ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учёта и хранения (ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы), страница 2

Контрольные копии служат для справок или сверки документации, хранят ихотдельно от других копий и абонентам не выдают.На лицевой стороне каждого листа контрольных копий на видном месте ставятштамп ″КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" (за исключением контрольных копийтипографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штампставят только на обложке и на титульном или первом листе).1.5. На лицевой стороне каждого листа копий документов, выделенныхГосударственной приемке для контроля производства и приемки изделий, на видномместе ставят штамп ″ЭКЗЕМПЛЯР ГОСПРИЕМКИ".1.6.

Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентампроизводят по карточкам учета документов формы 2, 2а в соответствии с приложением3.Выдачу и учет возврата копий внутренним абонентам могут производить поабонентским карточкам формы 3, 3а в соответствии с приложением 3.1.7. Копии документов хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папкиили, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4. Копии,помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии сприложением 1.1.8. Копии конструкторских документов на изделие укладывают в папки (альбомы) впределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.1.9.

Копии конструкторских документов на изделия укладывают в папки (альбомы) вследующей последовательности:1) спецификация изделия;2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплектасоставных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основногокомплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке ихзаписи в спецификации;4) чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех егосоставных частей (в порядке возрастания обозначений).Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещаютпосле чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).1.10.

Комплект копий технологических документов укладывают в папки илиброшюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все технологическиедокументы, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рациональновыбранную составную часть изделия.При необходимости, в одну папку (альбом) допускается помещать технологическиедокументы по отдельным методам обработки и сборки изделия.1.11. В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов,приведенных к формату А4.1.12.

При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают внесколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложкахуказывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки(альбома).1.13. Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которойперечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в нейдокументы.1.14. Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документовили ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяютэкземпляр копий соответствующих документов.

На лицевой стороне каждого листакопий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп″ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" или ″ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА".1.15. На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов неизвещают, ставят штамп ″ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".1.16. В запросах о высылке документации от других предприятий указывают,необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки вдальнейшем извещений об изменениях или нет.1.17. Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращенияпроизводства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных всвязи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении илиописи копий.2.

УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХ ПРЕДПРИЯТИЙ2.1. Копии документов, поступивших от других предприятий, хранят уложенными впапки или переплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, которымони были изданы или отдельно по каждому изделию.Допускается копии хранить россыпью (полистно) сложенными на формат А4 илиA3.2.2. В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют, впоследовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.2.3.

Копии регистрируют в отдельной инвентарной книге. На каждуюрегистрируемую копию (или комплект копии) наносят штамп с указаниеминвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) идаты регистрации.Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также наэтикетке или в левом верхнем углу обложки.На копиях, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углукаждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.2.4. Копии учитывают в карточках учета по формам 2, 2а, 2б, 2в в соответствии сприложением 3.2.5.

Копии других предприятий хранят в порядке возрастания обозначений покаждому коду предприятия.2.6. В случае прекращения применяемости учтенных копий на данном предприятиидержателя подлинников ставят в известность для снятия их с учета.ПРИЛОЖЕНИЕ 3РекомендуемоеФорма 1Инвентарная книгаФорма 2Карточка учета документов (лицевая сторона)Форма 2 аКарточка учета документов (оборотная сторона)Форма 2бКарточка учета документов (лицевая сторона вторых и последующих листов)Форма 2 вКарточка учета документов (оборотная сторона вторых и последующих листов)Форма 3Абонентская карточка (лицевая сторона)Форма 3аАбонентская карточка (оборотная сторона)П р и м е ч а н и е . В карточке учета документов указывают:1) в графе ″Вид документа" формы 2 - вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;2) в графе ″Разовые выдачи" формы 2а абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом ″ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".ПРИЛОЖЕНИЕ 4РекомендуемоеОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ ПО УЧЕТУ И ОБРАЩЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ1.

Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипностиизображения надписей и указаний, производимых в документах в процессе ихобращения, а также в извещениях и в документах учета.2. Штамп ″ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № .......г."суказанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановленияставят на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники.3. Штамп ″АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН..., извещ.

№... от ... г." ставят (с указаниемномера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных по извещениямподлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствии заменыставят прочерк.4. Штамп ″ПРИ НОВОМ КОНСТРУИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕНПРИМЕНЯТЬ..." ставят на основании соответствующих извещений на подлинниках,дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемыхизделиях, а также на карточках учета.5.

Штамп ″ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" ставят на документах при отсутствииподлинников этих документов.6. Штамп ″ЭКЗ. №..." ставят (с указанием номера экземпляра) на папках (альбомах)копий и на отдельных копиях.7. Штамп ″ИНВ. №.... ЭКЗ. №.......г. " ставят (с указанием инвентарного номера,номера экземпляра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отдельных копияхдокументов других предприятий.Допускается также использовать этот штамп (без указания номера экземпляра) прирегистрации образцов для типографских изданий и других документов, хранящихся направах подлинников.8.

Штампы ″КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" и ″АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставятсоответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (альбомах)копий. Штамп ″КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят также на контрольныхэкземплярах извещений и приложений к ним.9. Штампы ″ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" и ″ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА"ставят соответственно на копиях конструкторских и технологических документов,выдаваемых для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники иливедущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.10. Штамп ″ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ" ставят на копиях документов,выдаваемых в порядке разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений обизменении этих документов.11.

Штамп ″ЭКЗЕМПЛЯР ГОСПРИЕМКИ" ставят на копиях документов иизвещениях об изменении и предварительных извещениях, выделяемыхГосударственной приемке для контроля производства и приемки продукции.12. Допускается применять и штампы других видов, упрощающих нанесениенадписей на документах.ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по стандартамИСПОЛНИТЕЛИВ.Ф. Курочкин, канд. техн. наук; П.А.