Задачи и функции службы делопроизводства

Вопрос 2. Задачи и функции службы делопроизводства

Основные функции и задачи Подразделение службы делопроизводства (рассмотрим их на примере канцелярии) приведены ниже. Приведем типовое положение о канцелярии, конкретное применение которого может в значительной мере варьироваться в зависимости от масштабов и структуры организации.

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ

1. Общие положения:

1.1. Канцелярия осуществляет функции работы с документами в организации и является его самостоятельным структурным

подразделением.

1.2. Канцелярию возглавляет начальник канцелярии, подчиненный непосредственно руководителю организации.

1.3. Начальник канцелярии назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.

1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:

Рекомендуемые материалы

действующим законодательством,

распорядительными материалами государственных и вышесто­ящих организаций,

Положением о данной организации,

Инструкцией по документированию управленческой деятельности, утвержденной руководством организации, Положением о канцелярии.

2. Основные задачи и функции:

2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации работы с документами.

2.2. Для осуществления указанной задачи на канцелярию возлагаются следующие функции:

обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и регистрируемой внутренней документации;

организация работы заседаний при руководстве предприятия и контроль за выполнением принятых ими решений;

осуществление систематического контроля за своевременным

исполнением документов;

оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;

осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;

организация работы по приему руководителем посетителей по личным вопросам.

2.3. Функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:

Секретариат (включая референтов):

рассматривает и подготавливает к докладу руководству поступающую корреспонденцию;

подготавливает по указанию руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;

осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;

составляет проекты планов работы Совета на основе предложений членов Совета и начальников структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение Совету организации;

готовит материалы к заседаниям, а также соответствующие предложения руководству учреждения, разрабатываемые структурными подразделениями;

обеспечивает своевременную рассылку материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета, и извещает о времени их проведения;

производит оформление протоколов заседаний Совета, рассылку протоколов и выписок из них;

осуществляет контроль за исполнением решений Совета; обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;

разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию службы документации в аппарате учреждения;

разрабатывает инструкцию по документированию управленческой деятельности в своем учреждении и обеспечивает ознакомление с— ней сотрудников аппарата учреждения; разрабатывает перечень нерегистрируемых документов: составляет сводную номенклатуру дел и представляет ее руководству на утверждение.

Подразделение по контролю исполнения:I

осуществляет контроль за своевременным исполнением документов и информирует руководство учреждения о ходе исполнения документов;

осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства организации;

анализирует контроль исполнения документов и составляет соответствующие справки для руководства.

Подразделение по учету и регистрации корреспонденции:

осуществляет учет и регистрацию документов;

подготавливает для доклада руководству поступающую в его адрес корреспонденцию;

наблюдает за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководителю организации;

обеспечивает методическое руководство организацией работы с документами в учреждении и подведомственных ему организациях;

организует подготовку и повышение квалификации работников служб документации;

осуществляет учет документов «Для служебного пользования»,

находящихся в структурных подразделениях учреждения;

производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии и его заместителей;

составляет номенклатуру для канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив учреждения:

осуществляет прием и регистрацию заявлений и жалоб граждан;

готовит на рассмотрение руководителю организации полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;

направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение: осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает о результатах их рассмотрения заявителей и организации, от которых письма поступили;

организует прием посетителей.

Подразделение по приему и отправке корреспонденции:

осуществляет прием поступающей корреспонденции и распределяет ее по структурным подразделениям;

осуществляет количественный учет документов, на основе которого составляет по установленной форме сводки об объеме документооборота;

производит отправку исходящей корреспонденции;

осуществляет доставку корреспонденции в структурные подразделения учреждения и адресатам города.

Архив:

производит прием, учет, хранение и использование дел; осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях учреждения;

оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;

осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;

ведет централизованный учет дел, хранящихся в архивах подведомственных организаций, и оказывает методическую помощь подведомственным архивам.

Машинописное бюро:

осуществляет работу по перепечатке на ПК служебных документов для всех структурных подразделений учреждения с оригинала;

осуществляет считку и правку перепечатанного материала;

производит стенографирование выступлений участников заседаний коллегии и совещаний с последующей расшифровкой текста на ПК.

3. Права, обязанности и ответственность начальника канцелярии:

3.1. Начальник канцелярии руководит всей деятельностью канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций согласно Положению о канцелярии.

3.2. Начальник канцелярии имеет право:

требовать от работников организации справки и другие материалы, необходимые руководству учреждения, а также информацию о выполнении заданий руководства учреждения;

привлекать по согласованию с начальниками соответствующих структурных подразделений отдельных работников к подготовке проектов документов для руководства учреждения;

вносить руководству учреждения предложения по улучшению работы канцелярии;

утверждать должностные инструкции работникам канцелярии.

3.3. На начальника канцелярии возлагается:

организация работы с документами;

рассмотрение всей корреспонденции, поступающей в адрес руководства учреждения:

проверка качества подготовки и оформления всех документов, представляемых на подпись руководителю организации;

Если Вам понравилась эта лекция, то понравится и эта - Тема 11. Непроцессуальное использование О-Р информации.

организация подготовки материалов, касающихся деятельности учреждения и подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета;

проверка выполнения отдельных указаний руководителя работниками аппарата организации;

организация подготовки по указанию руководителя организации проектов отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласование их в структурных подразделениях.

3.4. Начальник канцелярии несет ответственность за осуществление возложенных на канцелярию задач, надлежащую организацию ее работы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисциплину в канцелярии.

3.5. Начальник канцелярии определяет круг вопросов, входящих в обязанности работников канцелярии, исходя из задач и функций подразделения.

Работа канцелярии строится так, чтобы руководители и специалисты организации были в максимальной мере освобождены от рутинных операций по документационному обслуживанию.