Организация бездокументной работы - ответы на вопросы на СтудИзбе

Соотнесите деловые и личные качества секретаря с приведенными определениями.

Способность и умение секретаря тактично, вежливо вести беседу, сдерживать и не проявлять отрицательные эмоции, соблюдать принятые в обществе нормы поведения и общения, следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места

• образованность
• инициативность
• интеллигентность
• вежливость

По сфере действия локальные акты учреждения классифицируются:

• обязательные и необязательные
• распространяющиеся на определенную категорию участников правоотношений и всех работников
• постоянного действия и с определенным сроком
• общего и специального характера

Определите этапы пресс-конференции:

• вступительное слово ведущего
• вопросы журналистов и ответы на них
• открытие, представление устроителей конференции
• встреча и регистрация представителей прессы
• выступления основных участников
• заключительное слово ведущего и закрытие

Управленческие документы, относящиеся к организационно-правовой системе документации

• Должностная инструкция специалиста по делопроизводству
• Приказ
• Устав
• Представление

Утром в день приема секретарь:
Выберите один ответ:

• предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их.
• предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме.
• предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; представляет руководителю дополнительные материалы, имеющие отношение к данному приему; получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме; по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы.
• предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема инапомнив о необходимости принести нужные материалы.

В каком случае во время деловых визитов допускается использование одноразовой посуды?

• если поток посетителей очень большой
• если переговоры проводятся в кабинете руководителя, и фуршет устраивается сразу в его кабинете
• если фуршет проводится сразу после совещания

Тип профессии секретаря по признаку цели

• гностический
• художественный
• социальный
• предпринимательский

Современная оргтехника может выделять

• углерод
• озон
• фреон
• кислород

В помещениях, где отсутствует естественное освещение, рекомендуется выбирать

• желтоватые оттенки
• холодные оттенки для стен
• зеленые оттенки
• белые стены

Секретарь должен обладать следующими деловыми качествами:

• следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.
• обязан проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем 
• четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя. Руководителю, в свою очередь, необходимо постоянно информировать секретаря обо всех делах, чтобы он мог максимально помочь ему.
• постоянно информировать руководителя обо всех своих делах

Время проведения делового завтрака:

• с 10 до 12 часов
• с 10 до 13 часов
• с 9 до 11 часов
• с 12 до 15 часов

Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники

• с правой стороны
• сверху
• с левой стороны
• сзади

Оптимальной температурой в приемной в летний период считается температура

• 18-21 °C
• 25-27 °C
• 22- 25 °C
• 20-22 °C

Оптимальной влажностью в приемной считается влажность

• от 40 до 60%
• менее 40 %
• от 60 до 80%
• более 80%

Качество, которое подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков

• профессиональное мастерство
• осведомленность
• организованность
• инициативность

К какой должности предъявляются наиболее высокие квалификационные требования согласно профессионального стандарта

• секретарь-администратор
• секретарь руководителя
• делопроизводитель
• помощник руководителя

Форма одежды для ужина

• повседневная
• деловая
• не имеет значения
• вечерняя

Секретарь руководителя, помогая планировать его рабочее время,

• организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию
• принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию
• подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя
• осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно- распорядительной деятельности руководителя предприятия

Секретарь должен обладать следующими качествами:

• быть грамотным, освобождая тем самым руководителя от необходимости проверять документы
• может критиковать шефа на людях
• может обсуждать руководителя с сотрудниками
• постоянно информировать руководителя обо всех своих делах

Прием типа «Коктейль» начинается:

• с 15 до 17 часов
• с 12 часов
• с 13 до 15 часов
• с 17 до 18 часов

При приеме работников других организаций -

• выяснить, было ли назначено время приема
• после приветствия надо выяснить и записать фамилию, имя, отчество, организацию, которую он представляет, и его должность, по какому вопросу, было ли назначено время приема
• выяснить, по какому вопросу необходим прием
• после приветствия надо выяснить и записать фамилию, имя, отчество

По служебному телефону согласно правилам телефонных переговоров нельзя

• общаться по личным вопросам
• говорить о вопросах организации и посвящать в тематику того, чем занимается организация
• вести важные переговоры при наличии в приемной посторонних лиц
• обозначать отсутствие руководителя, назначать иное время для переговоров с руководителем

По правилам офисного этикета чай и кофе наливают

• до половины чашки
• до краев чашки
• 2/3 чашки
• не доливая до края чашки на 1 см

Основное отличие приема «Коктейль» от приема «Фуршет» заключается:

• во времени проведения
• в количестве приглашенных
• в ассортименте блюд и напитков
• в целях проведения

Основная задача секретаря руководителя в работе с телефоном заключается в

• освобождении руководителя от вызовов, не адресованных ему
• получении предварительной информации для подготовки руководителя к разговору
• перенаправлении звонка компетентному сотруднику

Какое из утверждения верно?

• «Главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы — это учредительный договор»
• «Главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря,
• определяющий его права, положения в организации, характер работы — это устав организации»
• «Главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы — это приказ на прием на работу»
• «Главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы — это должностная инструкция»

Какие из перечисленных мероприятий являются приоритетными для секретаря в плане конкретного рабочего дня?

• подготовка к работе своего рабочего места
• приведение в порядок рабочего места руководителя
• доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана
• обзвон гостиниц для организации проживания участников совещания

Какие документы оформляет секретарь руководителя при подготовке руководителя к командировке? (отметьте несколько правильных ответов)

• приказ о командировке
• только программу командировки
• только командировочное удостоверение
• программу командировки

В бутылках какого объема допустимо приобретать воду в офис для организации переговоров?

