных систем организации
• бесперебойную работу СЭД, консультирует пользователей по возникающим вопросам и помогает грамотно организовать работу каждого работника, обеспечивает подготовку инструкций пользователя по каждому процессу
• подготовку пользовательских инструкций для работы в СЭД

Выберите цели предпроектного обследования

• определение общих требований к СЭД и границ проекта
• определение процессов, которые будут происходить в СЭД
• определение бюджета проекта
• определение основных видов документов, размещаемых в СЭД

Кто принимает решение об уничтожении либо о продлении сроков хранения документов в организации?

• архивист
• генеральный директор организации
• экспертная комиссия организации

Может ли организация использовать услуги третьих сторон по хранению электронных архивных документов?

• может, за исключением органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организации
• не может
• может любая организация, в том числе органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации

Что из перечисленного относится к критериям выбора СЭД?

• поддержка документационного обеспечения управления организаций со сложной структурой
• интерфейс СЭД
• количество пользователей, одновременно работающих в СЭД
• стоимость программного продукта

Вам необходимо выбрать систему электронного документооборота для вашей организации.
С чего вы начнете свой выбор?

• a.с исследования рынка систем электронного документооборота, обзора возможностей отдельных СЭД
• b.с подготовки демонстрации нескольких СЭД для руководства организации, чтобы на основании их предпочтений выбрать конкретный программный продукт
• c.с аудита потребностей менеджмента, процессов документооборота организации, технического оснащений рабочих мест, уровня подготовки работников

Дайте развернутый ответ:
В каких законодательных и нормативных актах зафиксированы требования к организации хранения электронных документов?

Определите соответствие оснований записи в основных учетных документах:

Дайте развернутый ответ:

Сведения, отнесенные к категории ограниченного доступа.

Вам необходимо реализовать в СЭД движение договоров стоимостью менее 100 тысяч рублей по определенному маршруту согласования.
С каких действий Вы начнете реализацию процесса?

• a.Начну с изучения инструкции пользователя СЭД. Далее совместно с IT подразделением с помощью конструктора маршрутов произведу необходимые настройки.
• b.Буду самостоятельно отслеживать документы в СЭД и вручную направлять их по указанному маршруту.
• c.Начну с написания функциональных требований разработчикам, подробно изложив суть требований. Далее буду ждать оценки и доработки.

Какой нормативный акт устанавливает состав и оформление реквизитов документов?

• Руководство по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи
• Приказ Росархива от 20.12.2019 No 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

В каких нормативных актах дается определение реквизитов документа?

• Руководстве по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи
• Федеральном законе от 27.07.2006 No 152-ФЗ «О персональных данных»
• Приказе Росархива от 11.04.2018 No 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 No 1185-ст)

Выберите из представленного перечня преимущества электронного документооборота

• оперативность организации бронирования переговорных
• оперативность оформления командировок работникам
• увеличение скорости при оформлении, согласовании и подписании документов
• своевременность расчета заработной платы

Выберите отличия СЭД и ЭДО

• в СЭД нет возможности подписывать документы КЭП, в ЭДО такая возможность есть
• в ЭДО нет возможности загрузки скан-копий бумажных оригиналов, в СЭД такая возможность есть
• ЭДО обеспечивает документооборот между контрагентами, СЭД предназначен для работы с документами внутри компании
• в СЭД представлены канцелярии, в ЭДО бухгалтерские документы и контракты

Какие данные являются атрибутами регистрационной карточки документа в СЭД?

• сумма документа
• исполнитель
• бюджет
• назначение целевых средств

Какие документы необходимо получить для использования квалифицированной электронной подписи?

• доверенность
• ключ проверки электронной подписи
• ключ электронной подписи
• сертификат ключа проверки электронной подписи

Какие из перечисленных платформ обеспечивают межведомственный документооборот?

• Парус
• МЭДО, МОСЭДО
• TESSA
• 1С УСО

Какие из перечисленных платформ служат оператором для обмена электронными документами?

• Парус
• 1С: ЗУП
• TESSA
• Контур.Диадок

Какие из перечисленных платформ являются системами электронного документооборота?

• 1С:УСО
• TESSA
• Парус
• 1С:ЗУП

Какие процессы позволяют оптимизировать системы электронного документооборота?

• организация командировок
• в регистрация, согласование входящей и исходящей корреспонденции
• закупка офисного оборудования
• расчет заработной платы

Какими актами регулируется внутренний документооборот организации?

• локальными актами организации
• Приказом Росархива от 11.04.2018 No 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
• ГОСТом Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

Какой законодательно-нормативный акт положил историю электронного документооборота?

• Федеральный закон от 06.04.2011 No 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Федеральный закон от 27 декабря 2019 No 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Обэлектронной подписи» и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
• Федеральный закон от 06.12.2011 No 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
• Федеральный закон от 10.01. 2002 No 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Какой из реквизитов находится в регистрационной карточке документа?

• товарный знак организации
• гриф утверждения
• текст документа
• дата документа

Какие атрибуты присутствуют в карточке дела СХЭД?

• Заголовок дела
• Краткое содержание
• Дата документа
• Регистрационный номер

Когда документу присваивается регистрационный номер в СЭД?

• при открытии карточки документа в СЭД
• после внесения соответствующих данных в поля карточки документа в СЭД
• после внесения файла документа в карточку документа в СЭД
• после согласования карточки документа в СЭД

Когда стали появляться первые системы электронного документооборота?

• в 2000-х г.
• в 1970-х г.
• в 1990-х г.
• в 1980-х г.

Что представляет собой цифровизация?

• перенесение рабочих процессов в электронный формат
• использование электронной почты в рабочих процессах
• использование интернета в рабочих процессах
• наличие компьютерной техники

Что представляет собой электронный документ?

• сканированный образ документа на бумажном носителе
• уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи
• документ, информация которого представлена в электронной форме
• информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ

В какие документы архива вносятся изменения на основании учетных форм?

• Топографический справочник
• Сводную номенклатуру дел
• Паспорт архива
• Книгу учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда

В каком документе фиксируется уничтожение дел?

• акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в котором указывается способ уничтожения
• протоколе заседания экспертной комиссии организации
• номенклатуре дел, где указывается способ уничтожения

Выберите задачи анализа процессов организации при внедрении СЭД

• выбор системы электронного документооборота
• определение потребностей менеджмента
• определение состава проектной команды
• составление инструкций пользователей СЭД

Выберите схему систематизации электронных документов

• опись, электронное дело, электронный документ
• фонд, опись, электронное дело, электронный документ
• фонд, опись, раздел описи, электронное дело, электронный документ
• фонд, раздел описи, опись электронное дело, электронный документ

В каких карточках СЭД указывается вид документа?

• карточке исходящего письма
• карточке договора
• карточке приказа и распоряжения
• всех карточках

Выберите этапы проекта внедрения СЭД

• покупка и установка дополнительного ПО
• передача бумажного архива на внешнее хранение
• разработка и формализация основных требований к системе электронного документооборота
• интеграция с существующими с базами данных

Где осуществляется хранение электронных документов?

• в структурных подразделениях на съемных носителях
• в сетевых папках
• в запирающихся шкафах подсобных помещений
• в помещениях архивохранилища на съемных носителях информации или в СХЭД

Как закрепляется ввод в опытно-промышленную эксплуатацию СЭД?

• общей рассылкой по электронной почте в организации
• локальным нормативным актом организации
• приказом организации
• поручением генерального директора