Документационное обеспечение проектной деятельности - ответы на вопросы

... проекта - это трудовые, технические и/или материальные единицы, используемые при выполнении задач по проекту и обеспечивающие возможность реализации всех поставленных целей проекта

• Смета
• План
• Ресурсы

... - это процедура, которая не потребляет никаких ресурсов, кроме затрат времени

• Ожидание
• Веха
• Событие

Что из перечисленного является основным этапом работы экспертной комиссии в процессе экспертизы?

• Первичный анализ и обсуждение
• Уничтожение всех документов
• Создание новых документов

Основная задача оптимизации документационного обеспечения – …

• упрощение хранения и поиска информации
• усложнение доступа к данным
• создание бумажных копий

Архивирование документов включает в себя…

• долгосрочное хранение
• временное использование
• создание новых документов

... исполнения проекта включает сравнение плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализ отклонений и их причин, оценку возможных альтернатив и принятие в случае необходимости решения о корректирующих действиях для ликвидации нежелательных отклонений

... - это процесс подготовки (разработки) проектных материалов

• Испытание
• Конструирование
• Проектирование
• Планирование

Что должно содержаться во введении инструкции по делопроизводству?

• Описание всех используемых программных решений для электронного документооборота
• Цели и задачи документа, а также ссылки на законодательные акты и внутренние регламенты
• Полный список всех сотрудников, работающих с документами

Что включает в себя разработка политики управления документами в системе документооборота?

• Определение жизненного цикла документов и учёт юридических и регуляторных требований
• Создание новых документов и их автоматическая архивация
• Разработку программного обеспечения для управления электронными документами

Централизованная форма службы делопроизводства представляет собой…

• систему, при которой каждое подразделение самостоятельно ведет свой документооборот без координации с другими отделами
• организацию, где все функции делопроизводства сосредоточены в одном специализированном подразделении, ответственном за документооборот всей организации
• процесс, при котором делопроизводственные функции распределены между несколькими независимыми подразделениями организации

Укажите преимущество смешанной формы службы делопроизводства.

• Баланс гибкости и контроля, позволяющий адаптироваться к изменениям
• Усложнение управления из-за необходимости координации
• Необходимость в четком распределении обязанностей между подразделениями

Почему адаптация подготовки кадров к современным условиям особенно важна для делопроизводственных служб?

• Внедрение цифровых технологий требует новых навыков и знаний от сотрудников
• Традиционные методы работы с документами полностью утратили свою актуальность
• Компании, которые не адаптируют своих сотрудников, не смогут работать в условиях кризиса

Основной недостаток внедрения электронного делопроизводства – …

• увеличение бумажной работы
• затраты на внедрение технологий
• увеличение времени на обработку документации

Какой из следующих факторов может существенно увеличить объём документооборота в организации?

• Наличие филиальной сети в крупной компании, требующее централизованного управления и координации
• Технологическое развитие, такое как внедрение искусственного интеллекта и машинного обучения, позволяющее автоматизировать процессы
• Использование современных технологий для сокращения объёмов ручной обработки данных

Какой из следующих принципов каталогизации документов способствует более эффективному управлению большими объемами данных?

• Доступность
• Иерархичность
• Полнота информации

Какие технологии помогают в защите целостности и аутентичности документов, создавая надежные решения, устойчивые к подделкам и несанкционированным изменениям?

• Облачные технологии
• Блокчейн
• Искусственный интеллект и машинное обучение

Какая функция службы ДОУ связана с проверкой соблюдения регламентов?

• Контрольная функция
• Административная функция
• Информационная функция

История экспертизы ценности документов начинается…

• со Средних веков
• с Нового времени
• с Древних времен

Документооборот способствует повышению…

• расходов компании
• производительности и конкурентоспособности
• количества сотрудников

В чем заключается важность интеграции документационного обеспечения в управление проектами?

• В обеспечении структурированности и контроля
• В снижении качества работы
• В увеличении бюрократии

В Средние века архивное дело развивалось из-за необходимости хранения…

• научных трудов
• юридически значимых документов
• культурных артефактов

Автоматизация документооборота позволяет минимизировать…

• человеческий фактор
• количество создаваемых документов
• время работы сотрудников

В ходе выполнения проекта руководитель собирает данные о выполненных задачах, расходах ресурсов и времени. Эта информация используется для анализа прогресса и дальнейшего управления проектом.
Какой тип документа он формирует?

• Отчет о выполнении работ.
• План управления проектом.
• Устав проекта.