• объем 1 л
• объем 0,25 л
• объем 0,5 л
• объем 0,7 л

Укажите формы статистических наблюдений

• сплошные и выборочные
• сплошные и индивидуальные
• массовые и индивидуальные
• выборочные и массовые

Дайте развернутый ответ :

Организация секретарем рабочего дня руководителя.

Слуховая зона коры располагается в

Среди нескольких десятков ядер таламуса различают:

• Все вышеперечисленные
• Специфические (чувствительные) и неспецифические
• Моторные и ассоциативные

Указ Петра I «О создании государственных коллегий» был издан в

• 1700 г.
• 1702 г.
• 1722 г.
• 1720 г.

Слово «секретарь» происходит от латинского слова

• тайный
• верный
• честный
• преданный

Система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению – это

• дизайн рабочего места
• организация рабочего места
• организация труда
• техническая оснащенность

Рабочее место секретаря традиционно включает

• четыре зоны
• три зоны
• одну зону
• две зоны
  

Первый профессиональный стандарт для секретаря был принят в

• 2005 г.
• 2010 г.
• 2000 г.
• 2015 г.

Первые секретарские курсы в Российской империи были открыты в

• Москве
• Харькове
• Киеве
• Санкт-Петербурге

Оптимальной температурой в приемной в зимний период считается температура

• 20-22 °C
• 18-21 °C
• 22- 25 °C
• 25-27 °C

Общая площадь приемной, где находится секретарь-референт, должна быть в пределах

• 18-25 м²
• 5-10 м²
• более 25 м²
• 12-16 м²

Какой стаж необходим для занятия должности секретаря руководителя при среднем профессиональном образовании

• требований нет
• 5 лет
• 3 года
• 2 года

Какой локальный акт в учреждении обладает высшей юридической силой?

• приказ
• устав
• инструкция
• положение

Какой вид техники используется для формирования цифрового образа документов?

• принтер
• шредер
• сканер
• диктофон

Какой вид техники используется для уничтожения документов?

• принтер
• шредер
• диктофон
• сканер

Какой вид техники используется для записи голоса?

• шредер
• сканер
• принтер
• диктофон

Какая функция не относится к бездокументному обслуживанию

• стенографирование
• прием посетителей
• телефонные переговоры
• организация совещаний

Верно ли утверждение: «Инструкция — это локальный акт, регламентирующий порядок деятельности организации, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора»?

• неверно
• верно

Верно ли утверждение: «Виза — это надпись соответствующего должностного лица на каком-либо документе или акте, удостоверяющая его подлинность или придающая ему силу»?

• верно
• неверно

Условно посетителей можно разделить на такие категории:

• сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению.
• сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; представители других организаций; посетители по личным вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению.
• посетители по личным вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению.
• сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; представители других организаций.

Секретарь руководителя осуществляет планирование своего рабочего времени

• исходя из сроков на решение задач, поставленных перед секретарем
• исходя из сроков на решение задач, стоящих перед руководителем
• исходя из важности и времени задач, стоящих перед руководителем
• исходя из приоритета задач, поставленных перед секретарем

Наиболее почетный тип прием

• обед
• завтрак
• коктейль
• фуршет

На каком из приемов едят стоя

• на ужине
• на фуршете
• на обеде
• на завтраке

Кому согласно правилам делового этикета не рекомендуется дарить подарки

• подчиненным
• гостям организации
• руководителю
• детям сотрудников

Когда секретарь руководителя обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и намечает новые мероприятия?

• в середине дня
• в начале дня
• в конце дня

Какие правила следует соблюдать при проведении телефонных переговоров секретарем организации?

• не снимать трубку сразу, выждать время и снять после пятого звонка
• секретарь первым начинает разговор, чтобы избежать лишних расспросов
• не интересоваться, кто звонил, а сразу представить информацию об организации
• проявлять максимум внимания звонящему

Если руководитель в силу сложившихся обстоятельств отменяет прием сотрудников или переносит его на другое время

• секретарь должен оповестить записавшихся и предложить им явиться на прием в другое время или изложить свою просьбу письменно.
• секретарь может записать на прием в другое время.
• сотрудник должен изложить свою просьбу письменно.
• секретарь на свое усмотрение оповещает записавшихся о новом приеме в другое время.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности

• секретарь обязан записать на другую дату приема.
• секретарь обязан доложить о нем.
• секретарь вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема.
• секретарь не вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема.

Должно ли быть в плане рабочего дня секретаря руководителя резервное время? (отметьте несколько правильных ответов)

• да, это поможет отвечать на телефонные звонки и встречать случайных посетителей
• нет, это поможет выполнить задания руководителя в срок
• нет, если возникнет необходимость для выполнения внезапных заданий руководителя – один или несколько пунктов ежедневного плана секретаря можно отложить и перенести на следующий день
• да, это поможет выполнить внезапные задания руководителя, отвечать на телефонные звонки, встречать случайных посетителей

Входит ли в обязанности секретаря оформление отчета о командировке?

• да
• нет
• только по поручению руководителя

Верно ли утверждение: «Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных»?

• верно
• неверно

В чем заключается основная задача секретаря руководителя при организации приема посетителей? (отметьте несколько правильных ответов)

• направить посетителя к заместителям руководителя
• направить посетителя тому сотруднику, который занимается данными вопросами
• записать контактные данные посетителя
• избавить руководителя от лишних приемов