Курсовая работа: Проблема сохранности документов в архивоведении

Аннотация. Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Архив – это вся совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Из части 1 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» следует, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, а так же в части 2 вышеуказанной статьи отражено, что организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Основным требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности.
Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила); а так же в Методических рекомендациях по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
Обеспечение сохранности документов – основная задача всех архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения.
Ключевые слова: архив, сохранность, хранение, документ, инструкции, правила.

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность. На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. При осуществлении контрольных мероприятий периодически выявляются следующие проблемы:
1.Отсутствие локальной документации, регламентирующей деятельность архива;
2. Отсутствие должностных инструкций работников архива;
3. Несоблюдение требований к помещению архива;
4. Отсутствие профессионального образования у работников архива. Рассмотрим подробнее все вышеперечисленные проблемы. Например, в архиве организации отсутствует положение об архиве, которое должно регламентировать его деятельность, в том числе по вопросам 6 организации сохранности документов.
Положение об архиве определяет порядок образования архива, его функциональные задачи с учетом специфики деятельности организации и специфики, создаваемой ею документации, а также права, обязанности и ответственность работников архива. Должностная инструкция чаще всего в архиве имеется только у заведующего архивом, у других сотрудников должностных инструкций нет.
При отсутствии должностных инструкций у сотрудников, нарушается работа всего архива, нет четкого распределения трудовых функций и обязанностей, которые регламентировали бы работу сотрудников архива. Основной проблемой является отсутствие свободных площадей для архивов – проблема не новая, но сильно обострившаяся за последние десятилетия.
Для ее решения нужны, прежде всего, немалые финансовые вложения, которые позволить себе могут далеко не все организации. В связи с вышеизложенным в организации очень часто отсутствует отдельное помещение для хранения архивных документов, документы хранятся в подвалах, на чердаках, либо в складских помещениях, в лучшем случае хранение обеспечено по структурным подразделениям.
При размещении архива в неприспособленных подвальных и чердачных помещениях наносится вред архивным документам, что часто приводит к потере документа в целом. Еще одной немаловажной проблемой является отсутствие у работников архива профессионального образования, что является причиной не качественного исполнения ими своих профессиональных обязанностей.
Отношения в сфере хранения архивных документов в Российской Федерации регулируются Федеральным законом