Руководитель проекта формирует документ, в котором описаны все этапы, сроки выполнения, контрольные точки и связи между задачами. Этот документ необходим для отслеживания хода проекта и координации команды. Какой документ он составляет?

• План управления персоналом.
• Календарный план-график проекта (расписание проекта).
• План управления коммуникациями.

По окончании проекта руководитель проводит анализ того, что сработало хорошо, а что - нет. Он документирует все то, что может быть полезно для будущих проектов компании.
О каком документе идет речь?

• Устав проекта.
• Техническое задание.
• Отчет о полученных уроках.

Проектный офис крупной компании начинает реализацию нового ИТ-проекта. Руководитель проекта на стадии инициации проекта должен подготовить ключевой документ, который формирует формальную основу для начала проекта, определяет его цели, заказчика и основные параметры.
Какой документ необходимо подготовить руководителю проекта?

• План управления проектом.
• Устав проекта.
• Реестр рисков.

Во время выполнения проекта менеджер составляет документ, в котором фиксируются достигнутые результаты, текущее состояние задач, отклонения от плана и предложения по корректировке курса проекта.
Какой это документ?

• План управления качеством.
• Отчет о статусе проекта.
• Финальный отчет по завершению проекта.

Команда проекта сталкивается с необходимостью изменить часть утвержденного объема работ. Для этого оформляется специальная форма, где указывают описание изменения, обоснование и возможные последствия.
Какой документ используется в этом случае?

• Протокол собрания команды проекта.
• Запрос на изменение.
• План реагирования на риски.

После завершения проекта руководитель должен подготовить документ, который содержит обзор достигнутых результатов, оценку выполнения целей и анализ полученного опыта.
Какой документ создается в этом случае?

• План управления проектом.
• Финальный отчет по проекту (Заключительный отчет).
• Запрос на изменение.

Перед стартом проекта необходимо определить, как будет осуществляться взаимодействие между участниками проекта, кто и какие отчеты будет получать, как часто будет происходить информирование заинтересованных сторон.
Какой документ отвечает за описание этих процессов?

• Устав проекта.
• План управления коммуникациями.
• План управления содержанием проекта.

Руководитель проекта завершил основные работы и передает заказчику результат. Для этого составляется документ, в котором фиксируют факт выполнения всех требований и официальную передачу продукта или услуги.
Как называется этот документ?

• План коммуникаций.
• Акт приемки-сдачи проекта.
• Реестр заинтересованных сторон.

В ходе подготовки к реализации проекта руководитель оценивает возможные угрозы и разрабатывает меры реагирования на них. Информация систематизируется в виде таблицы с вероятностями и последствиями.
Какой документ используется для этого?

• План качества.
• План закупок.
• Реестр рисков и план управления рисками.

Расположите в правильном порядке этапы разработки иерархической структуры работ:

• 1 определение конечных результатов проекта
• 2 выбор критериев разбиения на элементы
• 3 определение основных этапов работ
• 4 определение степени детализации работ
• 5 анализ и усовершенствование

… коммуникаций – это совокупность всех средств, систем и платформ, обеспечивающих процесс обмена информацией в проекте (например, программные инструменты, базы данных и платформы для совместной работы)

Сопоставьте типы связей между операциями с их характеристиками:

• A. Жесткие связи
• В. Мягкие связи
• С. Ресурсные связи
• D. предписывают строгое выполнение операций в определенной последовательности в соответствии с технологической логикой
• Е. основаны на практике, не требуют обязательной фиксации и позволяют менеджеру самому определять необходимость отображения операций в модели
• F. связаны с назначением одного ресурса на несколько задач и необходимостью его перераспределения для предотвращения перегрузки

Расположите в правильном порядке пять основных стадий процесса внесения изменений:

• 1 описание
• 2 оценка
• 3 одобрение
• 4 реализация
• 5 подтверждение исполнения

Сопоставьте типы проектов, классифицированных по объектам, с их описаниями:

• A. Технический проект
• В. Организационный проект
• С. Экономический проект
• D. Социальный проект
• Е. направлен на улучшение или создание новых технологий и производственных процессов
• F. включает изменения в структуре или системах управления организации
• G. связан с изменениями в финансовой, инвестиционной или хозяйственной деятельности
• Н.ориентирован на улучшение благосостояния, условий труда или качества жизни

... - это лицо, разрабатывающее или участвующее в разработке проектных материалов

... - это факт завершения работ, результат которых необходим и достаточен для начала реализации следующих операций

• Этап
• Событие
• Веха

... представляет собой процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех потенциальных изменений (в содержании проекта, спецификации, стоимости, плане, сетевом графике и т. д.) для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также организации мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте

