ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учёта и хранения (ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССРЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯГОСТ 2.501-88(СТ СЭВ 159-83)ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАММоскваГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССРЕдиная система конструкторской документацииПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯГОСТ2.501-88Unified system for design documentation.Registration and storage rules(CT СЭВ 159-83)Дата введения 01.01.89Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранениюконструкторских и технологических документов (далее - документы) изделий всехотраслей промышленности.1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ1.1. Складывание копий документов производят в соответствии с приложением 1.1.2.

Все имеющиеся на предприятии* подлинники, дубликаты и копии документов(далее - подлинники, дубликаты и копии) подлежат учету и хранению в соответствии сразд. 2 и приложением 2.* Под предприятием следует понимать предприятие или организацию.2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ2.1. Подлинники, принимаемые на хранение, должны быть пригодны длямногократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест,нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствоватьтребованиям ГОСТ 2.102-68 и ГОСТ 13.1.002-80.2.2. При приемке подлинников для учета и хранения должны проверять:1) комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациямиили другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;2) комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картойили другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;3) наличие установленных подписей и дат.

Принимать на хранение документы, неимеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, кроме карты техническогоуровня и качества продукции, не допускается.2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют в инвентарной книгеподлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3.2.4. Каждому подлиннику документа должен быть присвоен один инвентарныйномер независимо от количества листов.На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят накаждый лист.2.5. Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от другихпредприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основногои вспомогательного производства.Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатовконструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги повидам изделий (дизели, вагоны, тракторы, турбины и т.д.), при этом инвентарныеномера не должны повторяться.2.6.

Одновременно с регистрацией подлинников (в инвентарной книге) должны бытьзаполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивкилиста подлинника.2.7. Учет подлинников должен производиться на карточках учета по формам 2, 2а,2б и 2в, в соответствии с приложением 3. На каждый документ, которому присвоенинвентарный номер, должна быть составлена отдельная карточка учета.Для проектной документации, документации вспомогательного производства иединичного производства допускается карточки учета не составлять.2.8.

Подлинники конструкторских документов следует хранить поформатно впорядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и кодапредприятия-разработчика.Допускается хранить подлинники по возрастанию обозначений документов впределах изделия без учета форматов.2.9. Подлинники технологических документов следует хранить по методамобработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначенийпо ГОСТ 3.1201-85 в пределах каждого метода обработки и сборки изделия.Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначенийконструкторских документов, указанных в основной надписи технологическихдокументов.2.10.

Подлинники, выполненные на листах меньше формата А1, следует хранить вразвернутом виде.Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранитьсвернутыми на скалках или в развернутом виде.2.11. Подлинники аннулированных и замененных документов следует хранитьотдельно от действующих подлинников и их допускается складывать на форматы А4 иA3 в соответствии с приложением 1.3.

ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ3.1. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны бытьвосстановлены.Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления актао списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.3.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии совсеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.3.3. Восстановление подлинников должны производить: репрографическимспособом, вручную, перепечаткой на пишущей машинке или с помощью ЭВМ.Подлинник, восстановленный вручную, по своему техническому содержаниюдолжен представлять точную копию восстанавливаемого подлинника.3.4. В подлиннике, восстановленном вручную, не должны быть воспроизведеныразмеры, надписи, графические изображения и т.п., зачеркнутые по извещениям обизменении в подлиннике (или копии), с которого снимается восстановленныйподлинник.В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковыеномера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи спроизведенными изменениями.3.5.

В таблицу изменений подлинника, восстановленного вручную, должна бытьперенесена запись только о последнем изменении.При восстановлении подлинника с документов на двух и более листах порядковыеномера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнегоизменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены наосновании имеющихся записей в таблице изменений на данном листевосстанавливаемого документа.В листе регистрации изменения восстановленного подлинника должны бытьвоспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документизменениям (начиная с первого изменения).3.6. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числена поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленномподлиннике, изготовляемом вручную, в круглых скобках должно быть написано:″(Подпись)" и ″(Дата)".При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленногоподлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись овосстановлении подлинника допускается не воспроизводить.3.7.

Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицомпо указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущегонаблюдение за изготовлением изделия.Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следуетвыполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа,например:″Восстановлен с подлинника.Верно: (подпись, фамилия и дата)".″Восстановлен с копии.Верно: (подпись, фамилия и дата) ".3.8. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинникадолжна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: ″Восстановленныйподлинник № …" с указанием порядкового номера восстановления данного листаподлинника.3.9.

Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номервосстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделанаотметка в инвентарной книге.3.10. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставятштамп: ″заменен восстановленным подлинником №..." с указанием порядкового номеравосстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.4.

УЧЕТ ПРИМЕНЯЕМОСТИ ДОКУМЕНТОВ4.1. Учет применяемости конструкторских документов следует производить вкарточках учета по формам 2, 2а, 2б и 2в в соответствии с приложением 3 или намашинных носителях информации на основании документов (спецификации и др.), вкоторых в графе обозначение записан данный (учитываемый) документ.4.2. Учет применяемости технологических документов следует производить вкарточках учета применяемости по формам 2 и 2а по ГОСТ 31201-85.ПРИЛОЖЕНИЕ 1РекомендуемоеСКЛАДЫВАНИЕ ЧЕРТЕЖЕЙ1. Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линийперпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) косновной надписи.2.

Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевойстороне сложенного листа.3. Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в табл. 1 и 2,цифрами на линиях сгибов.4. Устанавливаются следующие виды складывания:1) в папки в соответствии с табл. 1;2) для непосредственного брошюрования в соответствии с табл. 2.Таблица 1Складывание в папкиР а з м е р ы , ммФорматАО(841×1189)A1(594×841)Схема складыванияСкладываниепродольноепоперечноеФорматСхема складыванияСкладываниепродольноепоперечноеА2(420×594)A3(297×420)Таблица 2Складывание для непосредственного брошюрованияР а з м е р ы , ммФорматАО (841×1189)Схема складыванияСкладываниепродольноепоперечноеФорматСхема складыванияСкладываниепродольноепоперечноеА1 (594×841)А2 (420×594)А3 (297×420)ПРИЛОЖЕНИЕ 2Рекомендуемое1. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ1.1.

Копии документов, принимаемые на хранение, должны быть контрастноотпечатаны и иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа.На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся наподлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т.п.При приемке копий проверяют наличие всех листов и комплектность документациив соответствии с сопроводительными документами.1.2.

На предприятии могут хранить следующие копии конструкторских итехнологических документов:1) архивные;2) контрольные;3) рабочие.1.3. Архивные копии отражают состояние конструкции или технологии изделия впериоды утверждения их заказчиком, передачи подлинников предприятиямизготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п.В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают, их хранят отдельноот других копий.На видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копииставят штамп ″АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР". Ниже штампа указывают причину и датупринятия на хранение архивной копии. Допускается хранение архивных копий в видемикрофильмов.1.4.