• Оценка изменений
• Управление изменениями
• Предотвращение изменений

... изменениями - это процесс внесения, утверждения и отслеживания изменений в проекте, включая план, цели и другие важные элементы, что помогает корректировать проект в ответ на внешние или внутренние изменения

Расположите в правильном порядке шаги алгоритма реализации метода критического пути (МКП), используемого при анализе параметров операций сетевого графика, что дает возможность найти резервы некритических задач и использовать их при выравнивании загрузки ресурсов:

• 1 прямой анализ последовательностей работ, вычисление ранних начал и окончаний операций
• 2 обратный анализ последовательностей, расчет поздних окончаний и поздних начал выполнения работ
• 3 вычисление временных резервов для каждой из работ сетевого графика
• 4 формирование плана мероприятий по оптимизации расписания

Сопоставьте типы ролей в команде с их описаниями:

• А. Предпочтительные
• В. Управляемые
• С. Наименее предпочтительные
• D. роли, наиболее удобные и естественные для человека
• Е. роли, которые человек может выполнять при необходимости, даже если они не являются для него предпочтительными
• F. роли, которые человек выполняет неохотно и старается избегать, так как они неестественны для него

Расположите в правильной последовательности фазы жизненного цикла проекта:

• 1 концепция
• 2 разработка
• 3 реализация
• 4 завершение

Сопоставьте типы проектов, классифицированных по масштабу и по длительности их реализации:

• A. Малый проект
• В. Средний проект
• С. Крупный проект
• D. Мегапроект
• Е. краткосрочный (1-3 года)
• F. среднесрочный (3-5 лет)
• G. долгосрочный (более 5 лет)
• H. может охватывать от нескольких лет до нескольких десятилетий

Сопоставьте элементы передовых методов управления документацией с их назначением:

• А. Сбор документов
• В. Отчетность и анализ
• С. Технологические процессы
• D. Сотрудничество
• E. централизованное хранение бумажных и электронных документов
• F. обеспечение прозрачности в проекте за счет обобщения данных из разных источников
• G. настройка и применение схем согласования и утверждения документов
• Н. обеспечение доступа к документам нужным лицам, ограничивая доступ других

Расположите в правильном порядке пять стадий существования команды менеджмента проекта:

• 1 стадия формального образования
• 2 стадия появления и интенсивного развития латентных конфликтов
• 3 стадия перераспределения функций и ролевых установок
• 4 стадия стабильной и продуктивной деятельности
• 5 стадия завершения проекта и расформирование команды или ее трансформации

Сопоставьте документы со стадиями их применения в проекте:

• A. План реализации проекта
• В. Отчет о выполнении задач
• С. Рекомендации по корректировкам
• D. применяется на стадии подготовки и планирования проекта, устанавливает ключевые этапы
• E. применяется в процессе реализации проекта для отслеживания выполнения поставленных задач
• F. применяется, когда требуется внести изменения в проект на основе текущего прогресса

Сопоставьте виды документации на стадии планирования проекта с их описаниями:

• A. План проекта
• В. Оценка рисков проекта
• С. График выполнения работ
• D. документ, в котором описываются все работы, ресурсы и сроки выполнения проекта, а также цели и задачи, которые должны быть достигнуты
• Е. документ, в котором рассматриваются возможные риски, их влияние на проект и меры по минимизации или устранению этих рисков
• F. документ, содержащий информацию о последовательности выполнения задач, временные рамки для каждой из них и временные зависимости между задачами

Расположите в правильной последовательности этапы подготовки проекта:

• 1 сбор исходной информации и анализ заинтересованных сторон
• 2 анализ проблемной ситуации и обоснование необходимости проекта
• 3 постановка целей и задач проекта
• 4 оценка рисков и ограничений
• 5 разработка концепции проекта и предварительного плана действий

...-это целенаправленный, заранее проанализированный и спланированный комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию или изменению какого-либо объекта (совокупности объектов), направленный на достижение заранее определенных целей в течение заданного периода времени, при установленном бюджете и определенном качестве

... вознаграждение дается организацией (зарплата и прочие выплаты, оплаченное питание, личное медицинское страхование, социальные льготы, низкопроцентные кредиты, продвижения по службе и т. п.)

... вознаграждение дает непосредственно сама работа (чувство успеха при достижении цели, чувство собственной значимости и т. п.)

... проекта - это идеальный образ желательного результата проекта, модель которого должна иметь качественное и (или) количественное описание.

Московское отделение Ассоциации управления проектами - Институт управления проектами (Project Management Institute, PMI) определяет понятие «...» как временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг

• смета
• план
• проект
• стартап
• инициация проекта
• мульти проект

... - это процесс стимулирования человека или группы людей к активизации деятельности по достижению целей организации

... проекта - это процесс создания, обработки, хранения и передачи документов, касающихся проекта, с целью обеспечения управления и контроля

Упорядочьте действия руководителя проекта при создании проектной документации:

• определение целей и задач проекта
• выбор шаблонов и типовых документов
• создание документации по каждой фазе проекта
• передача итоговой документации заинтересованным лицам

... - это документ (система документов), содержащий описание и обоснование проекта

• Проектные материалы
• Ведомость
• Протокол

Сетевое планирование и управление (СПУ) предполагает два варианта построения сетевой диаграммы проекта, такие как «дуга - работа» и «... - работа»

... проекта - это трудовые, технические и/или материальные единицы, используемые при выполнении задач по проекту и обеспечивающие возможность реализации всех поставленных целей проекта

... - это комплексный проект, включающий несколько монопроектов

... представляет собой отдельный проект любого вида (инвестиционный, инновационный, социальный или др.), имеющий, как и большинство других проектов, четко очерченные ресурсные, временные и другие рамки

... совещания - это официальный документ, фиксирующий все решения, обсуждения и действия, принятые на совещании, включая сроки, ответственных лиц и другие важные моменты

• Протокол
• План
• Смета

Расположите в правильном порядке этапы жизненного цикла документации проекта:

• создание устава проекта
• планирование проекта
• реализация и отслеживание
• закрытие проекта
• хранение и архивирование документов

Выработка целевых решений представляет собой ... - особую разновидность теоретико-практической деятельности в сфере управления, однопорядковую с планированием, программированием и проектированием

Информационная ... - это требования заинтересованных сторон к информации, включая объем, формат и частоту получения данных, необходимых для принятия решений в процессе реализации проекта

... график - это граф, отражающий работы проекта и связи между ними (в виде сети), а также состояния проекта в целом (выполненные и планируемые к выполнению работы)

Сопоставьте фазы проекта с типами документов, которые играют ключевую роль в их реализации:

• A. Описание или концепция проекта
• В. Планирование проекта
• С. Выполнение проекта
• D. Закрытие проекта
• Е. основной документ, который содержит устав проекта и определяет цели
• F. документы, излагающие план проекта, распределение ресурсов и управление рисками
• G. отчеты о статусе проекта, отслеживании затрат и времени
• Н. документы, описывающие передовые методы и обзор результата проекта

Расположите в правильном порядке этапы управления документацией:

• 1 определение проблем в текущем документообороте
• 2 разработка стратегии управления документацией
• 3 внедрение передовых методов хранения и контроля
• 4 сбор обратной связи и оптимизация процессов

... коммуникаций - это документ, определяющий методы, инструменты и частоту обмена информацией между участниками проекта, а также определяющий, кто и за что отвечает в процессе коммуникации

... - это система стандартов и норм, регулирующих создание, оформление и организацию документов, используемых в различных стадиях разработки и реализации проекта

• Система финансовых документов
• Единая система конструкторской документации
• Единая система технологической документации

... проекта - это этап в управлении проектом, на котором разрабатываются стратегии для решения потенциальных проблем, распределяются ресурсы, устанавливаются сроки и разрабатываются финансовые планы и планы риск-менеджмента, что способствует успешной реализации проекта

... - это процесс регистрации и систематизации документации, которая была предоставлена заказчику; включает в себя документы, такие как технические условия на сырье и материалы, сертификаты и другие важные бумаги

... проекта - это процесс обмена информацией между всеми заинтересованными сторонами (ЗС), включая членов команды, заказчиков, поставщиков и других участников проекта

... обслуживание - это процесс, который начинается после закрытия контракта, когда техническая информация, оборудование, инструменты и материалы передаются функциональной группе, ответственной за дальнейшее обслуживание объекта

... проекта - это процесс мониторинга хода выполнения проекта в реальном времени, включающий сбор данных о затратах, выполнении задач, расходах и возникающих проблемах с целью корректировки плана и своевременного реагирования на изменения

• Отмена
• Закрытие
• Отслеживание

... проекта - это процесс, который включает в себя подведение итогов, анализ выполненной работы, оценку достижения целей проекта и формальное закрытие всех задач и документации

• Завершение
• Инициация
• Планирования

Установите правильную последовательность трех шагов процесса контроля исполнения:

• 1 измерения продвижения в достижении цели
• 2 оценка/анализ недостающих элементов в достижении цели
• 3 принятие необходимых корректирующих мер для достижения цели

Сопоставьте типы интерфейсов с их характеристиками:

• A. Организационные интерфейсы
• В. Технические интерфейсы
• С. Межличностные интерфейсы
• D. формальные и неформальные связи между участниками проекта или подразделениями
• Е. взаимодействие между представителями различных технических дисциплин
• F. взаимодействие между отдельными людьми, занятыми в проекте

... - это поощрение, награда, в том числе плата за труд; это все то, что человек считает для себя ценным, но при этом необходимо учитывать индивидуальность человека, его личное понятие ценности

... - это замещение одного решения другим вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при разработке и реализации проекта

... действия - это действия, аналогичные корректирующим, но в отличие от них направленные на исправление возможных или ожидаемых, а не свершившихся отклонений от плана

... проекта - это лицо, формулирующее требования к результатам проекта и использующее полученные результаты проекта

• Поставщик
• Инвестор
• Заказчик

.. - это временная группа специалистов, создаваемая для выполнения конкретного проекта

• Команда проекта
• Стейкхолдеры
• Инвесторы

... проекта - это совокупность характеристик проекта, определяющих, насколько и в какой мере выполняются те или иные требования стейкхолдеров (клиентов, владельцев, инвесторов и пр.)

... действия - это усилия, направленные на приведение фактических значений показателей в соответствие с запланированными значениями (по факту обнаружения отклонения)

... - это осознание недостатка чего-либо, вызывающее побуждение к действию

Установите правильную последовательность этапов разработки календарного плана

• 1 этап определения и написания состава работ списком
• 2 этап определения исполнения проекта
• 3 этап определения доступности ресурсов
• 4 этап определения внешних ограничений
• 5 этап создания плана реагирования на риски

Соотнесите пять критериев SMART и соответствие этим критериям цели управления проектом:

• A. Конкретность
• B. Измеримость
• C. Достижимость
• D. Реалистичность
• E. Определенность во времени
• F. цель должна быть четко сформулирована, иначе в конечном итоге может быть достигнут результат, отличающийся от запланированного
• G. если цель не имеет измеримых параметров, то будет невозможно определить, достигнута ли она
• H. необходимо адекватно оценивать ситуацию и понимать, что цель достижима с точки зрения внешних и внутренних ресурсов, которыми располагают и оперируют участники проекта
• I. цели должны характеризоваться исходя из результата, а не проделываемой работы, таким образом, достигается эффективность проекта
• J. срок или точный период выполнения - одна из главных составляющих цели, т.е. на ее осуществление должен быть отведен четко определенный отрезок времени

...проекта - это процесс определения задач и расстановки их приоритетности, распределения затрат, объема и графика работ

«...» - самое точное определение осуществляемых в ходе достижения проектных целей процедур в силу максимальной близости к заданному контексту проектной деятельности

... путь представляет собой совокупность последовательно выполняемых операций, которая характеризуется максимальной продолжительностью из всех возможных путей в расписании

... проекта - это контрольная событие проекта, ключевой результат этапа проекта, например, завершение какого-либо ключевого мероприятия проекта, подписание важных документов или любые другие значительные действия, предусмотренные в проекте

... - это метод, применяемый для нахождения минимальной продолжительности мероприятия, достижения допустимой гибкости в рамках логики календарной модели

• Метод аналогий
• Мозговой штурм
• Метод критического пути

... проекта - это формальный и статичный документ; он служит базовым шаблоном, в котором описываются цель и задачи проекта, а также ключевые сведения о нем

Различают три вида событий: начальное, промежуточное и ... событие

Сопоставьте элементы управления проектом с их описаниями:

• А. Структурная модель проекта по фазам и вехам
• В. Дерево задач управления работами проекта (TBS)
• С. Организационная структура проекта (OBS)
• D. Матрица распределения работ и ответственности
• Е. структурная декомпозиция проекта по времени и контрольным событиям
• F. совокупность взаимосвязанных задач по управлению работами проекта
• G. иерархическая декомпозиция организационной, управляющей и производственной структуры проекта
• Н. распределение задач проекта по исполнителям с указанием их роли и зоны ответственности

Установите правильную последовательность этапов жизненного цикла команды проекта, которые выделяют отечественные специалисты:

• 1 этап формирования команды
• 2 этап срабатываемости участников
• 3 этап нормального функционирования
• 4 этап реорганизации
• 5 этап расформирования команды

... проекта - это желаемый результат деятельности, достигаемый в итоге успешного осуществления проекта в заданных условиях его выполнения

• План
• Жизненный цикл
• Цель